Si vous gérez encore des projets à l’aide d’invitations à des calendriers, de feuilles de temps, de feuilles de calcul sur Excel, de tableaux de bord sur papier, ou encore de réunions hebdomadaires, mais que vous aimeriez vous montrer plus “agile”, cet article est pour vous.
Vous connaissez le quotidien d’une petite entreprise : tout le monde porte plusieurs casquettes. Les conseillers du service client peuvent se transformer en vendeurs en cas de besoin, et inversement. Quel que soit votre métier de base, il peut vous arriver d’endosser le rôle du standardiste quand votre collègue doit aller chercher des fournitures de bureau, ou du réparateur d’imprimantes à vos heures perdues.
Même en vous cantonnant à votre fiche de poste, une chose est sûre : le nombre d’entrées sur les listes de tâches de chacun ne tend pas à diminuer. Plus les gens jonglent entre diverses missions, plus il y a de chances que certaines tâches soient reléguées au second plan, quand elles ne passent pas carrément à la trappe.
Heureusement, à l’ère des applications, il existe de nombreux (et merveilleux) logiciels de gestion de projet. Certains sont abordables : d’autres le sont moins. Toutes les entreprises ne peuvent pas se ruiner en outils de gestion de projet ou de travail collaboratif : le budget est parfois serré et chaque centime compte. Aussi avons-nous mené notre petite enquête et dégoté pour vous quelques options de haute qualité en matière de logiciels de gestion de projet, de surcroît gratuites.
Quand nous disons gratuit, nous voulons dire gratuit pour toujours. Pas d’essais ou de démos “pour voir », ni de plans aux fonctionnalités incroyablement limitées. Nous avons parcouru Internet à la recherche de grands noms de la gestion de projet qui proposent des options gratuites bien adaptées aux petites équipes qui ont le droit elle aussi de capitaliser sur les méthodes agiles et des flux de travail optimisés.
Ces outils disposent de certaines fonctionnalités qui font partie intégrante de la plupart des logiciels de gestion de projet. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur ce qui distingue chaque produit des autres : ce pour quoi il est le meilleur, ce qui nous plaît et ce que vous obtiendrez gratuitement.
Bien sûr, tous ces outils de gestion de projet accessibles en version gratuite offrent la possibilité de passer à des plans payants : pour plus de stockage, plus d’utilisateurs, plus de sécurité, et un ensemble de fonctionnalités plus étendu. Les prix de ces niveaux supérieurs sont assez raisonnables et se situent généralement entre 2 et 10 euros par utilisateur et par mois. Les versions gratuites sont toutefois un moyen sans risque de se faire la main sur un logiciel de gestion de projet sans ajuster votre budget, surtout si vous êtes une petite équipe.
Aujourd’hui, nous allons aborder les points suivants.
- Qu’est-ce qu’un logiciel ou un outil de gestion de projet ?
- 3 avantages de l’utilisation d’un outil de gestion de projet
- 10 outils de gestion de projet gratuits
- BONUS : 3 outils de gestion de projet à bas prix
👀 Les outils de gestion de projet sont une chose, mais qu’en est-il de vos communications ? Si vous envisagez d’investir dans un nouvel outil de communication, ne négligez pas la téléphonie et intéressez-vous aux solutions unifiées dans le cloud (UCaaS).
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Qu’est-ce qu’un logiciel ou un outil de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet est un logiciel qui vous aide, vous et votre équipe, à organiser votre travail et à suivre des projets complexes à court, moyen et long terme. Le principe : permettre aux chefs de projets et aux membres de votre équipe de mieux visualiser les tâches et les progrès réalisés.
La plupart des logiciels de gestion de projet sont dotés d’une combinaison de fonctions utiles.
- Suivi des tâches : diagrammes de Gantt, calendriers et listes de tâches par équipe en mode “teamwork” ou par individu.
- Visualisation de l’état d’avancement du projet : tableaux de bord indiquant la progression vers l’objectif.
