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Comment choisir le meilleur système téléphonique pour les petites et moyennes entreprises

Ring Central Blog

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10 minutes de lecture

Les entreprises du monde entier, et leurs collaborateurs, ont connu de nombreux bouleversements ces deux dernières années, mais le besoin de communication et de collaboration en temps réel n’a pas diminué. Le choix du meilleur système téléphonique pour petites et moyennes entreprises commence par l’analyse de vos besoins actuels et futurs. Vous pourrez ensuite rechercher les fonctionnalités et technologies sous-jacentes qui répondent le mieux à vos besoins et distinguent les meilleurs systèmes des autres.

Que vous exploriez de nouveaux moyens de relier vos employés à vos clients ou que vous vous prépariez à adopter un système téléphonique VoIP, assurez-vous de passer en revue tous les éléments nécessaires pour identifier la meilleure option pour votre entreprise.

Voici les thèmes que nous allons aborder aujourd’hui :

Les communications vocales sont toujours au coeur des relations professionnelles

Qu’est-ce qu’un système téléphonique pour petites et moyennes entreprises et qu’est-ce que la téléphonie cloud ? 

Un système téléphonique pour TPE/PME… Qu’est-ce que cela évoque pour vous ? Beaucoup de fils, un récepteur et un combiné encombrant ? Des souvenirs de composition d’un mauvais numéro, d’oubli de mot de passe de votre boîte vocale ou de procédure spécifique pour passer un appel externe ? Ceci résume bien l’opinion de nombreux dirigeants de petites et moyennes entreprises : « C’est bien trop compliqué » et « je n’ai pas de temps à perdre avec ça ».

Pendant longtemps, les systèmes téléphoniques sur site étaient encombrants, l’installation et le déploiement prenaient plusieurs jours, mais c’étaient été les seuls disponibles. Aujourd’hui, lorsque vous recherchez le meilleur système téléphonique pour votre organisation, vous devez vous intéresser à la technologie VoIP. Mais qu’est ce que la VoIP ?

VoIP est l’abréviation de Voice over Internet Protocol. On parle aussi de téléphonie IP, de téléphonie par Internet ou d’appels par Internet. La VoIP est une alternative au réseau téléphonique commuté (RTC, ou PSTN en anglais). Un système téléphonique VoIP n’a rien de compliqué, en dépit des apparences. Alors la téléphonie cloud, c’est quoi exactement ?

En termes simples, un système téléphonique cloud (aussi appelé VoIP) repose entièrement sur une connexion Internet, au lieu d’une technologie sur site. Vous pouvez prendre vos appels au bureau, mais aussi depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile.

5 étapes à suivre pour choisir le meilleur système téléphonique d’entreprise

Si vous envisagez d’opter pour un nouveau système téléphonique pour votre entreprise, voici cinq étapes pour vous guider dans votre choix.

1. Passez en revue les avantages et les inconvénients de votre système téléphonique actuel

Un dirigeant de start-up peut passer cette étape, mais si vous dirigez une entreprise établie avec un système téléphonique existant, dressez la liste de ce qui ne vous convient pas dans ce système.

Le coût est un aspect que toutes les entreprises regardent, quelle que soit leur taille, et vous pouvez réaliser des économies importantes en choisissant le bon fournisseur. Mais vous pouvez avoir d’autres raisons d’étudier le marché des systèmes téléphoniques : vous emménagez dans de nouveaux locaux, votre entreprise se développe rapidement, et votre installation actuelle n’est pas adaptée… Avant d’abandonner votre système actuel, relevez sa taille, notamment le nombre d’utilisateurs actifs et la façon dont ils utilisent le système.

L’identification précise de vos problèmes actuels vous aidera à trouver une nouvelle solution et à discuter de manière constructive avec votre fournisseur, ou éventuellement avec d’autres.

2. Testez votre connexion Internet

Une connexion Internet sécurisée et rapide est indispensable au bon fonctionnement des systèmes PBX IP et VoIP basés sur le cloud. Une connexion lente ou instable peut se traduire par une qualité d’appel médiocre ou hachée.

Vous pouvez utiliser des contrôleurs de vitesse pour évaluer vos vitesses de téléchargement et d’envoi. Avant de vous adresser à un fournisseur, testez votre connexion à différents moments de la journée pour déterminer de manière fiable un débit moyen.

