Was ist eine Telefonkonferenz? Tools und Lösungen für die optimale Durchführung

Bedeutung von Telefon in der Kommunikation

Sprache ist in der Kommunikation Kommunikationsmittel Nr. 1.
Auch wenn uns immer mehr Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, wir Menschen bevorzugen immer noch die Interaktion per Sprache. Zu diesem Ergebnis kam auch eine Umfrage des Marktforschungsunternehmens Ipsos im Auftrag von RingCentral. 89% der deutschen Arbeitnehmer:innen sprechen lieber mit Kolleg:innen und Kund:innen als das sie textbasiert Nachrichten nutzen – und das, obwohl den meisten von uns auch E-Mail, Chat oder Messenger zur Verfügung stehen.

51% der Befragten sind sogar der Meinung, dass Textkommunikation zu Konflikten am Arbeitsplatz führen kann. Dies ist darauf zurückzuführen, dass reine Textnachrichten – trotz Emoticons und Smileys – Emotionen nur schwer übermitteln kann. Missverständnisse sind hier kaum zu vermeiden. Kommt es also zu einer Unstimmigkeit, bevorzugen deutsche Arbeitnehmer:innen nach wie vor die sprachbasierte Kommunikation per Telefon oder in Person. 74 Prozent sind der Ansicht, so die Ipsos-Studie, dass Konflikte besser und einfacher durch ein Gespräch gelöst werden können. Dies gilt ebenso für das persönliche Kennenlernen von Mitarbeitern. Zum Tragen kommt bei der Kommunikation per Sprache sicherlich der Vorteil, dass Zweideutigkeiten und Missverständnisse über die Sprache vermieden, bzw. klarer mitgeteilt werden können. Auch Gefühle oder „Zwischentöne“ lassen sich über Klang, Betonung und Intonation besser vermitteln.

Neben der persönlichen Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, kommt im beruflichen Umfeld besonders das Telefon für die sprachliche Interaktion zum Einsatz. Bei mehr als zwei Teilnehmer:innen in einem Gespräch ist dies im Rahmen einer Telefonkonferenz möglich.

Was sind Telefonkonferenzen

Bei einer Telefonkonferenz handelt es sich um eine Zusammenschaltung von mehr als zwei Gesprächspartner:innen über das Telefonnetz, das Internet oder eine Telefonanlage. Die unterschiedlichen Teilnehmer:innen können sich dabei an jedem beliebigen Orten aufhalten, vorausgesetzt die technische Infrastruktur ermöglicht das Telefonieren. Die maximale Teilnehmerzahl einer Telefonkonferenz kann abhängig vom Anbieter auf eine Höchstanzahl begrenzt sein, oder auch nicht limitiert sein.

Für die Teilnahme an einer Telefonkonferenz benötigt man ein entsprechendes Endgerät, beispielsweise ein Telefon, ein Softphone, ein Mobiltelefon oder auch ein Konferenztelefon.

Telefonkonferenzen findet man häufig in der Arbeitswelt. Sie sind ein beliebtes Mittel der internen wie auch externen Kommunikation von Unternehmen mit Mitarbeiter:innen, Geschäftspatern:innen sowie auch Interessenten und Kund:innen, beispielsweise für Vertragsgespräche, Projektbesprechungen oder sonstigen Informationsaustausch.

Die Vorteile der Telefonkonferenz gegenüber beispielsweise der E-Mail-Kommunikation oder dem Chat liegen dabei auf der Hand.

Telefonkonferenzen ermöglichen eine standortunabhängige, effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten. Reiskosten für persönliche Zusammenkünfte werden reduziert bzw. fallen gar nicht erst an. Ebenso fällt der zeitliche Aufwand für die Vorbereitung persönlicher Besprechungen weg, schließlich muss keine Technik bereitgestellt werden oder Meetingräume vorbereitet werden. Hinzu kommen die geringen Anforderungen an die technische Ausstattung, da die nötige Infrastruktur, wie Telefone oder mobile Endgeräte oder Softphones, meist vorhanden sind.

