Dans cet article, nous allons aborder les points suivants.
Qu’est-ce que la téléconférence ?
La téléconférence est le terme générique qui désigne la connexion de deux participants ou plus par voie électronique. Ce terme est surtout utilisé pour décrire une réunion téléphonique entre plus de deux personnes. La téléconférence est une alternative plus sophistiquée à une conversation téléphonique bidirectionnelle à longue distance (autorisant généralement plus de deux participants).
Un exemple de téléconférence dans sa forme la plus simple pourrait être une audioconférence entre deux endroits distincts, avec plus d’une personne à chaque extrémité parlant dans un haut-parleur.
Histoire de la téléconférence
Historiquement, les téléconférences se déroulaient via les lignes téléphoniques traditionnelles PBX et RTCP (réseau téléphonique commuté public, “Public Switched Telephone Network” ou PSTN en anglais) et étaient limitées aux appels vocaux. Cependant, avec le développement de la technologie des télécommunications, le terme est de plus en plus utilisé de manière plus générique pour décrire les nombreuses façons dont nous communiquons en groupe par voie électronique. Certains affirment qu’il existe six types de téléconférence différents : la communication vocale, le graphique audio (ou capture audio), l’informatique, la vidéo, la télévision commerciale et l’enseignement à distance. Néanmoins, pour la plupart, et par souci de simplicité, on peut les condenser à l’essentiel : l’audioconférence et la vidéoconférence. Nous les examinerons un peu plus en détail dans la suite de cet article.
En substance, une téléconférence est une réunion numérique entre deux participants ou plus, qui se déroule le plus souvent par le biais d’un appel audio ou vidéo. Les fonctionnalités disponibles telles que la VoIP (voix sur IP) et la vidéo offrent désormais aux équipes un moyen simple et efficace de communiquer entre elles, ou avec des clients et partenaires à distance.
Bien que les conférences par téléphone fixe soient toujours disponibles, la plupart des entreprises modernes organisent des téléconférences en ligne ou via un combiné VoIP ou un softphone (un téléphone logiciel), ce qui constitue une méthode robuste et efficace. Cet article se concentrera principalement sur les téléconférences en ligne plus contemporaines, qui sont désormais couramment utilisées dans nos environnements professionnels quotidiens.
Comment fonctionne la téléconférence
La téléconférence désigne l’échange d’informations entre deux parties physiquement éloignées. Ces dernières années, la téléphonie informatique s’est développée pour améliorer considérablement l’expérience de la téléconférence pour les utilisateurs professionnels.
Lors des conférences téléphoniques, les utilisateurs professionnels peuvent communiquer avec des centaines d’auditeurs via leur système téléphonique professionnel. De nombreuses entreprises utilisent ces appels pour diffuser, à la manière d’un appel à sens unique, des mises à jour ou des nouvelles, quand d’autres utilisent les conférences téléphoniques pour faire du brainstorming et collaborer de manière plus interactive.
Les participants se connectent à un appel en composant un numéro de téléphone désigné. L’opérateur peut également appeler chaque participant individuellement pour les connecter via le pont de conférence téléphonique (ou pont de téléconférence, ou encore pont audio). Le pont de conférence désigne un serveur qui agit comme un combiné téléphonique pour répondre simultanément à tous les appels téléphoniques. Certains systèmes de téléphonie peuvent exiger que les appelants saisissent leur login et leur numéro d’identification personnel pour se connecter à l’appel, pour une meilleure confidentialité et une sécurité accrue.
Les entreprises peuvent choisir d’avoir leur propre pont ou de faire appel à un fournisseur de services téléphoniques pour héberger leurs conférences téléphoniques. Ces fournisseurs offrent souvent aux entreprises des fonctionnalités et des caractéristiques plus avancées, comme l’enregistrement des appels, les opérateurs d’appel et le sondage auprès des participants. De nombreux téléphones VoIP permettent aux entreprises d’organiser leurs propres conférences téléphoniques, selon le logiciel utilisé.
Dans le cas de la conférence web, les utilisateurs peuvent communiquer par vidéo, par messagerie instantanée, ou uniquement par audio. Cela signifie que les participants peuvent ajouter des notes, des questions ou lancer des discussions de groupe par le biais de messages, parallèlement à toute présentation vidéo en temps réel. La plupart des plates-formes modernes disposent également de fonctionnalités telles que le partage de fichiers et le partage d’écran pour une session de communication globale et immersive.
Comme pour l’audioconférence, les entreprises peuvent choisir d’organiser leurs propres réunions à l’aide d’un logiciel de conférence ou opter pour un investissement auprès d’un fournisseur de services d’hébergement téléphonique. Ces services fournissent un logiciel et un espace serveur pour la tenue de réunions vidéo. Dans les deux cas, les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent d’un logiciel robuste et fiable et d’une bande passante suffisante pour prendre en charge cette réunion virtuelle.
Les différents types de téléconférence
Bien qu’il existe plusieurs méthodes pour mener une téléconférence, nous nous en tiendrons aux deux pratiques audio et vidéo les plus courantes.
