Saviez-vous que les logiciels de visioconférences ont beaucoup évolué depuis quelques années ?
Découvrez comment tirer le maximum de vos visioconférences
Le télétravail et les réunions à distance occupent une place de plus en plus importante dans nos vies. De nombreuses entreprises s’orientaient déjà vers des méthodes de travail plus conviviales, une tendance qui s’est accélérée depuis ces dernières années.
Il va sans dire que le passage au travail à distance comporte son lot de défis. C’est pourquoi, avant de vous lancer dans vos efforts pour organiser des réunions virtuelles plus efficaces, vous et votre équipe devez savoir un certain nombre de choses. Voici quelques-unes des questions clés à vous poser :
- Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients des réunions virtuelles ?
- Que devez-vous savoir avant d’organiser une réunion virtuelle ?
- Comment assurer la réussite de vos réunions virtuelles ?
- Que faire une fois les réunions virtuelles terminées ?
Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?
Une réunion virtuelle est tout simplement une réunion qui se déroule en ligne plutôt que physiquement avec tous les participants dans la même salle de réunion.
Les outils de réunion virtuelle comprennent RingCentral Vidéo et d’autres outils dont vous avez probablement entendu parler, comme GoToMeeting, Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom et Skype (bien que ces deux derniers outils – et peut-être quelques autres – soient peut-être plus adaptés aux discussions avec les amis et la famille).
Les réunions virtuelles sont généralement utilisées dans le cadre du travail, pour faire participer des membres de l’équipe à distance, qu’ils soient sur leur lieu de travail ou à leur domicile. L’essentiel est qu’ils se parlent et se voient tous à l’écran grâce à un logiciel de réunion virtuelle.
Quels sont les différents types de réunions virtuelles ?
Il existe plusieurs types de réunions virtuelles : l’outil de réunion que vous choisirez dépendra des besoins de votre équipe et de votre entreprise. Les principaux types dont nous parlerons ici sont la téléconférence, la visioconférence et la webconférence.
La téléconférence
Une téléconférence est généralement une réunion uniquement audio, au cours de laquelle des collaborateurs distants se connectent et se joignent à une conférence téléphonique. Elle convient mieux aux réunions de petits groupes où tout le monde participe à la discussion.
Le principal avantage de la téléconférence est sa simplicité : l’organisation d’un appel nécessite moins de technologie que pour d’autres types de réunions virtuelles. L’inconvénient est que vous ne pouvez pas voir les réactions et le langage corporel des autres personnes.
La visioconférence
La visioconférence s’apparente à une réunion d’équipe en face à face, mais sans que les participants n’aient à se trouver face à face, du moins physiquement.
L’avantage le plus évident des appels vidéo est bien sûr que chacun peut percevoir des indices visuels, tels que le langage corporel, ainsi que des indices sonores. La conversation semble ainsi beaucoup plus personnelle et humaine.
Avec un logiciel de visioconférence comme RingCentral Vidéo, vous disposez même d’une vidéo et d’un audio de haute qualité, ce qui signifie que les participants aux appels vidéo peuvent à la fois se voir et s’entendre (ce qui peut vous sembler sans importance, mais c’est pourtant vital si vous parlez régulièrement à des clients et à des prospects par vidéo).
La conférence web
La plupart des gens considèrent la conférence web comme un type de réunion virtuelle plus pratique. Vous pouvez l’utiliser pour des présentations et des événements virtuels, pour collaborer à des projets (par exemple, grâce au partage d’écran et aux tableaux blancs) et pour organiser des sessions de formation.
La conférence web permet à des collègues de travailler simultanément sur un même projet. Elle est souvent confondue avec les webinaires, mais il faut bien faire la distinction entre les deux, car il ne s’agit pas tout à fait de la même chose.
Le mot « webinaire » combine « web » et « séminaire ». Il s’agit essentiellement d’un séminaire en ligne. Il s’agit généralement d’une méthode de communication à sens unique – sauf peut-être pour les sessions de questions-réponses – alors que la conférence en ligne implique une communication à sens multiples.