Neben diesen grundsätzlichen Vorteilen bieten professionelle Konferenzlösungen viele Zusatzfunktionen, beispielsweise:

• Werkzeuge zur einfachen Organisation und Einladung der Teilnehmer
• Webbasierte Steuerung
• Aufnahme der Konferenz
• Statistische Auswertung der Konferenzdaten

Vorbereitung einer Telefonkonferenz

Die Durchführung einer Telefonkonferenz ist recht einfach. Je nach Telefonsoftware oder auch Endgerät ist es damit getan, einen Termin zu vereinbaren, diesen den Teilnehmer:innen per E-Mail oder auch Sprachnachricht mitzuteilen und sich zum entsprechenden Datum einzuwählen bzw. per Software teilzunehmen.

Haben Sie nicht die Möglichkeit, von einem Telefon oder aus einer Collaboration-Software heraus eine Konferenz zu planen, können Sie sie bei einem externen Anbieter einrichten.

Hierzu wählen Sie zunächst den passenden Anbieter aus. Einen kurzen Überblick über die aktuell am Markt verfügbaren Lösungen, geben wir Ihnen im nächsten Punkt. Je nach Anbieter müssen Sie einmalig ein Konto erstellen. Hierzu geben Sie Name, E-Mail-Adresse und auch Rechnungsadresse ein.

Nach dieser Anmeldung erhalten Sie die individuellen Zugangsdaten. Der Telefonkonferenz-Anbieter richtet nun für Sie einen Konferenz-Raum ein, den Sie rund um die Uhr für einen bestimmten Zeitslot nutzen können. Jeder Raum ist mit einem PIN-Code geschützt. Dabei handelt es sich um eine Art Sicherheits-Code oder Schlüssel, den Sie nur an die Personen weitergeben sollten, die sich auch wirklich in den Raum einwählen sollen.

Die Einwahl in die Telefonkonferenz erfolgt über eine Telefonnummer, die sogenannte Einwahlnummer. Diese erhalten Sie von dem Anbieter zusammen mit dem Pin-Code. Jetzt können Sie die Telefonkonferenz starten. Wählen Sie sich ein und geben Sie Ihren Pin ein: schon startet die Konferenz, sobald sich zwei Teilnehmer im Raum befinden. Sind Sie der/die einzige Teilnehmer:in, warten Sie so lange im virtuellen Wartebereich, bis sich ein/eine zweite(r) Teilnehmer:in einfindet. Bei einigen Anbietern ist es so, dass die Konferenz erst startet, wenn der/ die Leiter:in bzw. Organisator/in sich im Raum befindet, bis dahin befinden sich alle anderen Teilnehmer:innen im Wartebereich.

Tool suchen

Wenn man sich also entschieden hat, ist die Organisation einer Telefonkonferenz recht einfach. Doch wie findet man den richtigen Anbieter? Der Markt bietet aktuell eine sehr große Auswahl und die Dienste unterscheiden sich teilweise sehr deutlich im Funktionsumfang und vor allen Dingen im Preis. Für die Auswahl sollte man sich daher Zeit nehmen und das Angebot verschiedener Anbieter vergleichen. Achten Sie bei der Auswahl nicht nur auf den Preis, denn Telefonkonferenzen sollte nicht nur günstig sein, sondern auch einfach in der Handhabung, und vor allen, wenn es um die Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen geht, professionell sein.

Bevor wir Ihnen einen Überblick über die aktuell am Markt verfügbaren Lösungen geben, gehen wir kurz auf die Kriterien ein, die Sie bei der Auswahl heranziehen sollten.

• Teilnehmerzahl

Beachten Sie bei der Auswahl des passenden Anbieters unbedingt, wie viele Teilnehmer:innen an Ihrer Konferenz teilnehmen sollen. Bei einer kleinen Anzahl finden Sie leicht einen Dienstleister, anders sieht es aus bei beispielsweise mehreren Hundert. Hier sollten Sie auf einen Anbieter vertrauen, der dich auf große Konferenzen spezialisiert hat.

• Kosten

Hier sind die Unterschiede beträchtlich. Je nach Anbieter fallen monatliche Gebühren an oder auch Kosten per Konferenz. Einige Anbieter sind sogar kostenfrei. Übernimmt der Organisator die Kosten für alle Teilnehmer oder zahlen diese ihre Verbindungskosten selbst? Je nach Angebot ist die Abrechnung unterschiedlich. Bei einigen wird ein Festpreis fällig, bei anderen wird minutengenau abgerechnet. Auch Flatrates sind im Angebot.

