Les 30 meilleurs logiciels de vidéoconférence pour 2021

 

De plus en plus de personnes travaillent à distance, parfois dans des villes et pays éloignés. Dans ce contexte, rester en contact avec son équipe devient un véritable défi. Heureusement, il existe un moyen d’éviter les interminables échanges d’e-mails et les appels téléphoniques décalés : la vidéoconférence, aussi nommée visioconférence. La visioconférence est une solution idéale pour organiser des réunions internes à distance. C’est également un outil de discussion très pratique pour échanger avec des clients ou des fournisseurs. Si vous avez une webcam, un microphone et une connexion Internet, vous êtes déjà équipé. Il ne vous reste plus qu’à choisir le meilleur logiciel de vidéoconférence !

Video Conferencing Software: Effectiveness

Il existe de nombreuses options de logiciels sur le marché, et il peut être difficile de sélectionner celle qui convient le mieux à votre organisation. Dans cet article, nous examinerons notamment ce qu’est exactement un logiciel de visioconférence, les fonctionnalités indispensables et les principaux avantages d’utiliser la vidéoconférence.

Bien sûr, en tant qu’entreprise de ce secteur, nous pourrions être un peu biaisés. Nous pensons vraiment que nous sommes les meilleurs, mais nous n’allons pas vous demander de nous croire sur parole ! Nous exposerons les raisons légitimes pour lesquelles RingCentral peut incarner la clé du succès de votre communication en entreprise, mais nous vous présenterons aussi les autres solutions de visioconférence. Nous vous expliquerons les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin et comment les différentes alternatives vont mieux convenir à certaines entreprises qu’à d’autres.

Qu’est ce que c’est qu’un logiciel de visioconférence ? 

Avant d’examiner les avantages de l’utilisation d’un logiciel de visioconférence, il faut bien comprendre de quoi il s’agit. Comme leur nom l’indique, la fonction principale de ces solutions est de permettre d’organiser des réunions ou des conversations vidéo. Vos équipes auront ainsi des interactions en face-à-face, même depuis différents endroits du globe. 

La majorité des outils de visioconférences autorisent également de rejoindre uniquement l’audio si vous avez une mauvaise connexion internet ou que vous ne pouvez pas allumer votre caméra. Cette fonctionnalité rend déjà les logiciels de vidéoconférence pratiques et utiles pour les professionnels. De nombreuses solutions offrent encore des avantages supplémentaires intéressants comme le partage d’écran, la messagerie instantanée, les annotations numériques simultanées, etc. 

note annotation - RingCentral Video features

Une bonne solution de visioconférence doit vous permettre d’organiser une réunion efficace, pas seulement de discuter. Dans de nombreux cas, le terme visioconférence ne reflète pas toutes les possibilités de cette solution qui est en réalité une plateforme collaborative complète. 

L’importance des logiciels de visioconférence en entreprise

La vidéoconférence était auparavant réservée aux grands groupes qui avaient besoin de réunir leurs équipes souvent dispersées à travers le monde. Mais aujourd’hui, les solutions de visioconférence pour les petites entreprises se sont développées, encouragées par l’augmentation du télétravail et la nécessité de conserver une communication et une collaboration avec des employés travaillant à distance.

Grâce à une simple connexion Internet, vos salariés peuvent travailler depuis n’importe où dans le monde avec autant voire plus de productivité que s’ils étaient dans vos bureaux. C’est aussi une excellente occasion de faire se rencontrer des collaborateurs de différents services.
La visioconférence va donc faciliter le télétravail à plusieurs niveaux : 

  • l’entretien d’embauche qui peut désormais se faire à distance,
  • les réunions virtuelles (brainstorming, planification…),
  • les points entre salariés pour mieux échanger sur un objectif ou un problème commun,
  • les formations avec par exemple des webinaires de présentations des services et de leur organisation aux nouveaux arrivants.

Quelles sont les fonctions essentielles d’un logiciel de visioconférence ?

Avant de choisir le logiciel de visioconférence adéquat, vous devez connaître les fonctionnalités disponibles et celles importantes pour votre entreprise. Comprendre ce qui est proposé vous aide à savoir quel outil vous convient le mieux.

