Was ist Remote-Arbeit bzw. remote Work?
Für eine stetig steigende Zahl von Arbeitnehmern gehört Remote Work zum Alltag. E-Mails schreiben im Café, den Geschäftsbericht im Park lesen oder auch das Video-Meeting vom heimischen Arbeitsraum aus. Die Zukunft der Arbeit liegt nicht an einem Ort.
Remote lässt sich aus dem Englischen mit dem Wort „fern“ übersetzen. Die deutsche Übersetzung des Trendbegriffs „Remote Work“ ist also schlicht Fernarbeit. Das Cambridge Dictionary definiert Remote Work zusätzlich als Tätigkeit, bei der der Mitarbeiter hauptsächlich von Zuhause arbeitet und mit dem Unternehmen via E-Mail oder Telefon kommuniziert. In der heutigen Zeit ist diese Begriffsbestimmung allerdings deutlich zu eng gefasst.
Vielmehr handelt es sich um eine Tätigkeit, die an jedem beliebigen Ort, mobil oder auch im Homeoffice erledigt werden kann. Auch die Kommunikationskanäle sind deutlich zahlreicher geworden.
In Deutschland wird das Homeoffice häufig synonym mit dem Remote-Arbeitsplatz gesetzt, was nur zum Teil stimmt, aber auch der aktuellen Lage geschuldet ist. In Zeiten der Pandemie hat uns das Coronavirus die Homeoffice-Pflicht und damit einen deutlichen Anstieg der Remote-Arbeitsplätze gebracht. Dass remote und zuhause oft gleichgesetzt wurden, ist daher auch dem Aufruf zum social distancing geschuldet.
Wie ist die aktuelle Lage auf dem Markt für Remote Worker
Zahlreiche Studien und Statistiken wurden in den letzten Jahren zum Thema Remote-Arbeit oder auch Homeoffice veröffentlicht. In einem Punkt sind sie sich alle einig: Die Arbeitszeit, die Arbeitnehmer außerhalb des Unternehmens bzw. ihres festen Arbeitsplatzes verbringen, hat deutlich zugenommen.
Eine Studie von Owl Labs 2021 ergab, dass mittlerweile 16% aller Firmen weltweilt vollständig remote arbeiten – also keine Zentrale oder überhaupt Büroflächen haben. Das klingt zunächst wenig, verdeutlicht aber auf den zweiten Blick einen deutlichen Fortschritt. Denn noch vor einigen Jahren konnte man sich Firmen ohne Hauptsitz oder zumindest einem physischen Büro noch gar nicht vorstellen.
Nur auf Deutschland bezogen sind die Zahlen zwar optimistisch, aber dennoch ausbaufähig. Bisherige Studien zeigen, dass das Homeoffice-Potenzial – also die Jobs, die remote ausgeführt werden könnten – zwischen 17% und 42% liegt.
Doch diese Zahlen zeigen nur eine Teilwirklichkeit, denn ihre Berechnung basiert auf unterschiedlichen Einschätzungen der Autoren, ob bestimmte Tätigkeiten kompatibel mit Heimarbeit sind. Zieht man hier auch die Einschätzung der Erwerbstätigen selbst heran, wie es Alipour-Falck getan hat, liegt der Prozentsatz deutlich höher. Demnach könnten bis zu 56% der Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise ihre Arbeit als Remote-Job ausführen.
Konkreten Zahlen von April 2020 zur Folge arbeiteten tatsächlich nur 34% ganz oder teilweise remote. Eine Befragung durch LinkedIn unter seinen Mitgliedern in Deutschland ergab einen ähnlich hohen Homeoffice-Anteil während der Pandemie (67%).
Wo liegt sie also nun, die Zukunft der Arbeit: Im Homeoffice, remote, im coworking space oder vielleicht doch wieder standortbasiert im Büro?
