Webkonferenzen – Kommunikations-Tool der Zukunft

Webkonferenzen verbinden Menschen über Grenzen hinweg. Könnten moderne Webmeetings, Videochats und Webinare Offline-Meetings bald komplett ersetzen?

Wenn das Home-Office zum Tagungsraum wird und das Notebook mit Webcam die Tür zum Business-Meeting öffnet, muss es sich um die Teilnahme an einer Webkonferenz, einem Webinar oder einer Videokonferenz handeln. Auf Knopfdruck mit der Businesswelt verbinden – dieser Trend nahm in den letzten Jahren stark zu und konnte sich besonders 2020 endgültig durchsetzen.

So verdoppelten sich die Suchanfragen nach Remote-Arbeitsplätzen allein auf LinkedIn laut ifo-Institut, und mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen wollen die Arbeit im Home-Office dauerhaft ausweiten¹

Bei diesem Zuwachs handelt es sich um keinen neuen Trend – Unternehmen rund um die Welt bedienen sich Webkonferenzen, Webinare und Videochats, um über Grenzen hinaus zu kommunizieren und Kosten zu senken.

Das rasante Wachstum wird vor allem durch zukunftsfähige Webmeeting-Software beschleunigt. Möglich ist dies durch die hohen Standards und Möglichkeiten, die von professioneller Webkonferenz-Software erfüllt werden.

Was sind Webkonferenzen, was leisten Sie als Kommunikations-Tool in modernen Unternehmen und welche Ansprüche gibt es?

Was sind Webkonferenzen?

Webkonferenzen bezeichnen Treffen im digitalen Raum. Als Gegenstück zu Konferenzen oder Meetings nutzen vor allem Unternehmen die Vorteile der digitalen Kommunikation, bei der zwei bis mehrere hundert Teilnehmern an ihren digitalen Endgeräten der Konferenz mit Bild und Ton folgen, Dateien austauschen, kommunizieren und Live-Feedbacks abgeben können.

Welche Arten von Webkonferenzen gibt es?

Ein virtuelles Meeting kann sich stark vom anderen unterscheiden. Wichtig ist die Menge der Teilnehmer, deren Aktivität und auch, welches Ziel die Online-Konferenz verfolgt.

Webinare: Sie sind ein rasant wachsender Trend. Als Webkonferenzen dienen Webinare Unternehmen dazu, Produkte vorzustellen, das Image zu branden und mit Kunden in Kontakt zu sein. Einige Unternehmen feiern den Tag, an dem neue Produktversionen angekündigt werden, wie auf einem Festival mit Musik und anderen Showeinlagen.

Webinare können darüber hinaus auch Schulungszwecke erfüllen, wobei Teilnehmer auf Wunsch auch am Geschehen teilhaben, Fragen stellen und Umfragen ausfüllen können. Live-Webinare werden häufig aufgezeichnet und später erneut verwendet, um den Live-Charakter zu bewahren und Kosten zu sparen.

Videokonferenzen: Videokonferenzen und Videochats sind die wohl ursprünglichste Form der Online-Konferenz, die dank moderner Bandbreiten und Webcams ausgeführt werden können.

In Videochats stehen sich dabei mindestens zwei Teilnehmer gegenüber, die sich audiovisuell austauschen. Das kann für Online-Meetings bereits genügen, für den professionellen Anspruch fehlen allerdings bestimmte Funktionen, die in Webkonferenzen zur Verfügung stehen.

Webcasts: Ähnlich der Webkonferenz erfolgt der Austausch zwischen Host und Zuschauern. Die Kontrolle liegt dabei in der Hand der Moderatoren. Das Publikum hat nur eingeschränkt Möglichkeiten der Interaktion, beispielsweise durch das Ausfüllen von Umfragen oder die Beeinflussung durch Feedbacks. Webcasts erfüllen dabei den Charakter von Podcasts und stehen als Live-Video oder zum Download zur Verfügung. 

Online-Meetings: Im Vergleich zu anderen Webkonferenzen ermöglichen Online-Meetings einen ausgeglichenen Anteil der Interaktion zwischen den Teilnehmern. Business-Online-Meetings dienen beispielsweise Arbeitsgruppen dazu, gemeinsam an Dokumenten und Projekten zu arbeiten.

Vorteile von Webkonferenzen

Webkonferenzen bieten Teilnehmern die Möglichkeit, über Grenzen hinweg zu kommunizieren. Im Gegensatz zu Video-Chats stehen dank moderner Webkonferenz-Software verschiedene Techniken zur Verfügung, die den Austausch von Informationen im digitalen Umfeld sogar einfacher gestalten können als in einer Konferenz mit physischer Anwesenheit.