- Possibilité d’assigner des tâches à des individus et à des équipes : à noter, cette fonctionnalité peut être comprise dans les outils de communication existants que votre équipe utilise déjà. Par exemple, l’application RingCentral vous permet d’organiser des vidéoconférences, des appels téléphoniques et même une messagerie d’équipe, mais aussi de créer et d’attribuer des tâches à vos coéquipiers dans le cadre de discussions de groupe.
- Notifications sur les échéances à venir.
- Synchronisation des ordinateurs de bureau et des téléphones portables.
- Disponibilité en application mobile sur iOS et Android.
- Interface parfois personnalisable par les membres de l’équipe en fonction des tâches et sous-tâches spécifiques.
3 avantages de l’utilisation d’un outil de gestion de projet
1. Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à vous simplifier la vie
Imaginez un monde sans de multiples carnets de notes pour jongler entre les réunions, sans calendriers de bureau barrés de correcteur, ou sans Post-it collés aléatoirement sur votre écran d’ordinateur. Le bonheur, non ?
Loin d’être un fantasme inaccessible, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à rassembler toutes vos idées et vos échéances en un seul endroit, avec une visualisation et des notifications pratiques pour que moins de choses vous échappent.
2. Ils vous font gagner du temps et de l’argent
Avec les bons outils de gestion de projet, les tâches se gèrent généralement d’elles-mêmes. Votre équipe recevra des notifications pour les nouvelles affectations et les échéances à venir, et vous n’aurez pas à fouiller dans les notes de réunion pour savoir qui est responsable de tel ou tel projet lorsqu’il est temps d’en assurer le suivi. Vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à la recherche de nouveaux clients et de nouveaux contrats, ce qui est une bonne nouvelle.
3. Ils vous aident à contrôler les charges de travail et la productivité
Avec la possibilité de visualiser la charge de travail de votre équipe d’un seul coup d’œil et en temps réel, vous pourrez fixer des délais plus réalistes et envoyer des renforts si nécessaire, ce qui rendra vos employés heureux. De plus, vous serez en mesure de détecter les problèmes de productivité avant qu’ils ne fassent effet boule de neige et ne bousculent d’autres projets.
10 outils de gestion de projet gratuits
1. Asana
Idéal pour : gérer les grands projets à chaque étape.
Gratuit à vie pour : le travail d’équipe jusqu’à 15 personnes et un nombre illimité de projets.
Idéal pour gérer les tâches professionnelles comme personnelles, le logiciel de gestion de projet Asana offre des fonctionnalités vraiment utiles pour un bon nombre d’utilisateurs dans sa version gratuite, par rapport à d’autres applications de cette liste qui plafonnent à 5 utilisateurs. De plus, grâce aux multiples façons de voir les tâches assignées (liste, tableau ou calendrier), les membres de votre équipe peuvent choisir la meilleure option pour une gestion efficace des projets.
Asana est pratique pour les projets à long terme, et les projets en cours de réalisation qui comportent des étapes plus complexes. Configurez vos tableaux et attribuez chaque élément des projets aux bonnes personnes, afin d’éviter que des étapes importantes ne passent à travers les mailles du filet.
De plus, Asana s’intègre à RingCentral, de sorte que vous n’avez pas besoin de changer d’application pour envoyer un message, passer un appel ou rejoindre une visioconférence. Vous pouvez être plus productif en recevant directement des notifications sur les modifications apportées aux projets que vous suivez directement dans l’application de messagerie RingCentral.
Les chefs de projet disposent d’un outil de gestion de projet pour plus de productivité dans leur organisation et leurs projets.
2. Trello
Idéal pour : automatiser les tâches.
Gratuit pour toujours pour : un nombre illimité de tableaux de bord personnels, 10 tableaux par espace de travail, espace de stockage illimité.
Utilisé par des millions de personnes, Trello est un outil de gestion de projet visuellement satisfaisant, qui a pour ambition de booster le travail d’équipe à travers le monde. Avec cet outil, il est en effet facile d’attribuer des projets et de les faire glisser d’une étape à l’autre. En rassemblant vos tâches, vos coéquipiers et vos outils, vous êtes en mesure de centraliser tout votre contenu, même dans une équipe distribuée.