Eine vollständige Verlegung der Arbeit an den Remote-Arbeitsplatz wird sicherlich eine Illusion bleiben. Dies geht auch aus der bereits genannten LinkedIn-Umfrage hervor. 36% der Befragten gaben an, dass sie gerne wieder an ihren Arbeitsplatz wechseln würden. Häufigster Grund waren Einsamkeit und mangelnder sozialer Austausch. Mehrere Studien deuten zudem darauf hin, dass der Wechsel ins Remote Office mit einer Ausweitung der Arbeitszeit und mit mehr Überstunden verbunden ist. Statt positiver Work-Life-Balance empfinden viele auch Leistungsdruck durch eine erschwerte Trennung von Arbeit und Privatleben.
Dass das Homeoffice-Potenzial nach der Pandemie voll ausgeschöpft wird, ist also eher nicht zu erwarten. Viel wahrscheinlicher ist es, dass sich hybride Arbeitsweisen etablieren werden, bei denen Remote-Arbeitsplätze eine große Rolle spielen.
Welche Arbeiten eignen sich für den Remote-Arbeitsplatz?
Zu diesem Ergebnis kommt auch die Bertelsmann-Stiftung mit einer internationalen Delphi-Studie zum Thema „Zukunft der Arbeiten“ in Jahr 2050. Diese kommt zu dem Ergebnis, dass immer mehr Aufgaben von Maschinen erledigt werden können. Zentraler Treiber des Wandels ist der rasche, technologische Fortschritt unter die Digitalisierung. In den nächsten Jahren werden davon nahezu alle Berufsgruppen erfasst. Hinzu kommt, dass sich neben den klassischen Berufszweigen und Branchen wie Wissensarbeiter, Social Media, Texter, PR, Marketing – eigentlich jeder, der keine Maschinen führt – neue Berufsbilder und Berufe herausbilden werden. Somit steigt die Zahl der Berufe, die mobil oder auch hybrid im Remote Office ausgeübt werden können.
Wandel von Arbeit und Arbeitsplatz
Der Arbeitsplatz der Zukunft ist also einem Wandel unterworfen. Aber nicht nur der Ort der Arbeit wird sich ändern, auch die Zusammenarbeit, die Kommunikation und alltägliche Prozesse sind diesem Wandel unterworfen.
Wer remote arbeiten möchte, erkennt schnell, dass mehr dazu gehört als den Laptop im heimischen Arbeitszimmer anzuschließen und das Headset einzuschalten.
Schnell steht man vor vielen kleinen Problemen: fehlende Hard- und Software, Berechtigungsfragen, Sicherheitsprobleme. Solche Hindernisse beim Start oder auch während des Arbeitens im Homeoffice lassen sich durch passende Onboarding-Strategien vermeiden.
Ein klassisches Onboarding ist dann erfolgreich, wenn der neue Mitarbeiter / die neue Mitarbeiterin das Gefühl hat, willkommen zu sein und eingebunden zu werden. Dies verbessert nach einer Studie von Gallup und Tata Consulting (State of the American Workplace (gallup.com)) die Chancen, dass der neue Mitarbeiter sich nicht bereits nach ein paar Tagen wieder nach einer neuen Arbeitsstelle umsieht.
Das Hauptproblem beim digitalen Onboarding besteht darin, dass zum einen der Faktor Mensch fehlt, zum anderen auch Faktoren wie Branding, Unternehmenskultur und das komplette soziale Umfeld einer neuen Arbeitsstelle nicht vollständig in den virtuellen Raum transportiert werden können.
Hier gilt es, eine angepasste Strategie hinsichtlich Infrastruktur, Informationen, Willkommen heißen und Mentoring zu finden.
Technik und Infrastruktur
Arbeitet der neue Mitarbeiter gleich vom ersten Tag an im Homeoffice, ist es wichtig, sicherzustellen, dass er ab Tag 1 remote arbeitsfähig ist – mit dem Bereitstellen von entsprechender Hardware und Zugängen zur im Betrieb genutzten Infrastruktur (E-Mail, Intranet, Software, Kommunikations-Tool, etc.).
Willkommen heißen des/der Neuen
Ein wichtiger Aspekt beim Onboarding ist auch die soziale Komponente. Nutzen Sie hier die Möglichkeiten von Video und Kollaborationstools, um die Managementebene und neue Kollegen zu involvieren. Entweder Sie vereinbaren einen Termin für ein Videotelefonat oder Sie zeichnen Begrüßungsvideos auf. In gleicher Weise können Sie den neuen Kollegen auch mit den verschiedenen Abteilungen bekannt machen.
