Geografisch verteilten Teams eine einfachere Zusammenarbeit zu ermöglichen, ist für Unternehmen eine schwierige Aufgabe. Durch die Pandemie mussten sie ihre üblichen Betriebsabläufe unter zahlreichen Aspekten neu überdenken. Remote-Kommunikation und -Zusammenarbeit zu unterstützen, wurde so zum vorrangigen Ziel.
Reduzierung der persönlichen Kontakte
Persönlicher Kontakt war immer schon der beste Weg, um die Teamarbeit zu fördern, sei es in Form von Brainstorming-Sessions zur Ideenfindung oder einer Präsentation zum Ablauf eines neuen Projekts. Formelle und informelle Interaktionen kommen leicht zustande, wenn alle Mitglieder eines Teams in einem Büro arbeiten und sich in der Kaffeepause treffen oder Meetings vereinbaren, um sich auszutauschen.
Die Remote-Arbeit bedeutete das Ende dieser einfachen Kontaktmöglichkeit, deren Wichtigkeit wir schon vergessen hatten. Sicher bietet diese Art zu arbeiten viele Vorteile, sie kann die Zusammenarbeit jedoch auch erschweren. Eine Untersuchung zur Erfahrung mit Remote-Arbeit 2020 ergab, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Zusammenarbeit und Teamarbeit gegenüber der Zeit vor der Pandemie um 26 % zurückgegangen ist.
Um diesem Problem entgegenzuwirken und ihre Mitarbeiter miteinander zu vernetzen, setzten viele Unternehmen sehr rasch auf Cloud-Kommunikation. UC-Lösungen enthalten zwar alle Tools, die das Personal benötigt (Team-Messaging, Telefonie, Videokonferenz), doch werden diese Funktionen oft wahllos eingesetzt, ohne im Einzelfall zu entscheiden, welcher Kanal sich für die jeweilige Aufgabe am besten eignet.
Video – eine (manchmal) geniale Funktion
Für den schnellen Austausch dringender Informationen reicht Instant Messaging aus, solange der Inhalt klar und eindeutig ist. Um tiefergehende Diskussionen zu führen, empfiehlt sich dagegen eher ein Telefonanruf oder ein Videogespräch. Doch in vielen Fällen werden Telefon und Video beliebig verwendet, ohne zu berücksichtigen, welche zusätzliche Qualität die Videofunktion bietet und wann diese entscheidend sein kann.
Wie oft haben Sie schon erlebt, dass in Video-Meetings nur die Hälfte der Teilnehmer ihre Kamera einschaltet? Vielleicht waren die anderen Teilnehmer gerade nicht salonfähig oder hatten einfach keine Lust, sich zu zeigen. Hauptsache teilnehmen, oder?
In bestimmten Fällen allerdings bietet Video deutliche Vorteile gegenüber einem einfachen Telefonanruf:
- Kommunikation ist zu 93 % nonverbal: Wer sich zeigt, kann die Bedeutung seiner Worte besser unterstreichen, genauere Nuancen setzen sowie Missverständnisse vermeiden.
- 87 % der Teammitglieder geben an, sich besser in ihrem Team integriert zu fühlen, wenn sie Video nutzen: Es ist also eine optimale Methode, den Teamzusammenhalt, wie er vorher im gemeinsamen Büro existierte, teilweise wiederherzustellen.
Manchmal genügt ein kurzer Anruf. Doch in anderen Fällen überwiegen die Vorteile der Videofunktion so eindeutig, dass es sich für alle empfiehlt, ihre Webcam einzuschalten.
Fünf Situationen, für die Video geeigneter ist
1/ Besprechungen in kleinen oder mittelgroßen Gruppen
Ein Telefongespräch zu zweit mag noch ganz einfach funktionieren, bei einer größeren Teilnehmerzahl jedoch kann es schnell chaotisch werden. Wenn nicht klar ist, wer gerade das Wort hat, ist es schwierig zuzuordnen, wer was gesagt hat, oder zu erkennen, wann eine Person fertig gesprochen hat.
Und so kann es am Ende passieren, dass Teilnehmer gleichzeitig sprechen oder Mühe haben, die Stimmen der einzelnen Gesprächspartner zu unterscheiden, was unnötig Zeit kostet und die Gesprächsqualität mindert.
2/ Besprechungen zu komplexen Themen
In manchen Fällen ist es möglich, sich einfach und schnell untereinander auszutauschen. Oft gestaltet sich der Austausch jedoch auch deutlich schwieriger, etwa bei Themen wie dem Ablauf eines neuen Projekts, die leichter zu Missverständnissen führen – mit mehr oder weniger schwerwiegenden Folgen.
