Alors que le télétravail devient indispensable pour assurer la continuité des activités, les entreprises se voient encore confrontés à de nombreux obstacles, notamment techniques : améliorer les outils IT est une priorité pour 39% des dirigeants.
Une étude Gartner a révélé que 74 % des entreprises envisagent de passer à un télétravail plus régulier dans les prochaines années, et près d’un quart d’entre elles prévoient de déplacer 20 % de leurs employés sur site vers des postes à distance permanents.
Pour assurer cette flexibilité du travail tout en permettant aux employés d’être productifs, les outils de collaboration jouent un rôle clé.
Quels sont les obstacles à une collaboration à distance efficace ?
Avec la transition vers le travail à distance, la demande d’outils de communication a rapidement augmenté. En mars 2020, les téléchargements d’applications professionnelles (vidéoconférences, messagerie d’équipe…) ont augmenté de 90% par rapport à l’année précédente. Ces outils sont devenus essentiels pour que les employés puissent collaborer efficacement avec leurs équipes depuis leur domicile.
Cependant, beaucoup d’entreprises ont dû s’appuyer sur des solutions technologiques temporaires. Ces dernières ne sont pas toujours optimisées pour fonctionner en synergie et répondre aux enjeux techniques à long terme.
En mars 2020, les téléchargements d'applications professionnelles ont augmenté de 90% par rapport à l'année précédente. Cliquez pour tweeter
L’une des plus grandes problématiques est la surabondance d’outils. Le fait de disposer d’une application pour chaque mode de communication – messagerie d’équipe, visioconférence et téléphonie – signifie que les employés doivent gérer plusieurs interfaces en même temps. Des études montrent que 68 % des employés utilisent 10 applications différentes dans la même heure, et ce chiffre monte jusqu’à 15 pour certains employés. Cette accumulation d’outils nuit à l’attention des employés, entrainant une baisse de productivité et une augmentation de la fatigue et du stress.
Un autre obstacle courant est l’utilisation de systèmes sur site, ne fonctionnant que lorsque vous êtes dans les bureaux. Cela oblige les équipes à distance à utiliser des numéros de téléphone externes et d’autres applications pour envoyer des SMS, parler ou collaborer par vidéo, ce qui représente un frein important au déploiement du télétravail.
Des applications multiples peuvent également causer des difficultés à long terme pour les équipes informatiques. Les besoins organisationnels évoluent constamment, et l’intégration de plusieurs solutions les unes avec les autres peut être très complexe. De plus, cela oblige à travailler avec plusieurs fournisseurs de solutions, entraînant des coûts plus élevés et des problèmes de maintenance ou de compatibilité.
Le rôle du UCaaS pour faciliter les communications
Le cloud apporte aux entreprises de la flexibilité pour collaborer efficacement à distance. Les solutions de communications unifiées en tant que service (UCaaS) fonctionnent partout où vos employés travaillent, ce qui leur permet d’utiliser une seule application avec un identifiant unique pour tous leurs besoins de communication.
Les solutions UC permettent aux employés de passer sans effort de la messagerie d’équipe à la vidéoconférence et au téléphone dans le cloud en un seul clic, au sein d’une seule interface. Ils peuvent gérer les appels de leur ligne professionnelle partout et sur des créneaux horaires définis, leur évitant d’utiliser un numéro de téléphone personnel ou de recevoir des appels hors de leurs heures de travail.
Puisque tout est regroupé dans la même solution, les équipes informatiques peuvent facilement gérer les questions de compatibilité, d’évolutivité et de support avec un seul fournisseur. Le modèle cloud permet de réduire les coûts d’exploitation, d’adapter les services en fonction des besoins et de mettre en relation les équipes réparties à de multiples endroits. Cela permet également aux entreprises d’accéder instantanément à de nouvelles fonctionnalités
42% des entreprises souhaitent améliorer leur utilisation du SaaS et des outils en ligne. Cliquez pour tweeter
Depuis plusieurs années maintenant, ces avantages ont encouragé les entreprises à faire passer leurs plateformes de communication dans le cloud en adoptant le UCaaS pour la messagerie d’équipe intégrée, les appels et les réunions vidéo. Plus de 35 % des entreprises utilisent aujourd’hui le UCaaS, contre 19,1 % en 2019.
Un déploiement rapide grâce au cloud
Adopter les communications unifiées facilite non seulement la collaboration à distance mais présente aussi des avantages financiers. Grâce aux solutions cloud, l’entreprise a une meilleure visibilité sur ses coûts de communication et peut éviter les dépenses imprévues. La possibilité de regrouper les services de messagerie, de vidéo et de téléphonie chez un seul fournisseur permet de réaliser des économies supplémentaires.
Les entreprises décidant de passer au cloud peuvent être opérationnelles sur une plateforme de communications unifiées en quelques jours. Contrairement aux solutions sur site, le UCaaS ne nécessite pas d’installation physique (serveurs, téléphone), ce qui facilite le déploiement. Grâce à leur connexion internet et leur ordinateur, les employés peuvent rapidement commencer à communiquer et collaborer par de multiples canaux.
Les administrateurs peuvent quant à eux facilement gérer la maintenance et analyser l’activité. Des actions telles que l’ajout de nouveaux utilisateurs ou de nouveaux numéros de téléphone peuvent se faire en quelques clics et sont opérationnels instantanément.
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L’infrastructure du système de communication réside dans des centres de données sécurisés, redondants et géographiquement répartis, qui fournissent un service de qualité opérateur pour un tarif mensuel unique. Pour les entreprises ayant plusieurs sites, les économies sont encore plus importantes grâce à l’élimination des serveurs physique et du matériel PBX.
Les technologie cloud jouent un rôle crucial en permettant de travailler à distance et en assurant aux entreprises la continuité des activités face aux événements imprévisibles.
Alors que les entreprises se tournent vers des plans de reprise et de continuité, une des principales priorités est de garantir la productivité continue des équipes distribuées. Nous avons pu constater que les employés peuvent assurer leurs missions avec succès même en cas de fermeture forcée de bureaux. En adoptant une organisation flexible pour la collaboration et la communication, les entreprises se préparent à l’avenir et pérennisent les changements opérés cette année.
Publié le 04 Nov, 2020, mis à jour le 09 Déc, 2020
