Um mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren, sind Firmen auf Telefonanrufe angewiesen. In Zeiten wie diesen umso mehr. Wo persönlicher Kontakt und Austausch im Büro nicht möglich sind, bieten unterdessen flexible Telefonlösungen enorme Vorteile gegenüber der herkömmlichen Technik.
Internettelefonie, auch IP-Telefonie oder VoIP-Telefonie genannt, ist die zeitgemäße Antwort auf die heutigen Anforderungen. Sie bietet weitgefächerte Möglichkeiten, vor allem für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nun im Home-Office beschäftigen. Denn mit IP-Telefonie kann Ihr Team Ihre Kunden orts- und geräteunabhängig bedienen – also egal, von wo, und egal, ob via Smartphone, Tablet oder PC. Darüber hinaus sind IP-Arbeitsplätze schnell eingerichtet.
Im Moment existieren klassische Festnetz-Telefonie und VoIP-Telefonie noch nebeneinander. Die Anzahl der Anbieter von Internettelefonie nimmt jedoch zu. Und ähnlich, wie vor einigen Jahren E-Mails Faxe verdrängt haben, wird die neue Telefonie-Methode die traditionelle wahrscheinlich bald ersetzen. Die Technik, die dahintersteckt, heißt VoIP (englisch Voice over Internet Protocol).
Was ist Voice over IP und wie funktioniert es?
Voice over Internet Protocol (kurz VoIP) ist eine Kommunikationstechnologie, die Telefonate über eine Internetverbindung möglich macht. Dabei werden Sprache und Einwahlinformationen über ein Datennetz (statt über Kupferkabel-Leitungen) übertragen.
Der Begriff „VoIP“ beschreibt eigentlich nur die Technik, obwohl man mit VoIP gemeinhin auch die Internettelefonie selber meint. WhatsApp, Skype und Facetime sind unter anderem Beispiele für Internettelefonie via VoIP. Cloud-Telefonie ist ebenfalls eine Abwandlung der Internettelefonie. Wenn Sie daher von IP-Telefonie, Voice over IP, VoIP oder Cloud-Telefonie lesen, meint dies alles Internettelefonie im weitesten Sinne.
Vorteile von VoIP
VoIP-Telefonie bietet unter anderem Funktionen, die bei herkömmlicher Telefonie schwer oder nur mit hohen Kosten umsetzbar sind. Dies sind nur einige der Vorteile, von denen Ihr Unternehmen mit IP-Telefonie profitieren kann:
Ist portabel
Wenn Sie IP-Telefonie einrichten, müssen Sie nicht mehr physisch im Büro anwesend sein, um Anrufe entgegenzunehmen. Sie erhalten eine virtuelle Nummer, die auf verschiedenen Geräten benutzt werden kann. Ebenfalls vorteilhaft: Wenn Ihre Firma umzieht, brauchen Sie die Nummer nicht zu ändern.
Kann mit verschiedenen Geräten verwendet werden
Voice over IP-Software kann direkt von Ihrem PC, Tablet, Headset oder Smartphone aus betrieben werden. Sie brauchen kein separates, festes Telefon für Voice over IP mehr, das Platz auf Ihrem Schreibtisch wegnimmt. Außerdem sparen Sie Geld. Übrigens, Sie können mit Adaptern und Gateways auch klassische Telefone in die VoIP-Anlage integrieren und so Neuanschaffungen vermeiden.
Erhöht die Zugänglichkeit
Mit Voice over IP-Telefonie können Ihre Mitarbeiter und Sie von überall aus telefonieren. Wenn Ihre Teams beispielsweise von Zuhause arbeiten oder auf Geschäftsreise sind, können Sie trotzdem auf Anrufe reagieren. Verpasste Anrufe werden per E-Mail an Sie gesendet, so dass Sie sich derer ebenfalls so schnell wie möglich annehmen können.
Lässt sich einfach und unkompliziert skalieren
Die meisten Unternehmen bleiben nicht auf einem bestimmten Größenniveau stehen. Sie expandieren und wachsen. Mit VoIP-Software können Firmen ihre Kommunikationseinrichtungen problemlos nach Bedarf erweitern.
Bietet umfangreiche Funktionen
IP-Telefonanlagen kommen mit einem hohen Funktionsumfang daher, wie automatische Vermittlung oder Rufweiterleitung. Konferenzgespräche sind ebenfalls kein Problem. Mit diesen Funktionen kann Ihr Unternehmen trumpfen und professioneller erscheinen als Konkurrenzfirmen.
Wirkt sich positiv auf Ihren Kundenservice aus
Wenn Kunden so schnell wie möglich eine Lösung für ihr Problem erhalten möchten, greifen Sie normalerweise eher zum Telefon als zum Beispiel zu E-Mails. VoIP leitet Anrufer dann direkt zum nächstverfügbaren Mitarbeiter und stellt sicher, dass Anliegen umgehend bedient werden können. Aber nicht nur das! Mit intelligenten Cloud-Systemen kann Ihre Kundschaft sogar automatische Antworten auf oft gestellte Fragen bekommen.
Was kostet VoIP-Telefonie?
In den meisten Fällen ist VoIP günstiger als klassische Telefonie. Dies liegt daran, dass Sie mit Internettelefonie günstige internationale Gespräche führen können. Sie können nämlich Telefonanlagen an verschiedenen Standorten verknüpfen und Ferngespräche über diese routen. Internationale Gespräche werden so als lokale Gespräche abgerechnet.
