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La téléphonie VoIP

Guide pratique d’un système de téléphonie VoIP

Guide pratique d’un système de téléphonie VoIP

Qu’est-ce que la technologie VoIP ?

VoIP signifie Voice over Internet Protocol ou Voix sur IP. Cette technologie, aussi appelée téléphonie IP, téléphonie par Internet ou appels par Internet, est une alternative au réseau téléphonique public commuté (RTC). Le système de téléphonie VoIP n’est pas plus complexe d’utilisation qu’un système traditionnel. Vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit pour vous faire une idée de ses avantages.

Le principe de base de la téléphonie VoIP permet de transmettre des appels par un réseau IP. C’est un moyen d’utiliser Internet pour vos appels au lieu de passer par la ligne téléphonique physique traditionnelle. Les derniers progrès dans ce domaine et la fin annoncée du RTC accélèrent encore plus le déploiement de cette technologie, qui devient le standard de communication des entreprises qui souhaitent une solution de communication fiable et évolutive. A savoir également, la téléphonie cloud est par conséquent et par définition rendue possible par cette technologie de téléphonie VoIP.

L’installation d’un système de téléphonie IP représente une solution simple à moindre coûts, faite pour s’adapter à tous les types d’entreprises. L’installation d’un téléphone IP permet à une entreprise de s’affranchir des coûts associés à un système téléphonique traditionnel. Les coûts par appel sont souvent bien inférieurs et l’entreprise n’a pas à payer pour entretenir plusieurs lignes téléphoniques ou beaucoup de matériel.

Comme solution de communication professionnelle, un système de téléphonie IP mérite vraiment d'être considéré. Cependant, avant de vous engager, il est normal de vouloir en savoir un peu plus sur le fonctionnement de la téléphonie IP d’entreprise.

Comment fonctionne un système de téléphonie VoIP ?

Lors d’un appel normal, votre conversation bénéficie d’un chemin physique mis à disposition par votre opérateur jusqu'à votre interlocuteur. Ce système utilise les infrastructures traditionnelles et emprunte les câbles téléphoniques qui desservent toute la France.

 

Avec une solution de téléphonie IP, les appels se transmettent différemment. Votre voix est convertie en paquets numériques (imaginez une enveloppe digitale contenant votre conversation comme une enveloppe traditionnelle contiendrait une lettre).

 

La conversion de votre voix en paquets numériques est assurée par ce que l’on appelle des “codecs”. Sur un appareil ou via un logiciel, ils compressent votre signal vocal et le numérisent. Pour reprendre notre comparaison, ils capturent ce que vous dites et le mettent dans l’enveloppe digitale.

Les paquets numériques sont ensuite expédiés par protocole Internet (Internet Protocol ou IP), soit par un réseau local LAN (Local area Network) ou en ligne. La plupart du temps, ils utilisent le protocole de transport en temps réel (RTP, Real-Time Transport Protocol). Alternativement, une version sécurisée du RTP peut être utilisée, le SRTP (Secure Real-Time Transport Protocole ou protocole de transport en temps réel sécurisé). Cette étape est semblable au facteur récupérant votre enveloppe et l’amenant à destination.

 

Les paquets numériques atteignent leur destination quasi instantanément où ils sont décodés et décompressés. Une fois encore, les codecs se chargent de cette étape et convertissent l’information digitale en signaux sonores. Votre interlocuteur entend ainsi votre voix sans aucune différence avec une ligne téléphonique standard. Pour terminer notre comparaison, cette étape représente l’arrivée à destination, l’ouverture de l’enveloppe et la lecture par votre correspondant.

 

En dehors de toutes ces technicalités, appeler quelqu'un avec un téléphone IP n’est pas très différent d’un appel standard. Pour ce faire, vous avez deux solutions : utiliser un téléphone VoIP physique ou logiciel.

Le premier est très similaire à un téléphone classique et s’utilise de la même manière. En plus des appels, les téléphones VoIP permettent aussi l’utilisation d’une messagerie, de systèmes de filtrage, routage ou transfert d’appels et la possibilité de passer des appels internes. Certains sont même équipés d’un écran et d’une caméra, vous permettant de réaliser des appels vidéo. Si on ne vous indiquait pas qu’il s’agissait d’un téléphone IP, vous ne verriez probablement même pas la différence !

 

Les téléphones VoIP logiciels sont aussi appelés softphones. Ce sont des applications ou programmes installés sur vos téléphones, tablettes ou ordinateurs. Les interfaces de ces applications remplacent le clavier d’un téléphone traditionnel. Ils sont souvent conçus pour ressembler à un smartphone classique qui s’utilise avec un écran tactile ou un clavier plus classique. En appelant avec ces appareils, vous utiliserez généralement un casque avec micro ou bien les hauts parleurs et le micro intégré à votre ordinateur.

