Tout le monde parle des avantages du travail à distance… Et si on parlait franchement de ses pièges potentiels ?
Un problème majeur auquel les équipes peuvent être confrontées lorsque les équipes passent à distance : une communication qui s’effrite, voire qui tombe en panne !
Lorsque vous ne pouvez pas vous rendre dans le bureau d’un collègue pour lui poser une question, cela complexifie les échanges. Quelqu’un peut mal interpréter le ton que vous employez dans un e-mail, ou une tâche peut tout simplement passer à la trappe.
Selon un rapport paru en 2019 et publié par Buffer, une application permettant de planifier ses posts sur des réseaux sociaux comme LinkedIn, la collaboration et la communication sont deux des plus grandes difficultés rencontrées par les travailleurs à distance.
Personne ne souhaite non plus connaître de ralentissement d’activité qui pourraient entraîner une perte de productivité et de revenus. Heureusement, il existe des outils abordables conçus pour permettre à chacun de rester en contact étroit, quel que soit son lieu de travail.
Dans ce billet, nous allons examiner les points suivants.
Outils de communication : une définition
Les outils de communication sont des solutions numériques qui aident les équipes à collaborer et à être plus productives. Il existe de nombreuses façons de communiquer sur le lieu de travail. Il existe donc naturellement de nombreux outils de communication différents sur le marché pour répondre à différents objectifs clés. De la messagerie d’équipe aux appels vidéo, de la gestion de projet à la gestion des tâches, il y en a pour tous les besoins.
Le point commun de tous ces outils de communication est qu’ils vous aident, vous et votre équipe, à vous connecter en temps réel, même si vous ne vous trouvez pas physiquement dans le même espace.
Pourquoi les outils de communication sont-ils importants pour les entreprises ?
Vous est-il déjà arrivé de vous perdre dans une interminable boucle de mails à réponses multiples ? Ou de passer une journée tellement remplie de réunions successives que vous n’avez pas pu travailler ?
Vous n’êtes pas le seul. Combien d’heures perdons-nous chaque jour à fouiller dans nos boîtes de réception et à perdre du temps dans des réunions inutiles qui auraient aisément pu être remplacées par un simple message ou un courriel ?
Si les outils de communication en ligne n’éliminent pas nécessairement tous les courriels ou réunions, ils peuvent vous aider à travailler plus efficacement avec d’autres personnes.
Par exemple, les outils de messagerie de groupe et de chat vous permettent d’envoyer des messages rapides, tandis que les outils de gestion de projet aident les managers à suivre les projets et à hiérarchiser rapidement les tâches.
En gardant ces faits à l’esprit, on comprend pourquoi il existe tant d’applications conçues pour nous aider à communiquer plus rapidement, à mieux collaborer et, en fin de compte, à accomplir plus de travail en moins de temps.
Pourtant, il peut être difficile de savoir quel outil convient le mieux à votre entreprise. C’est pourquoi nous avons dressé la liste suivante d’outils de communication. Que vous soyez une startup de deux personnes ou que vous dirigiez une entreprise du Fortune 500, vous trouverez dans cette liste une solution qui répondra à vos besoins.
7 conseils pour choisir les meilleurs outils de communication pour votre entreprise
Il peut être difficile de trouver le bon outil de communication pour votre entreprise : suivez nos conseils pour vous aider dans votre recherche.
1. Recherchez une solution tout-en-un
La liste ci-dessous contient des options puissantes et multifonctionnelles qui méritent d’être examinées de plus près. Pourquoi ? Le fait d’avoir tous vos besoins de communication au même endroit – partage de fichiers, messagerie d’équipe et visioconférences, par exemple – vous évite de passer d’une application à l’autre.
Selon une étude récente, les employés naviguent d’une application à une autre plus de 1 000 fois par jour. Une inefficacité qui peut sembler minime au premier abord, mais qui se traduit par du temps perdu, des tâches manquées et des erreurs.
En bref, plus vos outils de communication comportent de fonctionnalités, mieux c’est.
2. Trouvez des outils qui plairont à toute l’équipe
Il y a de fortes chances que les membres de votre équipe soient d’âges et de niveaux de connaissances technologiques différents. Lorsque vous recherchez votre nouvel outil de communication, tenez compte des capacités de chacun. Des plateformes simples et épurées offrant des fonctionnalités réellement intuitives peuvent contribuer à une meilleure adoption par les employés de tous niveaux.
