So richten Sie eine Telefonkonferenz ein

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Wie Sie Telefonkonferenzen für Ihr Unternehmen nutzen

Nie waren virtuelle Kommunikationsmöglichkeiten wichtiger als in COVID-Zeiten. Viele Unternehmen mussten Anfang des Jahres plötzlich Wege finden, wie Mitarbeiter im Home-Office in Kontakt bleiben konnten. Und was aus der Not geboren war, könnte zum langfristigen Arbeitstrend werden. 

Zielgerichtete Remote-Lösungen machen es zum Glück einfach, virtuell zu interagieren. Neben Messaging, Chats und Videokonferenzen sind Telefonkonferenzen (kurz: Telkos) eine hervorragende Alternative, wenn es darum geht, sich ortsunabhängig miteinander zu verständigen. Das Mobiltelefon ist heutzutage ständiger Begleiter, und somit sind Konferenzschaltungen per Handy vor allem vorteilhaft, wenn Sie schnell und möglicherweise auch außerhalb der üblichen Bürozeiten Entscheidungen treffen müssen. 

Telefonkonferenzen sind eine hervorragende Alternative, wenn es darum geht, sich ortsunabhängig miteinander zu verständigen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Teilnehmer sich gerade im Auto, in der Küche oder im Supermarkt befinden. Zugeschaltet werden kann jeder, unkompliziert und jederzeit. Das gibt Unternehmen Flexibilität, Agilität und Reaktionsschnelle.

 Telefonkonferenz-Tools sollten daher Teil jeder Firmenkommunikation sein. Zusammen mit anderen Remote-Optionen sind sie zeitgemäße Business-Verständigungsmittel, damit für jede Situation das beste Kommunikationsmittel zur Hand ist. 

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

Wenn Sie sich fragen, was eine Telefonkonferenz ist: Eine Telefonkonferenz (kurz “Telko”) ist im Prinzip eine Audio-Verbindung, bei der mehrere Teilnehmer mit mehreren Telefonen am selben Gespräch teilnehmen. Jeder Teilnehmer wählt sich in eine zentrale Konferenzleitung ein und kann alle anderen Personen hören und sprechen, die dieselbe Leitung anrufen.

Es gibt zwei Arten von Telefonkonferenzen:

Dial-in-Konferenz

Die Teilnehmer erhalten Zugangsdaten und wählen sich zu einem festgelegten Zeitpunkt in die Konferenz ein. Um teilzunehmen, wählt jeder Konferenzteilnehmer die Telefonnummer des Konferenz-Anbieters. Meistens sind Telefonkonferenzen durch ein Passwort oder eine Nummernkombination geschützt. Diese müssen die Teilnehmer eingeben, um der Konferenz beizutreten. 

Dial-out-Konferenz

Die Teilnehmer wählen sich in diesem Fall nicht selbst ein, sondern werden vom Telefonkonferenz-System angerufen und zu einer gemeinsamen Telko zusammengeschaltet. Hierfür ist erforderlich, dass eine Liste mit den Telefonnummern der Teilnehmer bereit steht.

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Eine Telefonkonferenz oder Telko einrichten – wie macht man das jetzt genau?

Um eine Telefonkonferenz schalten zu können, sind im Grunde genommen 3 Schritte nötig:

  1.     Anbieter auswählen
  2.     Konferenz organisieren
  3.     An der Telefonkonferenz teilnehmen

 Anbieter auswählen

Definieren Sie Ihre Firmenbedürfnisse und holen Sie verschiedene Angebote ein. Wie Sie den für Sie besten Telko-Anbieter finden und worauf Sie dabei achten sollten, dazu finden Sie in den folgenden Abschnitten detaillierte Informationen. Haben Sie den ausfindig gemacht, geht es dann so weiter:

Konferenz organisieren

  • Sie erhalten Zugangsdaten, die in der Regel aus einer Einwahlnummer und einem Pin-Code bestehen.
  • Sie laden die Teilnehmer z.B. via E-Mail ein und senden Ihnen die Zugangsdaten.

An der Telefonkonferenz teilnehmen

  • Sie wählen die vom Organisator mitgeteilte Einwahlnummer.
  • Sie geben den Pin-Code ein.
  • Sie beginnen mit der Telefonkonferenz.

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Worauf Sie bei Anbietern für Telefonkonferenzen achten sollten

Bevor Sie zum nächstbesten Telefonkonferenz-Anbieter greifen, sollten Sie evaluieren, welche Anforderungen dieser erfüllen soll.

Evaluieren Sie, welche Anforderungen Ihr Telefonkonferenz-Anbieter erfüllen soll, bevor Sie zum nächstbesten greifen.