Partage d’écrans et de documents

Quel que soit votre secteur d’activité, le partage d’écran et de documents est très utile. Plutôt que de devoir envoyer de nombreux mails pour transférer des documents avant la réunion et d’attendre que tout le monde y accède, vous pouvez simplement transmettre les fichiers ou montrer aux participants ce que vous regardez à travers le logiciel de visioconférence.

Par exemple, voici à quoi ressemble le partage d’écran de RingCentral : 

share screen when using RingCentral Video

Tout ce que vous avez à faire est d’appuyer sur le bouton « Partager » dans le menu en bas de l’écran.

Les partages d’écran et de documents vont même au-delà du simple transfert, car vous pouvez annoter ces documents en direct pendant l’appel et les modifier.
Le partage d’écran est également utile pour le SAV à distance. Il permet de voir directement les problèmes rencontrés par un client.

Organiser des webinaires accessibles à de nombreux participants

Les webinaires sont des supports de communication idéaux pour présenter un produit, transmettre des informations à vos équipes et répondre aux questions. Le logiciel que vous choisirez doit vous permettre d’atteindre des participants aussi bien internes à votre organisation qu’externes (prospect, fournisseurs, etc.). 

Comme tout le monde n’aura pas accès au même type d’appareil et système d’exploitation (certains utilisent un Mac, d’autres un PC Microsoft et d’autres encore un smartphone sous Android ou iOS), une bonne solution de visioconférence doit prendre en charge un maximum d’équipements et d’OS.

Certains logiciels, y compris RingCentral, offrent la possibilité de basculer entre les appareils en cours de webinaire. Vos participants peuvent ainsi commencer la réunion sur un téléphone avant de passer sur leur poste de travail. 

Outils pour les modérateurs

Désigner un modérateur est indispensable lors d’une visioconférence afin d’animer les échanges, gérer le temps de parole et le déroulé de la réunion, ajouter les participants, organiser les différentes salles de réunion virtuelles, etc. Un bon logiciel de visioconférence doit donc proposer des outils de modération intuitifs pour permettre au modérateur de réagir rapidement et de contrôler les :

  • discussions privées,
  • salles de réunion,
  • sous-titres,
  • outils de suivi de l’attention et enquêtes de satisfactions (sondages, questionnaires, etc.),
  • arrière-plans virtuels,
  • salles d’attente.

Intégration avec d’autres logiciels 

Toute nouvelle technologie que vous mettez en œuvre doit idéalement s’intégrer avec les outils que vous possédez déjà. Par exemple, si vous disposez d’une plateforme de gestion de la relation client, vous ne devez pas avoir à copier manuellement les détails pour appeler vos clients. C’est une fonctionnalité à rechercher dans votre logiciel de visioconférence. 

De nombreux systèmes incluent une bibliothèque de plug-ins conçus pour s’intégrer avec diverses plateformes. Avant de choisir, vérifiez s’ils ont des intégrations avec vos propres applications.

Integrate Software with RingCentral App

Enregistrement et transcription des conférences

Même si les réunions en ligne ont des taux de participation supérieurs aux réunions physiques, il peut toujours y avoir des absents. L’enregistrement des vidéoconférences vous permet de partager le contenu rapidement et facilement à toutes les personnes concernées. La transcription présente des avantages similaires, en particulier en l’apport de l’intelligence artificielle qui va mettre par écrit automatiquement et en temps réel la visioconférence. Plus besoin de prendre des notes en cours de réunion, vous pouvez simplement attendre de recevoir un e-mail récapitulatif automatisé.

Sécurité renforcée

Les visioconférences sont l’occasion d’échanger des informations sur la stratégie et les données internes à l’entreprise. Il est crucial que son accès soit limité aux participants identifiés. Le logiciel de visioconférence que vous choisirez doit inclure une sécurité renforcée. Celle-ci peut intégrer la gestion d’identifiant, mot de passe ou code pin ou encore permettre à l’hôte d’approuver chaque demande de participation. 