Une courbe d’apprentissage plus douce est bénéfique pour votre équipe et votre entreprise. Cela signifie moins de temps consacré à la formation, moins de frustrations, et plus de temps consacré au travail qui a une vraie valeur ajoutée. Il peut être judicieux d’impliquer les membres de votre équipe les moins férus de technologie dans les premiers essais de la solution afin de vous assurer que vous trouverez un produit qui leur facilitera la vie, plutôt que de la rendre plus stressante.
3. Prenez en compte la sécurité
Avez-vous déjà entendu parler du « zoombombing« ? Les équipes à distance de toutes tailles ont appris récemment l’importance d’une connexion sécurisée. Cela vaut doublement si votre entreprise traite des informations sensibles : par exemple dans les secteurs de la finance, de l’éducation, de la santé, des assurances et de la haute technologie.
Si la confidentialité est importante pour votre équipe et vos clients, renseignez-vous sur le nombre de niveaux de sécurité offerts par les outils de communication que vous recherchez (par exemple, RingCentral offre sept couches de sécurité, ce qui semble difficile à battre.)
4. Pensez évolutivité
Nous parions que votre objectif est la croissance. Plus de clients signifie plus de tâches pour votre équipe, et peut-être même la nécessité d’élargir vos rangs. Si vous ne vous projetez pas assez loin dans l’avenir, votre outil de communication risque de connaître des difficultés de croissance.
Il est judicieux de trouver un outil de communication qui évoluera avec vous, au lieu de freiner votre évolution. De cette façon, vous pourrez utiliser la plate-forme dans les phases suivantes de votre activité pour une plus grande continuité, sans avoir à former tout le monde à un nouvel outil lorsque vous vous développerez.
5. Recherchez un excellent support client
De temps en temps, vous pouvez rencontrer un problème technologique que même vos meilleurs techniciens ne peuvent pas résoudre. Pour y remédier, il est préférable de chercher un outil de communication interne qui offre un niveau fantastique de support client pour vous aider dans ces moments-là. Cela peut se faire par le biais des réseaux sociaux, de l’assistance téléphonique ou de l’e-mail.
Par exemple, si vous êtes en communication avec un client en dehors des heures de bureau et que vous rencontrez un problème technique, vous risquez de ne pas pouvoir obtenir d’aide si votre outil de communication interne n’offre qu’un support client de 9h à 17h.
Investissez dans un outil comme RingCentral, qui offre une assistance téléphonique et par chat illimitée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 (à partir de son plan standard), et vous ne serez jamais pris de court. Cela signifie que vous pouvez être de nouveau opérationnel dès que possible, en minimisant les désagréments pour vos clients.
6. Votre outil de communication dispose-t-il d’une gamme de fonctionnalités adaptées à vos besoins ?
En lisant ce guide sur les outils de communication d’équipe, vous verrez que tous les outils n’offrent pas une abondance de fonctionnalités. Certains sont plus spécialisés en fonction de votre secteur d’activité et des besoins de votre entreprise. Par exemple, Jira est conçu pour les équipes de logiciels, tandis que Trello est surtout utilisé par les équipes créatives. Certaines entreprises n’ont tout simplement pas besoin de nombreuses fonctionnalités. Cependant, il n’y a pas de mal à les avoir.
Peut-être n’avez-vous jamais envisagé l’idée de disposer d’un outil d’appel vidéo HD qui puisse également vous aider à gérer les tâches et offrir des analyses commerciales. RingCentral peut faire tout cela et plus encore. Imaginez collaborer avec des collègues sur un tableau de projet Trello et passer directement à un appel rapide pour expliquer vos notes supplémentaires. Tout cela est possible grâce à un outil intelligent comme RingCentral.
Analysez les besoins de votre entreprise et demandez-vous si vous ne pourriez pas bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, comme l’intégration des e-mails Outlook ou Gmail, que vous n’avez pas encore essayées.
7. Veillez à la rentabilité de votre outil de communication
Que vous soyez une startup ou une PME en pleine croissance, vous devez choisir un outil de communication rentable, qui s’adapte à votre budget. Demandez-vous si les fonctionnalités disponibles valent le prix demandé. Cet outil de communication offre-t-il plusieurs formes de communication ? Ou est-il uniquement axé sur la messagerie d’équipe ou les appels téléphoniques ? En outre, vérifiez si l’outil offre une série d’options de mise à niveau en fonction de votre croissance et de votre développement.