Le (gros) plus : Butler, l’une des fonctions les plus attrayantes de Trello, est comprise dans la version gratuite. Butler est un puissant outil d’automatisation des flux de travail sans code, qui permet de réduire la programmation et l’affectation manuelles des tâches répétitives. Il suffit de définir les règles, des boutons et des commandes pour automatiser presque toutes les actions dans Trello, et Butler s’en charge !
La puissance de Butler peut être étendue au-delà des limites des tableaux grâce aux intégrations pour Slack, Jira et les e-mails. Butler peut aussi publier des messages sur les canaux Slack, créer de nouveaux tickets Jira, commenter les tickets existants et envoyer des e-mails automatisés directement depuis vos tableaux.
Trello s’intègre à RingCentral, ainsi qu’à beaucoup d’autres « Power-ups » illimités par tableau. Ainsi, vous recevrez des mises à jour sur les projets et les commentaires laissés sur les tâches dans Trello pendant que vous travaillez dans l’application RingCentral.
3. Todoist
Idéal pour : motiver et récompenser votre équipe.
Gratuit à vie pour : jusqu’à 80 projets (5 personnes par projet).
Vos chefs de projet et les membres de votre équipe aiment-ils la compétition ? Dans ce casc, Todoist pourrait être une excellente application pour gérer charge de travail, productivité et workflow en un seul endroit. La progression dans votre liste de tâches est plus ludique grâce à Karma, une fonctionnalité qui permet de contrôler, visualiser et améliorer votre productivité personnelle, en gagnant des points lorsque vous respectez les délais. La visualisation de l’avancement du projet et de votre productivité aide par ailleurs votre équipe à voir où elle excelle et où elle peut s’améliorer, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde au moment des évaluations de performance, quel que soit le type de projet.
Vous pouvez même transformer ces points de karma en une motivation supplémentaire, en offrant de petits avantages pour les périodes les plus longues et autres étapes importantes pour votre entreprise. Cette application très encourageante se combine parfaitement avec RingCentral ; vous recevrez des mises à jour sur l’avancement des projets de vos membres de l’équipe sans avoir à les suivre sur votre temps personnel.
A la manière d’un jeu vidéo, vous pourrez débloquer progressivement les niveaux de l’outil de gestion de projet : à mesure que vous utilisez Todoist, vous progressez dans huit niveaux de karma différents, jusqu’à atteindre le niveau “Éveillé”. A vous la méditation agile !
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4. OpenProject
Idéal pour : l’assurance qualité.
Gratuit pour toujours pour : tout le monde et tous les projets.
Que l’on adopte une approche traditionnelle, agile ou hybride, OpenProject est un logiciel de gestion de projet open-source qui offre des tonnes de fonctionnalités dans son plan communautaire gratuit. Il n’a peut-être pas l’attrait visuel immédiat de certaines autres applications comme Asana ou Slack, mais il est toujours facile de naviguer dans l’outil et de suivre les projets de diverses manières.
Comme il est gratuit pour un nombre illimité de membres, ce produit est très intéressant pour les grandes équipes. Il possède des fonctionnalités spécifiques aux entreprises de développement de logiciels, donc si la correction de bugs est votre pain quotidien, il s’agit sans doute de la solution idéale pour votre équipe. Ces outils d’assurance qualité pourraient aussi être facilement adaptés pour organiser des boucles de feedback produit dans à peu près n’importe quel secteur.
OpenProject est par ailleurs le roi de la souveraineté des données, puisqu’il vous permet de reprendre la propriété de vos données dans un environnement sécurisé et selon les normes les plus strictes en matière de sécurité et de confidentialité. Un espace de travail qui a de quoi rassurer les chefs de projets et les membre de leur équipe au quotidien.
5. Freedcamp
Idéal pour : suivi du temps et facturation.
Gratuit pour toujours pour : nombre d’utilisateurs, projets et stockages illimités.
Comme OpenProject, Freedcamp est un outil de gestion de projet qui offre un grand nombre de fonctionnalités standard en version gratuite pour les équipes de toutes tailles. Il n’y a pas une tonne d’intégrations gratuites incluses ; vous devrez mettre à niveau votre plan pour intégrer Google Drive, par exemple, mais Freedcamp offre un stockage illimité gratuitement, donc cela pourrait ne pas être un obstacle pour vous.
