La surabondance de réunions est l’une des plus grandes causes de stress et d’épuisement au travail. Elle finit par engendrer le pire scénario qui soit : une productivité en berne.
Nos calendriers sont aujourd’hui remplis d’interminables réunions qui s’enchaînent. Notre quotidien professionnel est aussi de plus en plus envahi par des engagements privés : congés, enfants et rendez-vous médicaux peuvent ainsi nous faire manquer des réunions importantes.
Sans oublier que les équipes sont plus dispersées que jamais, regroupant des personnes travaillant dans des régions, parfois même des pays, voire des fuseaux horaires différents. Or, quand un membre d’une équipe ne peut participer à une réunion, il perd ensuite un temps fou à faire le point en ré-écoutant les enregistrements.
C’est pourquoi nous sommes très heureux de vous présenter notre nouvelle fonctionnalité basée sur l’intelligence artificielle, qui aide les collaborateurs à ne plus rien manquer de quelque réunion que ce soit, et ce, où qu’ils soient : Advanced Meeting Insights.
Qu’est-ce qu’Advanced Meeting Insights ?
RingCentral MVP et Advanced Meetings Insights sont disponibles en français
Advanced Meeting Insights se sert de l’Intelligence Artificielle (IA) pour comprendre quel était l’objet d’une réunion et en préparer un bref compte-rendu permettant aux utilisateurs qui n’y auraient pas participé de se mettre à jour.
Chaque réunion enregistrée inclut toutes les informations essentielles abordées à cette occasion, avec notamment un compte-rendu écrit, des mots-clés, une synthèse vidéo des moments forts, ou encore la retranscription de l’intégralité de la réunion. Une fois généré, le compte-rendu peut être visionné à loisir et partagé entre utilisateurs dans l’application RingCentral.
Bonne nouvelle : le processus étant intégralement automatique, les participants peuvent se concentrer pleinement sur la réunion. Il suffit de lancer l’enregistrement, et le tour est joué !
Quelles fonctions inclut Advanced Meeting Insights ?
RingCentral MVP et Advanced Meetings Insights sont disponibles en français
1. Résumé court et mots-clés
Grâce à l’IA, un bref résumé écrit de la réunion contenant des mots-clés est dressé : les utilisateurs qui le souhaitent peuvent ainsi le lire rapidement et retrouver les termes de leur choix en un éclair.
2. Compte-rendu de réunion
Misant eux aussi sur l’IA, les comptes-rendus de réunion fournissent un résumé concis de la retranscription de la réunion, délivrant un bilan précis des principaux points abordés.
3. Sujets
Il arrive que plusieurs thématiques soient abordées lors d’une même réunion. Suivre le fil de l’un d’eux tout au long d’une session n’a jamais été aussi simple : il suffit de cliquer sur l’un des sujets générés par l’IA et apparaissant à la fin de l’enregistrement pour retrouver les séquences traitant de ce thème en particulier.
RingCentral MVP et Advanced Meetings Insights sont disponibles en français
4. Synthèses vidéo des moments forts
Plus besoin de visionner un enregistrement du début à la fin : notre fonctionnalité basée sur l’intelligence artificielle génère une synthèse vidéo des moments forts de la réunion enregistrée. Cette fonctionnalité propose un échantillon de moments clés que vous pouvez visionner en complément de la session complète.
5. Retranscriptions
Besoin d’aller plus loin que le compte-rendu ? Aucun problème : la retranscription de l’intégralité de la réunion vous permet de relire les discussions mot à mot et, ainsi, d’aller bien plus vite que si vous deviez visionner l’enregistrement du début à la fin.
Disponibles à la fois pour la réunion entière et pour des moments forts, les transcriptions permettent aussi aux utilisateurs de réaliser des recherches par mots-clés pour trouver rapidement les séquences les plus pertinentes. Il est aussi possible de télécharger et de transférer des retranscriptions à d’autres utilisateurs.