Vorteile von Webkonferenzen für Veranstalter und Unternehmen:

•     einfache Administration
•     kostengünstige Kommunikation
•     Überbrückung von Distanzen
•     unterstützt Zusammenwachsen von multinationalen Unternehmen
•     effektive und zeitsparende Zusammenarbeit
•     gute Nachbearbeitung durch Analysen der Teilnehmer

Vorteile von Webkonferenzen für Teilnehmer:

•     Anreise und Aufenthalt entfallen, spart Zeit
•     wichtige Dokumente auf einen Blick
•     direkte Einflussnahme und Feedbacks möglich
•     effektives Arbeiten im gewohnten Umfeld

Vorteile für Hosts und Moderatoren:

•     moderne Online-Meeting-Software unterstützt Moderation
•     einheitliche und direkte Feedbacks
•     schont Kapazitäten

Haben Webkonferenzen Nachteile?

Umfragen haben gezeigt, dass Online-Meetings, Webinare und andere Treffen im digitalen Raum auch mit Nachteilen einhergehen. Schüchterne Personen hätten beispielsweise im Web-Unterricht eine höhere Hemmschwelle, sich zu Wort zu melden, Hosts und Moderatoren fehle zudem das Feedback in Form der Stimmung des Publikums, das nur in Präsenzveranstaltungen spürbar ist. In Webinaren leide zudem die Aufmerksamkeit einiger Teilnehmer.

Moderne Software kann diese Nachteile bei Webkonferenzen im professionellen Umfeld stark abschwächen. So entstehen viele Probleme beispielsweise nur, weil mit einer einseitigen Herangehensweise die Möglichkeiten der Webkonferenz-Software nicht genutzt werden.

Geteilte Whiteboards, Live-Umfragen, Animationen und Online-Konferenz-Tools können das Publikum stärker binden, Fakten mit Hintergrund-Präsentationen veranschaulichen und so auch dem Publikum am heimischen Notebook das Gefühl vermitteln, Teil der Veranstaltung gewesen zu sein.

Anforderungen an Webkonferenz-Software

Viele Nachteile entstehen, weil die falsche oder sogar kostenlose Webkonferenz-Software genutzt wird. Was muss eine Online-Konferenz-Software für die professionelle Anwendung bieten?

Einfache Bedienung und Steuerung: Moderatoren, Hosts und Teilnehmer müssen von Anfang an eine nutzerfreundliche Anwendung vorfinden. Selbsterklärende, einfache Funktionen und ein nutzerfreundliches Interface bieten eine einfache Nutzung bei Präsentationen, die auch die Aufbereitung und Auswertung der Daten oder die Vorbereitung vereinfachen.

Integration in den Kundendienst und interne Kommunikation: Teilnehmer verwalten, Rechte vergeben und aktuelle Daten des Unternehmens nutzen – alles voll vernetzt und online. Konferenz,  Video-Chat und Webinar unter Aspekten der Kundenbetreuung durchführen oder intern an Projekten und gemeinsamen Dokumenten in der Cloud arbeiten – diese Funktionen werden nur von professionellen Online-Lösungen für kleine und große Unternehmen geboten – kostenlose Webkonferenz-Anbieter können aus wirtschaftlichen Gründen kein Produkt auf einem angemessenen Niveau anbieten.

Moderne digitale Möglichkeiten: Eine digitale Präsentation im Hintergrund nutzen, um Daten zu veranschaulichen, Live-Umfragen durchführen und Dateien teilen – Logos und Animationen einblenden – Möglichkeiten der Darstellung, Verwaltung und Organisation sind bei guter Software für Webkonferenzen Teil des Programms, unterhalten das Publikum und erleichtern die Durchführung und Aufbereitung. Auch die Verwaltung und eine flexible Teilnehmerzahl unterstützen die Wahrnehmung der Möglichkeiten rund um virtuelle Meetings.

Sicherheit: Vor allem im Umgang mit Kundendaten und vertraulichen Unternehmensdaten muss Sicherheit großgeschrieben werden. Verschlüsselte Cloud-Lösungen sichern nicht nur die Live-Kommunikation, sondern auch alle Daten des Unternehmens, die mit anderen geteilt werden sollen und vereinfachen die Zuteilung und Verwaltung von Rechten und Mitarbeitern.

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Schnell ein virtuelles Meeting mit der Geschäftsführung, danach eine Präsentation vor einem Schlüsselkunden und vor Feierabend noch den Release der neuen Produktserie verfolgen – was im echten Umfeld kaum an einem Tag möglich wäre, kann dank moderner Lösungen online erfolgen. RingCentral bietet dafür virtuelle Konferenzräume für Webkonferenzen und Webinare.

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Quellen:

1) https://www.ifo.de/node/56686

Ursprünglich veröffentlicht 24 Apr, 2021, Aktualisiert 13 Jan, 2023