Die passende Gelegenheit, das neue Team kennen zu lernen, ist beispielsweise die Einladung zum ersten Online-Teammeeting, das gleichzeitig auch für eine Kennenlern-Runde genutzt wird.
Das Kennenlernen können Sie auch durch bestimmte Begrüßungsrituale unterstützen. Statt von Schreibtisch zu Schreibtisch zu gehen, organisieren Sie ein Remote-Onboarding-Meet-and-Greet mit dem Neuankömmling.
Informationen bereitstellen
In der Regel besteht das „Onboarding“ zum Teil aus einem Selbststudium. Erstellen Sie hierzu Online-Dokumente für den Onboarding-Prozess, die alle notwendigen Informationen für den Einstieg im Unternehmen enthält. Vergewissern Sie sich, dass es die wichtigsten Informationen über den Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiter enthält, wie Informationen zu den Werten und der Arbeitsweise des Unternehmens, sowie eine Liste aller relevanten Ansprechpartner.
Mentoring und Begleitung
Gerade bei der Arbeit über Distanzen hinweg, ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter nicht „vereinsamen“ oder „alleine dastehen“ zu lassen. Tragen Sie dafür Sorge, dass Ansprechpartner immer für Fragen zur Verfügung stehen. Konnte man früher einfach den Schreibtischnachbarn fragen, ist die Hemmschwelle am Remote-Arbeitsplatz deutlich höher. Hilfe können hier niederschwellige Chat-Lösungen sein.
Offline haben Unternehmen neuen Mitarbeitern oft Mentoren an die Seite gestellt, die in den ersten Tagen oder Wochen bei Fragen oder Problemen unterstützen. Dies können Sie auch in den virtuellen Raum transportieren. Nutzen Sie ein Videomeeting, damit sich Mentor und Mentee kennenlernen können und vereinbaren Sie vielleicht tägliche kurze Update-Calls, damit man bei Bedarf Fragen klären kann.
Auch regelmäßige Vieraugengespräche können dem Neuankömmling helfen, Fragen gebündelt zu stellen und Probleme ohne Scheu anzusprechen.
Remote Work und Teamarbeit – Zusammenarbeiten von überall
Wie wichtig die niederschwellige Kommunikation und die Bereitstellung verschiedener Kommunikationskanäle bei der Remote-Arbeit ist, muss an dieser Stelle sicher nicht noch einmal thematisiert werden.
Ideal, um Teams auch über Distanzen effizient und produktiv zusammenarbeiten zu lassen, ist die Nutzung eines zentralen Hubs für die Zusammenarbeit, wie beispielsweise RingCentral MVP.
RingCentral MVP vereint auf einer Plattform sowohl Messaging-Funktionen, als auch Video-Chat und Telefonie. Außerdem bringen Add-Ins auch Anwendungen von Drittanbietern in die App. So können über die reinen Kommunikationsfunktionen hinaus auch Funktionen zur Aufgaben- oder Projektplanung genutzt werden. Aus über 250 Apps und weiteren Add-Ins von bekannten und oft genutzten Anwendungen die Asana, Jira oder DocuSign, können die Nutzer wählen und damit ihre Arbeitsprozesse optimieren.
Kommunikation und Kollaboration kann so mittels RingCentral MVP von jedem beliebigen Ort geschehen und Teams weltweit optimal verbinden.
Führen von Remote Teams
Kommunikation ist also der Schlüssel zum Erfolg von Remote-Arbeit. Ist es im Büro selbstverständlich, sich mit dem Kollegen kurz auszutauschen oder schnell eine Rückfrage zu stellen, ist dies remote nur bedingt möglich, denn kurze Kommunikationspausen, wie der Plausch an der Kaffeemaschine oder auf der Terrasse entfallen. Umso wichtiger ist es, dass Führungskräfte auf einen regelmäßigen Austausch zwischen den Teammitgliedern achten – und das nicht nur zu fachlichen Themen.
