Vielleicht gehören Sie auch zu den Beschäftigten, die in den vergangenen Monaten öfter als zuvor telefoniert haben. Und möglicherweise greifen Ihre Kunden in letzter Zeit vermehrt zum Hörer, wo sie ihre Ansprechpartner nicht persönlich treffen können.
Aus welchen Gründen auch immer Sie Ihre Telefonetikette auffrischen möchten: Die folgenden Tipps helfen Ihnen, professionell zu telefonieren, stets die richtigen Worte zu benutzen und sachkundig rüberzukommen. Mit diesen Ratschlägen sind Sie in Zukunft nie mehr unsicher und wissen, was Sie sagen müssen, wenn Sie am Arbeitsplatz angerufen werden oder selber jemanden anrufen. Beispiele für richtiges Telefonieren zeigen Ihnen genau, wie Sie eine Telefon-Begrüßung aufbauen und sich als Anrufer einer Firma richtig am Telefon melden.
Denn jeder, der beruflich viel telefonieren muss, möchte einen guten Eindruck hinterlassen und souverän und routiniert erscheinen. Nicht zuletzt wirkt sich professionelles Auftreten am Telefon auch auf den Erfolg Ihrer Firma und auf Ihre eigene Karriere aus.
So sieht eine kompetente Telefon-Begrüßung aus
Das Telefon klingelt. Oha. Gerade, wenn man neu in einem Job ist, kann dies schon mal Nervosität auslösen. Viele fürchten sich vor der Unberechenbarkeit des Gegenübers und haben Angst, nicht die richtigen Worte zu finden. Wenn Sie den Anrufer geübt begrüßen, ist die erste Hürde jedoch schon mal überwunden. Und das ist wirklich nicht schwer. Eine kompetente Telefon-Begrüßung ist nicht lang. Sie müssen sie nur klar und deutlich rausbringen. Wie also meldet man sich am Telefon?
Nennen Sie zuerst den Namen Ihrer Firma. Manchmal verstehen Anrufer die ersten Worte nicht richtig. Das ist jedoch nicht schlimm, da sie ja gezielt bei Ihrer Firma anrufen und automatisch damit rechnen, dass auch jemand von der Firma abhebt.
Danach teilen Sie Ihren Vor- und Nachnamen mit und schieben noch ein sympathisches “Guten Tag!” nach. Fertig!
Reden Sie nicht zu schnell. Der Anrufer hört Ihre Anrede zum ersten Mal – auch, wenn Sie selber Ihre Begrüßungsfloskel zigmal am Tag wiederholen.
Beispiel:
Schmidt&Meyer Digitalisierungen – Mein Name ist Gerda Müller – Guten Tag!
Wie Sie sich als Anrufer am Telefon melden
Wenn Sie selber jemanden geschäftlich anrufen, gehen Sie genau umgekehrt vor. Nachdem sich die Person, die Sie angerufen haben, gemeldet hat, sagen Sie ein freundliches “Guten Tag!”, nennen dann Ihren Namen und danach den Namen Ihrer Firma. Das sieht dann so aus:
Guten Tag! Mein Name ist Gerda Müller von der Firma Schmidt&Meyer Digitalisierungen.
Bringen Sie anschließend Ihr Anliegen vor.
In der Theorie hört sich das alles sehr einfach an. In der Praxis spielen allerdings oft Faktoren wie Unsicherheit und Nervosität eine Rolle. Damit Ihre Anrufe gelingen, finden Sie im nächsten Kapitel noch ein paar generelle Tipps, wie Sie im Büro richtig telefonieren.
H2: Richtig telefonieren am Arbeitsplatz – Allgemeine Tipps
1/ Seien Sie freundlich. Wenn Sie einen schlechten Tag haben oder extrem gestresst sind, hilft es manchmal, vor dem Abnehmen des Hörers ein Lächeln aufzusetzen. Auch wenn Ihr Lächeln gekünstelt ist: Diese Methode hat sich bewährt und wirkt.
2/ Heben Sie nach dem zweiten Klingeln ab. Wenn Sie schon nach dem ersten Klingeln abheben, kann das den Gesprächspartner irritieren. Außerdem könnte der Eindruck entstehen, Sie hätten nichts zu tun. Heben Sie hingegen nach dem dritten Klingeln oder noch später ab, ist Ihr Gesprächspartner möglicherweise bereits ungeduldig und ein wenig ungehalten. Abheben nach dem zweiten Klingeln ist daher ideal und gibt Ihnen Zeit, sich kurz zu sammeln und gedanklich auf das Gespräch vorzubereiten.
3/ Notieren Sie den Namen des Anrufers. Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner im Laufe des Telefonats mit Namen an. Das zeigt Interesse und bekundet Ihrem Gegenüber, dass Sie sich auf seine Bedürfnisse einstellen. Nennen Sie den Namen Ihres Gesprächspartners aber nicht in jedem zweiten Satz. Das wirkt zu aufgesetzt.
4/ Wenn es richtig stressig wird: Bedienen Sie sich der hilfreichen Möglichkeiten moderner Technik! Manchmal können Sie einen Anruf nicht entgegennehmen, da Sie bereits jemand anderen in der Leitung haben. Sind Sie gerade in der Pause, entgeht Ihnen eventuell ein Anruf (und ein potenzielles Geschäft).
Ursprünglich veröffentlicht 11 Okt, 2021