Au programme : listes de tâches, tableau Kanban, sous-tâches, diagramme de Gantt, tâches personnelles privées… Avec Freedcamp, vous avez de quoi optimiser votre charge de travail et la rendre ludique !
Une excellente fonctionnalité est incluse : le suivi automatique du temps passé sur les projets. Avec Freedcamp, plus besoin de regarder l’horloge pour savoir combien de temps vous avez travaillé sur la demande d’un client afin de le facturer correctement. Et vous pouvez facturer directement depuis l’application. Quand on parle de gestion de projet agile !
6. Project.co
Idéal pour : les équipes créatives, la collaboration avec les clients
Gratuit pour toujours pour : 5 projets et 5 utilisateurs internes et une collaboration illimitée avec les clients.
A l’instar de Monday.com ou Asana, Project.co est une plateforme de gestion de projets pour collaborer sans prise de tête avec vos clients, en gérant de A à Z plusieurs projets clients grâce à des fonctionnalités avancées. Cet outil de gestion de projets se distingue vraiment des autres applications de cette liste, grâce à l’accent mis sur le partage d’espaces de travail avec les clients. Si vous avez besoin d’un outil de gestion de projet qui rationalise la communication sur les projets collaboratifs avec les parties prenantes au projet, c’est peut-être le meilleur choix pour vous. Ce logiciel de gestion de projets offre la possibilité de se connecter et de partager des fichiers et des tâches au-delà du bureau, ce qui en fait un excellent produit pour les équipes marketing ou créatives qui ont besoin de recueillir les commentaires et les validations des clients afin de mener à bien les projets et de garantir des livrables de qualité.
7. nTask
Idéal pour : traiter en priorité les problèmes de service et suivre le travail à temps partiel.
Gratuit à vie pour : 5 membres, espaces de travail et tâches illimités.
Voici un autre outil de gestion de projet issu du monde des logiciels, mais qui peut vraiment aider n’importe quelle équipe. Il est conçu pour planifier, analyser et gérer les tâches quotidiennes, et permet d’améliorer la productivité en ayant une vision d’ensemble sur l’avancée du projet.
L’objectif de nTask : permettre de suivre l’avancement précis des membres de l’équipe sur chaque tâche, mais aussi de développer une communication efficace, pour que chacun se comprenne et avance de manière optimale, en petites équipes comme en plus grand comité.
Avec nTask, vous pouvez suivre tous vos projets, y compris ceux qui sont spécifiques à des problèmes de produits ou de services à résoudre. Vous pouvez même définir le niveau de gravité de ces problèmes, en plus de leur priorité, afin que votre équipe de développement ou de service sache comment gérer au mieux son temps sur ces tâches.
Parmi ses fonctionnalités, on trouve : planification de tâches, tableau Kanban, organisation et gestion des priorités, diagramme de Gantt, outils de collaboration (messagerie, commentaires, conversations de groupe, suivi du temps de travail, ou encore calendrier interactif.
La version gratuite de nTask est également équipée de feuilles de temps intégrées, ce qui permet à vos prestataires facturant à l’heure de suivre facilement leur travail et d’être payés.
8. Basecamp
Idéal pour : gérer des projets complexes impliquant de nombreux intervenants.
Gratuit pour toujours pour : 20 utilisateurs et 3 projets à la fois, 1 Go de stockage.
Basecamp est un outil de gestion de projet et de travail collaboratif plutôt costaud, à 99 $ par mois, avec des tonnes de fonctionnalités et de nombreux outils pour suivre et analyser les progrès des grandes équipes : centralisation des conversations sous différents projets, messagerie instantanée “Campfire” pour chatter et discuter, “Message board” pour des annonces et updates plus poussés, calendrier pour rassembler les deadlines, upload des fichiers dans un espace d’hébergement dédié, ou encore notifications pour suivre l’activité au global. Il est également possible de poser des questions « Check-ins » de manière automatique et récurrente à chaque membre de l’équipe, comme « Sur quoi avez-vous travaillé aujourd’hui ? ».
