La collaboration sur le lieu de travail se limitait autrefois aux séances de brainstorming et à la coordination de projets en personne et en face à face. Mais nos environnements de travail et la façon dont nous travaillons évoluent. Et avec eux, la façon dont nous travaillons ensemble.
À mesure que les entreprises se mondialisent et deviennent plus complexes, le travail et la gestion de projet s’effectuent de plus en plus en équipe. Une étude publiée dans la Harvard Business Review (1) révèle que “le temps consacré par les managers et les employés au travail collaboratif a augmenté de 50 % ou plus” au cours des vingt dernières années. La même étude souligne que dans de nombreuses entreprises, plus des trois quarts de la journée d’un employé sont consacrés à la communication avec ses collègues.
Comment les employés d’aujourd’hui peuvent-ils assurer une collaboration d’équipe réussie tout en s’adaptant aux structures et aux dynamiques de travail courantes qui font obstacle à une collaboration efficace sur le lieu de travail ?
Quel type d’outils de collaboration dans le cloud les entreprises devraient-elles utiliser pour améliorer leur prise de décision et garantir leur succès ?
Tout d’abord, définissons ce que signifient collaboration et travail collaboratif, et à quoi ils ressemblent lorsqu’ils sont bien menés.
Dans cet article, nous allons examiner les points suivants.
- Les caractéristiques d’une collaboration efficace
- Les avantages de la collaboration d’équipe
- Les 6 principes d’une collaboration efficace
- Les 5 compétences essentielles dont vous avez besoin pour collaborer au travail
- Les outils collaboratifs qui facilitent la collaboration dans l’environnement de travail
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Qu’est-ce que la « collaboration sur le lieu de travail » ?
Il y a situation de collaboration lorsque deux personnes ou plus travaillent ensemble pour produire ou créer quelque chose. Ce travail d’équipe peut avoir lieu en personne ou virtuellement, grâce aux nombreux outils de communication et aux programmes basés sur le cloud créés pour cet objectif.
Si de nombreuses stratégies de collaboration, de communication et de gestion de projet s’avèrent efficaces, les environnements de travail les plus performants ont généralement quelques caractéristiques incontournables en commun.
Vous avez peut-être déjà travaillé dans l’une de ces entreprises (ou même plusieurs, si vous avez de la chance !). Ce sont des lieux et des environnements de travail où les employés se sentent vus, entendus et en sécurité pour partager leurs nouvelles idées. Ces sociétés organisent des réunions et des séances de travail efficaces. Elles ont mis en place des systèmes et des processus de collaboration standardisés. Leurs équipes comprennent l’importance d’une communication saine.
Plus important encore, les cadres et les dirigeants comprennent qu’une collaboration fructueuse sur le lieu de travail n’est pas seulement bonne pour les employés et les ressources humaines, mais aussi pour les clients, pour la prise de décision et donc pour les résultats financiers.
Les avantages d’une meilleure collaboration sur le lieu de travail
Veiller à ce que votre équipe travaille efficacement ensemble sur le lieu de travail peut paraître évident. Le joueur de football américain Ted Sunquist a d’ailleurs justement déclaré que « les bonnes équipes sont celles qui développent un esprit collaboratif pour paver leur chemin vers la réussite. »
Il n’est pourtant pas facile d’amener à une logique de travail d’équipe orientée vers un objectif commun des personnes d’horizons différents, qui vont varier en fonction de la taille et la structure de l’entreprise, les fuseaux horaires différents et la culture d’entreprise propres à chacun.
On note toutefois que les avantages d’une communication et d’une collaboration efficaces dans l’environnement de travail l’emportent largement sur les potentiels obstacles.
Plus d’innovation
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à former des équipes qui rassemblent des collaborateurs issus de différents services, pour procéder à un brainstorming sur certaines questions afin de trouver de nouvelles idées qui profiteront aux ressources humaines comme à l’entreprise dans son ensemble, misant ainsi sur la puissance de l’intelligence collective.
