Qu’est-ce qu’un numéro de téléphone virtuel ?
Le service de téléphonie virtuelle désigne les solutions de téléphonie hébergées dans le cloud et fournies via Internet. Ces solutions combinent la flexibilité des services Web avec le meilleur de la technologie fixe.
Le fonctionnement du numéro de téléphone virtuel
Un numéro virtuel est un numéro de téléphone qui donne la possibilité aux entreprises de centraliser leurs appels. Ce type de numéro fonctionne de la même manière qu’une ligne fixe, à la différence qu’il n’est pas attribué à une ligne téléphonique particulière.
Au lieu de cela, un numéro virtuel permet de rediriger ces appels vers une multitude de terminaux qu’il s’agisse de ligne fixe, de numéro de téléphone mobile, ou d’ordinateur via des applications telles que RingCentral.
Comment savoir si un numéro est virtuel ?
Le fonctionnement d’un téléphone virtuel est totalement transparent pour vos collaborateurs. Vos clients ne voient pas non plus de différence entre un numéro correspondant à une ligne analogique ou téléphonique.
En effet, les numéros virtuels français ne sont ni attachés à une carte SIM ni à une ligne téléphonique physique. Ils ont une apparence classique avec 10 chiffres. En France, il n’y a pas de tranche de numéros dédiée aux numéros virtuels.
Ils peuvent être locaux comme avec les 01, 02, 03, 04, 05 ou mobiles 06, 07 ou encore commencer pas 09 pour un numéro non surtaxé et non géographique. Vous pouvez également opter pour des numéros surtaxés pour vos services professionnels.
Comment avoir un numéro de téléphone virtuel gratuit ?
Certaines plateformes en ligne comme WhatsApp peuvent vous proposer des numéros virtuels gratuits. Elles vous demanderont généralement un numéro personnel (fixe ou mobile).
Cependant, les offres gratuites comportent souvent des restrictions en termes de zones géographiques et de possibilités. De plus, les numéros virtuels gratuits sont utilisés par des centaines voire des milliers d’individus, vous ne pourrez donc pas obtenir un numéro unique et personnel.
Enfin, les numéros de téléphone gratuits peuvent ne pas fonctionner pour effectuer certaines démarches (validation d‘achat par exemple) et ces numéros ne sont pas toujours sécurisés. Pour bénéficier d’un numéro de téléphone virtuel français pour son activité professionnelle, il est conseillé de créer ce numéro avec des solutions payantes.
Comment créer un numéro de téléphone virtuel ?
Pour acheter un numéro de téléphone virtuel, il vous suffit de suivre ces quelques étapes :
- Entrez en contact avec un opérateur téléphonique spécialisé et inscrivez-vous à une de ses offres. Cet opérateur vous demandera d’abord pour quelle localité vous voulez créer un numéro de téléphone virtuel.
- Choisissez entre les numéros de téléphone proposés.
- Spécifiez vers quelles lignes téléphoniques vous voulez transférer les appels émis vers le numéro virtuel.
Une fois ces étapes accomplies, vous pourrez recevoir des appels entrants sur ce numéro tout étant facturé au prix d’un appel local. Si vous souhaitez obtenir un numéro virtuel français pour recevoir des SMS, vous devrez suivre les mêmes étapes.
En effet, les numéros virtuels pour SMS fonctionnent exactement de manière identique à ceux utilisés pour passer des appels.
Comment gérer votre numéro virtuel ?
Si vous vous servez de votre numéro virtuel à partir de téléphones portables, il vous sera sans doute conseillé de recourir à une application numérique permettant de gérer plusieurs numéros de téléphone.
Celles-ci offrent la possibilité d’émettre et de recevoir des appels et des SMS sans avoir à changer de carte SIM, mais également de choisir depuis quel numéro vous lancez un appel ou envoyez un SMS.
Le transfert d’une ligne virtuelle vers un téléphone portable (Android ou iOS) est fortement recommandé si une partie des salariés de votre entreprise est constituée de commerciaux travaillant à l’international.
Cette pratique rendra plus facile la communication avec les clients et clients potentiels puisqu’ils pourront contacter vos commerciaux et toutes vos équipes de support client sur un numéro de téléphone local.
Enfin, transférer les appels reçus par un numéro virtuel vers une ligne fixe peut s’avérer utile si par exemple vous disposez d’un centre d’appel à l’étranger, ou même si vous avez une équipe dédiée à un territoire particulier travaillant dans vos bureaux. L’usage d’un tel numéro permettra à vos clients de vous appeler au prix d’un appel national, et facilitera donc votre communication avec eux.