Si votre connexion Internet est lente, parlez-en à votre fournisseur ou au propriétaire de vos locaux avant d’écarter l’option VoIP.

Collaborateurs travaillant dans des bureaux de PME

3. Examinez l’utilisation de votre système téléphonique

Recevez-vous beaucoup d’appels, ou le téléphone sonne-t-il rarement ? Passez-vous beaucoup d’appels internationaux ? Vos collaborateurs s’appellent-ils ou préfèrent-ils communiquer par d’autres moyens ?

La façon dont votre entreprise utilise son système téléphonique aura une incidence sur le choix de votre nouveau fournisseur. Si vous travaillez de manière flexible, si votre entreprise est en forte croissance ou si vous souhaitez bénéficier d’un plus grand degré de contrôle avec la VoIP (et des économies de coûts qui en découlent), un système basé sur le cloud pourrait vous convenir. Le passage en revue des usages de votre système téléphonique vous donnera des informations essentielles pour faire votre choix.

4. Établissez vos priorités

Les systèmes VoIP basés sur le cloud offrent un niveau de flexibilité et de contrôle propice aux méthodes de travail modernes, mais avez-vous vraiment besoin de toutes ces fonctionnalités ?

Définissez ce que vous attendez d’un nouveau système téléphonique, en listant les principales fonctionnalités désirées. Distinguez les caractéristiques indispensables des fonctionnalités accessoires.

Les systèmes modernes de VoIP basés sur le cloud offrent des caractéristiques et des fonctionnalités qui peuvent vous faire gagner en efficacité, et vous faire économiser de l’argent.

5. Discutez avec vos collaborateurs

Avant de parler à un fournisseur, échangez avec vos collaborateurs et assurez-vous de bien comprendre leurs besoins. Parlez-leur des différentes options et décrivez les fonctionnalités disponibles.

Si vous pensez leur demander d’utiliser leurs propres appareils électroniques, assurez-vous que cette approche ne leur pose pas de problème.

L’adoption d’un nouveau système téléphonique est un changement mineur, mais qui peut perturber vos collaborateurs. Veillez donc à les impliquer dès le début pour tirer le meilleur parti de ce changement.

5 avantages à l’adoption de la téléphonie cloud dans une petite ou moyenne entreprise

Si vous utilisez encore un système de téléphonie sur site dans votre entreprise, vous en connaissez probablement déjà les inconvénients. Il prend de la place (quand chaque mètre carré compte), nécessite beaucoup d’entretien et ne convient pas à des équipes de plus en plus mobiles.

La possibilité d’augmenter (ou de réduire) rapidement la voilure est une nécessité pour les entreprises de taille moyenne qui évoluent et se développent. L’arrivée de nouveaux employés, par exemple, contraint l’entreprise à adapter son système téléphonique pour disposer de lignes supplémentaires. Alors, quels sont les avantages de passer à la téléphonie cloud ?

1. Simplicité d’utilisation

L’un des principaux avantages d’un système téléphonique basé sur le cloud est sa simplicité d’utilisation. Vous serez opérationnel immédiatement avec votre nouveau système, sans assistance experte, sans aucun délai lié à l’installation et à la formation, qui peuvent parfois prendre des jours, voire des semaines. 

Pour commencer à utiliser votre nouveau système téléphonique, il vous suffira de télécharger une application et c’est tout ! L’application est configurée de manière à être la plus intuitive possible, et simple à utiliser, pour une prise en main immédiate par tous vos collaborateurs.

L’application est compatible dans la plupart des cas avec les téléphones déjà existants utilisés par l’entreprise, et avec les appareils des collaborateurs. Résultat : une courbe d’apprentissage quasi inexistante. 

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud répondent exactement aux besoins des sociétés ne pouvant se permettre l’achat initial de matériel onéreux, mais capables de payer des frais mensuels raisonnables.

De même, le système ne nécessite pas l’embauche de personnel supplémentaire, les compétences déjà présentes sont suffisantes pour son administration et sa maintenance. Même les start-ups qui disposent des ressources nécessaires pour de nouveaux investissements en équipement ou en personnel peuvent s’en dispenser avec un système cloud adéquat. Prenons l’exemple de RingCentral. Un simple téléchargement vous permet d’être opérationnel sur n’importe quel appareil en quelques minutes. L’interface est simple à utiliser, même pour vos collaborateurs les moins à l’aise avec les nouvelles technologies. Deux clics suffisent pour basculer d’un appel vers une conférence téléphonique :

Fonctionnalité RingCentral passage d'appel en vidéo

Des fonctionnalités comme l’enregistrement, le transfert et la bascule d’appel sont disponibles durant un appel RingCentral actif. L’application RingCentral est disponible en français.

