Une bonne communication est un facteur clé de la réussite d’une entreprise. Quelles que soient sa taille, son activité et son organisation, une structure a besoin que ses membres puissent échanger facilement sur les projets en cours, les nouveaux objectifs, les actions à mener… Il n’y a pas de services ou de missions pour lesquelles cette communication ne soit pas essentielle, car celle-ci est à la base du travail en équipe.
Cependant, il ne suffit pas que vos salariés soient de bons communicants pour que votre communication soit également excellente. En réalité, la communication d’entreprise regroupe plusieurs types d’échanges et repose sur différentes ressources matérielles et logicielles.
Dans cet article, nous vous expliquons en quoi consiste vraiment la communication d’entreprise, pourquoi elle est fondamentale et comment choisir les outils adaptés pour optimiser ses échanges professionnels.
Qu’est ce que la communication d’entreprise ?
Lorsqu’on évoque la communication d’entreprise, on pense d’abord aux différents échanges internes qui se déroulent sur le lieu de travail. Il s’agit dans ce cas de la communication verticale entre les gestionnaires, les chefs de projet, les superviseurs et leurs équipes, mais également des différents échanges horizontaux entre collègues et services.
Ensuite, on peut définir la communication d’entreprise comme la façon dont une organisation communique avec d’autres structures, des actionnaires et tous les autres tiers avec lesquels elle a besoin d’échanger. C’est ce qu’on appelle la communication externe.
En réalité, la communication d’entreprise est un domaine encore plus vaste et peut difficilement être défini de manière précise. Les moyens de communications sont très divers et incluent différents interlocuteurs dont la gestion de la relation client. Derrière le terme communication d’entreprise se cachent en fait tous les échanges réalisés par une structure.
L’importance de la communication dans l’entreprise
Comme la communication d’entreprise regroupe l’ensemble des échanges internes et externes à l’entreprise, elle joue un rôle majeur dans son activité et son organisation.
Bien communiquer c’est contrôler à la fois les informations tactiques qui circulent entre les équipes et l’image et les relations que l’entreprise souhaite développer auprès de ses partenaires, clients et collaborateurs.
Cet aspect de la communication d’entreprise a d’ailleurs pris une portée considérable ces dernières années. Avec l’importance croissante de la réputation en ligne, la réputation d’une entreprise est de plus en plus liée à sa communication digitale. La stratégie marketing, la gestion d’entreprise et le plan de communication se confondent pour construire une réelle identité numérique ou une marque employeur autour d’une organisation.
Pour fonctionner, cette stratégie de communication doit être cohérente entre tous les canaux et les services de l’entreprise. Elle repose donc elle-même sur une excellente communication interne qui doit permettre aux collaborateurs d’utiliser les mêmes modes et méthodes d’échanges pour s’exprimer au nom de leur employeur et établir une stratégie de communication efficace.
Finalement aujourd’hui la question n’est plus vraiment qu’elle est l’importance de la communication en entreprise, mais comment rendre à cette communication toute son importance ?
En effet, les modes de consommation et de travail actuel avec l’essor des emplois à distance et la mondialisation de la clientèle peuvent venir compliquer la communication en entreprise ainsi que la communication au travail.
Quelle est la différence entre la communication au travail et la communication d’entreprise ?
La communication au travail est une sous-partie de la communication d’entreprise. Elle est le plus généralement interne à l’organisation et correspond à toutes les interactions réalisées quotidiennement par les salariés pour accomplir leurs tâches et maintenir une cohésion d’équipe.
Celle-ci est plus informelle et peut prendre la forme de points brefs ou de simples discussions entre collègues. Néanmoins, afin de s’assurer une bonne communication d’entreprise, les dirigeants doivent veiller à ce que leurs salariés puissent échanger facilement y compris lorsqu’ils travaillent à distance.
Pour cela, ils peuvent mettre en place des systèmes de messagerie instantanée, de chats ainsi que des outils de visioconférence pour permettre à leur collaborateur de se réunir rapidement et de dialoguer exactement comme s’ils étaient en face à face.
Quels sont les types de communication d’entreprise ?
Les types de communication interne
Au sein d’une entreprise, les échanges sont le plus souvent multidirectionnels et concernent divers interlocuteurs. On peut les classer en trois grands types.
- La communication ascendante : il s’agit des échanges qui partent des équipes ou des salariés et sont à destination des managers, responsables et de tout autres supérieurs hiérarchiques.
- La communication descendante ou managériale : elle représente l’inverse de la communication ascendante et couvre les conversations qui partent d’un supérieur hiérarchique vers ses subordonnés.
- La communication latérale ou horizontale : il s’agit de la communication entre services ou entre collègues d’une même équipe.
