Nos Conseils pour Réussir votre Prochaine Réunion Vidéo

Les vidéoconférences sont au cœur de la communication d’entreprise et il est indispensable d’en maîtriser la technique.

À une époque où de nombreuses équipes ont subitement dû travailler à distance, la vidéo permet aux équipes de rester connectées. Plus que tout autre outil de communication, la vidéo reproduit les conditions d’une conversation en face à face. Cela signifie que les entreprises équipées d’une solution vidéo peuvent maintenir le degré d’interactivité nécessaire à des conversations constructives. 

À mesure que la demande de travail à distance s’accélère, le besoin d’un système vidéo fiable va s’accroître. Pour de nombreuses entreprises, cela signifie deux choses. Tout d’abord, les dirigeants d’entreprise doivent trouver les bons outils vidéo pour accompagner leurs employés. Ensuite, les équipes doivent apprendre à tirer parti de ces services. 

Voici votre guide pour réussir vos visioconférences. 

Conseils pour réussir ses vidéoconférences : les bonnes pratiques

Si vous avez l’habitude des conversations en personne, organiser une réunion à distance par visioconférence représente un changement majeur. Il est possible que vous soyez mal à l’aise avec cette technologie lorsque vous débutez. Sans parler du risque que les connexions Internet à domicile et le matériel informatique laissent à désirer. 

Dans un lieu de travail à distance en évolution, les vidéoconférences jouent un rôle essentiel pour que toute l’équipe reste en contact, peu importe où les employés se trouvent. Cela signifie que les dirigeants d’entreprises doivent accompagner les équipes dans cette utilisation. Cela peut se faire par exemple par les actions suivantes :

• Donnez des conseils pour une mise en place réussie

Assurez-vous que vos employés savent quelle technologie utiliser. Proposez des caméras et casques qui pourraient convenir à votre équipe. Présentez à vos employés les applications de bureau qu’ils vont utiliser et expliquez-leur comment elles fonctionnent. Examinez les possibles problèmes de bande passante. Avez-vous une solution pour aider les employés à participer aux réunions si leur connexion est mauvaise ?

• Ayez toujours un ordre du jour

Il n’y a rien de plus frustrant qu’une réunion sans objectif. Vos employés sont occupés. Assurez-vous que la réunion suit une structure et un objectif clairs. Ainsi, vous saurez tous exactement quoi faire dès que vous vous connecterez : les ordres du jour n’ont pas besoin d’être longs et compliqués. Donner un aperçu rapide des sujets qui seront abordés devrait suffire. Lorsqu’un ordre du jour est fourni, les participants savent à quoi s’attendre. Vous serez également moins susceptibles de vous écarter du sujet à traiter. 

• Invitez les bonnes personnes

Seules les personnes ayant besoin de participer à la réunion devraient être présentes. Inviter tout le monde « au cas où » vous fera juste perdre du temps. Vous devez aussi veiller à ce que toute personne devant participer à la réunion puisse y assister à l’heure prévue. Si quelqu’un n’est pas disponible, trouvez un moyen d’enregistrer la réunion afin de la partager ensuite.

• Soyez préparé

Si vous prévoyez de discuter de certains documents ou graphiques, ayez-les à disposition. Vous pouvez partager certaines ressources en ligne avec votre équipe à l’avance. Ceci permettra à tout le monde d’être prêt à passer à l’action rapidement. Être préparé signifie également apprendre à utiliser les outils de présentation dans votre logiciel de visioconférence.

Que faire avant une vidéoconférence

L’essentiel avant une réunion à distance tient dans la préparation. 

Tout ce que vous ferez avant de démarrer la visioconférence doit vous permettre d’offrir la meilleure expérience possible à vos collègues. 

1. Testez votre équipement

Commencez par tester votre équipement. En d’autres termes, assurez-vous d’avoir une bonne connexion Internet, et que tout est correctement branché. Vérifiez :

• Votre caméra vidéo : assurez-vous que tout le monde peut vous voir. Vérifiez que l’image n’est pas trop agrandie. S’il y a du désordre à l’arrière-plan, c’est peut-être le moment de ranger. 
• Votre système audio : que vous utilisiez un téléphone de conférence ou un micro, il faut que votre voix soit claire. Testez votre microphone et assurez-vous au préalable, à l’aide de votre ordinateur, qu’il est correctement réglé. Vous pouvez même utiliser votre smartphone dans certains cas. Assurez-vous simplement qu’il n’y ait pas d’interférence. 
• Votre logiciel : vérifiez toutes les fonctionnalités du logiciel de visioconférence que vous allez utiliser. Savez-vous comment couper le son des personnes présentes si nécessaire ? Êtes-vous en mesure d’enregistrer la réunion ? Comment allez-vous partager des fichiers pour donner du contexte ? Savez-vous comment partager votre écran, voire juste une fenêtre de votre PC ?

