Telefone begleiten uns heute pausenlos. Am Arbeitsplatz und im Privatleben sind wir fast rund um die Uhr erreichbar, oder zumindest gehen Anrufer davon aus. Besonders im Berufsleben kann eine schnelle Antwort oder eine Information am Telefon Zeit und Geld sparen und manche Geschäfte überhaupt erst ermöglichen. Just-in-time ist das Zauberwort der modernen Gesellschaft.
Doch im B2B-Business ist es kaum möglich und selten lohnend, Büros und Telefone rund um die Uhr zu besetzen oder eine Besetzung so zu planen, dass nie ein Anrufer wartet. Anrufbeantworter und auch Telefonwarteschleifen gehören darum für viele, die regelmäßig beruflich den Hörer in der Hand haben, zum Alltag.
Die Anforderungen an Telefonansagen und Telefonwarteschleifen sind hoch und können mit modernen Standards und aktuellen technischen Möglichkeiten das Unternehmen auf einem hohen Niveau repräsentieren und automatisch von smarten Anwendungen verwaltet werden.
Telefonansage Beispiele: von Sprachnachrichten zu Playlists in der Schleife
Manchmal ist es wirklich nervig: Man benötigt eine wichtige Information oder will eine Bestellung ändern und dann ist da die Warteschlange. Minuten, manchmal sogar Stunden kann es dauern, um an einem geschäftigen Tag einen Mitarbeiter von Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen an den Apparat zu bekommen.
Wenn sich die monotone Telefonansage dann in Dauerschleife wiederholt in den Kopf hämmert, kommt das einer Qual gleich. Moderne Möglichkeiten für professionelle Telefonansagen auf dem Anrufbeantworter (AB) und in der Warteschleife können verhindern, dass Kunden aufhängen, oder einen wütenden Anrufer mit der richtigen Musik vor dem Gespräch besänftigen.
Bloß keine Stille!
Nichts verwirrt Kunden mehr, als wenn auf einem Anrufbeantworter Stille herrscht und nur ein Piepton signalisiert, dass eigentlich nun eine Nachricht aufgenommen werden könnte.
Kunden sind sich dann unsicher, ob sie wirklich mit einem gewerblichen Anschluss verbunden sind und wissen auch nicht, ob ihre Nachricht überhaupt Gehör findet. Die Telefonansage auf dem Anrufbeantworter schafft nun Klarheit und gibt bekannt, wann eine Nachricht aufgezeichnet werden kann.
Auch in der Warteschleife kann Stille verhängnisvoll sein. Beim Warten nichts zu hören kann bei viel Kontakt mit Endkunden sogar unproduktiv sein: Schnell einen Kunden parken, Informationen direkt beim Lieferanten einholen und dann ist plötzlich der Anrufer nicht mehr da.
Ohne Warteschleifenmusik oder eine einfache Telefonansage in der Warteschlange denken manche Kunden, dass die Verbindung getrennt wurde, legen auf und starten die Anfrage erneut. Ansagen in Telefonwarteschleifen können also verhindern, dass ein Kunde mehrere Mitarbeiter mit derselben Anfrage blockiert, ohne dass es zu einem Ergebnis kommt.
Ohne professionelle Telefonansagen oder Musik in der Warteschleife:
- warten Kunden weniger gern und legen schneller auf
- wissen nicht, ob sie überhaupt verbunden sind
- wird das Unternehmen nicht repräsentiert
- gehen Anrufer in der “stillen” Warteschlange von Fehlern aus
Ein beliebtes Beispiel für die Telefonansage auf den Anrufbeantworter genügt, um das Unternehmen neutral zu repräsentieren, Kunden zu begrüßen und Alternativen für die Kontaktaufnahme anzubieten:
“Hallo, hier ist der Anschluss von Unternehmen. Sie rufen außerhalb der Geschäftszeiten an. Bitte melden Sie sich von Montag bis Freitag 9 bis 17 Uhr oder besuchen Sie uns im Internet auf www.Unternehmen.de.”