Basecamp propose également un test de ses fonctionnalités entièrement gratuit, avec une capacité qui conviendrait à certaines petites entreprises.
Si vous avez la possibilité de limiter vos projets, cette interface est idéale pour organiser tous les aspects d’un projet en un seul endroit. De plus, si vous ne l’aviez pas encore deviné : Basecamp s’intègre également à RingCentral !
9. ClickUp
Idéal pour : visualiser la charge de travail et suivre les objectifs.
Gratuit pour toujours : tâches et utilisateurs illimités, 100 Mo de stockage.
Votre équipe est-elle surchargée ? Il est difficile de le savoir tant que vous ne voyez pas tout en un seul endroit. La version gratuite de ClickUp peut contenir les tâches de toute votre équipe, quelles que soient sa taille et sa portée. À partir de toutes ces données, vous pourrez voir qui est à pleine capacité, et qui a la bande passante nécessaire pour donner un coup de main sur plus de projets, dans un tableau de bord à la fois magnifique et facile à comprendre.
Cet outil en ligne complet qui vous permet de gérer vos tâches et vos projets avec simplicité et efficacité. Cette boîte à outils collaborative permet notamment de : créer des documents et des tableurs, envoyer des e-mails, planifier des évènements, programmer des rappels, créer des suivis d’objectifs, chronométrer, enregistrer des clips vidéos et les partager, éditer des commentaires et créer des canaux de chat, etc.
ClickUp se concentre également sur le suivi de vos objectifs généraux et de vos projets individuels. Si vous oubliez de vérifier les objectifs stratégiques que vous avez fixés en début d’année, mettez-les dans ClickUp et voyez comment cette application peut aider toute votre organisation à se concentrer sur ses objectifs.
10. Pivotal Tracker
Idéal pour : collaboration interfonctionnelle et gestion des tâches
Gratuit pour toujours pour : 1 à 5 collaborateurs, 5 projets maximum.
Vous avez dit agile ? Avec Pivotal Tracker, vous disposez d’un outil de gestion de projet ultra efficace pour les équipes qui utilisent les méthodes agiles. Solution simple pour les très petites équipes, Pivotal Tracker adopte une approche du logiciel de gestion de projet que nous n’avons pas vue chez les autres. Au lieu d’assigner des projets, vous commencez des « histoires », et vous les développez en ajoutant des tâches et des collaborateurs. Il s’agit d’une vision plus créative de la gestion de projet qui pourrait trouver un écho auprès de vos équipes marketing et de design, ou de toute personne souhaitant une approche nouvelle de la productivité.
La fonction « Mon espace de travail » regroupe toutes les tâches de différents projets en un seul endroit, ce qui vous évite d’avoir à passer d’un onglet à l’autre pour assurer le suivi. Et avec le tableau de bord de la santé de l’équipe, vous pouvez voir les performances de chacun en temps réel, les personnes à récompenser pour leur excellent travail et les endroits où une aide est nécessaire avant que cela ne devienne un problème.
Pivotal Tracker propose de nombreuses intégrations à des applications tierces : Slack, Zendesk, Zapier ou encore RingCentral, pour vous faciliter encore plus la vie.
BONUS : 3 outils de gestion de projet à faible coût
Vous avez besoin de plus de fonctionnalités et vous avez un peu d’argent à dépenser à cette fin ? Outre les options améliorées de tous les outils cités, voici quelques logiciels de gestion de projet qui ne sont pas forcément gratuits, mais qui ne vous ruineront pas pour autant.
1. Wrike
Idéal pour : les équipes de création et de service.
Prix : 24,80 $ par utilisateur et par mois en formule Business. Comprend des formulaires de demande, des analyses, un suivi du temps et bien plus encore, pour mener vos projets de manière collaborative et automatiser les processus.
Votre équipe fonctionne avec des demandes de service ? Que vous soyez dans le domaine de l’informatique, du marketing ou autre, un outil comme Wrike, logiciel de gestion de projet polyvalent et robuste, peut vraiment révolutionner la façon dont vous recevez, suivez et traitez les livrables pour vos collègues et clients.
