E-Collaboration-Tools: Was muss Software für gelungene Teamarbeit können?

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Zusammenarbeit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Durch Kollaboration kreieren wir Ergebnisse, die weit über das Leistungsspektrum Einzelner hinausgehen. Und je größer die Netzwerke sind, umso wichtiger ist gelungene Kommunikation für den Erfolg.

Die Anforderungen an sichere Vernetzung und digitale Collaboration-Tools sind unterdessen groß; ob es um Kommunikation im Service, Betreuung von Kunden oder Prozessoptimierung geht.

Es gibt selten Lösungen, die alles können und sich für alle Unternehmensprofile eignen. Was leisten die besten Collaboration-Tools? Welche Nachteile gibt es?

Online-Collaboration-Tools im neuen Fokus

Seit der Homeoffice-Verordnung sind große und kleine Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeit im Homeoffice einzuräumen, sofern dies betrieblich möglich ist. Und möglich ist dank moderner Communication-Tools heute schon sehr viel.

Internationale Start-ups, mittelständische Unternehmen, Callcenter oder große internationale Konzerne nutzen schon seit Jahren sogenannte Communication-Tools. Darunter verstehen sich laut Definition alle Anwendungen, die eine digitale Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen.

Es gibt zum Beispiel Lösungen für studentischen Arbeitsgruppen, die Dokumente austauschen und gegenseitig korrigieren und vollintegrierte Lösungen mit digitaler Telefonie, Video-Chat und digitalen Konferenzräumen.

Beliebte E-Collaboration-Tools

Jeder Student, Freelancer oder Büromitarbeiter kennt heutzutage die bekanntesten und besten Collaboration-Tools. Manche Lösungen werden kostenfrei als Online-Collaboration-Tools angeboten und locken mit praktischen Funktionen. Bekannte Programme für die Kommunikation und den Austausch von Dateien oder Videokonferenzen sind:

  • Google Drive
  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Notion
  • Zoom 
  • Tandem

Nachteile so facettenreich wie die Anzahl der Einzellösungen

Schulen setzen im Lockdown gerne auf Programme wie Microsoft Teams. Universitäten und Yogastudios hingegen nutzen oft Zoom für Videokonferenzen. Und Start-ups kennen die Vorzüge, sich via Notion zu organisieren. Kanalbasierte Chatprogramme für Kommunikation und Datenaustausch in der Cloud können von jedem Anwender genutzt werden und erklären sich oft von allein.

Natürlich sind die Vorzüge groß, wenn (wie bei der Collaboration-Lösung von Google) lizenzfrei Programme zur Erstellung von Dateien, Tabellen und Sheets bereitstehen, und sogar eine Chatfunktion integriert werden kann. Aber warum rücken dann viele größere Unternehmen von diesen Lösungen ab? Und warum arbeiten öffentliche Einrichtungen händeringend an eigenen Lösungen für Fernunterricht? Weil viele der Tools eben auch Schwächen haben.

Zu viele Anwendungen auf einmal

Freelancer, Start-ups und kleine Unternehmen wollen manchmal Kosten sparen, indem sie günstige Einzellösungen nutzen, die in der Summe alle Aufgaben irgendwie abdecken. 

Doch die Vielzahl der Einzellösungen kommt mit Nachteilen. Zwar vereinfachen Single Sign-On und einheitliche Sicherheitsprotokolle die Verwendung vieler Kollaborationstools, aber es kann sehr beeinträchtigend sein, für die Bearbeitung eines einzelnen Vorgangs verschiedene Programme zu installieren und zwischen diesen switchen zu müssen.

Fehlender Support

Bei fehlendem Support werden selbst einfache Verwaltungsaufgaben zur Hürde. Beispiel: Die Rechte eines Nutzers in einem Channel zu ändern, ohne diesen entfernen zu müssen, das ist bei einigen Communication-Tools nicht einfach oder schlicht unmöglich.

Bei solchen Problemen steht vor allem bei kostenlosen E-Communications-Tools kein Ansprechpartner zur Verfügung. Lösungen, die selbst ausprobiert werden müssen, sind im besten Fall irgendwo in speziellen Foren verstreut zu finden.

Begrenzte Möglichkeiten 

Auch wenn einige Gratis-Programme umfassende Lösungen bieten, sind diese selten so ausgefeilt, dass sie mit professionellen Anwendungen mithalten könnten. Schwächen sind unter anderem Komplikationen beim Formatieren, eingeschränkte Funktionen bei Videochats oder schlechte Qualität bei der Übertragung.

