VoIP, die virtuelle Telefonanlage in der Cloud, auch für kleine Unternehmen?

Woman using VOIP

Die Zeiten analoger Telefonanlagen sind höchstwahrscheinlich bald passé. Die deutsche Telekom ist schon seit längerem dabei, alle Festnetzanschlüsse auf All-IP umzustellen. Und das ist kein Wunder, denn virtuelle Telefonanlagen sind moderner, kostengünstiger und vielseitiger.

Wenn Sie als Kleinunternehmer sich fragen, ob Sie eine Internet-Telefonanlage brauchen, so lautet die Antwort: VoIP- oder Cloud-Telefonanlagen bieten gerade kleinen Firmen eine Menge Vorteile. Sie sind um einiges flexibler als altbewährte Systeme. Und dank kundenfreundlicher Zahlungsoptionen müssen Sie sich auch nicht auf Jahre binden.

VoIP-Telefonanlagen bieten gerade kleinen Firmen eine Menge Vorteile.

Davon abgesehen, dass Sie eine neue, moderne Telefonanlage so schnell nicht zu ersetzen brauchen. Und früher oder später werden Sie im Zuge der Telekom-Umstellung vermutlich sowieso auf Cloud-Telefonie umsteigen müssen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Internet-Telefonanlagen funktionieren, auf welche Weise sie Ihnen Mehrwert bieten können und worauf Sie bei Anbietern achten sollten. So sind Sie anschließend einen Schritt weiter, welche Telefonanlage für VoIP ideal für Sie ist.

 

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?

Eine Cloud-Telefonanlage (auch Voice over IP-Telefonanlage oder VoIP-Telefonanlage) ist ein softwarebasiertes Telefonsystem, bei dem nicht über das herkömmliche Telefonnetz eine Verbindung aufgebaut wird, sondern über das Internet. Analoge Sprachsignale werden dabei in kleine digitale Datenpakete umgewandelt und über Datennetzwerke transportiert. Die Administration läuft virtuell in der Cloud. 

Bei einer Internet-Telefonanlage stehen Ihnen alle Funktionen einer lokalen Telefonanlage zur Verfügung – und sogar noch mehr. Neben Anrufe weiterleiten oder Kunden in der Warteschleife halten können Sie bei Cloud-Telefonanlagen auch Telefonkonferenzen ausrichten, problemlos zu Chat oder E-Mail switchen und dabei verschiedene Geräte benutzen.

Wichtigste Grundvoraussetzung für eine Internet-Telefonanlage ist eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung, sowohl für die Anlage selbst als auch für jedes Endgerät. Ohne die geht es nicht. Eine Bandbreite von mindestens 100 kBit/s für Upload und Download ist ein guter Richtwert, damit Sie eine hohe Sprachqualität erhalten.

Für eine hohe Sprachqualität brauchen Sie eine Bandbreite von mindestens 100 kBit/s für Up- und Download.

 

Was virtuelle Telefonanlagen für kleine Unternehmen bieten

Kleine Unternehmen profitieren von der oben schon gepriesenen, außerordentlichen Flexibilität virtueller Telefonsysteme. Ihre Mitarbeiter können von überall aus telefonieren, egal, ob sie sich im Büro, im Home-Office oder unterwegs befinden. Darüber hinaus können Sie von PC, Handy oder Tablet auf das Cloud-System zugreifen und sogar von einem Gerät zum anderen wechseln, sollte dies nötig sein. Da Sie Gespräche nun nahtlos von einem Gerät oder Mitarbeiter zum anderen weiterleiten können, können Sie besseren Kundenservice bieten. I-Tüpfelchen ist, dass Sie nach Außen möglicherweise größer erscheinen, als sie sind, wenn Sie alle Möglichkeiten optimal ausreizen.

Sie können allen Mitarbeitern Zugriff auf sämtliche Kundenkommunikation geben. So ist jeder Ihrer Angestellten stets auf dem neusten Stand und kann informiert handeln. Die Einrichtung des Systems ist einfach und kann ohne großen technischen Aufwand durchgeführt werden.

Eine Cloud-Telefonanlage ist nicht nur Telefonanlage. Sie ist eine allumfassende Komplettlösung für sämtliche Kommunikationsanforderungen Ihres Betriebs. Dies beinhaltet unter anderem auch Chat-, Videokonferenz- und SMS-Optionen. Wenn Ihre Firma wächst, können Sie einfach Benutzer hinzuregistrieren. Ihr Cloud-Telefonsystem wächst sozusagen völlig unproblematisch mit Ihnen.

Eine Cloud-Telefonanlage ist nicht nur Telefonanlage, sondern eine allumfassende Komplettlösung.

Nicht zuletzt können Sie mit einer VoIP-Telefonanlage gegenüber herkömmlichen Festnetzanschlüssen Einsparungen von bis zu 30% erzielen. Ihre gesamte Firmenkommunikation läuft mit VoIP über ein einziges System, für das Sie (wenn überhaupt) wenig Hardware anschaffen müssen und vergleichsweise geringe Gesprächskosten zahlen.

Die meisten Cloud-Anbieter haben Pakete für Firmen verschiedener Größenordnungen im Angebot. Die Preismodelle richten sich danach, wie viele Benutzer Sie registrieren und welchen Angebotsumfang Sie wünschen.

RingCentral beispielsweise richtet sich mit seiner Office Standard-Lösung gerade auch an kleine Teams.

 

Worauf Sie bei Telefonanlagen-Anbietern im Vergleich achten sollten

Sicherheit 

Damit Ihre Daten jederzeit geschützt sind, sollte Ihre Cloud-Telefonanlage Mechanismen wie verschlüsselte Gespräche und Pin-gesicherte Zugänge nutzen. 

Verfügbarkeit und Ausfallgarantie

Da Sie über das Internet kommunizieren, brauchen Sie die Garantie, dass dieses so gut wie niemals ausfällt. VoIP-Telefonsysteme professioneller Anbieter werden daher normalerweise in verschiedenen Hochleistungs-Rechenzentren gehostet. Meist garantieren Sie eine Verfügbarkeit von über 99% – RingCentral verspricht sogar eine Betriebszeit von 99,999%.

Integration mit anderen Apps

Ihre virtuelle Telefonanlage sollte sich problemlos in bereits vorhandene Anwendungen einbinden lassen. Im Idealfall kann sie mit den meisten üblichen Tools wie unter anderem Microsoft 365, G Suite und Salesforce verbunden werden. Auch eine benutzerdefinierte Integration per API sollte möglich sein.

Flexible Tarife

Damit Sie beweglich bleiben, sollte Ihr Anbieter Ihnen Tarife pro Monat und Nutzer bieten, die Sie monatlich kündigen können. So binden Sie sich nicht von vornherein über einen langen Zeitraum und können Ihr Kommunikationspaket anpassen, wenn sich Ihre Firmenstruktur ändert.

 

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    RVP Global Service Providers DACH