Parmi les fonctionnalités du plan Business : structure des dossiers et projets contenus, gestion des ressources, charges de travail et suivi du temps, nombre de rapports et de tableaux de bord illimité, groupes d’utilisateurs et autorisations, intégrations avec les solutions DAM (gestion de contenu) et connecteur de contenus dans le cloud, et on en passe !
Le plan relativement abordable de 9,80 $ par utilisateur par mois est une option plus limitée (pas de formulaires de demande, qui sont un véritable argument de vente), mais à tous les niveaux, Wrike s’intègre à RingCentral. Cela signifie que vous pouvez facilement partager des informations entre les deux applications et obtenir des mises à jour sur les projets sans être dans Wrike à tout moment. Le logiciel de gestion de projet peut être l’objet d’un essai gratuit de deux semaines : foncez, vous ne regretterez pas !
2. Zoho Projects
Idéal pour : les équipes au budget serré qui utilisent déjà d’autres outils Zoho.
Prix : le plan Premium de Zoho Projects est seulement de 5 € par utilisateur par mois (15-100 utilisateurs), pour des projets illimités et 100 Go de stockage. Il existe également une version gratuite jusqu’à trois utilisateurs, et une version entreprise à partir de 10 € par utilisateur et par mois.
Zoho Projects est un outil de gestion de projet basé dans le cloud vraiment abordable, avec son lot de fonctionnalités classiques qui permettront à votre équipe de s’organiser et de se concentrer : projets illimités, modèles de projets, champs personnalisés pour vous approprier l’application, diagrammes de Gantt, sous-tâches, rappels et minuteurs, rapports de problèmes et de tâches avancées, budget de projet et EVM, etc.
3. Monday
Idéal pour : les équipes distantes qui veulent rester agiles.
Prix : dépend du nombre d’utilisateurs. Une version gratuite est disponible jusqu’à 2 utilisateurs : en basique, il faudra compter 8 € par mois, 10 € en standard, et 16 € en pro. Sur devis pour les organisations qui cherchent des fonctionnalités professionnelles.
Et si vous centralisiez tout votre travail en un seul endroit, sur une plateforme unique, pour gérer vos sprints et vos itérations ? Création et design, informatique, création de logiciel, marketing, gestion de projet, gestion des tâches : Monday.com est assez populaire, et il est facile de deviner pourquoi. Il s’agit d’un superber outil de gestion de projet et facile à administrer pour toute entreprise qui croit vraiment en sa capacité à aider les équipes à distance – et c’est en soi un bon argument de vente.
L’outil a vocation d’éliminer les réunions inutiles et les chaînes d’e-mails sans fin en permettant une plus grande collaboration au sein d’un flux de travail ou d’un projet spécifique, afin que vous disposiez de toutes les informations dont vous avez besoin directement sur le tableau de bord du projet, et non dans votre boîte de réception.
Ses fonctions phares en standard : vues calendrier et diagramme de Gantt, accès pour les invités, automatisations, intégrations, création d’un tableau de bord qui combine jusqu’à 5 tableaux…
Le plus : son application mobile est disponible sur les appareils IOS et Android, et peut être téléchargée sur Apple Store ou le Google Play Store.
Quel outil de gestion de projet est le meilleur pour les petites entreprises ?
Il n’y a pas deux petites entreprises identiques, comme il n’y a pas non plus deux outils de gestion de projet identiques. Il vous faudra peut-être procéder par tâtonnements pour trouver le meilleur logiciel de productivité pour votre équipe, alors pourquoi ne pas commencer par leur version gratuite ?
Il y a une chose dont nous sommes sûrs : RingCentral s’intègre à toutes sortes d’outils pour vous aider à rationaliser votre activité, à gagner du temps et à atteindre vos objectifs. Apprenez-en plus sur la plateforme de communication d’entreprise n°1 dans le monde, et sur nos solutions tout-en-un de messagerie, de vidéo et de téléphone pour votre équipe, pour une gestion de projet agile et efficace quelle que soit la taille de votre entreprise.
Publié le 11 Mai, 2023, mis à jour le 22 Nov, 2023