Les 8 meilleurs outils de communication d’entreprise, classés par ordre de valeur
Tous les outils de communication ne sont pas créés égaux. Il peut être difficile de savoir quelle plateforme offre vraiment les meilleures fonctionnalités eu égard au prix proposé.
C’est pourquoi nous avons rassemblé dans cette boîte à idées pour votre stratégie de communication quelques-unes des meilleures options : nous les avons classées pour vous en fonction des fonctionnalités disponibles des solutions et outils de communication présentées, et de leur valeur réelle pour les petites entreprises.
1. RingCentral : des fonctionnalités puissantes et la meilleure valeur pour les petites entreprises
Messagerie instantanée, visioconférence, appels téléphoniques, gestion des tâches, partage de fichiers : vous bénéficiez de toutes ces fonctionnalités, et bien plus encore avec RingCentral, le logiciel de collaboration et de communication pour les entreprises qui combine toutes ces fonctions utiles dans un espace unifié de travail d’équipe.
Avec RingCentral, vous pouvez discuter en temps réel à partir de n’importe quel terminal ou emplacement. Vous pouvez partager des liens et des fichiers, créer des discussions de groupe par équipe en fonction de projets, de thèmes ou de services, et participer à des appels vidéo et à des réunions en un seul clic.
Si vous en avez assez de voir vos courriels, discussions et ressources éparpillés entre diverses plateformes, vous allez adorer la façon dont RingCentral rationalise toute la communication de votre équipe dans des conversations, fichiers, tâches et calendriers partagés.
RingCentral s’intègre également à de nombreux outils professionnels populaires comme Google Drive, et ses utilisateurs l’apprécient beaucoup pour sa facilité d’utilisation et la simplicité avec laquelle les conversations peuvent être transformées en tâches concrètes.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de collaboration de ce puissant outil de communication en action.
Attribuez des tâches en un clin d’œil.
Lancez une réunion audio ou vidéo dans la même application.
Passez d’un appel téléphonique à un appel vidéo en un tour de main.
Glissez, déposez et partagez des fichiers en temps réel
📖 Lire la suite :
RingCentral remporte le prix PCMag Editors’ Choice du meilleur outil de communication d’entreprise.
Citation d’un client
« Facile à utiliser, incroyablement riche en fonctionnalités, et s’améliorant sans cesse. Il faut que plus de gens en fassent l’expérience ! » – Greg A., utilisateur de RingCentral
Tarification
RingCentral MVP® est proposé en quatre niveaux, allant de €10.99/mois à €33.99/mois.
🤯 En plus de tout cela, RingCentral pourrait vous faire économiser jusqu’à -20% en coûts informatiques.
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2. 8×8 : bon pour les petites équipes au budget serré
Avantages
Comme RingCentral, 8×8 offre un outil de communication tout-en-un dont le prix est correct. Il s’agit, avec son interface simplifiée, de l’une des solutions riches en fonctionnalités les plus abordables derrière RingCentral. Pour ces raisons, il peut être intéressant de l’étudier si vous avez un petit budget mensuel pour un nouveau logiciel.
Inconvénients
Comme vous le constaterez avec les produits les moins chers de cette liste, il existe certaines limites. Par exemple, 8×8 n’est peut-être pas le bon choix pour votre équipe si la croissance est un objectif principal pour votre entreprise. Les conférences audio et vidéo sont limitées à 100 participants, même dans la catégorie de prix la plus élevée. Cela pourrait signifier que vous devrez recommencer à chercher un outil de communication dans quelques années, voire plus tôt.
Le partage de fichiers de 8×8 est également limité. Vous pouvez déposer des documents dans n’importe quel chat, mais la fonctionnalité s’arrête là. Contrairement à RingCentral, il n’y a aucun moyen de collaborer sur un fichier ou de l’épingler pour plus tard, vous devrez donc faire défiler le chat pour trouver ce dont vous avez besoin.
3. Fuze : l’outil de communication idéal pour la collaboration visuelle
Avantages
Fuze vous permet de télécharger et de partager des fichiers pendant les appels vidéo, un moyen très pratique pour faire approuver un document par toute l’équipe. C’est certainement mieux qu’une chaîne d’e-mails longue de plusieurs kilomètres ! La fonction de tableau blanc est également très intéressante et vous permet d’organiser des réflexions et des brainstormings avec des équipes distribuées.