Mais, la sécurité va bien au-delà de l’accès aux vidéoconférences. Elle doit notamment couvrir la façon dont ces réunions sont transmises. Si vous ne trouvez pas de détails sur les politiques de protection des données et de la vie privée d’un fournisseur de logiciels, ce n’est pas le bon choix.

Accès par navigateur web 

Si vous souhaitez organiser des vidéoconférences avec des clients ou fournisseurs ou que vous avez beaucoup de participants sur smartphone, il est compliqué de leur demander de télécharger tout un système de visioconférence. Une solution bien plus simple et rapide est de leur permettre de rejoindre la réunion directement depuis un navigateur web. De nombreux logiciels de visioconférence proposent cette option.

Vidéo et voix HD

Un audio et une vidéo haute définition sont des fonctionnalités indispensables d’un logiciel de visioconférence. Pour la communication interne, la HD aide à conserver une bonne qualité de son et d’images même lorsque les groupes de participants et les salles de réunions sont nombreux. Elle permet de visualiser correctement tous les détails lors d’une présentation. Pour les communications externes avec des fournisseurs ou prospects, d’excellentes qualités audio et vidéo sont les piliers d’une image professionnelle.

Quels sont les avantages d’utiliser la vidéoconférence en entreprise ?

Avantages de la visioconférence

Une meilleure communication

Les échanges d’e-mail ont certains avantages, mais ils sont parfois difficiles à suivre et reflètent difficilement le ton des participants. Les appels téléphoniques de contacts visuels risquent aussi de conduire à de mauvaises interprétations. La visioconférence conduit à une meilleure communication, car les intervenants peuvent lire le langage corporel et les expressions de leurs correspondants. C’est un véritable atout pour les équipes commerciales qui peuvent adapter leur discours aux réactions des participants.

Un environnement de collaboration efficace

La visioconférence encourage la collaboration. D’une part, elle renforce l’engagement et la connexion en aidant à réduire les sentiments d’isolement en particulier pour les salariés en télétravail. D’autre part, les logiciels de vidéoconférence comportent généralement de nombreux outils collaboratifs complets comme un tableau blanc, des annotations simultanées, un chat, des sondages, etc.

Un gain de temps et d’argent

Chaque entreprise est différente et possède sa propre organisation et son budget. En revanche, elles ont souvent un point commun : des frais et temps de déplacements importants lorsqu’il s’agit d’organiser des réunions en présentiel. Si la mise en place d’un système de visioconférence a un coût initial, celui-ci est largement compensé par des économies sur la durée. 

Une efficacité améliorée

Les réunions virtuelles sont généralement plus courtes et structurées. Plus besoin d’attendre que les participants aient rejoint une salle. En un simple clic, tout le monde peut lancer la visioconférence et commencer à échanger. Les possibilités de discussion entre spectateurs peuvent être limitées afin que seul le présentateur ait la parole.

Une productivité accrue

L’efficacité des échanges réalisés lors des visioconférences stimule la productivité des équipes. De plus, tous les salariés disposent d’un outil de communication interne fiable et simple pour obtenir des informations. Ils peuvent joindre n’importe quel membre de leur entreprise pour recueillir des conseils sur un sujet bloquant. 

Des relations renforcées avec les clients et les collègues

Le télétravail peut être une source de mal-être pour les salariés. Ceux-ci risquent de se sentir mis à l’écart. La vidéoconférence atténue ce problème en leur offrant un moyen de communication plus humain. Ils peuvent notamment mettre des visages sur les collègues avec qui ils travaillent.

L’avantage est le même dans la relation commerciale. Plutôt que d’avoir un interlocuteur anonyme au bout du téléphone, les clients échangent avec un employé comme s’ils étaient en face à face. Cela renvoie une image de confiance et favorise la fidélisation de la clientèle.

Avantages de la visioconférence : Organisation des réunions simplifiée

Une organisation simplifiée des réunions

Planifier une réunion en présentiel implique de trouver une salle disponible, de la réserver, de vérifier tous les agendas des participants, de prévoir les déplacements, etc. Avec la visioconférence, tous les participants rejoignent la réunion rapidement depuis n’importe quel équipement et emplacement géographique.
Certains logiciels incluent une détection de présence pour identifier les créneaux où la majorité des invités sont libres.

