Die Tage des geschäftlichen Meetings, wie wir es kennen, sind gezählt. Seit einigen Jahren gelten persönliche, terminlich festgelegte und getaktete Meetings zunehmend als zeitraubende und oft unproduktive Veranstaltungen. Unnötige oder schlecht organisierte Meetings frustrieren Mitarbeiter und sind für Arbeitgeber meist eine enorme Ressourcenverschwendung. Unsere Arbeitsweise verändert sich, und damit steht auch das herkömmliche zeitaufwändige Meeting selbst in Frage.
Eine Lösung besteht darin, unsere konventionellen Meetings größtenteils durch kontextbezogene Alternativen zu ersetzen. Kontextbezogene Meetings finden in der vom Team genutzten digitalen Kollaborationsumgebung statt. Die Mitarbeiter begeben sich also nicht in einen speziellen Büroraum (was viele von uns schon eine ganze Weile nicht mehr tun), sondern halten das Meeting dort ab, wo sie ohnehin bereits arbeiten.
Je weiter sich die Arbeitskultur und die Technologie entwickeln, desto weniger Raum wird wohl für konventionelle Meetings bleiben. Sie sind unflexibel, beanspruchen unnötig Ressourcen und passen nicht mehr zur Arbeitsweise vieler moderner Unternehmen. Doch die Abschaffung konventioneller Meetings ist erst der Anfang. Nach Einschätzung vieler Experten dürfte der Arbeitsplatz der Zukunft den Arbeitskräften von heute vollkommen fremd erscheinen.
Die Entwicklung sowohl unserer Arbeit als auch unserer Arbeitsumgebung wird von Technologien, Ideen und Philosophien bestimmt, die zum Teil vielleicht noch gar nicht existieren. Das heißt aber nicht, dass wir keine Trends erkennen und keine Vorhersagen treffen können.
Persönliche Assistenten für alle
Laut dem Produktivitätsexperten Cal Newport hat der Mensch verlernt, in langen, unterbrechungsfreien und kognitiv anspruchsvollen Phasen ungestörter Konzentration zu arbeiten, die er als ‚tiefe Arbeit‘ bezeichnet. Stattdessen verbringen wir unsere Tage mit einfachen, administrativen Aufgaben, der so genannten ‚oberflächlichen Arbeit‘. Newport ist überzeugt, dass sich der Trend zu dieser produktivitätsmindernden, oberflächlichen Arbeit mithilfe künstlicher Intelligenz umkehren lässt. Seiner These zufolge werden digitale Assistenten die meisten dieser niederen Aufgaben übernehmen, sodass wir uns ganz auf kognitiv anspruchsvollere Arbeiten konzentrieren können.
„Es wird so sein, als hätte man seinen persönlichen Stabschef“, so Newport gegenüber Dropbox. „Jeder wird durch seinen eigenen Agenten vertreten, und diese Agenten kommunizieren auch miteinander. Ihr Agent könnte also sagen: ‚Ich spreche in Ihrem Namen mit der KI anderer Personen‘.“ Und Newports Prognose könnte schneller Wirklichkeit werden, als man meinen möchte. „Die Technologie ist vorhanden“, erklärt Michele Pini, Chief Technology Officer beim KI-Unternehmen iGenius, „doch zu einer KI-gestützten Zukunft fehlen uns noch zwei Dinge: die Schulung der KI und das Vertrauen der Menschen.“
Innovation überall
Wenn KI-Assistenten die oberflächliche Arbeit übernehmen, werden sich unsere Jobs grundlegend verändern – und damit auch unsere Meetings. Statt unsere Zeit mit E-Mails, der Dateneingabe und der Suche nach Informationen zu verbringen, können wir uns auf die Dinge konzentrieren, in denen wir Menschen am besten sind: Ideen entwickeln, kreativ sein und zusammenarbeiten.
Doch darauf ist das heute übliche Meeting nicht ausgelegt.
Mit den künftigen Veränderungen unserer Arbeitsweise werden sich die Unternehmen zwangsläufig vom herkömmlichen Meeting verabschieden und Strukturen entwickeln, die eher einer fortdauernden Konversation zwischen Kollegen ähneln. Wir werden unsere Kommunikationssysteme zentralisieren und unsere gesamte Arbeit, sämtliche Informationen und alle Diskussionen auf einer integrierten Plattform vereinen.
Virtuelle und sensorische Erlebnisse
Virtual Reality oder auf Deutsch virtuelle Realität (VR) kennen wir seit Jahrzehnten, aber bis vor kurzem waren VR-Technologien bestenfalls für einzelne Nischenanwendungen erschwinglich. In den letzten paar Jahren haben einige Technologieunternehmen jedoch Headsets auf den Markt gebracht, die für einen Bruchteil des ursprünglichen Preises erhältlich sind.
Wenn die Kosten für Virtual-Reality–Geräte weiter sinken, wird die Technologie auch in das beruflich Umfeld Einzug halten und unsere Meetings und die Teamarbeit im Allgemeinen revolutionieren.
Experten sagen voraus, dass Unternehmen VR zunächst nutzen werden, um ein virtuelles Abbild des physischen Büros zu schaffen. In virtuellen Versionen realer Orte können Mitglieder dezentraler Teams wie in einem ‚echten‘ Büro interagieren und E-Commerce-Kunden wie in einem ‚echten‘ Geschäft auf Einkaufsbummel gehen.
„Diese virtuellen Räume werden sich nach und nach öffnen und zu einem vielseitigen und kreativitätsfördernden Arbeitsumfeld entwickeln“, sagt Brady Mick, Director of Strategic Design bei SHP. „So könnten Sie Ihre Teamkollegen beispielsweise bald zu einer Kreativbesprechung in die oberste Etage des Burj Khalifa einladen. Ein solches sensorisches Erlebnis fördert das fortschrittliche Denken in der Gruppe und damit die Entwicklung innovativer Lösungen für schwierige Geschäftsprobleme.“ Wenn die virtuelle Realität erst einmal Fuß gefasst hat, werden die starren konventionellen Meetings endgültig der Vergangenheit angehören.
Wann wird mit dem konventionellen Meeting Schluss sein?
Möglicherweise ist das konventionelle Meeting schon im Jahr 2025 nur noch ein Relikt vergangener Zeiten – genau wie das Faxgerät oder die Schreibmaschine. Indem wir unsere konventionellen Meetings ganz oder teilweise durch kontextbezogene Alternativen ersetzen, gewinnen wir Zeit und können unsere wertvollen Ressourcen auf die Arbeit konzentrieren, für die wir eingestellt wurden. So brauchen wir uns nicht mehr um Berge von E-Mail-Nachrichten, Tabellenkalkulationen und Projektmanagementsoftware zu kümmern, sondern haben den Kopf frei für unsere eigentlichen Aufgaben. Doch dafür benötigen wir die richtige Technologie. Kontextbezogene Besprechungen setzen ein Umfeld voraus, in dem die Mitglieder des Teams kommunizieren und zusammenarbeiten können.
Ursprünglich veröffentlicht 14 Jun, 2021, Aktualisiert 13 Jan, 2023