– Téléconférence audio
Une téléconférence audio est une réunion virtuelle exclusivement vocale. Ces réunions se déroulent de la même manière qu’un appel téléphonique normal, mais peuvent accueillir plus de deux participants par appel téléphonique. Souvent appelée « conférence téléphonique », cette méthode met en relation de manière interactive plusieurs participants, qui peuvent se connecter à partir de plusieurs endroits via leurs lignes téléphoniques.
La plupart des téléconférences par ligne fixe peuvent accueillir jusqu’à cent appelants. Ce chiffre est encore plus élevé pour les services de conférence VoIP, de sorte que l’audioconférence est souvent utilisée par les entreprises comme un moyen rentable et efficace d’organiser des réunions à distance et à grande échelle.
Autre avantage de l’audioconférence : les appelants peuvent se connecter et participer sans avoir besoin d’une connexion Internet, ce qui signifie que les entreprises peuvent connecter les personnes en déplacement ou dans des zones éloignées sans que la réunion ne soit fortement perturbée. Les collaborateurs qui utilisent un système téléphonique traditionnel peuvent toujours appeler et même organiser une audioconférence.
Cela signifie que tout le monde peut participer à une audioconférence en utilisant n’importe quel appareil prenant en charge la téléphonie moderne. De nos jours, les appelants peuvent se connecter à partir d’une ligne fixe, d’un appareil mobile ou d’un ordinateur. Grâce à cette flexibilité, les équipes peuvent se connecter même lorsqu’elles sont souvent en déplacement.
– La vidéoconférence
La vidéoconférence (ou visioconférence) combine l’audio et la vidéo pour offrir des appels plus visuels. La vidéoconférence permet aux participants de se voir, ce qui permet aux appelants de vivre une réunion plus immersive, semblable à une réunion en personne. En raison des exigences plus élevées en matière de bande passante et de la sophistication des équipements, la visioconférence n’est devenue courante que ces dernières années.
Historiquement, ces vidéoconférences nécessitaient un support informatique et une salle dédiée avec des écrans à chaque extrémité pour que les appelants puissent se rencontrer via la technologie de la conférence vidéo. Il est courant que les participants utilisent leur appareil mobile pour se connecter à une vidéoconférence. Toutefois, dans la plupart des cas, la connexion via un ordinateur portable ou un ordinateur est courante.
Avec la vidéoconférence, la plupart des services ont la capacité d’autoriser plus de 100 participants à chaque session, ce qui signifie que la vidéoconférence est un moyen efficace pour les petites et grandes équipes pour se réunir en temps réel.
Les réunions peuvent se dérouler via une vidéo unidirectionnelle et un audio bidirectionnel, une vidéo bidirectionnelle et un audio bidirectionnel, ou encore sur la base d’une combinaison qui réponde aux exigences du contenu de la réunion. Cette flexibilité permet aux utilisateurs d’organiser toutes sortes de téléconférences : webinaires, conférences en ligne, réunions interactives, brainstormings, ou encore formations et cours en ligne.
Les caractéristiques et les fonctions avancées des technologies de télécommunications modernes permettent à l’hôte de la réunion d’utiliser des fonctionnalités telles que le partage d’écran, les tableaux blancs et le partage de fichiers en direct, ce qui signifie que personne n’aura besoin d’un document imprimé le jour même. Ces fonctions font de la téléconférence vidéo le moyen idéal pour faire une présentation ou un séminaire en direct, par exemple en permettant aux intervenants de partager des diapositives de présentation, des clips vidéo et tout autre support visuel.
Les avantages offerts par les différents types de logiciels de visioconférence sont nombreux.
- Charger et diffuser des présentations PowerPoint
- Transmettre des vidéos en direct à l’aide d’une webcam, ou des images fixes pour des conférences, des réunions et des webinaires bidirectionnels ou unidirectionnels.
- Utiliser un tableau blanc virtuel pour prendre des notes, réfléchir ou annoter.
- Annoter des images et des diagrammes en temps réel
- Partager son écran avec l’hôte ou le modérateur
- Partager des documents et des fichiers
- Échanger entre participants à l’appel via messagerie instantanée publique et privée
Comment organiser une téléconférence efficace
Que vous choisissiez la téléconférence ou les appels vidéo comme méthode de téléconférence, il existe des moyens d’éliminer les problèmes et de tirer le meilleur parti du temps alloué à votre réunion. Voici quelques conseils pour des réunions par téléconférence qui restent pertinentes, collaboratives et productives.
1. Faites en sorte que votre réunion compte en établissant un ordre du jour
Saviez-vous que les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine en réunion ? En 2019, les réunions » inutiles » auraient ainsi coûté 399 milliards de dollars aux entreprises américaines, soit près de 367 milliards d’euros
Dans un environnement de travail où l’attention est de plus en plus limitée, les chefs d’entreprise doivent tenir compte du but, des objectifs et des résultats souhaités spécifiques de chaque réunion, et établir à cette fin un ordre du jour. Un ordre du jour efficace comprendra les points de discussion à aborder, les participants présents (afin que les participants sachent que leur présence est requise), et la définition d’un calendrier et d’un objectif clair. Il pourra ainsi être distribué aux collaborateurs que vous attendez lors de cette réunion. La non-participation est fréquente lors de l’organisation d’une réunion ou d’une conférence téléphonique en ligne ; sans un ordre du jour précis, les hôtes courent le risque que les participants ne se présentent pas le jour même.