 Un compte-rendu exhaustif des réunions

L’option d’enregistrement des réunions et de transcription offerte par les plateformes de visioconférence permet de s’assurer que rien n’a été oublié. Les participants absents peuvent prendre connaissance des informations échangées. Ces supports sont aussi utiles pour préparer la conférence suivante en relevant les questions posées, les points de désaccord, etc.

La diffusion d’événements en direct

La visioconférence est aussi un outil marketing. Elle se prête particulièrement bien au lancement de produits et services avec des animations comme les webinaires, tutoriels, etc. Certains logiciels de vidéoconférence proposent la diffusion de ces évènements sur les réseaux sociaux.

Les questions à vous poser avant de choisir un logiciel de visioconférence

Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités à rechercher, vous êtes plus à même de faire le bon choix. Mais, avant de vous donner nos trente meilleures suggestions, il reste une dernière étape : identifier vos besoins pour sélectionner le logiciel parfaitement adéquat.

Quels sont vos besoins incontournables pour les visioconférences?

Prenez le temps de déterminer quelles fonctionnalités sont nécessaires et lesquelles sont juste un plus. N’oubliez pas d’échanger avec vos différentes équipes qui risque d’avoir des attentes variées. Lister tous les besoins permet de choisir la meilleure application pour l’ensemble de votre entreprise, pas seulement pour un service.

Quel est votre budget?

La plupart des solutions que nous détaillerons ont des versions gratuites limitées, mais celles-ci manquent souvent de fonctionnalités avancées. C’est là qu’intervient de nouveau la distinction entre les besoins incontournables et des « bonus » qui représentent un coût. Assurez-vous également de bien comprendre comment fonctionne la tarification. Certains logiciels ont une licence fixe par utilisateur. D’autres offrent un abonnement incluant un nombre d’heures d’utilisation et facturent au-delà des frais supplémentaires.

Le système de visioconférence fonctionne-t-il avec vos autres logiciels?

 Avant d’investir dans une nouvelle solution, faites un inventaire de votre système informatique. Avez-vous des webcams, des micros ? Quels logiciels utilisez-vous au quotidien ? Notez tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour les appels vidéo et tenez-en compte dans votre budget. Assurez-vous aussi que la solution que vous choisissez fonctionne avec vos matériels et logiciels actuels.

comment choisir un logiciel de visioconférence

Quel est le niveau de connaissances techniques requis par la solution de vidéoconférence ?

Vous ne disposez pas forcément de spécialistes techniques dans vos équipes. La facilité d’utilisation est donc un critère important. Afin de limiter les temps de prise en main, optez pour une application qui ne demande pas d’installation complexe. Prenez également en compte la réactivité du support client.

Les 30 meilleurs logiciels de visioconférence 

1. RingCentral Video 

Idéal pour les entreprises à la recherche d’une solution interne tout-en-un et facile à utiliser.

  • messagerie instantanée,
  • appel vidéo et téléphonique permettant d’organiser tous les évènements dont vous avez besoin (webinaire, web conférence, audioconférence, etc.) Vaste gamme d’outils collaboratifs, marketing et de communication qui peuvent simplifier votre organisation, mais aussi votre système d’information en remplaçant avantageusement des solutions tierces,
  • connectivité multi appareils,
  • analyses en temps réel,
  • large éventail de fonctionnalités et d’intégrations avec des applications populaires comme HubSpot, Mailchimp et Salesforce (pour appeler un prospect depuis un tableau de bord unique).

RingCentral Video

Pourquoi RingCentral est-il le meilleur logiciel de visioconférence ?

RingCentral MVP est parfaitement adapté aux équipes souhaitant collaborer à distance, avec un accès facile aux tableaux blancs virtuels, au partage d’écran et de fichiers. La solution est conçue pour fonctionner aussi bien sur mobile, ordinateur portable et pc de bureau.