Fragen des Datenschutzes

Einige E-Collaboration-Tools stellen Anwender vor eine Datenschutzfrage. Das erklärt auch, warum viele öffentliche Einrichtungen an eigenen Anwendungen arbeiten und lieber auf maßgeschneiderte Kommunikationstools vertrauen wollen. 

Von fraglichen Datenschutzpraktiken sind indessen nicht nur kostenlose Tools betroffen. Auch Kommunikationsprogramme mit kostenpflichtigen Lizenzen sind manchmal nicht an die europäischen Datenschutz-Anforderungen angepasst.

Professionelle Kollaborationstools für Unternehmen

Professionelle Anwendungen wie das RingCentral Collaboration-Tool bieten kleineren Unternehmen Sicherheiten und praktische Vorteile für die interne und externe Firmenkommunikation.

Die Stärken von RingCentral sind international anerkannten Datenschutzpraktiken und einfache Nutzung an einer Vielzahl von Endgeräten.

Von digitaler Telefonie bis zur gemeinsamen Bearbeitung im Webinar bereichert RingCentral als Collaboration-Tool die tägliche Arbeit – und zwar unter anderem mit Möglichkeiten für Online-Meetings und mit praktischen Telefonie-Anwendungen. Die RingCentral-App bietet darüber hinaus auch Möglichkeiten, gemeinsam in einem Team-Channel an Dateien zu arbeiten oder diese mit bestimmten Empfängern oder Gruppen zu teilen. Das funktioniert sowohl am Homeoffice-Arbeitsplatz als auch live während eines Webinars.

Integrierte Lösungen für Homeoffice und Callcenter aus einer Hand: Mit der RingCentral-App werden viele Plattformen an Computer, Tablet oder Smartphone zum Remote-Arbeitsplatz. Als schnelle und professionelle Lösung für das Homeoffice liefert das Collaboration-Tool von RingCentral einen professionellen Cloud-Service, der sich für kleine und mittelständische Unternehmen oder große Callcenter eignet.

Durchdachte und nutzerfreundliche Funktionen bereichern Ihr Unternehmen, ob Sie diese für Webinar-Lösungen für kleine Teams oder Online-Veranstaltungen mit mehreren hundert Teilnehmern benötigen.

RingCentral ist eines der größten Kollaborationssysteme für Ihr Unternehmen

Als Collaborations-Tool ist RingCentral die Universallösung für spezielle Anforderungen der Unternehmenskommunikation. Verbinden Sie Apps von mehr als 200 Unternehmen wie Microsoft, Google, Salesforce, Slack, Hubspot, Zendesk und vielen weiteren. 

Verwenden Sie RingCentral als Software, die sich mit den modernen Anforderungen an das Homeoffice auf fast allen Endgeräten der Mitarbeiter nutzen lässt: Von der kleinen internationalen Agentur bis zum internationalen Unternehmen mit höchsten Ansprüchen.

Mehr als HD-Videokonferenzen und Datenaustausch

Die verschiedenen Einsatzbereiche des RingCentral Collaboration-Tools unterstützen Unternehmen in allen Tagesgeschäften: 

Das Tool erhöht die Produktivität durch einfache Kommunikation der Mitarbeiter im Tagesgeschäft am Telefon oder im HD Video-Chat. Die cloudbasierte Kommunikationssoftware optimiert Marketing-Aktionen, die den Kontakt zu Bestandskunden pflegen. Geschäftsbeziehungen, Verkäufe und Nutzung der Netzwerke werden für die Analyse und einheitliche Auswertung zugänglich, und das sicher und einfach mit Single Sign-On.

Mit RingCentral optimieren Sie Ihre Kundenbetreuung per Telefon, per Mail oder per Chatservice und Chatbot.

Collaboration-Tools für Teams von heute

Homeoffice, Fernunterricht und Telearbeitsplätze stellen Unternehmen und öffentliche Einrichtungen vor neue Aufgaben. RingCentral bietet mit seiner cloudbasierten Anwendung eine App, die sich auf die Bedürfnisse von Unternehmen vieler Branchen anpassen lässt und sie bei der internen und externen Kommunikation unterstützt.

Damit Sie nicht länger mit verschiedenen Einzellösungen balancieren müssen, bieten Ihnen RingCentral MVP eine Allround-Lösung für alle möglichen Firmenszenarien.

 

Eine bessere Zusammenarbeit beginnt hier! Starten Sie in wenigen Minuten und laden Sie Ihr gesamtes Team ein.Starten Sie noch heute

 

Ursprünglich veröffentlicht 12 Okt, 2021

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