Inconvénients
Les utilisateurs de Fuze déplorent le fait que l’application se fige ou se bloque et qu’il faille beaucoup de temps pour la lancer. Ils ont également rencontré des problèmes de plantage de la fonction de messagerie mobile, et de lenteur ou d’indisponibilité du service téléphonique. Ces problèmes peuvent causer de véritables difficultés en matière de collaboration et de bonne communication en équipe.
Bien que Fuze autorise un grand nombre de participants aux réunions (jusqu’à 1 000 pour la plupart des forfaits), cette capacité est « limitée dans le temps », selon la page des tarifs, ce qui ne permet pas de savoir si la plateforme est vraiment évolutive… ou quand cette capacité disparaîtra.
4. Vonage : une plateforme riche en fonctionnalités
Avantages
Lorsqu’il s’agit des fonctionnalités offertes sur leur outil de communication, Vonage se classe tout près de RingCentral. Les utilisateurs de Vonage sont globalement satisfaits de la facilité d’utilisation de l’application, de la profondeur des fonctionnalités de la fonction de messagerie d’équipe et du nombre d’intégrations tierces comprises dans leurs plans.
Inconvénients
Avec l’un des tarifs les plus élevés de cette liste, on pourrait s’attendre à une expérience de service client de premier ordre. Mais il y a quelques thèmes récurrents dans les commentaires des utilisateurs qui peuvent laisser perplexes quant à l’efficacité de cet outil de communication d’entreprise.
En coulisses, Vonage semble fonctionner davantage comme une compagnie de téléphone traditionnelle que comme un service de communication dans le cloud. Selon d’anciens utilisateurs, Vonage propose des contrats de deux ans qu’il est difficile (et coûteux) de rompre. D’autres se sont plaints d’erreurs de facturation que le service clientèle a mis beaucoup de temps à rembourser. D’autres encore rapportent que l’équipe de vente leur a promis le droit d’annuler le service sans pénalité, pour se voir ensuite imposer d’énormes frais d’annulation.
Il est possible que vous ayez bénéficié d’une expérience sans souci avec Vonage, grâce à leur application conviviale et riche en fonctionnalités. Assurez-vous cependant de poser beaucoup de questions au départ et d’obtenir des garanties par écrit avant de signer ce contrat pour être sûr de bénéficier d’un bon outil de communication adapté à vos besoins.
5. Broadvoice : un bon service client
Avantages
Broadvoice est un autre acteur abordable dans le monde de la VoIP qui propose des outils de communication interne supplémentaires pour les équipes. Comme RingCentral, son application vous permet d’entamer une conversation dans la fonction de messagerie et de passer rapidement à un chat vidéo. Ce qui peut s’avérer très utile pour garder les projets sur la bonne voie et éviter les malentendus.
La plateforme a également reçu de bonnes notes pour son service clientèle et son assistance.
Inconvénients
Le logiciel B-Hive Communicator n’étant proposé que dans le cadre du plan tarifaire le plus cher de Broadvoice, cet outil de communication d’entreprise est l’un des choix les plus coûteux de cette liste.
Le site Web de Broadvoice n’indique pas clairement quelles sont les capacités des réunions audio et vidéo via l’application Communicator, ni quelles sont les fonctionnalités de la messagerie de groupe au-delà des fonctions de base.
Notre conseil le plus important : si vous décidez de choisir Broadvoice comme outil de communication professionnelle, assurez-vous de vous renseigner de manière exhaustive dès le départ sur ce qui est inclus dans l’application Communicator, afin de savoir exactement de quel service vous disposerez pour une bonne communication.
6. MiCloud Office : une sécurité fiable
Avantages
MiCloud de Mitel est un produit bien connu dans le monde des PBX et offre un produit softphone fiable pour les petites entreprises. MiCloud Office vit sur Google Cloud, ce qui vous permet de bénéficier d’une sécurité de haut niveau et d’une évolutivité prometteuse pour l’avenir grâce à ce puissant partenariat.
Inconvénients
MiCloud vante la qualité de la voix en haute définition, mais pas la vidéo en haute définition, ce qui pourrait être un problème pour vos réunions virtuelles en visioconférence (en comparaison, RingCentral offre la voix et la vidéo HD pour toutes les conférences téléphoniques). Le nombre de participants aux réunions est également limité, en fonction du montant que vous souhaitez dépenser par mois.