Denn vermutlich möchten Sie letztendlich den Provider, der das bietet, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Klopfen Sie Angebote auf folgende Kriterien ab:

Zuverlässiges HD-Audio

Audio-Meetings mit schlechter Tonqualität kosten Zeit, Geld und Nerven. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass Ihr Anbieter Ihnen eine zuverlässige Verbindung in HD-Audio zur Verfügung stellt.

Anzahl möglicher Teilnehmer

Die integrierten Telefonkonferenz-Features auf iPhone und Android bringen Ihnen im Business-Umfeld wenig, da sie auf 5 Teilnehmer begrenzt sind. Wollen Sie Telefonkonferenzen für mehrere hundert Teilnehmer möglich machen, sollten Sie auf einen Anbieter vertrauen, der sich darauf spezialisiert hat. Kalkulieren Sie auch ein, dass Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren wächst. Bei RingCentral Deutschland beispielsweise sind Telefonkonferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmern möglich.

Kosten und Vertragsbindung

Was kostet eine Telefonkonferenz? Und wer zahlt sie? Bei einigen Anbietern übernimmt der Organisator die Kosten, bei anderen zahlen die Teilnehmer die Verbindungskosten selbst. Wieder andere bieten Flatrates oder monatliche Pakete zu Festpreisen an. Letztere machen vor allem Sinn, wenn Sie regelmäßig und häufig Telefonkonferenzen abhalten. Überprüfen Sie in dem Fall die Vertragslaufzeiten und checken Sie, zu welchen Bedingungen Sie den Vertrag im Notfall auch wieder kündigen können.

Lokale Nummern für internationale Calls

Wenn Ihre Firma international tätig ist und Mitarbeiter aus dem Ausland an den Telefonkonferenzen teilnehmen sollen, achten Sie darauf, dass der Anbieter auch Einwahlnummern für andere Länder anbietet. Die deutsche Einwahlnummer aus dem Ausland anzurufen ist teuer, daher sind lokale Einwahlnummern die günstigere Alternative.

Gerätetauglichkeit

Sie sollten sich von jedem Gerät zuschalten können – egal, ob Sie vom Tischtelefon, Android oder iPhone an der Telefonkonferenz teilnehmen. Im Idealfall können Sie sogar während der Besprechung das Konferenz-Telefon wechseln. Sollten Sie sich in einem großen Telko-Raum befinden, muss die Software auch mit anspruchsvollen Anlagen umgehen können.

Funktionsumfang

Bei einigen Anbietern kommt das Telefonkonferenz-Tool mit einer Reihe nützlicher Funktionen: Mit der Aufzeichnungsfunktion beispielsweise können Mitarbeiter, die an der Konferenz selber nicht teilnehmen konnten, das Besprochene nachträglich abfragen und sich auf den neuesten Stand bringen. 

Stellen Sie während der Telko fest, dass Sie gern bestimmte Dokumente oder Daten mit den Teilnehmern teilen würden, so macht eine File- und Screensharing-Option dies möglich.

Wollen Sie bestimmte Teilnehmer eine Zeitlang stumm schalten und nur gewisse Redner freischalten, so geht dies per Teilnehmer-Steuerung. Sie wissen selber am besten, auf welche dieser Funktionen sie gut verzichten können und auf welche auf keinen Fall.

So finden Sie den besten Telefonkonferenz-Anbieter 

Das beste Angebot für Ihr Business setzt sich vermutlich aus einer Kombination aus Preis, Qualität und möglichen Features zusammen. Welches der beste Anbieter für Sie ist, hängt darüber hinaus auch ganz davon ab, ob Sie nur einen reinen Telefonkonferenz-Anbieter benötigen oder Ihr Konferenz-Tool als Teil einer umfassenderen Kommunikationslösung sehen. Bei Anbietern wie RingCentral Deutschland zum Beispiel können Sie Messaging, Chats, Videokonferenzen und Telefonkonferenzen unter einem Dach verwalten und brauchen sich nicht um separate Handhabungen und Rechnungen zu kümmern.

Einfache Bedienung ist ebenfalls etwas, wo sich einige Anbieter besser hervortun als andere. Das Eingeben von Registrierungsdaten, Passwörtern oder Pin-Codes vor Telefonkonferenzen bei einigen Anbietern wird beispielsweise oft als lästig empfunden. Bei RingCentral DE können die Teilnehmer hingegen einfach auf die Einladung tippen, um Zugang zur Telefonbesprechung zu erhalten.

Generell geht der Trend bei digitalen Kommunikationsdienstleistungen zurzeit massiv in Richtung Cloud-Lösung, sodass Sie sich verstärkt bei Anbietern für Cloud-Telefonie umsehen sollten, wenn Sie mit der Zeit gehen möchten.

 

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    RVP Global Service Providers DACH