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Vidéoconférence : le guide pour bien l’utiliser en entreprise

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10 minutes de lecture

La vidéoconférence est devenue un mode de communication et de collaboration incontournable dans le milieu professionnel. Qu’il s’agisse de gérer des collaborateurs ou des équipes distantes, de simplifier la planification des réunions ou de partager rapidement et clairement des informations sur un projet, les solutions de vidéoconférence permettent de gagner en efficacité et en productivité.

Pourtant, peu d’entreprises et organisations exploitent vraiment tout le potentiel de ce mode de communication unifiée. C’est pourquoi, dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est concrètement une visioconférence et quels sont ses avantages. Nous vous proposons également un guide pour choisir votre logiciel de vidéoconférence et comment bien l’utiliser en entreprise. 

Qu’est-ce qu’une vidéoconférence ?

La vidéoconférence est un mode de communication professionnelle qui repose sur l’échange d’informations à travers l’audio et la vidéo. Elle est accessible depuis n’importe quel équipement supportant ces canaux de communications comme les smartphones, les tablettes ou les ordinateurs. Toutefois, elle est différente des visioconférences et du web conferencing.

Quelle est la différence entre la visioconférence et le web conferencing ?

Parfois également appelé webinaire, webconférence ou conférence Web, le web conferencing regroupe essentiellement les présentations et événements en ligne. Il peut s’agir d’un professeur donnant une conférence ou d’une entreprise exposant une nouvelle orientation stratégique ou un bilan annuel à ses différentes équipes. 

Le web conferencing est donc davantage adapté à des réunions où un seul hôte ou interlocuteur intervient. Les informations sont présentées sous forme de monologue sans interactions ni collaboration. Du côté des spectateurs, les conférences web sont généralement des événements en ligne pouvant regrouper des centaines voire des milliers de participants à travers le monde.

Concrètement, le web conferencing est parfait pour :

Vidéo-conférence pour les cours en ligne

Quelle est la différence entre la visioconférence et la vidéoconférence ?

La différence entre la visioconférence et la vidéoconférence est beaucoup plus mince, voire inexistante. Dans le langage courant, ces deux termes sont d’ailleurs souvent considérés comme synonymes et proviennent de l’anglais « videoconferencing ».

La visioconférence comme la vidéoconférence évoquent donc toutes les deux le fait de pouvoir parler et voir plusieurs interlocuteurs en même temps et de partager des documents et informations avec eux, peu importe où ils se trouvent à travers le monde. 

Le terme visioconférence est parfois davantage utilisé pour les réunions plus participatives comme les ateliers brainstorming ou les entretiens d’embauche à distance. La vidéoconférence de son côté correspond plutôt aux conférences présentées par un hôte dans lesquelles les participants sont invités à poser leurs questions ou à faire leurs remarques en fin de séance.

La visioconférence est très utile pour :

Comment faire une conférence en visio ?

Pour participer à une vidéoconférence, un invité doit simplement disposer d’une connexion internet et d’un système de communication (smartphone, tablette, ordinateur portable, PC avec webcam, etc.). Il lui suffit ensuite de cliquer sur le lien d’invitation reçu puis d’ouvrir son navigateur web ou son application de visioconférence pour rejoindre la réunion.

Pour planifier une visioconférence, l’organisateur doit simplement sélectionner une date et une heure pour son événement puis rentrer la liste des participants. La majorité des solutions de visioconférences proposent ensuite des outils automatisés intuitifs pour l’envoi des invitations et des rappels ainsi que pour la gestion des options et du déroulé des appels vidéos.

Quels sont les avantages de la visioconférence ?

De plus en plus d’entreprises et d’organisations ont recours aux technologies de visioconférence et de téléconférence. Selon une enquête de Research & Market, le marché mondial de la vidéoconférence devrait connaître un taux de croissance annuel composé de 12,1 % jusqu’en 2023. Cet essor concerne également la France et est largement dû aux avantages qu’apportent ces solutions de communication dans le milieu professionnel.