Vous pouvez obtenir RingCentral MVP avec n’importe quel forfait RingCentral Office. L’offre de base propose déjà plus qu’une simple vidéoconférence : vous aurez également accès à la messagerie d’équipe dans une seule application. Les plans de niveau supérieur ont encore plus de fonctionnalités disponibles, y compris un puissant tableau de bord d’analyse. Si vous effectuez une mise à niveau, vous pouvez même obtenir un service téléphonique professionnel (oui, directement dans la même application).

Prix : à partir de 16,99 €/utilisateur par mois jusqu’à 32,99 €/mois RingCentral pourrait vous faire économiser jusqu’à 400 $ par heure en frais informatiques. Utilisez cette calculatrice pour voir approximativement combien votre entreprise peut économiser en utilisant RingCentral.

2. Google Meet 

Idéal pour les entreprises à petit budget à la recherche d’une solution de base gratuite.

  • S’intègre à Google Workspace
  • Facilement accessible
  • Peut accueillir jusqu’à 100 participants, avec des sous-titres en direct et une gamme de commandes pour les hôtes
  • Mise à niveau de Google Hangout

Plan gratuit limité, à partir de 8 €/utilisateur par mois.

3. GoToMeeting

Idéal pour les équipes à la recherche d’une solution rapide à installer.

  • Gamme intéressante de fonctionnalités
  • Facile à utiliser 
  • Bonne sécurité

À partir de 10,75 €/organisateur par mois

4. Join.Me

Idéal pour les webinaires avec plusieurs présentateurs.

  • Fonctionnalités d’invitation simples
  • Possibilité de changer de présentateur pendant les réunions
  • Arrière-plans et URL de réunion personnalisables

À partir de 9 €/utilisateur par mois.

5. ClickMeeting

Idéal pour la formation à distance.

  • Interface conviviale
  • Possibilité de programmer des webinaires récurrents
  • Sans installation et compatible avec les mobiles

 À partir de 22 €/mois.

6. Blue Jeans

bluejeans-visio-conférence

Idéal pour les équipes organisant de grands évènements interactifs.

  • Sécurité renforcée
  • Accès dans le navigateur
  • Capacité pour un grand nombre de participants

À partir de 9,99 $/mois.

7. U Meeting

Idéal pour les groupes d’apprenants

  • Chiffrage de bout en bout
  • Séances en petits groupes optionnelles
  • Possibilité d’appel en ligne

Plan gratuit limité, à partir de 9,99 $/hôte par mois.

8. BigBlueButton

Idéal pour les établissements d’enseignement avec une équipe technique

  • Open source Intégration
  • LMS approfondie
  • Conçu pour les enseignants

Gratuit, mais nécessite un hébergement qui peut coûter cher.

9. FreeConference

Idéal pour les petites entreprises à la recherche d’options à faible coût 

  • Numéros d’appel internationaux
  • Bonne gamme de fonctionnalités gratuites
  • Accessible dans le navigateur

Forfait gratuit limité puis à partir de 9,99 $/mois.

10. Lifesize

Idéal pour les audioconférences

  • Répertoire d’appels en un clic
  • Partage d’écran 4K
  • Appel audio uniquement disponible

Plan gratuit limité puis à partir de 12,50 $/hôte par mois.

11. Zoho Meeting

Idéal pour les équipes qui souhaitent de solides options de contrôle des appels

  • Bons contrôles de modérateur
  • Fonctionnalités d’invitation faciles
  • Accès aux données du webinaire

Plan gratuit limité, à partir de 15,84 €/utilisateur par mois.

12. AnyMeeting

Idéal pour les équipes qui souhaitent obtenir facilement des notes de réunion

  • Transcriptions automatisées (fonctionnalité pro uniquement)
  • Plusieurs intégrations
  • Assistance en ligne

Plan gratuit limité, à partir de 18 €/utilisateur par mois.

13. UberConference

Idéal pour la communication B2C

  • Intelligence vocale pour mettre en évidence les informations importantes
  • Aucun téléchargement
  • Musique d’attente personnalisée

Forfait gratuit limité ou à partir de 10 €/organisateur par mois.