Expliquez clairement pourquoi vous attendez la présence de vos invités, en soulignant la raison pour laquelle leur présence est nécessaire et ce qu’ils peuvent retirer de la réunion. Faites en sorte que le contenu de votre réunion soit aussi attrayant que possible ; soyez bref, respectez l’ordre du jour et faites en sorte qu’il compte.
2. Entraînez-vous à utiliser la technologie avant la réunion
Préparer votre réunion ne signifie pas nécessairement revoir vos diapositives. Lorsque vous utilisez une technologie nouvelle et avancée, ou même une fonction que vous n’avez jamais utilisée auparavant, veillez à vous familiariser avec la plate-forme pour être sûr de vous y retrouver le jour de la réunion.
Veillez à accéder à la plate-forme de réunion en vous positionnant du point de vue d’un membre de l’auditoire, afin de pouvoir guider les participants dans le processus s’ils ont des difficultés à se connecter à l’appel.
Assurez-vous également de disposer d’une bande passante suffisante pour votre réunion le jour même. Organisez votre réunion depuis un endroit où vous bénéficierez de la meilleure connectivité possible pour prendre en charge plusieurs membres de l’auditoire. Prévoyez un peu de temps au début de votre réunion pour permettre aux utilisateurs de se connecter, ce qui vous permettra de faire face aux inévitables retards et problèmes de connexion.
3. Partagez les documents clés à l’avance
Idéalement, procédez au partage des documents avant la réunion, avec si possible l’ordre du jour, pour contribuer à la productivité de votre réunion. Encouragez les participants à lire tout contenu essentiel avant la session afin de comprendre dès le départ le contexte de la réunion.
Cela vous aidera à atteindre l’objectif principal de votre réunion de manière plus efficace, en provoquant des discussions et des questions plus pertinentes pour aider les autres participants à donner leur avis, à résoudre des problèmes ou à réfléchir efficacement.
4. Soyez conscient des perturbations sonores
Il est important de déterminer si votre emplacement est approprié à la tenue d’une téléconférence. En plus de prendre note de la source de lumière naturelle (pour les téléconférences vidéo), il est important d’être conscient des perturbations sonores qui pourraient survenir et de planifier vos échanges en conséquence.
Évitez d’organiser un appel depuis un café animé ou tout autre espace public, même si leur excellente connexion WiFi vous tente. Pensez-y également à deux fois avant d’utiliser un espace de co-working, qui peut être tout aussi perturbant.
Un bureau à domicile doté d’une connexion internet haut débit appropriée est souvent un bon choix pour accueillir une conférence téléphonique ou un appel vidéo. Toutefois, si vous vivez avec d’autres personnes, informez-les des horaires de l’appel pour éviter qu’elles ne vous interrompent accidentellement. Si vous avez un animal domestique, assurez-vous qu’il se trouve dans une pièce séparée au moment de l’appel et fermez la porte si possible.
Si vous recevez fréquemment des appels, pensez à investir dans un casque. Un bon micro-casque vous aidera à éliminer une grande partie du bruit de fond, ce qui signifie que vous entendrez mieux vos participants, qui vous entendront à leur tour plus clairement.
5. N’oubliez pas d’enregistrer votre réunion.
L’époque où il fallait désigner un membre de l’équipe pour rédiger, compiler et distribuer de longs comptes rendus de réunion est révolue.
Grâce aux technologies de pointe dont nous disposons, il est fort probable que votre solution de téléconférence vous permette d’enregistrer l’intégralité de votre réunion. Ainsi, ceux qui ont participé à la réunion peuvent revoir et réviser le contenu de la réunion, et ceux qui n’y ont pas assisté peuvent se rattraper au moment qui leur convient.
Si la prise de notes a toujours sa place, la technologie de téléconférence vous permet d’économiser du temps et des ressources en enregistrant simplement l’appel.
Veillez à informer les participants avant l’appel si vous prévoyez de l’enregistrer et n’oubliez pas d’envoyer le lien à vos invités une fois la session terminée.
Quelles possibilités et quel impact sur votre entreprise ?
Les progrès de la technologie de téléconférence ont eu un impact indéniable sur notre vie professionnelle quotidienne.
Devenant rapidement le moyen de communication le plus utilisé par les entreprises pour gérer des membres d’équipes de plus en plus disparates, les solutions de téléphonie dans le cloud, de téléphonie par Internet ou de communications unifiées permettent aux équipes, aux clients et aux partenaires de l’entreprise de se connecter et de collaborer où qu’ils se trouvent dans le monde.
Investir dans une solution de vidéoconférence robuste, sécurisée et fiable est une décision essentielle pour les entreprises qui cherchent à préparer l’avenir de leurs communications professionnelles, à réaliser des économies, à garder une longueur d’avance et à attirer les meilleurs talents du monde entier.
Publié le Fév 20, 2023