Quels sont les avantages des réunions virtuelles ?
Les réunions virtuelles permettent de réaliser beaucoup de choses qui, autrement, seraient rendues difficiles par des contraintes géographiques. Examinons de plus près leurs principaux avantages.
Connexion avec les membres de l’équipe à l’étranger
Grâce au travail à distance, il est plus facile que jamais de collaborer avec des collègues étrangers. Nous ne sommes plus limités à travailler avec des personnes qui vivent à proximité du lieu de travail et qui peuvent s’y déplacer. Aujourd’hui, vous pouvez travailler avec les meilleurs talents de tout le pays et même du monde entier – il vous suffit d’une connexion Internet fiable (et peut-être d’une webcam).
Réduction des frais de déplacement
Il peut arriver que vous souhaitiez faire venir un membre de l’équipe par avion pour travailler sur un projet ou que vous ayez besoin de collaborer plus étroitement avec un consultant externe. Cependant, les frais de déplacement peuvent rapidement s’accumuler, et votre impact carbone exploser.
Les réunions virtuelles vous permettent de réduire vos coûts et vos émissions, car vous pouvez collaborer étroitement et à distance.
Accès à un plus grand nombre de clients
Grâce au travail à distance et aux réunions virtuelles, vous pourriez gagner de nouveaux clients en dehors de votre région et de votre marché national. Maintenant qu’il est si facile de communiquer à distance avec des utilisateurs du monde entier, vous pouvez étendre vos activités à de nouveaux territoires moins concurrentiels et donner un sérieux coup de pouce à votre chiffre d’affaires.
Une plus grande flexibilité
Un autre avantage important des réunions à distance est qu’elles vous permettent d’être plus flexible dans votre emploi du temps. Il n’est pas nécessaire de se déplacer et d’être physiquement présent lors d’une réunion, il est donc plus facile de trouver une heure qui convienne à tous les participants.
Supposons que l’un de vos collègues doive aller chercher sa fille à son entraînement de football à 14 heures. Avec les réunions à distance, il peut simplement reprendre sa journée de travail à 15 heures, une fois qu’il a ramené sa fille à la maison et l’a laissée faire ses devoirs.
Cette flexibilité supplémentaire contribue à améliorer l’équilibre vie privée – vie professionnelle.
Stabilité et résilience
En tant que chef d’entreprise, il y a des situations que l’on ne peut pas prévoir. La pandémie, par exemple : presque du jour au lendemain, tout a changé, les courses, l’école, les rencontres avec les amis et la famille, la façon dont nous passons nos week-ends, tout.
Le lieu de travail n’échappe pas à la règle. De nombreuses entreprises n’ont eu d’autre choix que de fermer leurs portes et de trouver des solutions de remplacement. La possibilité de passer à des réunions virtuelles et au travail à distance a permis à ces entreprises de continuer à fonctionner.
Pour beaucoup, cette stabilité et cette résilience supplémentaires leur ont permis de survivre.
Quels sont les inconvénients des réunions virtuelles ?
Si les réunions à distance présentent des avantages majeurs, elles comportent également quelques petits inconvénients, mineurs.
L’installation et la configuration technique
Pour commencer, l’organisation de réunions en ligne peut nécessiter une certaine configuration technique. C’est facilement gérable, mais il peut y avoir quelques problèmes de départ, surtout pour ceux qui n’ont jamais participé à une réunion.
Chacun participera (très probablement) à la réunion depuis son domicile, ce qui signifie que les systèmes d’exploitation, les capacités audio et vidéo et les connexions Wi-Fi seront diverses et variées.
Mais une fois que vous aurez réglé ces problèmes mineurs après quelques réunions, tout devrait aller pour le mieux.