2. Flexibilité d’extension (et de réduction)

La croissance d’une entreprise s’accompagne du recrutement de nouveaux employés, de l’ouverture de nouveaux bureaux et de l’élargissement de la clientèle. L’entreprise doit donc disposer d’un système de communication capable de suivre ses besoins, à la hausse comme à la baisse.

Avec un système téléphonique basé sur le cloud, elle peut ajouter autant de postes qu’elle le souhaite pour faire face à un volume d’appels accru ; un simple appel suffit pour désactiver ces postes supplémentaires si nécessaire. Elle ne paie que pour les extensions dont elle a besoin, et ce aussi longtemps qu’elle en a besoin. Une différence majeure par rapport aux systèmes traditionnels. L’ajout d’un nouvel utilisateur avec RingCentral est aussi simple que cela :

Ajout d'un utilisateur sur RingCentral

L’application RingCentral est disponible en français.

3. Emportez votre bureau avec vous

Les petites entreprises n’ont jamais eu autant besoin d’agilité. Avec un système téléphonique sur site, impossible de travailler hors de votre bureau, et la règle s’applique aussi à vos collaborateurs. Un système téléphonique cloud fonctionne entièrement via Internet. Cela signifie que vous pouvez répondre aux appels depuis votre téléphone de bureau, votre ordinateur ou vos appareils mobiles (sans avoir à communiquer votre numéro de téléphone personnel). Vos clients vous auront toujours au bout du fil, que vous soyez au bureau, en télétravail ou en déplacement.

Ce type de flexibilité est également un avantage majeur en matière de ressources humaines. La rétention des talents est essentielle de nos jours, et avec un système téléphonique cloud, vous donnez à vos collaborateurs la liberté de donner le meilleur d’eux-mêmes, de n’importe où.

Et avec la possibilité de travailler à distance ou en mode hybride, votre vivier de talents s’élargit au monde entier. Vous pouvez même recruter et embaucher des collaborateurs à distance, avec le bon fournisseur de téléphonie cloud. Une plateforme comme RingCentral combine un puissant système téléphonique cloud avec la vidéoconférence HD et la messagerie d’équipe :

Fonctionnalité RingCentral d'espace de discussion

L’application RingCentral est disponible en français.

4. Améliorez le service client

Grâce à des fonctionnalités permettant de gérer simplement et rapidement les appels, les entreprises peuvent aisément router ces derniers vers leurs différents services et même créer des messages d’accueil propres à un service donné.

Une entreprise peut ainsi configurer un message d’accueil pour la période des fêtes (via le portail d’administration) et le paramétrer de manière à le désactiver à une date donnée. Vous pouvez également ajouter un message d’attente relatif à des promotions particulières ou des questions fréquemment posées.

5. Jouez dans la cour des grands 

Les petites et moyennes entreprises sont en compétition avec des organisations bénéficiant de plus d’expérience, de revenus et de notoriété. En d’autres termes, elles ont besoin d’outils et de fonctionnalités de premier ordre, même si elles disposent rarement du budget nécessaire pour ce type de solutions.

Elles doivent donc travailler plus intelligemment et trouver des moyens d’accéder aux ressources et outils nécessaires sans se ruiner.

Les systèmes téléphoniques cloud offrent à votre entreprise les attributs d’une grande organisation, à un prix abordable : un atout majeur pour vous aider à faire face à la concurrence d’acteurs de toutes tailles. 

Trouvez la téléphonie cloud qui convient à votre TPE / PME

Votre système téléphonique joue un rôle essentiel dans vos activités et l’expérience que vous offrez à vos clients. La migration de votre système téléphonique vers le cloud peut vous aider à mieux gérer vos coûts, à permettre à votre équipe de se concentrer sur la croissance de votre activité, et à préparer votre organisation au futur des communications d’entreprise.

En cas de doute, orientez-vous vers un fournisseur de téléphonie cloud qui offre un service clientèle et une assistance technique, qui vous semblent les mieux adaptés à vos besoins les plus pragmatiques.

 

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Publié le 04 Juil, 2022

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