Preuve des avantages de la collaboration, la société de conseil Protiviti a par exemple lancé un « Global Innovation Challenge » au cours duquel chacun de ses bureaux locaux organise une session de travail pour répondre à une question posée par l’équipe de direction. Les idées générées sont ensuite enregistrées sur la plateforme interne de partage d’idées de l’entreprise et examinées par le groupe de travail Innovation de l’entreprise.
Non seulement les initiatives de ce type aident les entreprises à tirer parti des nouvelles idées et des apports de leurs talents en interne, mais des études montrent également que le travail coopératif aide les groupes à innover plus rapidement, à déceler plus vite les erreurs et à trouver de meilleures solutions aux problèmes que lorsque les collaborateurs travaillent seuls (2).
Des équipes plus fortes
Qu’ont en commun les environnements de travail jugés les meilleurs au monde ? Ces sociétés s’efforcent de mettre leurs employés en relation pour former des équipes et des réseaux plus solides. Non seulement le fait d’œuvrer à la réalisation d’un même objectif donne aux membres de l’équipe un fort sentiment d’appartenance, mais la collaboration leur permet également de combler les lacunes des uns et des autres, et de répartir le travail en fonction des points forts de chacun dans une logique de collaboration d’équipe.
Un exemple concret : Workday, une entreprise américaine spécialisée dans les applications cloud dans le domaine des ressources humaines et de la finance, a assuré la mise en oeuvre du programme « New Connections », conçu spécialement pour les nouvelles recrues afin de les aider à établir des liens solides avec leurs collègues. Dans le cadre de ce programme, les employés passent la moitié de la journée à se renseigner sur la valeur des relations, et la seconde moitié à travailler sur un projet communautaire afin d’approfondir leurs relations à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, dans une logique d’esprit d’équipe élargi.
Les résultats parlent d’eux-mêmes. Lors de l’édition 2019 du classement Fortune “100 Best Companies to Work For”, 86 % des employés des organisations lauréates ont déclaré que l’on peut compter sur la coopération des collaborateurs (contre 74 % des employés des entreprises non lauréates), et 91 % ont déclaré que les gens se soucient les uns des autres (contre 82 % des employés des entreprises non lauréates).
Des employés plus compétents et plus qualifiés
Lorsque les équipes collaborent, elles ont l’occasion d’apprendre de nouvelles choses les unes des autres, ce qui contribue à leur développement personnel et professionnel global. La collaboration incite également les gens à réfléchir, à s’exprimer et à en apprendre davantage sur leurs compétences, ce qui peut les aider à mieux se connaître et à mieux comprendre leurs forces et leurs faiblesses.
Par exemple, selon une étude publiée dans la Harvard Business Review (3), les équipes gagnent à faire se rencontrer les points de vue de membres cosmopolites et de collaborateurs locaux, qu’il s’agisse de personnes qui ont vécu dans plusieurs pays et parlent plusieurs langues, ou encore de personnes profondément enracinées dans la région où elles travaillent.
Les membres cosmopolites apportent un savoir-faire technique et une expertise qui s’appliquent à de nombreuses situations différentes, tandis que les membres locaux apportent des connaissances approfondies et un aperçu de la politique, de la culture et des goûts d’une région. Le fait de réunir ces deux types de collaborateurs permet le partage de connaissances et d’apprendre les uns des autres tout en avançant sur les projets en cours.
Une meilleure expérience client
Nous avons tous entendu parler des lignes d’assemblage dans le domaine de l’industrie – et bien qu’elles aient parfois mauvaise réputation, elles nous ont montré que plusieurs personnes travaillant ensemble peuvent achever un projet plus rapidement qu’une personne travaillant seule. Si cela présente de nombreux avantages en interne, l’impact peut aussi être considérable sur l’expérience client (et peut aider à maintenir un taux de fidélisation élevé).
