Interne Kommunikation verbessern

Interne Kommunikation bezeichnet den Informationsaustausch zwischen Personen innerhalb eines Unternehmens. Wie viel Erfolg hängt davon ab?

Anrufe, geteilte Dokumente auf dem Unternehmensserver oder Videochats: Viele Anforderungen moderner Unternehmen sind Kommunikationsfrage und -sache.

Mit der innerbetrieblichen Kommunikation und dem Kommunikationssystem in einem Unternehmen ist die Basis für den Erfolg gelegt. Die Organisation der Unternehmenskanäle, Kommunikation der Mitarbeiter in den Abteilungen und in Teams sowie zwischen Unternehmensleitung und Angestellten erfordert mehr als Soft Skills.

Richtige Kommunikations-Software und -Kanäle verbessern die Ergebnisse der internen Unternehmenskommunikation. Wo besteht in Unternehmen Verbesserungsbedarf und welche Voraussetzungen müssen in einem Unternehmen geschaffen sein?

Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

Die Art, wie und mit welchen Mitteln kommuniziert wird, hat einen größeren Einfluss, als manche Unternehmer es wahrhaben wollen. Wenn in Abteilungen oder dem Unternehmen ein toxisches Klima herrscht, Mitarbeiter demotiviert sind oder nur den Dienst absitzen, kann das an Fehlern der internen Kommunikation oder dem fehlenden Willen zur Veränderung liegen.

Wie intern kommuniziert wird, hat einen größeren Einfluss, als manche Unternehmer denken.

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Interne Kommunikation: Definition

Als interne Unternehmenskommunikation versteht man in der Betriebswirtschaft eine Führungsfunktion und die Kommunikation auf operativer Ebene innerhalb des Unternehmens.

Dabei unterscheidet man zwischen interner Kommunikation auf einem medialen Kanal und der persönlichen internen Kommunikation.

Als Analyseebenen der internen Kommunikation im Unternehmen wird der Weg der Information in der Unternehmenshierarchie untersucht. Dafür analysiert man den Kreis der Sender und Empfänger von Nachrichten innerhalb dieser Hierarchie.

Auch formelle und informelle Kommunikation wird laut dem Gabler Wirtschaftslexikon unterschieden.¹

Interne Kommunikation: Beispiele

ein interner Anruf bei Kollegen im Einkauf
ein Videochat im Team für die Auswertung der Unternehmensziele
Webinare für Angestellte, um neue Softwarefunktionen zu erklären
Online-Meetings mit der Geschäftsführung
das Gespräch zwischen Mitarbeitern über den neuen Kaffeeautomaten
interne Mail des Geschäftsführers über die Erfolge des vergangenen Jahres

Wie können Unternehmen die interne Kommunikation verbessern?

Laut Gallup-Studien der letzten Jahre wird die interne Kommunikation als Werkzeug für Erfolg und Zufriedenheit unterschätzt.² Während die externe Kommunikation bei mittelständischen Unternehmen im Fokus der Optimierung steht, bleiben Probleme mit interner Kommunikation bestehen.

Interne Kommunikation wird als Werkzeug für Erfolg und Zufriedenheit unterschätzt.

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So können mit interner Kommunikation die Effektivität interner Vorgaben, das Wir-Gefühl der Mitarbeiter und die Effektivität der Arbeit gesteigert werden. Mit den folgenden Checkliste-Punkten können Sie die interne Kommunikation verbessern und Best Practices einführen:

Klare Richtlinien festlegen

Für die interne Unternehmenskommunikation sind Konzepte entscheidend. Klare Richtlinien über die Kommunikationsstruktur in Unternehmen halten die Hierarchie aufrecht und unterstützen die Konzepte der Managementstruktur auf den verschiedenen Ebenen.

Mitarbeiter müssen klar eingewiesen werden, welche Kommunikationsmittel wann und wie zu verwenden sind: Wie werden Probleme kommuniziert? Wie können Geschäftsvorgänge festgehalten werden? Und wie dient Kommunikation der Qualitätskontrolle und der Feedbackkultur?

Vorgaben dazu, dass in bestimmten Fällen zum Hörer gegriffen werden muss, können als störend empfunden werden. Doch werden diese von allen verstanden und akzeptiert, wenn sie richtig kommuniziert wurden und die Telefonfunktion mit der Unternehmenssoftware verknüpft ist.

Fehler analysieren, interne Kommunikation verbessern

E-Mails gelten laut aktuellen Untersuchungen aus Kanada und den USA als besonders anfällig für Missverständnisse.³ Dies gilt für die interne und externe Kommunikation. Das direkte Gespräch sollte in Form eines Telefonats, Videochats oder direkten Gesprächs gesucht werden.

E-Mails verursachen aktuellen Untersuchungen zufolge besonders viele Missverständnisse.

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Den oder die Gesprächspartner bei der internen Kommunikation zu sehen hat den Vorteil, dass Missverständnisse reduziert werden. Verbale Kommunikation nimmt bei der Übertragung einer Nachricht vom Sender auf Empfänger schließlich nur 20 Prozent der gesendeten Information ein.⁴

Auch Sprecher profitieren davon, ihre Gegenüber in Videochats sehen zu können. Mit dem Gesichtsausdruck und der Haltung wird auch die Stimmung im Publikum offenbart und ermöglicht Rückschlüsse auf den Vortragsstil.

Interne Kommunikation: Instrumente personalisieren

Die Nutzung eigener Geräte für die Kommunikation mit einer App ist ein neuer Trend, der allerdings mit Aspekten der Sicherheit und der Trennung von Beruflichem und Privatem vereinbar sein muss. Persönliche Icons für den unternehmensinternen Chat und individuelle Profile verleihen eine persönliche Note. Dies kann auch die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen verbessern.

Einfache Software für interne Kommunikation

Nutzer können von zu komplizierter Technik abgeschreckt werden. Einfache, selbsterklärende Anwendungen können dagegen zur Nutzung motivieren. Mit einem guten und integrierbaren Kommunikationssystem, welches die gemeinsame Arbeit fördert, ist ein wichtiger Grundstein für den Erfolg bei der internen und externen Kommunikation gelegt.

Neben einer intuitiven Steuerung sind auch Apps für die Nutzung eigener Smartphones oder Unternehmenstechnik und voll personalisierbare Kommunikationskanäle ein wichtiger Schritt in die Zukunft der Unternehmenskommunikation.

Einfache Technik sorgt dafür, dass auch ältere Generationen schneller mit von der Partie sind.

Interne Unternehmenskommunikation lernt vom Marketing

Schlüssel zum Erfolg der internen Kommunikation sind in der eigenen Marketingabteilung zu finden.

Eine gute Kommunikationssoftware ist dafür die wichtige Voraussetzung und erfüllt Faktoren der externen Kommunikation, wie beim Service und der Kundenbetreuung und bei der internen Kommunikation vom Azubi bis zum CEO.

Mit guten Richtlinien und einer nachvollziehbaren Praxis zu Vorgaben und Methoden der internen Kommunikation kann der Erfolg des gesamten Unternehmens beeinflusst werden. Dafür müssen Bosse und Manager sich als Trainer sehen, dem Team die Vorzüge moderner Tools für die Kommunikation nahelegen und vorleben.