 

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Termes techniques courants de la technologie VoIP

Si vous souhaitez mettre à jour votre système de communication, préparez-vous à devoir intégrer un vocabulaire spécifique. Le domaine des télécommunications est technique et à ce titre, possède son propre lexique. Vous avez peut-être déjà isolé quelques termes dans ce guide. Pour être sûr que vous compreniez ce que vous lisez, nous vous proposons ce guide que nous avons souhaité le plus complet possible.

Le glossaire suivant couvre la plupart des mots, acronymes et expressions sur lesquelles vous pourriez tomber. Il concerne les solutions VoIP ainsi que les alternatives traditionnelles qu'elles remplacent.

Bande passante

La capacité d’un réseau à transmettre des données d’un point à un autre sur une période de temps définie. Elle est souvent exprimée en millier de bits (kilobits) par seconde (kbps). Plus la quantité de bande passante est importante, plus le réseau peut supporter d’appels simultanés. Si votre connexion Internet a une bande passante limitée, la qualité de vos appels peut être impactée.

Codecs

Les codecs sont soit des appareils spécifiques, soit des logiciels. Ils sont utilisés pour compresser, crypter, décompresser et décrypter des données. Pour la téléphonie IP, les codecs convertissent les signaux audio de votre voix en paquets numériques. Ils compressent ensuite ces signaux digitaux pour les transmettre et les reconvertir en signaux sonores pour le récepteur de votre appel.

DSL

DSL signifie “Digital Subscriber Line” ou “Ligne Numérique d’Abonné”. Cela fait référence à la technologie téléphonique traditionnelle qui permet à une connexion Internet de s’établir tout en permettant aux signaux téléphoniques analogues d’utiliser les mêmes câbles.

IP

L’acronyme IP signifie “Internet Protocol” (Protocole Internet). L’IP représente un standard dans la transmission et la réception d’information en ligne. Ces protocoles standards permettent à des appareils utilisant différents logiciels ou plateformes de communiquer entre eux. L’IP permet aussi d’établir un standard dans la transmission de données. Il n’établit pas de connexion et ne donne pas d’ordre de transmission, d'autres protocoles de transmission et de transports s’en chargent.

 

IVR

L’IVR ou “Interactive Voice Response” (Répondeur Vocal Interactif) est une fonctionnalité de la téléphonie traditionnelle. C’est le service interactif qui permet à l’utilisateur de naviguer dans les menus et gérer le transfert d’appel ou la mise en attente. Pensez à une version améliorée de l’assistant automatique “tapez un pour le service après-vente”, etc.

Latence

Le temps nécessaire à la transmission de données. Plus la latence est importante, plus l’écart entre l'émission des données et leur réception est long. Une forte latence peut être un réel problème dans la téléphonie VoIP, surtout lors d’appels vidéo. La latence dans une conversation téléphonique se remarque en général à partir de 150 millisecondes. Au-delà de cette limite, la conversation devient nettement plus difficile.

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PBX

PBX signifie “Private Branch Exchange” (Central Téléphonique Privé). C’est le nom donné à un réseau téléphonique privé utilisé dans une entreprise. C’est votre PBX qui vous permet de contacter n’importe quelle personne de votre organisation en appuyant sur un seul bouton de votre téléphone.

RTP

Real Time Transport Protocol (Protocole de Transport en Temps Réel). Un protocole numérique qui transmet les paquets de données liés aux appels VoIP. La plupart des communications multimédias audio ou vidéo utilisent ces mêmes protocoles. La variante cryptée et sécurisée s’appelle le SRTP (Secure Real Time Transport Protocol).

Jonction SIP

Un moyen de transmettre des communications vocales par Internet. C’est une technologie alternative au VoIP. Ce moyen implique la connexion d’un PBX à Internet. Cela donne plus d’options et de contrôle à l’utilisateur mais nécessite un peu plus de matériel et de maintenance pour fonctionner comparé à un système de téléphonie IP.

Softphone

Le nom donné au logiciel ou à l’application utilisé pour réaliser des appels VoIP, dans le cas où vous utilisez un ordinateur, une tablette, un smartphone et non un téléphone IP fixe. La plupart de ces softphones possèdent une interface similaire à un téléphone classique. Vous retrouverez un clavier et une ergonomie adaptée à un écran tactile ou à votre ordinateur.