Darüber hinaus sind Megabyte in der Regel günstiger als Minuten. Außerdem entfällt bei einem VoIP-System oft ein Großteil Ihres Hardwarebedarfs.
Wie viel Ihr Unternehmen im Vergleich zu Festnetz-Anrufen jedoch genau sparen kann, hängt von verschiedenen Komponenten ab. Zum Beispiel davon, wie groß Ihr Unternehmen ist, wie viele IP-Arbeitsplätze Sie benötigen und wie viel, wie lang und wohin Ihre Mitarbeiter telefonieren. Außerdem spielt eine Rolle, ob Sie bereits vorhandene Hardware-Komponenten ins neue System integrieren oder eine ganz neue Ausstattung anschaffen möchten.
Internettelefonie-Anbieter im B2B-Bereich haben unterdessen ganz unterschiedliche Angebotsstrukturen, die verschiedene Firmenbedürfnisse abdecken:
Lösungen mit oder ohne Grundgebühr, Flatrates mit limitiertem oder breitgefächertem Funktionsumfang, Rundumpakete mit oder ohne Mindestvertragszeit.
Hier lohnt es sich, ganz genau hinzusehen und verschiedene VoIP-Anbieter zu vergleichen. Denn im Dschungel der Möglichkeiten lassen sich unter Umständen viele Euros einsparen, wenn man seine spezifischen Anforderungen versteht und den passendsten Deal findet.
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Welche Anbieter für VoIP gibt es?
Placetel
Die Cloud-Telefonanlage von Placetel ist auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgelegt. Die einfachste Cloud-Telefonanlage gibt es hier schon für 2,90 Euro pro Nebenstelle plus Gesprächsgebühren. Die Rundum-Sorglos-Lösung von Placetel hingegen heißt „Placetel mit Webex“ und bietet neben der Telefonanlage auch Team-Messaging und Online-Meetings. Sie ist ab 4,90 Euro erhältlich und kommt ohne Mindestvertragslaufzeit, so dass Sie jederzeit kündigen können.
Sipgate
Sipgate ist Vorreiter unter den IP-Telefonie-Anbietern in Deutschland und bietet flexible Lösungen und Komplettpakete für Privat- und Firmenkunden. Die Grundgebühren belaufen sich je nach Paket auf zwischen 0,00 und 19,95 pro Monat und Nutzer. Am besten lässt man sich dabei von einem Sipgate-Berater über die verschiedenen Optionen beraten. Bei Sipgate können Sie monatlich kündigen.
fonial
Die Firma fonial spricht vor allem kleine und mittelständische Unternehmen an. Der VoIP-Telefonie-Anbieter hat eine kostenlose „Free-Version“ im Programm, bei der Sie nur die Gesprächsgebühren zahlen. Allerdings stehen Ihnen hier wirklich nur die Basisfunktionen zur Verfügung. Mit „fonial Plus“ wird Ihnen für 3,45 Euro im Monat schon einiges mehr geboten, wie zum Beispiel über 100 Telefonfunktionen.
NFON
NFON bietet unter anderem Premium-Lösungen für Callcenter und Gastgewerbefirmen. Eine Deutschland-Festnetz Flatrate des VoIP-Anbieters kostet monatlich pro Nebenstelle 3,90 Euro, eine Deutschland-Festnetz-Mobil Flat 8,90 Euro.
RingCentral
RingCentral ist seit 2003 in der VoIP-Branche und vor allem für seine einfach zu verstehende, intuitive Benutzeroberfläche bekannt. Ab 8,99 Euro pro Nutzer und Monat erhalten RingCentral-Kunden eine Cloud-Telefonanlage, bei der unter anderem Anrufweiterleitungen, Messaging, 100 Gesprächsminuten und PC- und Smartphone-Apps inbegriffen sind. Sie können verschiedene Pläne zunächst gratis testen, so dass Sie beim Kauf schon wissen, welcher der richtige für Sie ist.
Worauf Sie bei VoIP-Anbietern achten sollten
Datensicherheit
Wo Daten in Form von Sprache übertragen werden, sind manchmal personenbezogene Daten im Spiel. Achten Sie darauf, dass Ihr Voice over IP-Anbieter die rechtlichen Datenschutz-Rahmenbedingungen erfüllt.
Geringes Ausfallrisiko
Eine Verfügbarkeit von über 99% und Ausfallsicherheit sind bei soliden Anbietern Standard. Internet-Telefonanlagen funktionieren nur über eine Internetverbindung, und diese kann eben auch einmal ausfallen. Versichern Sie sich, dass Ihr Provider die Verfügbarkeit auch in Krisenlagen garantieren kann. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen zusichern, dass Sie zur Not über Notstrom oder Backups auf Ihre Telefonanlage zugreifen können. RingCentral beispielsweise kann ein Servicelevel von 99,999% anbieten, da die betriebsinternen Sicherheitsprozesse Systemausfälle sogar bei Naturkatastrophen verhindern.
Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Informieren Sie sich vorab über mögliche versteckte Kosten und lange Mindestvertragszeiten. Technische Stabilität und kostenloser 24/7-Kundensupport sollten selbstverständlich sein. Einige Anbieter von Internettelefonie-Apps produzieren zusätzlich unentgeltliche Webinare, Demos und Trainings, auf die Sie zugreifen können. Schließen Sie erst einen Vertrag ab, wenn Sie ganz sicher sind, ein gutes Produkt zu einem guten Preis zu bekommen.
Ursprünglich veröffentlicht 20 Dez, 2021, Aktualisiert 13 Jan, 2023