Recherchez un logiciel de vidéoconférence qui dispose d’une équipe de service à la clientèle et d’une base de connaissances en ligne afin que vous puissiez vous installer rapidement et obtenir de l’aide si vous en avez besoin.
Le maintien de l’engagement des participants
Un autre défi des réunions virtuelles est qu’il peut être difficile de maintenir l’attention et l’engagement de chacun.
Même si les participants peuvent se voir, ils se trouvent dans des salles différentes et derrière un écran. Il est donc beaucoup plus facile d’être passif que lors d’une réunion en personne, surtout lorsque les participants sont nombreux. Les vidéoconférences sont toutefois plus engageantes que les appels audio.
Vous trouverez d’autres conseils pour maintenir l’engagement des utilisateurs dans cet extrait de notre Masterclass « Better Meetings » :
Avant de vous lancer, que devez-vous savoir sur les réunions virtuelles ?
Voici comment vous préparer pour que votre première réunion virtuelle se déroule sans encombre.
Choisir les bons outils
Le choix des outils de collaboration dépend de la nature de votre activité. Heureusement, il existe un grand nombre d’options permettant de faciliter et d’accélérer la collaboration.
Voici quelques points à prendre en considération.
Combien de personnes participeront aux réunions à distance ?
Y aura-t-il trois personnes dans votre réunion ? 25 ? 80 ?
Certaines plateformes de réunion conviennent mieux aux réunions individuelles et risquent de moins bien fonctionner lorsque 20 personnes ou plus tentent de s’y joindre. D’autres outils peuvent accueillir 200 participants, mais leur prix est probablement élevé.
Une fois que vous savez à peu près combien de personnes participeront à vos réunions en ligne, vous pouvez commencer à réfléchir aux fonctionnalités dont vous aurez besoin.
Quelles sont les fonctions essentielles dont vous avez besoin ?
Au minimum, vous aurez besoin de bonnes capacités audio et vidéo. De même, si les participants assistent à des présentations en temps réel ou à des démonstrations étape par étape, vous aurez également besoin d’outils interactifs tels que le partage d’écran.
Si la collaboration est au cœur de vos réunions en ligne, vous devrez vous assurer que tout le monde peut accéder aux bons documents. Google Docs est idéal à cet égard, car plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document.
Une solution logicielle tout-en-un vous évite de devoir passer d’un outil à l’autre, ce qui vous fait gagner du temps et de l’énergie, mais aussi de l’argent.
RingCentral pourrait être le choix idéal pour ce travail. Il permet la vidéoconférence HD et le partage d’écran, ainsi que la messagerie d’équipe. Sa fonction d’annotation permet aux membres de l’équipe de pointer ce qu’ils voient à l’écran, comme ils le feraient lors d’une réunion en face à face.
Des outils polyvalents comme RingCentral permettent également de gérer facilement les tâches, directement au sein de la même application.
Vous pouvez également l’intégrer à d’autres outils de gestion des tâches tels que Trello et Asana. Il vous suffit de trouver la bonne combinaison pour répondre à vos besoins spécifiques.
Planifier les réunions
Il peut être difficile de planifier des réunions virtuelles, surtout lorsque les participants sont répartis sur plusieurs fuseaux horaires. Commencez par utiliser un calendrier de bureau avec accès à l’équipe, afin de voir quand tout le monde est disponible.
Essayez de trouver une heure qui convienne à tout le monde. Si vous avez des employés à Paris et à Pékin, par exemple, essayez d’organiser votre réunion à 10 heures, heure de Paris, pour joindre les membres de l’équipe japonaise à 16 heures, heure de Pékin. Cette heure se situe confortablement dans la journée de travail des deux fuseaux horaires en début et en fin de journée malgré l’importance du décalage horaire.
En fonction de la répartition de votre équipe, la détermination des fuseaux horaires peut rapidement devenir une source de confusion. Utilisez des outils tels que World Clock Meeting Planner et Every Time Zone.