14. Flock Connect

Idéal pour gérer votre communication et vos notes

  • Annuaire des entreprises
  • Création d’espaces de travail privés
  • Possibilité d’envoyer des mémos vocaux

 Forfait gratuit limité, puis à partir de 4,50 $/utilisateur par mois.

15. Wise Control

Idéal pour une assistance informatique à distance

  • Boîte à outils informatique partagée
  • Compatibilité multiplateforme

À partir de 19 $/mois.

16. Fuze

Visio Conférence Fuze

Idéal pour une interface utilisateur simple

  • Outils de collaboration
  • Plusieurs types de réunions

À partir de 13 €/utilisateur par mois.

17. Blackboard Collaborate

Idéal pour les grands établissements d’enseignement

  • Matériel de cours adapté aux mobiles
  • Conférence Web basée sur un navigateur
  • Salles de classe virtuelles

 À partir de 300 $/an pour une licence de classe.

18. Highfive (by Dialpad)

Idéal pour les salles de réunion physiques

  • Kit pour systèmes de salle de conférence
  • Réunions chiffrées
  • Plusieurs intégrations

À partir de 15 €/utilisateur par mois.

19. MaestroConference

Idéal pour gérer plusieurs salles de sous-réunion

  • Salles de sous-réunion sans hôte
  • Diffusion audio en direct

Prix sur demande.

20. Microsoft Teams

Idéal pour les entreprises utilisant d’autres logiciels Microsoft

  • Nombreuses options d’intégration matérielle
  • Connexion à Microsoft 365
  • Utilise l’IA

 Gratuit ou à partir de 4,20 €/utilisateur par mois.

21. Workcast Present

Idéal pour les webinaires

  • Cinq formats de webinaires différents
  • Grande capacité de participants
  • Choix d’événements en direct ou à la demande

 À partir de 1 995 £/an.

22. 8×8 Video Meeting

Idéal pour bénéficier d’un ensemble de fonctionnalités personnalisées

  • Diffusion via YouTube
  • Suivi d’activité
  • Transcriptions stockées jusqu’à 60 jours

 Version gratuite

 23. Zoom

Idéal pour la popularité du logiciel auprès des participants

  •  Bonne évolutivité
  •  Version gratuite de qualité
  •  Arrière-plans, filtres et autres personnalisations

Plan gratuit limité, à partir de 13,99 €/par mois.

 24. Cisco WebEx Meetings

Idéal pour  son assistance numérique

  • Assistance de réunion basée sur l’IA
  • Nombreuses intégrations
  • Compatibilité entre appareils

Plan gratuit limité, à partir de 12,85 €/hôte par mois.

25. Amazon Chime

Visioconférence Amazon-Chime

Idéal pour une utilisation occasionnelle

  • Option de paiement à l’utilisation
  • Facilité pour passer d’un plan basique et pro
  • S’intègre à Alexa

Paiement à l’utilisation.

 26. Skype

Idéal pour se connecter avec des personnes n’utilisant pas de plateformes en ligne

  • Sous-titres en direct 
  • Appel vers les téléphones fixes
  • Connectivité entre appareils

 Appels gratuits et payants vers les téléphones.

 27. Glance

Idéal pour les équipes commerciales

  • Complète le CRM
  • Options de co-navigation
  • Dépannage et assistance à distance

Prix sur demande.

28. MediaPlatform

Idéal pour les webdiffusions

  • Prise en charge multiplateforme
  • Options de questions-réponses modérées
  • Dispositions personnalisées et dynamiques

 Prix sur demande.

29. MobileDay

Idéal pour une utilisation sur smartphone

  • Intégration de calendrier pour smartphone
  • Numérotation à une touche
  • S’intègre à plusieurs plateformes

Plan gratuit limité, à partir de 14 €/utilisateur par mois.

30. ProfiConf

Idéal pour les conférences académiques

  • Accès dans le navigateur
  • Conférence adaptative pour les mauvaises connexions

Forfait gratuit limité, à partir de 12 $/mois.

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