Höherer Mehrwert bei geringeren Kosten

Es ist kein Geheimnis, dass die Wartung einer lokalen IT-Infrastruktur recht hohe Kosten verursachen kann, besonders dann, wenn Sie keinen IT-Spezialisten vor Ort haben. Neben der Anfangsinvestition in Hardware und Installation treiben manuelle Upgrades und der Leitungsausbau die laufenden Kosten in die Höhe. Dazu kommen hohe Wartungskosten, da Sie entweder einen IT-Spezialisten einstellen oder einen externen Dienstleister beauftragen müssen.

In einer Welt der knappen Margen kann sich eine Senkung der Kommunikationskosten erheblich auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens auswirken. Für KMU stellen Cloud-Services eine naheliegende Alternative zu traditionellen On-Premise-Systemen dar, weil sie in der Cloud Zugriff auf alle Services haben, die zusätzlichen Wartungskosten aber wegfallen. Unternehmen sparen sich die Kosten für Kauf, Lagerung und Wartung schnell alternder Hardware und profitieren außerdem von der Zugänglichkeit der Cloud, die jedem eine schnelle und einfache Vernetzung und Konfiguration von Kommunikationssystemen ermöglicht. Die Selbstverwaltung von Cloud-Systemen ist per Internetverbindung von überall möglich, und das Hinzufügen und Neukonfigurieren von Leitungen ist ohne Hardware deutlich einfacher.

All diese Faktoren spielten auch eine Rolle, als der Finanzdienstleister Walker Crips Group plc aus London sein Telefonsystem aktualisieren wollte. Ziel des Unternehmens war es, neue Funktionen in das Telefonsystem zu integrieren und dabei die Gesamtwartungskosten zu reduzieren – die perfekte Gelegenheit, das teure Altsystem loszuwerden.

Walker Crips Group plc ist ein in London ansässiger, diversifizierter Finanzdienstleistungskonzern mit 280 Mitarbeitern in sechs Unternehmenseinheiten. In seiner Branche mit hohen regulatorischen Anforderungen benötigt Walker Crips absolut sichere und extrem verlässliche Serviceanbieter, die das Unternehmen dabei unterstützen, geltende Vorschriften einzuhalten und ein erstklassiges Portfolio zu verwalten.

CEO Sean Lam war für die Erneuerung des alten On-Premise-Telefonsystems verantwortlich. Sein Ziel war eine Verbesserung der Funktionalität bei einfacherer und kosteneffizienterer Verwaltung. „Das war eine rein physische Infrastruktur, alles war vor Ort“, so Sean Lam. „Jedes Upgrade war eine Qual.“

Lam wandte sich an den damaligen Anbieter des Unternehmens mit dem Wunsch, das Telefonsystem um bestimmte Funktionalitäten, wie beispielsweise eine flexiblere Anrufaufzeichnung, zu erweitern. Der Anbieter wollte und konnte diese Anfrage erfüllen, jedoch nicht zum aktuellen Preis. „Sie konnten uns das Gewünschte anbieten“, erklärt Sean Lam. „Allerdings bedeutete das mehr Equipment und damit auch höhere Kosten.“

Auf der Suche nach einer besseren Lösung zog Sean Lam 25 Lösungen für Unified Communications as a Service (UCaaS) in Betracht. Die Wahl fiel schlussendlich auf RingCentral, nicht zuletzt wegen der komplett cloudbasierten Service-Bereitstellung. RingCentral konnte auch in anderen Bereichen punkten: „RingCentral ist in Sachen Innovation immer meilenweit voraus“, so Lam. „Funktionalität wird hier groß geschrieben: RingCentral macht kleinen Firmen große Systeme zugänglich. Hier wird einiges geboten.“

Im Rahmen des operativen Geschäfts muss Walter Crips aufgrund von Vorgaben der Finanzindustrie Telefongespräche aufzeichnen. Die Sensibilität dieser Daten verlangt nach einem sicheren und verlässlichen System für die Aufzeichnung und Speicherung der Gespräche. RingCentral half Sean Lam dabei, eine Lösung zu finden, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprach. „RingCentral gewährte uns Zugang zu seiner API und verhalf mir so zu einer leistungsfähigeren Aufzeichnungslösung“, erklärt er. „RingCentral machte uns zum Beta-Standort – so konnten wir noch vor dem offiziellen Release in Europa auf die API zugreifen.“

Über die API-Plattform erarbeiteten Programmierer von Walker Crips gemeinsam mit RingCentral ein Setup, bei dem RingCentral am Ende jedes Tages die aufgezeichneten Anrufe in ein Speicher-Array herunterlädt. „Das war der erste Schritt. Im zweiten Schritt habe wir unsere eigene Suchfunktion erstellt und in unser CRM integriert. Dabei verwendeten wir die Anruf-Referenzdaten von RingCentral, sodass unsere Mitarbeiter die Anrufe über unser eigenes CRM-System aufrufen können“, erklärt Sean.

Über die spezifischen Funktionen hinaus wirkte sich die Implementierung des RingCentral-Systems positiv auf das gesamte Unternehmen aus. Alle Mitarbeiter können nun von überall aus arbeiten und sind laut Sean Lam „deutlich effizienter“. Er erläutert: „Egal, ob sie von zu Hause aus arbeiten oder Kunden treffen: Alles wird zentral aufgezeichnet.“

Konnte durch die Implementierung das ursprüngliche Ziel erreicht werden, den Funktionsumfang zu erweitern und die Kosten zu senken? Laut Sean Lam war das absolut der Fall. „RingCentral ermöglicht uns ein hohes Maß an Kontrolle, und wir konnten durch den Wechsel von CAPEX zu OPEX signifikant Kosten einsparen“, erläutert er. „Wir brauchen keinen externen Support mehr, sondern können unsere Wünsche in Eigenregie umsetzen.“

Die Umstellung von der verteilten Kommunikationslösung zu Unified Communications konsolidiert die Tool-Landschaft und macht Kommunikationsprozesse effizienter. Gleichzeitig führt der Wechsel von einem lokalen zu einem Cloud-System zu signifikanten Einsparungen bei den Betriebskosten. Dies ist nur eine von vielen online verfügbaren Erfolgsgeschichten, die zeigen, wie RingCentral Unternehmen dabei unterstützt hat, ihre Kommunikation zu optimieren und gleichzeitig Kosten zu sparen.

 

Author

    Michael Frearson ist Content Creation Manager für EMEA-Marketing bei RingCentral. Nach einigen Jahren in der Personalbeschaffung war er die letzten zehn Jahre m Bereich Kommunikation tätig. Er hat Artikel zu den verschiedensten Themen verfasst, von veganen Restaurants bis hin zu Passagierfähren.

    Michael Frearson kann auf verschiedene Positionen in der Kommunikationsplanung und -erstellung zurückblicken, unter anderem in den Bereichen Reisen und Tourismus, Online-Gaming und Internetinfrastruktur. Er hat einen BA in Englisch, einen MA in kreativem Schreiben und interessiert sich für zwischenmenschliche Kommunikation und Zusammenarbeit.