• Vertragsbindung

Hier sollten Sie vor allen Dingen auf Flexibilität achten und sich nicht an lange Verträge binden.

• Internationale Einwahlnummern

Viele Unternehmen sind nur im Inland, sondern auch international tätig, sodass Konferenzen mit Mitarbeitern oder Partnern aus dem Ausland nahezu alltäglich sind. In einem solchen Fall sollten Sie bei der Auswahl des Telefonkonferenzanbieters darauf achten, dass dieser auch Einwahlnummern für weitere Länder anbietet, damit die Kosten für internationale Gespräche im Rahmen bleiben.

• Funktionen

Aufzeichnung: Auch wenn Sie die Konferenz gut planen und rechtzeitig alle Teilnehmer:innen einladen. Nicht immer können alle auch teilnehmen, sei es aufgrund von Terminüberschneidungen, Krankheit oder auch sonstigen Gründen. Damit alle Eingeladenen trotzdem die gleichen Informationen erhalten, lohnt sich eine Aufzeichnung der Konferenz. Aber Achtung, dieser müssen alle Teilnehmer:innen zustimmen.

Teilnehmer-Steuerung: Gerade bei großen Konferenzen ist diese sinnvoll. Als Organisator:in können Sie einzelne Teilnehmer stumm schalten, bzw. das Mikrofon wieder freigeben.

Bildschirm teilen: Insbesondere bei Projektbesprechungen ist es notwendig, nicht nur auf der Tonspur Informationen zu teilen. Oftmals ist es sinnvoll, Listen, Dokumente oder Dateien für alle Teilnehmer zur Ansicht zur Verfügung zu stellen. Viele Anbieter bieten es daher ein, den Bildschirm zu teilen und so den anderen Teilnehmer:innen sichtbar zu machen.

Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen Überblick über die aktuell am Markt verfügbaren Anbieter und Lösungen.

Die besten Tools

Kostenfreie Lösungen: Bei den folgenden Anbietern fallen lediglich Kosten für die normalen Verbindungsentgelte an.

• Deutsche Telefonkonferenz: Sie erreichen diesen Anbieter unter der Nummer 0211-49 111 11. Die Teilnehmerzahl ist unbegrenzt, daher ist die Lösung auch für größere Konferenzen geeignet. Die Funktionen sind allerdings begrenzt, nur eine Stummschaltung ist möglich.
• FreeConferenceCall.com. Dieser Anbieter stellt Einwahlnummern für 73 Länder zur Verfügung. An den Konferenzen können bis zu 1000 Teilnehmer:innen beiwohnen. Neben der reinen Telefonkonferenz werden auch Videokonferenzen, Screen-Sharing und Chat angeboten.
• Freetelco: Das Unternehmen bietet Telefonkonferenzen mit unbegrenzter Teilnehmerzahl, aber keine weiteren Funktionen darüber hinaus.
• Meetgreen: Hier können Sie sich ausschließlich über eine deutsche Festnetznummer einwählen. Konferenzen sind mit bis zu 20 Teilnehmern möglich.
• Telcoon: Telcoon richtet sich eher an kleine Unternehmen, denn Konferenzen sind nur mit bis zu 4 Teilnehmern möglich, dafür sind neben deutschen auch internationale Einwahlnummern vorhanden.

Günstige Lösungen: Die folgenden Anbieter sind nicht kostenfrei, bieten aber günstige Tarife an.

• CentralMeeting: Hier zahlen Sie zwischen 9-14 Cent pro Minuten und können dafür national und international beliebig viele Teilnehmer einladen. Die Telefonkonferenz wird auf einer Webplattform durchgeführt, die auch ein Whiteboard, Live-Chat und Videokonferenz anbietet.
• Cofonico: Als Organisator:in zahlt man hier 16 Cent pro Minute. Allerdings ist der Zugriff beschränkt auf deutsche Nummern und maximal bis zu 40 Teilnehmer:innen.
• Vier enrich: Vier bietet skalierbare Telefonkonferenzen für jede Unternehmensgröße in allen Branchen mit Einwahlnummern weltweit.
• Talkyoo: ab 9 Cent pro Minute bietet talkyoo Telefonkonferenzen an, Flatrates sind schon ab 19,95 pro Raum und Monat verfügbar. Die Lösung bietet sowohl nationale als auch internationale Einwahlnummern für Konferenzen bis zu 960 Teilnehmern.
• SmartConference: Hierbei handelt es sich um eine der kleineren Lösungen. Ab 9,90€ im Monat sind Konferenzen mit bis zu 25 Teilnehmern möglich.