Bien que les gens soient globalement satisfaits de la fonction softphone, les utilisateurs de MiCloud ont quelques plaintes récurrentes concernant la facilité d’utilisation du produit. Plusieurs évaluateurs ont mentionné la quantité de formation initiale nécessaire pour que leurs équipes soient opérationnelles. D’autres ont eu des problèmes avec le support technique, disant qu’il était difficile de les joindre en cas de besoin, et ont estimé que le produit lui-même ne valait pas son prix élevé.
7. CenturyLink : bien pour les intégrations Microsoft
Avantages
CenturyLink est assez différent des autres fournisseurs UCaaS (Unified Communications as a Service, ou « communications unifiées en tant que service ») de cette liste, car il est également un fournisseur d’accès Internet pour les petites entreprises. A ce titre, cet outil de communication pourrait être plus cher que d’autres services présents dans cette liste, si vous décidez de l’utiliser comme un service complet. Il peut cependant être utile de rassembler votre Internet et les services de cloud sous un seul fournisseur en cas de problème.
L’application Business Communicator comprend des outils de collaboration interne tels que la messagerie instantanée de groupe et le partage de fichiers, ainsi que la visioconférence, le tout via Microsoft Teams. Les prix des deux niveaux de téléphone numérique ne sont pas clairs : si vous êtes intéressé, il vous faudra appeler ou discuter avec eux pour le savoir.
Inconvénients
Si vous n’appréciez pas l’interface Microsoft, vous risquez de ne pas aimer les outils de communication d’équipe de CenturyLink. Selon TechRadar, OneDrive, le service de stockage dans le cloud de Microsoft, n’a pas l’élégance d’autres services similaires. Et Teams, parfois, ne semble pas intuitif ou facile à naviguer. Cela peut être une véritable perte de temps lorsque vous préparez votre équipe à travailler.
8. 3CX : l’option super bon marché
Avantages
Personne ne peut battre 3CX au niveau du prix : s’il s’agit de votre principale préoccupation, vous devriez envisager cette option. Nous n’exagérons pas : leur formule la plus chère coûte moins de 2 $ par utilisateur et par mois. Pour ce prix, vous bénéficiez d’outils de communication de base tels que la messagerie vocale et les télécopies envoyées par e-mail, ainsi que d’un chat d’équipe avec des mises à jour de statut.
Inconvénients
Vous l’avez compris, avec l’outil de communication 3CX, vous en avez pour votre argent. Les fonctions de collaboration en équipe sont ainsi extrêmement limitées : aucun partage de fichiers, aucun stockage ni aucune annotation ne sont disponibles. De plus, les clients se plaignent de la mauvaise qualité des appels et du fait que l’application se ferme sans préavis.
Cette application peut être utile si vous avez besoin d’un outil de communication rapide et de bon marché. Nous vous encourageons cependant à rechercher une option plus durable, afin de ne pas avoir à chercher un nouvel outil de communication dans un avenir proche.
9. Slack : bon pour la messagerie d’équipe
Avantages
Slack est une application de communication bien connue, particulièrement populaire pour sa fonction de messagerie d’équipe. Vous pouvez suivre tout ce qui concerne les projets au sein de l’entreprise et le travail de l’équipe par le biais de canaux de communication et de discussion. Tout est conservé au même endroit, ce qui est pratique lorsque vous travaillez sur plusieurs projets. Il y a aussi Slack Connect, qui fonctionne comme un réseau social et vous permet de collaborer avec d’autres organisations, et d’assurer une communication externe, de la même manière que vous le faites avec la vôtre.
Inconvénients
Slack est très axé sur la messagerie instantanée d’équipe : en ce qui concerne les réunions et les conférences, vous pouvez trouver qu’il manque des fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre stratégie de communication. Vous pouvez passer des appels vidéo dans l’application Slack, mais pour en tirer le meilleur parti, vous devrez l’intégrer à des applications tierces. Surtout pour les conférences téléphoniques, lorsque vous avez besoin de plusieurs utilisateurs sur un même appel. A noter que des outils de communication comme RingCentral peuvent fournir des appels vidéo HD pour un maximum de 200 utilisateurs.