Mots clés
Une liste de mots clés générés via l’IA aide les utilisateurs à comprendre rapidement le contexte de la réunion. Ainsi, chacun peut retrouver des enregistrements pertinents et consulter les notes associées aux thèmes abordés avant même de visualiser les enregistrements en question.
Chercher et visionner
Cherchez des mots-clés dans la retranscription et visionnez la séquence de la réunion lors de laquelle ces mots-clés ont été prononcés.
6. Et ce n’est que le début !
Une foule d’autres fonctions seront prochainement intégrées à Advanced Meeting Insights, notamment les notes de réunion et les mesures automatiques !
Les multiples façons d’utiliser Advanced Meeting Insights
RingCentral MVP et Advanced Meetings Insights sont disponibles en français
Advanced Meeting Insights peut se révéler extrêmement pratique dans de nombreux cas de figure, même pour les réunions auxquelles vous avez participé. Voici quelques exemples :
1. Ventes
Vu le nombre de réunions auxquelles ils sont censés participer quotidiennement, les commerciaux ont tôt fait d’oublier des détails essentiels abordés lors de précédents échanges avec des clients, même avec un CRM. Or, chaque détail a sa place quand il est question d’établir des relations.
Utilisez Advanced Meeting Insights pour vous rafraîchir la mémoire et passer une nouvelle fois en revue une discussion passée avant de revoir un client. Qu’il s’agisse de besoins de votre client ou de détails de nature personnelle, vous aurez ainsi toutes les clés pour conclure.
2. Enseignants et élèves
Les professeurs et formateurs ont généralement de nombreux cours de niveaux différents à gérer simultanément. Si l’on ajoute à cela l’enseignement à distance, comment ne pas perdre le fil de ce que l’on a déjà vu ou non ?
Aidez-vous des sujets, des moments forts et des mots clés pour refaire le point sur vos cours précédents et, ainsi, préparer les suivants plus efficacement. Quant aux élèves qui auraient manqué un cours ou aimeraient le revoir, la retranscription les aidera à se mettre facilement à jour.
3. Services professionnels
Comptables, services juridiques ou encore agences de marketing : votre planning regorge de séances de brainstorming et de réunions client ? Vous avez l’habitude d’enregistrer ces réunions pour les ré-écouter ultérieurement ?
Avec Advanced Meeting Insights, retrouvez facilement des informations essentielles via les sujets inclus ou des mots-clés provenant de l’enregistrement. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi visionner une synthèse vidéo des moments forts pour vous assurer que le travail réalisé par votre équipe répond bien au cahier des charges avant la prochaine réunion client.
Quel est l’intérêt de l’IA ?
Lire en entier la retranscription d’une réunion peut prendre beaucoup de temps, sans être toujours véritablement utile. Mais prendre des notes pendant une réunion empêche parfois de se concentrer pleinement sur ce qui se dit.
Advanced Meeting Insights ne se contente pas d’utiliser l’IA pour isoler des extraits de la discussion, mais produit des comptes-rendus clairs et utilisables.
« L’IA ne se contente pas de juxtaposer des extraits, mais comprend le contexte de la discussion et génère un compte-rendu intelligible.”
Une solution déjà primée
Notre toute dernière innovation fait déjà des émules : Advanced Meeting Insights a été nommée parmi les finalistes du prix « Best of Enterprise Connect » lors de l’édition 2022 de l’événement Enterprise Connect.
Advanced Meeting Insights est désormais disponible en version open bêta pour tous les utilisateurs de RingCentral MVP. Elle est disponible en intégralité sur les applications logicielle et Web. L’application mobile n’inclut pour l’heure que ses fonctions essentielles. L’intégralité des fonctions seront disponibles prochainement sur l’application mobile.
Testez cette nouveauté lors de votre prochaine visioconférence RingCentral : il vous suffit de lancer l’enregistrement pour accéder à toutes ces nouvelles fonctions.
Publié le 12 Nov, 2022, mis à jour le 30 Oct, 2023