Planifiez également les réunions le plus longtemps possible à l’avance, car il peut être difficile de les organiser à la dernière minute en fonction des fuseaux horaires.
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Établir un ordre du jour de réunion et s’y tenir
Les ordres du jour des réunions sont essentiels, qu’il s’agisse de réunions en présentiel ou de réunions virtuelles. Ils peuvent rendre les réunions plus efficaces et plus fructueuses.
L’ordre du jour doit comprendre les principaux points de discussion, ce que chacun est chargé de préparer et les liens vers les documents pertinents. Veillez à ce que l’ordre du jour soit envoyé à tous les participants à l’avance. Il est à espérer que les participants le liront et viendront ensuite à la réunion avec des idées pertinentes.
Tout cela devrait permettre de gagner du temps : le temps qui serait autrement consacré à penser à la réunion elle-même peut être utilisé pour partager des idées et collaborer.
Essayez de limiter votre réunion à 30 minutes ou moins. Au-delà, il peut être difficile pour les participants de rester concentrés.
Créez un environnement virtuel accueillant
La culture d’équipe et l’environnement de travail sont d’une importance cruciale. Plus les gens sont à l’aise, plus ils sont susceptibles d’être confiants lorsqu’il s’agit de partager des idées, ce qui favorise un travail d’équipe plus efficace.
Il est relativement facile de favoriser une culture de collaboration au bureau. Les gens interagissent en permanence les uns avec les autres, que ce soit à la pause café, en se croisant à l’occasion d’une réunion physique ou en quittant le travail en même temps. Ces moments contribuent à rapprocher les collègues.
Dans le monde virtuel, cependant, il n’y a pas de véritable équivalent. C’est pourquoi il est important de s’en rapprocher intentionnellement du mieux possible.
Prenez quelques minutes au début de votre réunion pour prendre des nouvelles des participants et encouragez une conversation décontractée comme vous le feriez au début d’une réunion en présentiel. Demandez aux participants comment s’est passée leur journée ou s’ils ont vu la série Netflix dont tout le monde parle. De simples bavardages de ce type peuvent faire une vraie différence.
Tout cela contribue à créer un environnement plus accueillant et plus confortable. Même pour les personnes qui se sont déjà rencontrées en personne, les réunions virtuelles peuvent sembler un peu gênantes au début. Les « happy hours » virtuels et les canaux de discussion peuvent aider à recréer les « moments de convivialité« au bureau.
Maintenant que les préparatifs sont terminés, vous êtes prêt à donner le coup d’envoi.
Comment réussir une réunion virtuelle
Lorsqu’il s’agit de faire passer une équipe à des réunions à distance, il est important d’établir des lignes directrices pour les réunions et les règles d’engagement sur le lieu de travail virtuel.
L’étiquette des réunions virtuelles
Les règles des réunions virtuelles est souvent assez similaire à celle des réunions en personne, mais il y a quelques points supplémentaires à ne pas oublier.
- Arrivez préparé : familiarisez-vous à l’avance avec l’ordre du jour de la réunion.
- Présentez les participants les uns aux autres au début de la réunion, s’ils ne se sont pas déjà rencontrés.
- Dans la mesure du possible, assurez-vous d’être dans un endroit calme avec un minimum de bruits de fond.
- Éteignez les notifications de votre téléphone (c’est-à-dire mettez-le en mode silencieux, pas en mode vibreur).
- Ne regardez pas votre téléphone.
- Ne vérifiez pas votre courrier électronique et ne travaillez pas sur d’autres tâches. Concentrez-vous sur la réunion.
- N’interrompez pas les autres pendant qu’ils parlent. Cela peut être un problème dans les réunions virtuelles.
- Mettez-vous en “mute” lorsque vous ne parlez pas.
Le respect et la courtoisie doivent être les mots d’ordre des réunions, en face à face comme en virtuel.