Par exemple, RingCentral est une plateforme de collaboration qui permet aux collaborateurs de tous les services de l’entreprise de communiquer facilement avec les agents du centre de contact, non seulement pour travailler sur des projets internes, mais aussi pour une collaboration ad hoc afin de résoudre les problèmes des clients en temps réel.
Les centres de contact sont ainsi en mesure de résoudre les problèmes plus rapidement qu’auparavant, ce qui rend les clients heureux et soulève des commentaires élogieux.
6 principes pour une collaboration efficace
Si les compétences ci-dessus peuvent vous permettre de bien collaborer, travailler avec succès avec les autres ne dépend pas seulement de ce que vous faites, mais aussi de la manière dont vous le faites. Les styles de collaboration varient énormément d’une entreprise à une autre, et l’état d’esprit dans lequel vous abordez la collaboration peut faire toute la différence. La prochaine fois que vous devrez collaborer avec votre équipe, gardez ces valeurs à l’esprit.
1. L’efficacité
Les réunions sont un élément essentiel de la collaboration, mais au fil des ans, elles ont acquis une mauvaise réputation. En effet, qui n’a jamais participé à une réunion qui semblait trop longue ou inutile ? Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour transformer votre équipe en une machine à produire.
La première consiste à n’organiser des réunions que lorsqu’elles sont nécessaires. La collaboration virtuelle est formidable, mais tout le monde a entendu parler de l’épuisement lié à l’enchaînement des visioconférences. En choisissant judicieusement de faire ou non une réunion, vous pouvez grandement améliorer la collaboration et l’efficacité des membres de l’équipe.
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🌟 Prêt à organiser des réunions plus productives ?
Une autre façon de procéder est de s’assurer que toute réunion ou appel dispose d’un ordre du jour, assorti d’objectifs clairs et définis pour chaque participant.
Enfin, n’oubliez pas de définir à la fin des actions pour toutes les personnes impliquées dans le projet. Si votre projet nécessite un peu plus de travail d’équipe de la part des participants à une réunion, pourquoi ne pas créer un chat d’équipe axé sur le projet pour tout le monde ? L’application de vidéoconférence de RingCentral met cette fonctionnalité au service du travail d’équipe : non seulement vous pouvez organiser des réunions virtuelles, mais vous pouvez également créer une conversation de groupe pour les suivis post-réunion, et ce au sein de la même application.
2. La confiance
Les collaborateurs et les membres de l’équipe doivent se sentir en sécurité pour donner et recevoir un retour d’information véritablement constructif, être inspirés par un objectif commun et disposer des outils et des occasions adéquats pour se connecter. Ce qui ne peut se produire que dans un environnement de confiance où les employés ont le sentiment que leurs coéquipiers et leurs dirigeants ont leurs intérêts à cœur.
3. L’empathie
Chaque membre de l’équipe a un rôle important à jouer. Néanmoins, la collaboration peut s’effondrer lorsqu’un ou plusieurs collaborateurs ont l’impression d’avoir la vie plus dure que les autres ou que les autres membres de l’équipe essaient de les rabaisser. Plus vous apprendrez à connaître vos collègues et à comprendre comment ils travaillent et quels sont les défis auxquels ils sont confrontés, plus vous aurez de chances de collaborer avec eux avec succès.
4. Une attitude positive
Ce n’est pas parce qu’un projet de groupe s’est mal déroulé dans le passé que la même chose se reproduira. Essayez de vous débarrasser de vos blocages passés et abordez chaque situation de travail collaboratif en groupe comme un nouveau départ, en affichant un état d’esprit ouvert et positif.
5. La clarté
Il est rare que tous les membres d’une équipe soient sur la même longueur d’onde dès le début. Il est naturel que chacun ait ses propres priorités ou intérêts. C’est pourquoi il est important d’identifier dès le départ les priorités et les agendas de chacun afin de trouver un dénominateur commun qui fera avancer le projet.
