Videokonferenzsysteme professionell nutzen

Man video conferencing

Nie waren Gruppen-Videokonferenzen populärer als heute. Innerhalb des vergangenen Jahres haben sie viele Arbeitsteams über soziale Einschränkungen während der Coronakrise hinweggerettet.

Wo Besprechungen nicht länger physisch stattfinden konnten, wurde nun per Videoübertragung zusammengearbeitet. Und manches Unternehmen mag die Erfahrung gemacht haben, dass das ortsunabhängige Zusammenkommen via Videokonferenzsystem auch ganz gut klappt – und sogar ungeahnte, neue Möglichkeiten bereithält!

Da ein Ende vom Arbeiten im Home-Office so schnell nicht abzusehen ist, sollten Sie bei der Ausstattung für Remote-Meetings langfristig auf die richtige Lösung setzen. Dabei ist es wichtig, dass die Software dafür solide ist, scharfe Bilder liefert und auch mehrere Teilnehmer tragen kann.

 

Welche Hardware braucht man für eine Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern?

Für die meisten Videokonferenz-Programme benötigen Sie nur einen Computer mit einer Webcam und einem Mikrofon (oder wahlweise einem Headset mit Mikrofon). Moderne Smartphones, Laptops und Tablets haben Kamera und Mikro schon eingebaut und können ebenfalls verwendet werden. Und natürlich brauchen Sie einen leistungsfähigen Internetanschluss.

Wenn Sie von einem Desktop-PC an einem digitalen Meeting teilnehmen möchten, können Sie Ihre Webcam per USB-Anschluss verbinden. Die Kamera sollte dabei mindestens in Full HD auflösen. USB-Kameras für Desktop-Systeme verfügen meist über eingebaute Mikrofone und können auch mit vorhandenen Audiosystemen verwendet werden.

 

Wie wichtig ist eine gute Kamera für Gruppen-Videokonferenzen?

In der Regel reichen die integrierten Kameras für Standard-Videokonferenzen aus. Sollte Ihnen “Standard” nicht genügen, finden Sie auf dem Markt hochwertigere Kameras, die Ihnen mehr bieten.

Möchten Sie Webcams für Desktop-PCs anschaffen, so gibt es gute Modelle schon ab 50 Euro. Achten Sie darauf, dass die Kamera Videos in Full HD (volle Hochauflösung) übertragen kann und mindestens 30 Bilder pro Sekunde aufnimmt. Das sorgt für flüssige Bewegungen während der Besprechung. Manche Webcams, die für Videokonferenzen ausgelegt sind, verfügen sogar über einen Leuchtring, der das Gesicht optimal ausleuchtet. Die meist in der Kamera integrierten Stereomikrofone sorgen für eine natürliche Stimme und filtern Hintergrundgeräusche heraus.

Für Gruppen-Videokonferenzen sollte Ihre Kamera Videos in Full HD und 30 Bildern pro Sekunde übertragen können.

Wenn hingegen mehrere Personen in einem Raum teilnehmen sollen, empfehlen sich spezielle Videokonferenz-Kameras für Besprechungsräume, Schulungsräume und Hörsäle. Diese zeichnen sich durch eine besonders hohe Auflösung aus und bieten scharfe Bilder, ein raumerfassendes Sichtfeld und eine Schwenkfunktion. Sie können diese Kameras auch per Fernbedienung steuern.

Neben Kamera und Hardware brauchen Sie nun noch entsprechende Software, die Ihre Videokonferenzen möglich macht und auf ein professionelles Level hebt.

 

Was professionelle Videokonferenzlösungen Ihnen bieten sollten

Professionelle Videokonferenzlösungen bieten mehr als nur die Option für eine herkömmliche Videobesprechung. Sie liefern Ihnen nämlich zudem allerhand nützliche Funktionen für eine reibungslose Team-Kommunikation. So können Sie mit cloudbasierten Lösungen beispielsweise während der Videokonferenz chatten, Abstimmungen durchführen, Ihren Bildschirm teilen oder Dateien in die Runde senden. Darüber hinaus können Ihre Meetings aufgezeichnet werden, so dass Sie hinterher Kollegen auf den neuesten Stand bringen können, die nicht teilnehmen.

Cloudbasierte Videokonferenzsysteme nutzen das gesamte Potential moderner digitaler Möglichkeiten, damit Ihre Teams im Home-Office optimal zusammenarbeiten können.

Cloudbasierte Videokonferenzsysteme nutzen das gesamte Potential moderner digitaler Möglichkeiten.