Maintenir l’engagement de chacun
Il est difficile de maintenir l’attention de votre équipe lorsque chacun se trouve dans sa propre pièce, derrière son propre écran. Voici comment maintenir l’engagement de vos collègues.
Prenez le temps de vous retrouver
Nous avons mentionné précédemment qu’il est bon de consacrer quelques minutes au début d’une réunion virtuelle pour une discussion décontractée et amicale. Cela permet de mettre les gens à l’aise et de les préparer à la réunion elle-même.
En prenant l’initiative de discuter avec les participants peu de temps avant une réunion virtuelle, vous constaterez probablement qu’ils sont plus impliqués et plus attentifs à la suite de la réunion.
Donnez une tâche à chacun
Les personnes qui ne savent pas exactement ce qu’elles font lors d’une réunion risquent fort de s’écarter du sujet. Donnez une tâche à chacun : ils auront ainsi un objectif clair qui les aidera à rester concentrés.
Par exemple, vous pouvez confier aux participants la tâche de prendre des notes sur la réunion, de noter les questions qui se posent et de chronométrer la réunion pour éviter qu’elle ne se prolonge.
Les tâches spécifiques de ce type donnent aux participants l’impression d’être plus activement impliqués dans la réunion, en leur donnant une raison de se concentrer.
Concluez la réunion
Réservez quelques minutes à la fin de la réunion pour conclure. Une fois la réunion terminée, tout le monde doit être au clair sur les points suivants.
- La nature des produits à livrer
- Qui est responsable de chaque produit livrable
- La date à laquelle les produits livrables doivent être remis
- La date de la prochaine réunion
Prenez un peu de temps pour clarifier ces points afin que chacun sache ce qu’il doit faire ensuite. Cela permet d’être plus efficace et de réduire la nécessité d’organiser des réunions de suivi et de clarification, qui peuvent prendre du temps inutilement.
Votre réunion est terminée : et maintenant ?
Félicitations, vous venez d’organiser avec succès votre première réunion virtuelle. Avant de faire quoi que ce soit d’autre, occupez-vous des tâches administratives. Veillez à ce que les comptes-rendus et autres documents pertinents soient correctement classés pendant que vous les avez sous les yeux.
Si quelqu’un a signalé des problèmes techniques au cours de la réunion, prenez note de les suivre individuellement. Cela devrait vous permettre d’examiner et de résoudre les problèmes qu’ils ont pu rencontrer, ce qui vous aidera à planifier une réunion plus harmonieuse la prochaine fois.
Prenez le temps de réfléchir au déroulement de la réunion. Quelles sont les parties qui se sont bien déroulées et celles qui pourraient être améliorées ? Vous devriez également poser les mêmes questions à votre équipe, que ce soit individuellement ou en groupe. Vous pouvez leur envoyer un questionnaire à remplir de manière anonyme ; il est ainsi plus facile pour les gens d’être totalement honnêtes.
Demander un retour d’information vous aidera à apporter les changements nécessaires pour améliorer l’expérience des réunions virtuelles pour toutes les parties concernées à l’avenir.
Certains outils de réunion virtuelle, dont RingCentral Vidéo, permettent l’enregistrement vidéo. Vous pouvez alors envoyer le fichier correspondant à votre équipe, afin qu’elle puisse le visionner à sa guise
Prêt à organiser votre prochaine réunion virtuelle ?
Comme pour la plupart des choses, c’est en forgeant qu’on devient forgeron lorsqu’il s’agit de réunions virtuelles. Le passage d’une réunion en personne à une réunion à distance présente des défis uniques, il faut donc être prêt à être patient avec soi-même et avec les autres.
Une fois que vous aurez organisé quelques réunions virtuelles, vous devriez vous rendre compte que tout est plus facile et plus fluide. Pour plus d’informations et de conseils sur le fonctionnement de ce système, consultez RingCentral Vidéo.
Publié le 25 Mai, 2023, mis à jour le 15 Déc, 2023