Une fois que vous avez effectué les tests, l’étape suivante consiste à vous préparer à la réunion. 

Visioconférence, partage d’écran et messagerie intégrés pour les équipes quelle que soit leur taille.

Découvrez comment

2. Préparez votre visioconférence

La préparation de la réunion englobe tout, depuis la vérification que vous avez les bonnes informations jusqu’à la garantie que vous donnez une image professionnelle. Passez en revue l’ordre du jour de la réunion et assurez-vous de disposer de tous les documents et outils nécessaires pour transmettre le bon message. Partager à l’avance des informations essentielles avec votre équipe peut vous faire gagner du temps.

Si vous avez besoin de vous hydrater pendant la réunion, procurez-vous de l’eau maintenant. Ne vous absentez pas en pleine réunion. Assurez-vous d’être à l’aise sur votre chaise, et que votre tenue est professionnelle. Il est également utile de vous assurer que l’endroit depuis lequel vous vous connectez est calme. Installez-vous dans un endroit bien éclairé et sans distraction. Gardez les animaux de compagnie à l’extérieur de la pièce et vérifiez à nouveau votre connexion Internet. 

3. Soyez ponctuel 

Assurez-vous d’être à l’heure à la réunion. Ce n’est pas parce que vous faites une vidéoconférence au lieu de réunir l’équipe en personne que vous pouvez arriver n’importe quand. Si vous craignez que la connexion ne prenne du temps, rejoignez la réunion avec dix minutes d’avance. Il vaut mieux être assis à attendre les autres participants plutôt qu’eux ne vous attendent. 

La ponctualité devrait également être le mot d’ordre de toute la réunion. Assurez-vous de respecter votre ordre du jour et de tout couvrir dans le temps indiqué à votre équipe. Ne laissez pas les conversations sans importance se prolonger. 

Comment faire une visioconférence : pendant la réunion

Une fois la vidéoconférence démarrée, mettez-vous au travail. 

Si vous n’avez pas eu l’occasion de voir votre équipe depuis un certain temps, il est normal de discuter quelques minutes, mais vous devrez attaquer l’ordre du jour aussi rapidement que possible. Assurez-vous d’avoir devant vous une liste des sujets essentiels à couvrir. 

Pendant la réunion

1. Restez totalement concentré

Votre attention doit se porter à 100 % sur la vidéoconférence – et sur rien d’autre. Cela signifie qu’il faudra peut-être fermer toutes vos pages de réseaux sociaux ou ignorer vos e-mails pendant un petit moment. 

Il est tentant de faire d’autres choses pendant la réunion si votre programme est chargé. Mais cela signifie que vous risquez davantage de perdre le fil de vos pensées. Débarrassez-vous de tout ce qui pourrait vous distraire afin d’accorder toute votre attention à vos collègues. 

2. Parlez fort

Que vous organisiez la vidéoconférence ou que vous y preniez simplement part, assurez-vous de parler clairement pour que toute l’équipe puisse vous entendre. Ne marmonnez pas ou ne parlez pas trop loin du micro. Si vous assistez à la réunion, trouvez des occasions d’intervenir et de partager vos idées. 

Quand une autre personne parle, il est utile de mettre votre micro en mode muet. Cela évitera que le bruit de fond chez vous ne perturbe les autres auditeurs. Vous ne devrez cependant pas rester en mode muet pendant toute la réunion. Vous devez aussi vous exprimer !

Les vidéoconférences constituent un excellent moyen pour améliorer la collaboration. Il est plus facile d’avoir une relation de qualité lorsque vous pouvez voir les membres de votre équipe en personne. Ne comptez toutefois pas que sur l’audio et sur la vidéo pour faire valoir votre point de vue. Il pourra être utile occasionnellement de taper des messages ou de partager des liens avec votre équipe, plutôt que d’intervenir oralement. 

Il est probable que votre logiciel de visioconférence dispose également de fonctionnalités de partage d’écran. Il sera donc plus facile de replacer vos discussions dans un contexte et d’expliquer des sujets essentiels. Utilisez au mieux toutes les fonctionnalités auxquelles vous avez accès. 

Après la conférence

Une fois la partie conférence terminée, il vous reste encore du travail. Tous les points de votre ordre du jour ayant été traités, assurez-vous de laisser du temps en fin de discussion pour les questions. Il est important que les autres membres de votre équipe soient en mesure de clarifier les choses en cas de doute. 