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Telefonie in UC und Collaboration Tools

Bisher haben wir nur einen Blick auf Telefonkonferenzlösungen geworfen, die ausschließlich Konferenzen anbieten und meist unabhängig von anderen Lösungen, die im Unternehmen genutzt werden, sind. In vielen Unternehmen ist es aber aktuelle Gang und gäbe, dass Telefon und Konferenzen nur ein Teil einer Kommunikationsstrategie sind, die deutlich mehr Kanäle umfasst.

Vielfach werden Kollaborationslösungen und -plattformen eingesetzt, bei denen Telefonie nur einer von vielen Kommunikationskanälen ist, auf den die Mitarbeiter Zugriff haben. Konferenzen müssen daher nicht mehr bei externen Anbietern gebucht werden. Mitarbeiter:innen können diese einfach in der Lösung als Termin anlegen und die gewünschten Teilnehmer:innen einladen. Hinzu kommen weitere Kommunikationskanäle wie Video, Chat oder E-Mail.

Einer der bekanntesten Lösungen – besonders in Zeiten, in denen sich viele Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder remote Arbeitsplätzen befinden, ist Microsoft Teams.

Microsoft Teams verbindet Anrufe und Zusammenarbeit in einer Anwendung. Teams bietet die Möglichkeit, die lokale Telefonanlage abzulösen. Über Direct Routing können die vorhandene Telefonanlage und weitere Endgeräte mit Office 365 und Teams verbunden werden.

Neben Teams bieten auch andere Anbieter von Collaboration-Lösungen Telefonkonferenz-Funktionen, beispielsweise VIER und auch RingCentral.

Diese Lösungen laufen in der Cloud und bieten eine umfassende Omnichannel-Kommunikationsplattform.

Mit RingCentral Phone bietet das Unternehmen Telefonie mit vollem Funktionsumfang sowie auch integrierten Video und Messaging Funktionen. Im Gegensatz zu den bereits genannten Anbietern von kostenfreien und günstigen Konferenzlösungen, bietet RingCentral einen deutlich größeren Funktionsumfang. Nationale und internationale Konferenzen sind selbstverständlich und müssen nicht gesondert gebucht werden.

Anrufe können nicht nur aufgezeichnet werden, sondern auch protokolliert und unerwünschte Anrufer blockiert werden. Das KI-gestützte Framework erkennt zudem Spam und Robocalls und kann diese bereits vor dem ersten „Klingeln“ blockieren.

Besonders remote Arbeiter:innen und Kolleg:innen im Homeoffice profitieren von der Flexibilität einer solchen Lösung. Denn sie läuft nicht nur auf dem PC, sondern danke der Verfügbarkeit in der Cloud auf verschiedenen Endgeräten sowie auch mobil. Auf die gesetzten, persönlichen Einstellungen kann man jederzeit über die Weboberfläche oder App von jedem Endgerät aus zugreifen. So, dass man von nahezu jedem Ort an einer Telefonkonferenz teilnehmen kann, oder das Gerät auch während einer Konferenz wechseln kann. Treten Sie also der Konferenz mit ihrem Mobiltelefon bei und wechseln Sie zum PC oder dem Tablet bei Bedarf. Die Interaktion und Produktivität kann auch gesteigert werden, indem man während eines Telefonats zu einem Video-Meetign eskaliert und seinen Screen oder auch weitere Dokumente teilt.

Audiokonferenzen sind mit RingCentral mit bis zu 1000 Teilnehmern möglich. Jede(r) Benutzer:in kann hier seinen eindeutigen Zugangscode verwenden und die Telefonkonferenz als Organisator:in hosten.

Durch die Funktionen, die über die reine Telefonie herausgehen, bieten solche Plattformen den Nutzer:innen einen eindeutigen Mehrwert gegenüber funktional eher eingeschränkten Lösungen reiner Konferenzanbieter. Zudem lassen Sie sich in die bevorzugten Geschäftsanwendungen integrieren und steigern auf diese Weise die geschäftliche Effizient und Produktivität.

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Ursprünglich veröffentlicht 20 Dez, 2021, Aktualisiert 13 Jan, 2023