VoIP

Voice Over Internet Protocol (Protocole Vocal Par Internet) est la technologie qui vous permet de passer un appel VoIP. L’audio émis est transformé en paquets digitaux qui sont transmis quasi instantanément à votre destinataire. C’est le nouveau standard des entreprises de toutes tailles lorsque l’on parle de système de communication professionnel.

Les avantages de la technologie VoIP

La technologie VoIP reste relativement récente et est en constante amélioration avec de nouvelles innovations chaque année. Ces avancées, combinées avec les progrès des connexions Internet, sont primordiales. Elles permettent au VoIP de remplir un rôle de plus en plus important tout en s’améliorant en continu. Aujourd’hui, ses avantages compensent plus que largement ses inconvénients.

Examples

The many advantages detailed above are what persuade many firms to adopt VoIP solutions. There are two ways in which to do so and then two main types of setup that can be used within an office. The initial choice a firm must make is whether to go for a cloud phone system or keep things in-house.

 

With the cloud-based option, you pay a monthly fee and download a mobile app or some software to get the system up and running. Additional technical tasks are handled by your provider at their data centre.

 

Some firms feel they want greater control over their system, perhaps to integrate it with a pre-existing unified communications setup. They keep all related physical servers on-site in order to get that control. That means they also incur higher costs. They need more hardware, have to maintain it, and are in charge of their own tech support.

 

Whether you opt for cloud-based adoption or otherwise, there are two types of VoIP setup to choose from. 

Phone Through Computer

The first option for any firm is to handle their telephone calls through office computers. You can turn any computer into a VoIP phone through the download of some simple software. That software is often referred to as a softphone.

 

Every softphone is different, but their appearance is fairly similar. They’re often designed with an interface which resembles a traditional phone handset. When a user opens the softphone, they’ll see a representation of a keypad and screen. They’ll then be able to use the interface just like a phone, usually with the help of a headset and microphone.

Phone

The second option is even simpler. IP phones can be installed in an office, in the same way as traditional desk phones. The phones look almost exactly the same as those standard desk phones. The only difference is how they're connected with most being linked up by just a single Ethernet connection. If you want a cordless connection, then you'd need to find an IP phone that supports Wi-Fi or Bluetooth connections.

 

A VoIP phone can be used in the same way as any office phone. That includes the ability to use voicemail, call recording, caller ID, and other similar features. In terms of operation, a VoIP phone works just like any other. A user who doesn’t know about the technology behind it may not realise there’s anything different. 

“RingCentral is just easy, easy, easy. I think I had 95% of the system for our entire company set up in about 10 minutes.”
— James Trazzera,
General Manager, Intranet Technica

How to Switch

That’s everything you need to know about VoIP. It’s a technological advance that’s changing the face of commercial telecoms. With VoIP, firms are now able to make and receive voice calls using their internet connection.

 

Being able to make calls that way delivers a raft of potential benefits. Businesses can drastically reduce costs in a variety of areas. Initial hardware and setup expenses are often much lower. Call charges, too, can be a lot lower. That’s in addition to the added accessibility and agility which a VoIP system provides. 

All of that may have been enough to convince you that VoIP is the way to go. If so, you’ll be wondering how to switch to the more modern system from your existing phone service. Another advantage is that it’s easy to do so. Your first step is always to contact a trustworthy provider who can talk you through the rest of the process.

 

From there, you to decide whether to go with cloud-based or physical server setup. Then, you must choose if you want a VoIP phone system or software-based VoIP calls using your office computers. Whatever your decision, the setup process is much simpler and swifter than setting up a traditional system.  

FAQs

  • There are no real minimum technical requirements to adopt VoIP. If your premises have an internet connection, you’ll be able to switch. It will help if that internet connection has higher bandwidth and lower latency. That way, call quality will be higher.
  • Most VoIP providers allow you to keep your existing number when you switch. One of the critical advantages of the VoIP phone system is that you can make and receive calls using the same phone number from multiple locations.
  • If you’re going to use physical handsets for VoIP calls, they have to be compatible with the technology. It’s not a given that your current handsets won’t be. If you find that they’re not, however, you will need new ones.
  • Quality of service has improved massively in recent years. In many cases, VoIP calls sound just like traditional phone calls. The only thing that does have a big impact on quality is the standard of your internet connection. You can suffer call breakup and lower voice quality if the latency of your connection is high.
  • Yes. In fact, in many ways, VoIP is more reliable – as long as your internet connection is stable. Traditional telephony systems can be easily compromised by damage to phone lines and other elements outside of your control. 
  • To the actual caller and the recipient, a VoIP call is just like a normal call. You don’t have to do anything different to make calls. If you use physical VoIP phones, a caller may not even know they’re not making a normal call.   

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