Employes Avec Videoconférence

Une meilleure cohésion d’équipe 

La vidéoconférence constitue une plateforme de communication, mais aussi de collaboration idéale. Elle permet de se connecter à son équipe, peu importe où elle se trouve dans le monde. Chaque membre peut rejoindre en quelques clics la réunion et commencer à discuter avec ses collaborateurs.

Les services de visioconférence permettent aussi bien d’échanger de manière informelle en tête à tête que d’organiser des réunions structurées avec un ordre du jour et un animateur. C’est également une excellente solution pour pouvoir parler rapidement à un responsable ou à un chef de projet en cas de blocage ou de questions.

Enfin, l’apport de la vidéo permet de profiter de toute la connexion non verbale qui favorise une transmission claire des informations et rend les échanges beaucoup plus naturels, conviviaux et agréables.

Un mode de communication idéal pour le travail à distance

Une des raisons principales de l’accroissement du recours à la visioconférence est l’augmentation du nombre de salariés en télétravail. Dans ces contextes de travail à distance, parfois depuis des zones géographiques très éloignées, la visioconférence est un mode de communication incontournable pour garder un lien avec tous les collaborateurs.

Mais, si le télétravail est généralement une organisation plébiscitée par les salariés, certains peuvent se sentir exclus ou non intégrés dans l’entreprise s’ils ne se rendent pas au bureau. La visioconférence aide ces employés à s’engager et s’investir dans les projets, mais aussi dans le fonctionnement général d’une organisation en leur permettant de communiquer comme s’ils étaient sur place. Elle leur permet de poser leurs questions, d’exprimer leurs difficultés et de faire leurs remarques.

Des nombreuses fonctionnalités pour favoriser le travail collaboratif

En plus de la communication par vidéo et audio, les solutions de vidéoconférence modernes proposent des outils pour faciliter le travail en collaboration. Il s’agit principalement :

Share screen in your RingCentral Video Call

Moins de frais pour les entreprises

Les économies engendrées par la visioconférence font qu’elle est de plus en plus plébiscitée par les entreprises ! La vidéoconférence permet de ne plus avoir besoin de réserver ou louer des salles de réunion puisque tout le monde peut se connecter depuis chez lui ou n’importe où dans le monde. Elle supprime également les frais et coûts de déplacements à prendre en charge.

Sur le plus long terme, l’adoption des solutions de visioconférence permet de diminuer la taille des locaux nécessaires au fonctionnement des entreprises. Elle limite aussi les coûts de maintenance et d’installation d’autres équipements de communication plus traditionnels comme le réseau téléphonique commuté.

 Quel logiciel pour organiser une vidéoconférence ?

À présent que vous avez une vision plus concrète de la visioconférence et de tous les avantages qu’elle peut avoir pour votre activité professionnelle, voici un guide pour vous aider à bien choisir votre solution de vidéoconférence

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de visioconférence 

Il existe des centaines de logiciels de visioconférence sur le marché. Nous n’allons vous présenter ici que les meilleures solutions avec leurs avantages et inconvénients. En effet, certaines fonctionnalités sont indispensables pour organiser des visioconférences efficaces.

Il s’agit notamment :

D’une grande accessibilité

Pour permettre à tous vos employés voire à vos fournisseurs et clients de communiquer facilement avec votre organisation, la solution de visioconférence retenue doit être flexible et accessible. Les participants ne doivent pas être obligés de télécharger toute une application pour rejoindre une réunion.

Les meilleurs logiciels de visioconférence fournissent souvent une version sans installation, avec ouverture de la réunion dans le navigateur web. Des solutions plus développées comme RingCentral proposent aussi des applications mobiles pour se connecter aisément depuis une tablette ou un smartphone.

Des outils collaboratifs

Les outils collaboratifs font partie intégrante des logiciels de visioconférences. Il n’est ainsi pas envisageable de vous présenter des produits qui n’incluent pas de fonctions participatives, cela vous priverait d’importants gains de productivité.

Pour encore plus de gain de temps et de simplicité d’utilisation, certains logiciels de visioconférence proposent une intégration avec les outils déjà en place dans votre organisation ou avec vos propres applications métiers.