6. La responsabilité
Les entreprises les plus performantes disposent de systèmes et de processus permettant aux employés de se référer au calendrier et aux tâches d’un projet afin de bien comprendre comment leurs contributions affectent le groupe. Ainsi, si les délais ne sont pas respectés ou si quelqu’un ne fait pas sa part du travail, le problème peut être réglé rapidement.
5 compétences essentielles pour collaborer au travail
Si vous avez déjà travaillé sur un projet de groupe qui ne s’est pas déroulé aussi bien que vous le pensiez, alors vous savez que promouvoir la collaboration sur le lieu de travail est souvent plus facile à dire qu’à faire. Vos coéquipiers travaillent peut-être à distance, en télétravail, et sont difficiles à joindre. Ou peut-être votre organisation est-elle trop cloisonnée et les départements ne veulent pas partager l’information.
Si vous êtes confronté à des problèmes de collaboration dans votre environnement de travail, l’une des meilleures choses que vous puissiez faire est de travailler à développer vos compétences générales. Faites-nous confiance : maîtriser ces cinq compétences de collaboration rendra le travail en équipe beaucoup plus facile et efficace.
1. Fixer des objectifs
Lorsque vous travaillez en équipe, tout le monde doit comprendre l’objectif et la vision qui sous-tendent le projet, ainsi que la manière dont vous en déterminerez le succès. Instaurer de la transparence dès le départ permet de générer de la confiance et de s’assurer que tout le monde s’engage à réussir et à s’aligner sur un objectif commun.
2. Communiquer
Avant de vous attaquer à une tâche ou à une mission, assurez-vous de définir des intentions claires. Faites savoir à vos coéquipiers ce que vous faites et fixez des attentes réalistes quant au moment où vous aurez terminé – et assurez-vous de les respecter.
N’oubliez pas non plus de communiquer si vous devez apporter des changements au plan établi. Si un imprévu survient et que vous n’êtes pas en mesure de fournir les résultats escomptés, communiquez sur ces changements.
Encore une fois, c’est là qu’un outil de communication tout-en-un s’avère utile : si votre équipe peut se téléphoner en visio et s’envoyer des messages instantanés à partir de la même application, il y a plus de chances que les membres de l’équipe communiquent rapidement entre eux en cas d’imprévu.
3. Instaurer l’écoute active
Lorsque vous travaillez en étroite collaboration avec d’autres personnes, vous devez écouter attentivement les idées, les commentaires et les conseils de chaque membre de l’équipe, et faire preuve de considération et de respect lorsque vous répondez. C’est le principe de l’écoute active.
Même si vous avez vos propres idées sur la façon dont vous aimeriez que le projet se déroule ou au sujet de qui devrait faire quoi, vous devez tenir compte de l’opinion de vos collègues. Vous ne serez peut-être pas toujours d’accord avec le résultat, mais au bout du compte, vous devez privilégier les besoins et les responsabilités du groupe par rapport à vos propres désirs.
4. Permettre la résolution de problèmes
Parfois, il arrive que des problèmes surviennent et que les gens fassent des erreurs. Dans ce cas, n’oubliez pas d’analyser calmement le problème en équipe, sans blâmer qui que ce soit. Au contraire, concentrez votre énergie à travailler ensemble pour trouver des solutions. Cela permet d’instaurer la confiance entre les membres de l’équipe et de s’assurer que chacun se sent à l’aise pour communiquer et être transparent avec les autres, même s’il se trompe, en adéquation avec le « droit à l’erreur ».
5. Assurer une bonne gestion du temps
Collaborer avec d’autres personnes signifie que vous devez rendre des comptes non seulement à vous-même, mais aussi aux membres de l’équipe qui dépendent de vous. C’est là que les compétences en matière de gestion du temps entrent en jeu. La capacité à hiérarchiser vos tâches et à les planifier en conséquence est essentielle pour respecter les délais et accomplir le travail que votre équipe compte sur vous pour effectuer.