Laden Sie zu kurzen Videochats ein, um nicht nur Ihrem Team, sondern auch sich selbst eine Struktur zu geben. Beispielsweise die „Wasserstandsmeldung an Kaffee“ am Montagmorgen oder auch ein tägliches Standup sind Optionen, die sich auch remote realisieren lassen.
Flexibilität ist wichtiger denn je
Führungskräfte dürfen und sollten daher transparent kommunizieren, gleichgültig, an welchem Ort sie sich befinden. Zeigt es sich, dass getroffene Maßnahmen nicht funktionieren, ist es wichtig, diese schnell wieder fallen zu lassen und gemeinsam mit dem Team einen alternativen Weg zu suchen. Empfinden die Teamkollegen also das Meeting am Montagmorgen als Zwang oder einfach als störend am Wochenanfang, dann gilt es eine für alle Beteiligten bessere Lösung zu finden.
Bei aller Flexibilität, die die Arbeit im Remote Office bietet, sollten in der neuen Situation gemeinsam Leitlinien für die Zusammenarbeit festgelegt werden. Dazu gehören neben Fragen zur Erreichbarkeit (direkt anrufen oder erst anchatten, ab wann jemand erreichbar ist) beispielsweise auch die gewünschten Antwortzeiten auf E-Mails sowie Meeting-Routinen.
Für viele Führungskräfte bedeutet „Remote Office“ auch immer Bedenken, dass die Mitarbeiter nicht effektiv und motiviert arbeiten. Die fehlende Kontrolle, nicht die Möglichkeit zu haben, jemandem über die Schulter zu schauen – das beunruhigt das Management oft auch heute noch. Dabei ist oftmals das Gegenteil der Fall. Studien belegen, dass Arbeiten im Homeoffice bzw. remote produktiver ist. Das ist sicherlich erfreulich für Unternehmen, hat aber für das Führen von Remote Teams zwei Folgen: Erstens bedeutet es, dass Manager ihre Befürchtungen über Bord werfen und ihrem Team Vertrauen entgegenbringen sollten. Zweitens bedeutet es aber auch, dass sie darauf achten sollten, dass Teams die Pausenzeiten einhalten und auch irgendwann Feierabend machen.
In der aktuellen Situation weiterhin darauf zu pochen, dass die vertraglich vereinbarten Stunden von den Arbeitnehmern auch erbracht werden, scheint ein wenig weltfremd, auch wenn viele Unternehmen es sicherlich weiterhin so handhaben. Ergebnis ist das richtige Stichwort an dieser Stelle. Statt auf die Stunden zu pochen, ist es ratsam für Unternehmen, realistische Ziele mit den Mitarbeitern zu vereinbaren und Ihnen die Möglichkeit zu geben, diese in einer freieren Zeiteinteilung wie bisher zu erreichen. Für das Führen aus dem Remote Office gilt also auch Führen nach Ergebnis.
Gut geplant ist halb gewonnen
Ebenso wichtig wie Vertrauen und regelmäßige Meetings ist die Planung und Kommunikation von Terminen, Deadlines und weiteren Projektschritten. Diese sollten nicht nur nebenbei im Gespräch oder Chat, sondern in einem für jedes Teammitglied zugänglichen Projektmanagement und Kommunikationstool gespeichert sein. Ein Beispiel für ein Werkzeug, dass es auch verteilten Teams ermöglicht, gemeinsam zu chatten, Videokonferenzen abzuhalten, die Projektplanung zu organisieren und gemeinsam Dokumente zu bearbeiten, ist RingCentral MVP.
Die Tatsache, dass Arbeit und Arbeitsplatz sich weiterentwickeln und Remote Arbeit immer weiter zunehmen wird, ist also nicht von der Hand zu weisen. Ebenso wichtig wie diese Einsicht ist auch die Weiterentwicklung von Apps und Hubs für die gemeinsame Kommunikation und Kollaboration, die das Arbeiten im Team auch über Kontinente und Zeitzonen hinweg ermöglichen.
Ursprünglich veröffentlicht 17 Sep, 2021, Aktualisiert 13 Jan, 2023