RingCentral for Salesforce Integration

Des possibilités d’enregistrement

La possibilité d’enregistrer et de retransmettre les réunions en ligne est souvent considérée comme une fonctionnalité secondaire. Pourtant, ces enregistrements constituent une mine d’information à laquelle les salariés absents à l’événement, les responsables ou les nouveaux arrivants peuvent se référer pour être au courant de toutes les dernières informations et diffusions.

Cette fonctionnalité permet également d’utiliser le logiciel de visioconférence pour diffuser :

Une grande qualité audio et vidéo

L’objectif principal d’une vidéoconférence est de vous faire gagner du temps et de simplifier la communication. Les logiciels doivent donc disposer d’une image haute définition afin de bien voir les participants et surtout les documents ou annotations.

Le son doit aussi être d’excellente qualité notamment pour les grandes réunions afin d’éviter toute coupure et d’être sûr que tout le monde a bien reçu les informations transmises.

Quel est le meilleur logiciel de visioconférence ?

1. RingCentral Vidéo

Idéal pour : les entreprises à la recherche d’une solution interne tout-en-un et facile à utiliser.

RingCentral Vidéo (MVP) est une des options les plus efficaces de cette liste de logiciels de visioconférence. Cette solution offre une gamme de fonctionnalités complètes de visiophonie et collaborations telles que :

La solution de visioconférence de RingCentral est parfaitement adaptée aux équipes qui souhaitent collaborer à distance, avec un accès facile aux tableaux blancs virtuels, au partage de fichiers et d’écran. Il existe également des options de messagerie d’équipe avec la possibilité de démarrer instantanément une réunion vidéo directement à partir du fil de messagerie.

What is RingCentral Video Platform

 

2. Google Meet

Idéal pour : les entreprises à petit budget à la recherche d’une solution de base gratuite.

L’avantage principal de Google Meet est qu’il propose un forfait gratuit avec des fonctionnalités de base pour travailler et régulièrement mises à jour. Aucun téléchargement n’est requis et un numéro d’appel dédié est mis à disposition des utilisateurs.

Au niveau de ses options, Google Meet propose :

3. GoToMeeting

Idéal pour : les équipes à la recherche d’une solution rapide à prendre en main.

GoToMeeting est rapide et facile à configurer notamment pour les utilisateurs mobiles et les participants qui peuvent rejoindre des réunions simplement en répondant à un appel plutôt qu’en entrant des mots de passe ou codes PIN.

Même si la solution manque de fonctionnalités avancées, elle propose :

4.  Join me

Idéal pour : les webinaires et présentations avec plusieurs hôtes.

Join.me propose une version gratuite intéressante avec une interface utilisateur conviviale. Il est particulièrement efficace pour les réunions avec plusieurs intervenants. Les options de contrôle de la présentation peuvent basculer depuis l’hôte vers n’importe quel autre participant.

La solution propose aussi des fonctionnalités telles que ;

Businessman on video call from home office

 

5. ClickMeeting

Idéal pour : la formation à distance.

ClickMeeting est particulièrement adapté aux webinaires, avec la possibilité de personnaliser les invitations et la page d’attente avec sa marque ou sa charte graphique.

La variété des modes disponibles (mode Q+A, mode écoute seule et mode discussion) facilite le contrôle de la conférence. De plus, la solution est intégrée à YouTube, ce qui signifie que vous pouvez lire des vidéos au cours d’une réunion.

Cette gamme de fonctionnalités en fait une excellente solution pour organiser des sessions de formation à distance, mais elle n’est peut-être pas assez robuste pour la communication interne.

6. BlueJeans

Idéal pour : les événements rassemblant de nombreux participants.

BlueJeans est couramment utilisé pour organiser de grands événements interactifs. Bien que les services de visioconférence sur cette plateforme offrent plusieurs fonctionnalités, leur gamme reste inférieure à celle des autres logiciels de cette liste.

L’un des principaux avantages de BlueJeans est sa capacité : il peut accueillir jusqu’à 50 000 participants. Il propose aussi :

Publié le 03 Mar, 2022

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