Une autre solution simple et rapide est de transférer le numéro virtuel vers votre ordinateur fixe ou portable grâce à des logiciels tels que RingCentral ou Skype. Cette solution est spécifiquement adaptée à la généralisation du travail à distance et au télétravail. Elle permet aux salariés travaillant depuis leur domicile d’émettre et de recevoir des appels ainsi que des SMS comme s’ils se trouvaient dans vos bureaux.
Les avantages des numéros de téléphone virtuels RingCentral
Une présence nationale et locale
Un numéro virtuel fonctionne au national mais permet aussi de recevoir des appels internationaux ainsi que des SMS au tarif local. C’est d’ailleurs pour cela que les numéros de téléphone virtuels sont particulièrement prisés par les professionnels.
Non seulement ils favorisent la crédibilité de leur entreprise sur le marché et le référencement local, mais ils permettent aussi aux clients potentiels de la contacter à un tarif local, non surtaxé. De nombreuses entreprises étrangères choisissent ainsi d’avoir un numéro virtuel français pour leurs appels sortants et entrants.
Un numéro virtuel français utilisable depuis partout
Les solutions de téléphonie virtuelles sont hébergées dans le cloud et fournies via Internet. Elles vous permettent donc de passer des appels depuis n’importe où, mais aussi depuis n’importe quel équipement. Vous pouvez lier votre numéro de téléphone virtuel français à une ligne fixe, un mobile et même un PC.
Une intégration avec des solutions métiers populaires
RingCentral a des intégrations avec les meilleures applications commerciales telles que Salesforce®, Box, Google for Work et Microsoft Office 365™. Vous pouvez ainsi intégrer le service de téléphonie virtuelle aux solutions métier les plus utilisées par votre entreprise.
Cela vous permettra d’améliorer l’efficacité et la productivité de votre organisation en éliminant le besoin de passer d’une application (ou d’un appareil) à une autre.
Une intégration avec vos propres applications
Si vous avez des applications personnalisées et que les intégrations existantes ne correspondent pas à vos flux de travail, vous pouvez utiliser les API ouvertes de RingCentral pour intégrer vos options de communication à vos propres applications personnalisées.
Vous avez ainsi la possibilité d’intégrer la téléphonie, d’ajouter des fonctions de SMS, de messagerie et de conférence dans vos applications professionnelles. Vous pouvez même annexer des outils de traitement des données et d’analyse afin d’obtenir des informations pour optimiser votre application avec votre service de téléphonie virtuel.
Une simplicité d’installation et de configuration
Les téléphones virtuels français sont faciles à obtenir. Contrairement au numéro de téléphone classique qui nécessite l’installation de nouveaux fils téléphoniques (avec des câblages coûteux pouvant prendre des jours ou des semaines), les numéros de téléphone virtuels peuvent être achetés instantanément auprès de fournisseurs de systèmes téléphoniques virtuels.
Une compatibilité avec la VoIP HD
RingCentral utilise la VoIP (voix sur IP) pour gérer les appels entrants et sortants et l’amène à un tout nouveau niveau en prenant en charge la VoIP HD sur tous les plans et tarifs. Vous bénéficiez ainsi d’une expérience d’appel professionnel avec une qualité sonore bien meilleure que celle des lignes analogiques.
De plus, la voix HD n’est pas limitée aux téléphones de bureau IP compatibles HD. Elle est activée par défaut sur les applications de communications unifiées RingCentral pour les softphones, les ordinateurs de bureau, les pc portables et les équipements mobiles.
Une compatibilité avec le Cloud PBX RingCentral
RingCentral transfère également de manière experte tous les appels entrants vers vos numéros de téléphone professionnels virtuels. Pour cela, il utilise un système PBX virtuel doté de capacités de routage d’appels avancées, de renvoi d’appel, d’une messagerie vocale et d’un standard téléphonique automatique.
Vous bénéficiez donc d’un standard virtuel capable de répondre à tous les appels avec un message d’accueil et une musique d’attente personnalisable. Ce standard peut ensuite acheminer directement l’interlocuteur vers le bon service ou le bon poste.
Enfin, vous pouvez personnaliser encore votre service client et optimiser votre organisation interne en configurant les règles de réponse de votre entreprise. Vous pourrez par exemple ajouter des conditions basées sur l’heure de la journée, la plage de dates, l’ID de l’appelant entrant, etc.
Ce ne sont là que quelques-uns des avantages offerts par les numéros de téléphone virtuels. Ces systèmes téléphoniques sont considérés comme le meilleur service téléphonique professionnel pour les petites entreprises. De plus, en combinant des numéros de téléphone virtuels avec d’autres outils de communication virtuelle tels que la VoIP et Cloud PBX, les solutions comme RingCentral fournissent toutes les fonctionnalités avancées des systèmes téléphoniques d’entreprise avec la flexibilité et la mobilité des solutions web et à des prix abordables.
Publié le 27 Oct, 2021, mis à jour le 30 Oct, 2023