10. Google Meet : idéal pour le travail d’équipe
Avantages
Google Meet, anciennement connu sous le nom de Google Hangouts, est un outil de communication utilisé dans de nombreuses entreprises. Si vous utilisez déjà Google Workspace et Google Docs, la transition peut être facile pour vous.
Avec cet outil, vous disposez d’un excellent moyen pour créer des chats d’équipe, lancer des appels vidéo et diffuser en direct auprès de 100 000 internautes. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les grandes entreprises qui souhaitent organiser des conférences au sein de l’entreprise et au niveau de l’ensemble de l’organisation. Ce qui, soyons francs, n’est pas une mince affaire. Pour vous assurer que tout le monde est à l’heure, vous pouvez également envoyer des invitations via Google Calendars.
Inconvénients
Vous risquez de rencontrer des problèmes si vos réunions durent généralement plus d’une heure. En effet, cette application mobile est limitée à une heure par réunion. Une durée qui peut convenir aux petites entreprises qui n’ont besoin que d’une réunion hebdomadaire. Toutefois, si vous avez besoin d’organiser davantage de réunions, nous vous recommandons d’acheter un logiciel comme RingCentral, qui offre des capacités de durée de réunion jusqu’à 24 heures dans le forfait standard.
11. Skype : bon pour les conférences
Avantages
Avec Skype, vous pouvez passer des appels téléphoniques depuis votre téléphone, tablette ou ordinateur iOS ou Android, où que vous soyez dans le monde. Skype vous permet d’enregistrer des appels vidéo et de lire des sous-titres en direct lorsque quelqu’un d’autre parle. Ainsi, même si la connexion Skype est interrompue, vous serez en mesure de lire ce que dit votre collègue !
Inconvénients
Skype peut parfois présenter des décalages, ce qui signifie que la connexion est perdue et que la communication est interrompue au milieu d’un appel téléphonique. Voici ce qu’en pense un utilisateur : « La visioconférence est lente. Les images sont décalées pendant les présentations. Il arrive que ça plante. L’assistance clientèle semble lente dans son approche. » Cela peut être frustrant si vous souhaitez bénéficier d’une bonne communication, surtout si vous devez faire face à des délais serrés.
12. Trello : bon pour les projets d’équipe
Avantages
Trello est axé sur le travail d’équipe. Cet outil de communication interne utilise des modèles de tableaux Kanban pour organiser les tâches au sein de l’entreprise et de chaque projet. Ce mode de communication très visuel est idéal pour les équipes créatives, qui peuvent ajouter à chaque « carte » du texte, des documents ou des images. Vous pouvez également fixer des délais et assigner une tâche à chaque collaborateur grâce à la fonction de codage par couleur. Autant de fonctions qui peuvent favoriser l’engagement des employés, car chacun est responsable de sa propre colonne.
Ce logiciel est idéal pour ceux qui n’ont pas nécessairement besoin d’appels vidéo ou d’appels téléphoniques pour communiquer. Si votre travail est davantage basé sur des projets, ce logiciel pourrait être une excellent moyen de communication pour vous.
Inconvénients
Trello est idéal pour prendre des notes et planifier des tâches, mais son inconvénient réside dans le fait qu’il n’est pas possible de passer des appels téléphoniques via l’application. Cela peut s’avérer difficile pour les équipes qui souhaitent discuter des idées présentées sur les tableaux.
Il est peut-être préférable de l’utiliser avec un autre logiciel comme RingCentral, qui dispose d’une intégration Trello. Ainsi, vous pouvez travailler à partir de Trello et passer aux appels vidéo HD en quelques clics.
13. Dropbox Business : bien pour le partage de fichiers
Avantages
La capacité à partager et à modifier des fichiers au sein de l’entreprise constitue une part importante de la communication en entreprise. Dropbox Business vous facilite la tâche. Vous pouvez organiser les fichiers de vos projets et les conserver en un seul endroit facile à utiliser. Vous pouvez apporter des modifications aux fichiers dans l’application et envoyer des fichiers pour une signature électronique avec HelloSign.
Inconvénients
À l’instar de Trello, Dropbox Business ne dispose d’aucune fonction d’appel téléphonique ou vidéo. Ainsi, bien qu’elle puisse contribuer à l’organisation de l’équipe, la communication est limitée. Vous pouvez toutefois envoyer des messages d’équipe via Slack pour discuter des projets dans l’application.