Les outils collaboratifs qui facilitent la collaboration dans l’environnement de travail
Les équipes ne peuvent pas collaborer si elles ne peuvent pas communiquer. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreux outils de gestion de projet numériques pour vous aider à collaborer virtuellement avec vos collègues. Et ce, au-delà du simple courrier électronique : comme nous le savons, le mail n’est pas toujours le meilleur moyen d’entrer en contact avec quelqu’un.
Voici quelques plateformes de communications unifiées qui contribuent à une collaboration efficace sur le lieu de travail.
Découvrez quelques-uns des meilleurs outils de collaboration d’équipe pour vous accompagner au quotidien.
RingCentral
L’application de bureau et mobile de RingCentral est un outil de communication tout-en-un qui rend le travail d’équipe transparent sur tous les canaux. Elle comprend de nombreuses fonctions : appel vidéo, messagerie, partage d’informations et partage de fichiers, gestion des tâches… et peut même s’intégrer à des applications comme Google Drive et Google Calendar.
Vous pouvez l’utiliser pour entamer des conversations avec des clients et des collaborateurs à travers de multiples points de contact, et pour répondre plus rapidement à leurs questions via une collaboration en temps réel entre les départements par le biais d’un appel, d’un message ou d’une vidéoconférence, le tout dans la même application.
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💰 Vous pouvez également utiliser ce calculateur pour estimer les économies que vous pourriez réaliser en utilisant RingCentral dans le cadre de vos communications internes comme externes et de votre travail d’équipe.
Asana
Asana est l’un des outils de gestion de projet les plus populaires du marché : cet outil de travail collaboratif permet d’assigner des tâches à d’autres collaborateurs et membres de l’équipe, d’ajouter des abonnés aux projets (“followers”) et de surveiller les délais et échéances de chaque tâche. Dans sa version la plus basique, Asana fonctionne comme une liste de tâches ou un calendrier de projet robuste. Sa version premium dispose quant à elle de fonctionnalités utiles comme “Formulaires” pour recueillir des informations et “Chronologie” pour suivre les dates de lancement et garder sous contrôle les liens entre les tâches, les tâches non programmées et tous les éléments à venir
Trello
Comme Asana, Trello est un outil de gestion de projet, qui possède une interface conviviale pour organiser les projets et les tâches sous forme de cartes qui peuvent être glissées et déposées dans différentes colonnes. Rapide à mettre en place, cet outil de travail collaboratif fonctionne bien pour le suivi des projets, l’attribution des tâches et la visualisation rapide de l’état des projets de votre équipe en un coup d’œil.
Google Workspace
La suite d’outils de collaboration de Google est difficile à battre : elle est présente dans la pile technologique marketing de la plupart des équipes. De Drive à Sheets en passant par le calendrier, les outils de Google Workspace sont conçus pour permettre aux équipes de modifier des fichiers simultanément et d’enregistrer toutes leurs modifications automatiquement.
Les clés d’une collaboration efficace
Une collaboration efficace ne se résume pas à des ordres du jour de réunions ou à des calendriers de travail.
Qu’il s’agisse de défis d’innovation à l’échelle de l’entreprise ou de programmes d’accueil des nouvelles recrues, les meilleurs environnements de travail utilisent des pratiques et programmes nombreux et différents pour promouvoir la collaboration. Ce qu’ils ont en commun, c’est qu’ils ont compris le pouvoir de se rassembler pour réaliser de grandes choses.
Lorsque vous mettez les bonnes compétences sur la table, veillez à adopter le bon état d’esprit et à incorporer les bons outils numériques au mélange : c’est sur ces bases que la magie pourra se produire.
Publié le 24 Avr, 2023, mis à jour le 15 Déc, 2023