Les types de communication externe
- Les réunions et retours d’expérience : avec la digitalisation croissante des modes de travails, les réunions, webinaires et vidéoconférences avec des acteurs externes sont devenus des éléments essentiels de la communication de l’entreprise.
- Les relations clients et prospects : elles recouvrent plusieurs modes de communications comme les sondages et les newsletters qui sont généralement envoyés par mail, les relations téléphoniques pour la gestion des dossiers et des réclamations ainsi que la promotion des valeurs de l’entreprise sur internet et les actions de communication sur les réseaux sociaux.
- Les relations publiques : il s’agit notamment de la communication qu’une entreprise peut avoir avec la presse. De nombreuses structures embauchent une société de relations publiques ou recrute des représentants en relations presses internes pour superviser cet aspect de leur communication institutionnelle.
Communications interne et externe, source : Optimum SA
Comment optimiser ces types de communication ?
Tous ces types de communication peuvent être mis en place et optimisés grâce à des solutions logicielles. Celles proposées par RingCentral peuvent ainsi vous permettre, entre autres, d’organiser des vidéoconférences en ligne ou des webinaires avec des partenaires commerciaux.
Pour simplifier encore davantage votre communication interne et externe, privilégiez une plateforme centralisée comme RingCentral MVP. De cette façon, tous vos échanges pourront être gérés depuis une interface unique. Cela permettra d’une part de diminuer les temps d’apprentissage et de prise en main, mais également d’harmoniser les différents modes de communication dans votre entreprise.
Les différents modes de communication d’entreprise
La communication d’entreprise se fait par le biais de trois méthodes majeures. Le choix de ces modes de communication dépend du besoin, des interlocuteurs et des possibilités techniques et logistiques.
Voici les trois principaux canaux de communication :
La communication verbale
La communication verbale fait référence à des conversations réelles, qui peuvent se dérouler en personne, par téléphone, par audioconférence ou par vidéo. Cette communication présente l’avantage de pouvoir transmettre plus clairement des informations en prenant en compte les réactions et interrogations de ses interlocuteurs.
Les communications écrites telles que les e-mails, les messages instantanés ou les dialogues en ligne sur l’intranet et les médias sociaux entrent également dans cette catégorie.
Des plateformes comme RingCentral sont idéales pour favoriser cette communication verbale, car elle comporte notamment un système de messagerie d’équipe qui permet aux membres de discuter et d’envoyer des documents en temps réel.
Vous pouvez également passer des appels téléphoniques basés sur le cloud à vos collègues et clients en quelques clics. Enfin, si vous souhaitez vous voir en face à face, vous pouvez organiser des appels vidéo avec jusqu’à 200 participants.
La communication non verbale
La communication non verbale vient compléter la communication verbale. Elle apporte de précieuses informations sur la compréhension, l’approbation et l’intérêt (ou non) de ses collaborateurs et clients.
Les interactions non verbales incluent toutes les manières de communiquer sans rien dire par exemple grâce au langage corporel ou aux expressions faciales. Elle est particulièrement utile lors de négociations ou d’argumentaires commerciaux, car l’orateur peut adapter immédiatement son discours en fonction des réactions de ses interlocuteurs.
La communication visuelle
La communication visuelle repose sur des outils de présentations tels que des graphiques, des diaporamas PowerPoint, des infographies, des illustrations ou encore des clips vidéo. En règle générale, ce mode d’échange est surtout utilisé dans la communication externe et par les équipes marketing.
Cependant, la communication visuelle peut aussi être employée en interne pour stimuler notamment la motivation et la productivité. Elle prend, par exemple, la forme d’infographies reprenant les objectifs de réussite d’un service ou d’organigrammes permettant aux nouveaux salariés de se repérer rapidement dans l’organisation.
Quels sont les avantages d’une communication d’entreprise efficace ?
Une communication efficace peut améliorer simultanément la productivité, l’organisation et l’image de l’entreprise au travers de 4 avantages majeurs.
1. Un meilleur investissement des employés
L’investissement des employés dans leurs missions est un objectif clé pour chaque entreprise. Si vos employés ne sont pas motivés et engagés dans le travail qu’ils font, ils risquent de ne pas atteindre leurs objectifs.
Une communication d’entreprise efficace peut améliorer l’engagement des employés en permettant à leur manager et superviseur d’échanger plus clairement avec eux. En effet lorsque les employés n’ont pas l’impression d’être dirigés avec clarté et conseils, leur motivation et productivité peuvent être lourdement impactées.
Ce phénomène est encore pris de l’ampleur avec l’augmentation du télétravail, ou faute d’une bonne communication de nombreux employés peuvent se sentir mis à l’écart. Les managers et responsables des ressources humaines sont de leur côté confrontés à des difficultés pour détecter les salariés en difficulté et pour maintenir des échanges et un lien avec eux.