Die Vermittlung von Inhalten in einer Diskussion läuft nur zu 7 % über die Worte der Teilnehmer. Der überwiegende Teil wird über Tonfall und Körpersprache der Redner transportiert.
Im geschäftlichen Kontext können Missverständnisse fatal sein und dazu führen, dass eine Aufgabe erneut ausgeführt werden muss oder gar ein ganzes Projekt scheitert, um nur zwei Beispiele zu nennen. Bei der Besprechung komplexerer Themen empfiehlt es sich daher, kein Risiko einzugehen und eher per Video als per Telefon zu kommunizieren.
3/ Vier-Augen-Gespräche
Das Gesicht eines Menschen verrät vieles, das sonst verborgen bleibt. Deshalb kommt dem Vier-Augen-Gespräch eine so wichtige Bedeutung zu.
Menschliche Emotionen drücken sich vor allem in Gesichtsausdruck, Tonfall und Körpersprache aus. Bei fehlendem physischen Kontakt übernimmt Video also die zentrale Rolle der emotionalen Verbindung. Im Zweiergespräch, etwa einem Feedbackgespräch zwischen Vorgesetzten und Angestellten, wird es durch Video möglich, Empathie und Menschlichkeit zu zeigen.
4/ Kundengespräche
Nicht nur Manager, Mitarbeitende und Teammitglieder brauchen den persönlichen Kontakt untereinander. Oft ist der persönliche Aspekt auch der Schlüssel, um neue Kunden zu gewinnen und zu halten. Geschäftsessen waren nicht umsonst bislang in der Geschäftswelt unverzichtbar.
Und diese Notwendigkeit persönlicher Kontakte ist auch 2020 nicht verschwunden, ganz im Gegenteil: Mitten im Kampf ums Überleben in einem unsicheren konjunkturellen Kontext ist es für Unternehmen wichtiger denn je, für neue Kunden attraktiv zu sein.
So hat die Videofunktion als Emotionsträger und Kontaktmedium für die Kundenbeziehung eine mindestens ebenso große Bedeutung wie für die internen Kontakte.
5/ Einstellungsgespräche
Viele Unternehmen stellen trotz Konjunkturschwäche weiter neues Personal ein. Es kann sich jedoch sehr langwierig gestalten, die richtige Person zu finden, wenn keine Möglichkeit der persönlichen Begegnung besteht.
Die mit der Remote-Rekrutierung verbundenen Herausforderungen werden auch nicht einfach wieder verschwinden, wenn die Pandemie überstanden ist. Viele Unternehmen sprechen davon, Telearbeit langfristig beibehalten zu wollen, und so scheint die „blinde“ Personaleinstellung und -integration unvermeidlich. Selbst wenn es um die Besetzung eines nicht für Telearbeit geeigneten Postens geht, kann es kostspielig sein, eine große Zahl an Interessierten zum persönlichen Gespräch einzuladen, womöglich inklusive Anreise.
Die gute Nachricht: Zwei Drittel der sich Bewerberinnen und Bewerber können sich ein Einstellungsverfahren per Video vorstellen.
Videonutzung vereinfachen
Video ist nicht unbedingt für alle Meetings erforderlich, an denen Mitarbeitende teilnehmen müssen, doch in bestimmten Fällen kann es für eine intensivere Zusammenarbeit nützlich oder sogar unverzichtbar sein. Damit jedoch auch wirklich alle ihre Kamera einschalten und von den Vorteilen profitieren, muss die Videolösung benutzerfreundlich sein.
Eine Anforderung, die Einzelanwendungen nicht erfüllen, weil sie von allen anderen Tätigkeiten ihrer Angestellten abgekoppelt sind. Wenn Sie spontane Chats oder geplante Besprechungen mit einer reinen Videoanwendung durchführen, müssen Sie hierfür Einladungen verschicken, Verbindungen und Passwörter koordinieren und weitere Voraussetzungen schaffen.
Mit einer einheitlichen Lösung für Messaging, Video und Telefon haben Ihre Angestellten jedoch die Wahl, welchen Kommunikationskanal sie jeweils verwenden möchten – für eine bessere Zusammenarbeit und Vernetzung per Mausklick.
Ursprünglich veröffentlicht 19 Mai, 2021, Aktualisiert 13 Jan, 2023