Bevor Sie sich für ein bestimmtes Softwaresystem entscheiden, klopfen Sie es daher auf folgende Faktoren ab:

Höchste Bild- und Sprachqualität

Die Bild- und Sprachqualität ist einer der wichtigsten Faktoren bei Gruppen-Videokonferenzen. Nichts beeinträchtigt eine wichtige Besprechung mehr als pixelige Bilder, verzerrte Bewegungsabläufe oder stotternde Sprachbeiträge. Alle bedeutenden Anbieter von Business-Lösungen setzen daher HD (High Definition) ein. RingCentral Video beispielsweise liefert nicht nur HD-Audio und -Video, sondern das auch in Carrier-Grade-Qualität. Das bedeutet, dass das System im Jahr durchschnittlich weniger als 5 Minuten ausfällt. Das entspricht einer Verfügbarkeit von 99,999 % und ist branchenführend.

Funktionen wie Screen-Sharing, Desktop-Sharing und Chat

Die großen Vorteile von Videokonferenzen sind die vielen Extra-Möglichkeiten, die sie bieten. Geben Sie sich daher nicht mit weniger zufrieden. Beim Screen-Sharing können Sie Ihren Bildschirm freigeben, damit alle sehen, was Sie demonstrieren möchten. Im angegliederten Chat können Sie den Gesprächsfluss lenken. Oder die Teilnehmer können Ihnen während Ihrer Präsentation per Chat Fragen schicken, die Sie später aufgreifen können.

Parallele Übertragung von Bildern mehrerer Teilnehmer auf einem Bildschirm

Es kann ungeheuer nützlich sein, wenn Sie Gesichter, Bilder oder Dokumente mehrerer Teilnehmer parallel auf einem Bildschirm anzeigen können. Zum Beispiel, wenn Sie Materialien von Teilnehmern an verschiedenen Standorten in Echtzeit vergleichen möchten. Oder, wenn Sie in einer Einführungsrunde alle Teilnehmer kurz vorstellen möchten, damit diese ein Gefühl füreinander bekommen.

Geräteunabhängigkeit

Die meisten cloudbasierten Videokonferenzlösungen funktionieren geräteunabhängig – sowohl vom Desktop, vom Tablet als auch vom Smartphone. So können auch Außendienstmitarbeiter per Handy zugeschaltet werden. Oder der Chef in seiner Mittagspause.

Skalierbarkeit

Sie möchten nicht heute ein System benutzen, das Sie ersetzen müssen, sobald Ihr Unternehmen wächst. Ihr Videokonferenzsystem sollte mit Ihnen wachsen können. Bei Anbietern wie Cisco Webex, Zoom Cloud Meetings und RingCentral Video sind bis zu 1000 Teilnehmer möglich.

Ein cloudbasiertes Videokonferenzsystem wächst mit Ihnen.

Schnittstellen, um schnell Integrationen mit anderen Systemen zu realisieren

Eine professionelle Videokonferenz-Software lässt sich problemlos in Ihre Unternehmenssoftware einbinden, egal, ob Sie CRM-, ERP- oder Ticket-Systeme wie Salesforce, Datev oder Zendesk verwenden. Auch Google Workspace, Microsoft Outlook, Teams, Office 365 oder Slack sollten integriert werden können. Ferner macht es Sinn, wenn Ihre Konferenzlösung sich mit Ihrem Kalender verbinden lässt.

Sicherheit

Gerade, wenn Sie in Online-Konferenzen auch Firmensensible Dinge besprechen, sollten Sie unbedingt ausschließen, dass uneingeladene Gäste mithören. Feste, geschützte Einwahldaten verhindern dies. RingCentral setzt sogar auch externe Sicherheitskontrollen ein, damit jede Unterhaltung privat und sicher ist. Darüber hinaus sollte Ihr Anbieter Daten nicht an Dritte weitergeben – lesen Sie die Datenschutz-Richtlinie.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Wenn uns das vergangene Jahr eines gezeigt hat, dann, wie schnell sich die Dinge ändern können. Daher möchten Sie nicht, dass Ihre Software auf einem bestimmten Niveau stehen bleibt. Gute Anbieter passen sich an neue Anforderungen ihrer Anwender an und entwickeln das System dementsprechend ständig weiter.

Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Ein gutes, solides Videokonferenzsystem kostet heutzutage nicht die Welt. Dennoch sollte es Ihnen alles bieten, was oben angesprochen wurde. Bei vielen Anbietern ist die Videosoftware Teil allumfassender Office-Pakete, die zu einem Festpreis pro Monat (und Nutzer) verkauft werden. Diese Office-Pakete sind sozusagen “Rundum sorglos”-Lösungen, die all Ihre Kommunikationsbedürfnisse (Telefon, Chat, Messaging u.v.m.) abdecken.

 

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    Partner Programs Manager DACH