Faites savoir à vos employés comment ils peuvent vous contacter s’ils ont des questions une fois la visioconférence terminée. Cela pourra impliquer la création d’un groupe de messagerie instantanée où vous pouvez communiquer à l’aide d’un outil comme RingCentral, ou la transmission à votre équipe d’un calendrier avec indication des heures où vous serez disponible pour parler. 

Une fois la visioconférence terminée, il sera aussi intéressant d’effectuer un suivi auprès de chaque membre de l’équipe. Assurez-vous que chacun est conscient des tâches qu’il doit effectuer, et comment vous allez mesurer leur réussite. Si vous disposez d’un outil de gestion de projet, vous pourrez attribuer des tâches avec des délais. Cela permettra de garder toute l’équipe sur les rails au fur et à mesure de sa progression. 

Les choses à faire et celles à éviter en visioconférence 

À mesure que vous et votre équipe commencerez à vous sentir plus à l’aise dans un environnement virtuel, vous trouverez comment rendre les visioconférences plus naturelles. D’ici là, le fait de revoir les bonnes pratiques des vidéoconférences vous aidera à tirer le meilleur parti de vos réunions. 

Pour ne pas prendre de mauvaises habitudes, voici quelques conseils pratiques sur les choses à faire et celles à éviter.

Choses à faire :

• Vérifiez votre équipement de visioconférence au préalable afin de vous assurer que tout fonctionne. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe se sentent à l’aise avec leur matériel et la technologie. 
• Fournissez une formation ou un accompagnement supplémentaire aux personnes qui ont besoin d’aide avec leur logiciel. Si certains de vos employés sont plus à l’aise que d’autres, lancez un programme de tutorat. 
• Suivez un plan et évitez de vous en écarter. Si vous souhaitez avoir une conversation pour prendre des nouvelles, planifiez de faire cela une autre fois. 
• Soyez ponctuel et courtois. Soyez à l’heure à la réunion et essayez de la terminer à l’heure prévue. Assurez-vous également de donner aux membres de votre équipe de nombreuses occasions de parler. 
• Utilisez les bons outils de visioconférence. Assurez-vous de disposer de toutes les fonctionnalités nécessaires, depuis le mode HD jusqu’au partage d’écran ainsi que les options d’enregistrement. 
• Assurez un suivi auprès des membres de votre équipe. Assurez-vous que tous les membres ont compris les différents points abordés et ce qu’ils devront faire par la suite. 

Choses à ne pas faire :

• Faire (ou essayer de faire) plusieurs choses en même temps. Votre réunion ne peut pas être efficace si vous êtes en train de manger ou de vérifier vos e-mails. 
• Se connecter à la réunion depuis n’importe quel endroit. Un café fréquenté n’est pas un lieu idéal pour discuter de sujets professionnels et confidentiels. Trouvez un endroit calme et à l’écart.
• Avoir trop de logiciels et d’applications qui tournent en arrière-plan. Cela pourrait consommer toute votre bande passante et réduire la qualité de votre connexion. 
• Être en tenue débraillée. Ce n’est pas parce que vous travaillez à la maison que votre tenue vestimentaire ne doit pas être professionnelle. Tenez-vous droit sur votre chaise et habillez-vous comme si vous étiez au bureau. 

Tirez le meilleur parti de la visioconférence

La visioconférence est l’un des outils les plus puissants à disposition dans le monde du télétravail. Elle permet aux employés de se connecter et de se voir, où qu’ils soient. Ces réunions visuelles fournissent un meilleur contexte, améliorent l’engagement et la collaboration au sein de vos équipes. Cependant, comme pour n’importe quelle autre technologie essentielle, vous devez savoir comment tirer le meilleur parti de vos outils de conférence. 

Il est essentiel que vous appreniez aux membres de votre équipe à maîtriser leur équipement de visioconférence et que vous ayez apprivoisé vos outils. Prenez le temps de vous familiariser avec la technologie que vous allez utiliser, et assurez-vous de toujours suivre un ordre du jour. 

Le télétravail ne devrait pas être quelque chose qui isole une équipe ou réduit l’engagement. Dans les années à venir, nous allons tous dépendre davantage des télétravailleurs pour diriger une équipe efficace. Grâce aux conseils ci-dessus, vous pourrez veiller à ce que tout le monde dans l’équipe se sente en confiance et connecté. Les vidéoconférences sont la clé du succès du télétravail. Assurez-vous de savoir comment les utiliser à votre avantage.

Publié le 24 Juin, 2020, mis à jour le 22 Nov, 2023