Telefonansagen für den Anrufbeantworter
Anrufbeantworteransagen überzeugen mit klaren Informationen. Ruft ein Kunde außerhalb der Geschäftszeiten an, wird er von einer freundlichen Stimme begrüßt. Diese teilt ihm den Firmennamen mit, gibt den Grund an, warum kein Gespräch zustande kommt und bietet vielleicht sogar die Möglichkeit, eine Nachricht aufzuzeichnen.
Professionelle Anrufbeantworter-Ansagen klingen natürlich und sind an das Publikum angepasst. Professionelle Sprecher und Studios bieten Telefonansagen für Unternehmen an und liefern eine Qualität, die überraschen kann.
RingCentral Anrufbeantworter: smarte Lösungen mit Gehör
RingCentral bietet die Option, professionelle Bandansagen für den Anrufbeantworter einzuspielen.
Mit dem smarten Anrufbeantworter können Sie einen eingehenden Anruf verwalten, aufzeichnen lassen und die gesprochene Nachricht direkt mithören.
Auf Wunsch vermeiden Sie so unangenehme Gespräche, selektieren Anrufe und schalten sich bei wichtigen Kunden schnell ein: „Als ich gesehen habe, dass Sie es sind, musste ich ja rangehen“.
Rufen Sie Voicemails an allen Geräten mit der RingCentral App ab.
Ansagen und Musik in der Telefon-Warteschleife
In der alten analogen Welt wurden Warteschleifenansagen und Musik in der Warteschleife manchmal unangenehm. Zwar gab es Unternehmen, die mit einem guten Gespür ein Lied ausgewählt haben, das absolutes Ohrwurmpotenzial hatte, doch waren Naturgeräusche und Meeresrauschen meist die Gewinner der monotonen Möglichkeiten, die mit den kurzen Loops erzielt werden konnten.
Warteschleife und On-hold bei RingCentral
Music on hold, so lautet der moderne Begriff für Warteschleifenmusik. RingCentral bietet Ihnen für Warteschleifen und die Melodie, welche Kunden beim Warten bei Laune halten soll, verschiedene Möglichkeiten der Gestaltung.
Darf es am Montag ein wenig Reggae sein oder wollen Sie Ihren Kunden einen poppigen Freitag bescheren? Sie können eine Playlist mit bestimmten Genres auswählen.
Auch eigene Musik, Warteschleifenmelodien und professionelle Ansagen können hochgeladen und genutzt werden. Achten Sie in diesem Fall auf GEZ-Bestimmungen oder nutzen Sie gemeinfreie Stücke für Ihren Anrufbeantworter.
Smarte Warteschlangenverwaltung von RingCentral
RingCentral bietet eine zusätzliche smarte Funktion zum Thema Warteschlange: Die RingCentral Software kann Anrufwarteschlangen intuitiv verwalten und Gespräche aus Warteschlangen an Outbound-Agenten weiterleiten, wenn die Volumina der Anrufer über ein bestimmtes Maß hinauswachsen.
Klare Ansagen und Meditation in der Warteschlange
Immer wieder denselben Warteschleifentext oder dasselbe Lied anhören müssen: Das lässt das Warten noch länger erscheinen. Warteschleifen dürfen Kunden nicht quälen. Das erschwert die Geschäftsbeziehungen, die Arbeit mit Kunden und kann vielleicht sogar dafür sorgen, dass beim Wettbewerb bestellt wird, der schneller am Telefon war oder weniger nervig warten lässt.
Um das Aufhängen zu vermeiden und Kunden nicht auf die Folter zu spannen, bieten moderne Möglichkeiten der Warteschleifen-Gestaltung eine Abwechslung. Wechselnde Palylists, selbst ausgewählte Musik oder entspannende Rhythmen, bei der so manch übernächtigter Anrufer auch mal in eine kurze Meditation verfallen kann.
Professionelle Telefonansagen-Texte, Musik in der Warteschleife (Music on Hold) und moderne Anwendungen, welche Inbound-Warteschlangen smart verwalten, entlasten Anrufer und unterstützen Mitarbeiter bei Ihrer Tätigkeit und während Belastungsspitzen.
Ursprünglich veröffentlicht 13 Okt, 2021