Si vous souhaitez disposer de toutes ces fonctionnalités en un seul endroit, vous pouvez essayer RingCentral, qui s’intègre également à Dropbox pour rationaliser votre flux de travail.
14. Asana : Une interface facile à utiliser
Avantages
Asana est un outil de gestion des tâches tout-en-un doté de bonnes capacités de communication. Vous pouvez créer des tâches et les assigner aux membres de l’équipe, et créer des sous-tâches au sein de celles-ci pour que le travail soit aussi détaillé que possible. En outre, l’équipe peut diviser les tâches en colonnes pour s’adapter à son flux de travail, lorsqu’elle termine une tâche et passe à une autre. Les collaborateurs peuvent également laisser des commentaires sur les tâches et participer aux conversations sur le projet.
Inconvénients
Certains utilisateurs ont trouvé que les fonctionnalités d’Asana ne vont pas assez loin pour répondre aux besoins des entreprises ayant des tâches de gestion plus complexes. Un utilisateur a déclaré : « Cette plateforme n’est bonne que pour les tâches de gestion de projet les plus simples et les plus basiques. Elle ne dispose pas des fonctionnalités plus sophistiquées nécessaires à un véritable outil de gestion de projet, telles que des outils de suivi du temps et d’autres fonctionnalités. » Ainsi, si vous avez besoin d’un outil plus robuste, un logiciel comme RingCentral pourrait être une meilleure option.
15. Jira : bon pour les équipes agiles
Avantages
Jira se présente comme le premier outil de développement logiciel utilisé par les équipes agiles. C’est une déclaration audacieuse : cet outil de communication semble pourtant bien tenir ses promesses. En tant que chef d’équipe, vous pouvez planifier des sprints et distribuer des tâches à votre équipe logicielle. Vous pouvez ensuite suivre ces tâches de la conception à l’achèvement, ce qui est idéal si vos projets sont sensibles au facteur temps.
Jira vous permet également d’intégrer vos outils existants pour un flux de travail plus fluide. C’est important pour les équipes de développement qui utilisent de nombreux outils pour les aider à réaliser le produit final.
Inconvénients
Cet outil est très orienté vers les équipes informatiques. En fait, il peut être un peu déroutant pour ceux qui ne l’utilisent pas à cette fin.
Cet utilisateur explique : « Si Jira était plus simple, je pense qu’il aurait réussi à atteindre son objectif. Le logiciel est noyé dans les détails et les outils aléatoires qui enterrent les avantages et fonctions essentielles, et donc utiles. Je me perds constamment dans la masse de tous les outils que je n’utilise jamais au quotidien. Si vous avez l’habitude d’utiliser des logiciels pour gérer différents types d’équipes Agile, je pense que vous vous en sortirez très bien avec Jira. Si vous êtes novice en Agile, je ne vous recommande pas de plonger dans Jira. Il est trop chargé et embrouillé par de nombreuses fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais. »
Si vous recherchez un outil de communication facile à utiliser, RingCentral est une excellente option. L’interface est conviviale, et vous bénéficiez en plus de la possibilité de passer des appels téléphoniques et vidéo HD via l’application.
Quels sont les meilleurs outils de communication ?
RingCentral est le leader incontesté du secteur : cet outil de communication offre un excellent rapport qualité-prix, grâce à des centaines d’intégrations, des outils de communication et de collaboration en équipe et un service téléphonique et de visioconférence de haute qualité.
Nous savons que chaque petite entreprise est différente : c’est pourquoi nous avons rassemblé les meilleurs outils de communication pour vous permettre d’évaluer vos options et vos priorités.
Quelle que soit l’application que vous choisissez, elle doit vous offrir plusieurs options de communication. La messagerie instantanée peut être cruciale, mais les appels téléphoniques et vocaux, ainsi que la visioconférence, aideront vraiment tous les membres de votre équipe à rester connectés en temps réel, à se retrouver en face à face et à sentir qu’ils font partie de l’équipe, où qu’ils se trouvent.
Notre dernier conseil : il est toujours bon de tester ces produits avec votre équipe, afin de choisir en toute confiance l’option qui lui facilitera la vie, augmentera sa productivité et garantira une communication efficace. Notre plus grand conseil : profitez des essais gratuits ou des démonstrations des outils de communication de cette liste, ou d’autres que vous recherchez, avant d’acheter.
Publié le 17 Avr, 2023, mis à jour le 22 Nov, 2023