Le baromètre 2021 du télétravail, source : Myhappyjob.fr
Des solutions spécialisées pour le travail à distance comme RingCentral peuvent pallier ces difficultés en fournissant toutes les ressources logicielles à vos salariés. Ils pourront ainsi communiquer et collaborer exactement comme s’ils se trouvaient au sein de vos locaux.
2. Une relation client optimisée
La relation client est la base de la croissance d’une organisation. Quel que soit votre secteur d’activité, la communication d’entreprise peut vous aider à renforcer les relations avec vos clients.
D’une part, vous pouvez être plus disponibles en multipliant les moyens de contact comme la messagerie instantanée, les réseaux sociaux, les mails, les appels téléphoniques. D’autre part, vous pouvez enrichir votre service client et vos processus de communication commerciale en proposant des services plus évolués tels que la visioconférence.
Celle-ci permet à vos clients d’échanger en direct avec un de vos collaborateurs exactement comme s’ils étaient en face en face. La relation de confiance est ainsi naturellement améliorée.
Enfin, bien communiquer passe aussi par l’efficacité de vos outils de communication. Avec des solutions comme RingCentral Cloud PBX vous pouvez par exemple paramétrer en quelques clics, des options de transfert et redirection d’appel, des standards automatiques ou encore des musiques et messages d’attentes personnalisés.
3. La réussite d’objectifs commerciaux
Un autre avantage de communiquer efficacement en entreprise est que cela vous aide à atteindre vos objectifs commerciaux. En effet, vos employés sont constamment informés des objectifs et ont une meilleure idée du plan d’action à mettre en œuvre.
La communication au travail garantit également que les salariés collaborent efficacement de manière optimale. Les chefs de projets et superviseurs peuvent facilement :
- faire des points d’avancés réguliers avec leurs équipes ;
- s’assurer que les employés comprennent le travail qu’ils font ;
- aider les équipes à respecter les délais.
Grâce à des solutions tout-en-un comme RingCentral, les superviseurs peuvent contacter tous leurs collaborateurs depuis une plateforme centralisée. Ils ont la possibilité de leur envoyer des messages, des appels vidéo et vocaux, mais également de suivre des projets et attribuer des tâches depuis n’importe quels équipements et lieux de travail.
4. Créer une culture de la communication
Les entreprises qui communiquent de manière ouverte et transparente ont généralement une culture d’entreprise plus positive et dynamique. Les salariés sont plus investis et motivés et l’ambiance de travail est à la fois plus saine et productive.
De plus, lorsque vous diffusez une culture de communication efficace, vous pouvez attirer de nouveaux clients, mais également des partenaires qui auront envie de rejoindre une équipe collaborative et épanouie.
Enfin, cette culture de la communication permet à vos employés de se sentir plus libres d’échanger sur leurs difficultés, de remonter des problèmes, mais aussi d’être force de proposition.
Comment mettre en place votre processus de communication d’entreprise ?
Même si vos employés sont de bons communicants et que l’ambiance de travail est bonne, il y a une différence entre communiquer et communiquer efficacement. Pour optimiser votre processus de communication, vous devrez donc mettre plusieurs éléments en place.
Impliquez au maximum vos collaborateurs
Sécurité, appartenance, estime sont trois des cinq besoins fondamentaux de la pyramide de Maslow qu’une communication interne efficace peut combler. Valoriser le travail de chacun est essentiel pour créer un sentiment d’appartenance de vos collaborateurs envers votre entreprise.
Pour cela, vous devez intégrer toutes vos équipes dans les processus de communication et de décision, mais aussi l’ensemble des salariés présents à l’intérieur de ces équipes. Pour que la communication soit homogène et la productivité maximale, il faut que chacun ait accès aux mêmes informations au sein de l’entreprise.
Utilisez un langage clair et concis
Une communication interne trop technique, pleine de jargon ou se perdant dans des détails risquent d’être mal comprise ou ignorée. Pour communiquer efficacement, privilégiez la mise en œuvre d’ échanges directs et personnalisés en conservant des messages clairs et concis.
Exploitez la technologie à votre disposition pour communiquer en interne
En ce qui concerne la communication interne, l’e-mail est souvent le mode de communication incontournable. Cependant, il peut avoir des inconvénients. Certains messages peuvent se perdre ou ne pas être lus et les employés peuvent se retrouver submergés par de trop nombreux courriers électroniques.
La clé d’une communication réussie est d’adapter le mode de communication à son objectif.
RingCentral propose un logiciel de communication interne d’entreprise tout-en-un qui vous permet d’organiser des réunions en ligne, de discuter instantanément ou encore de partager des documents aussi facilement que d’envoyer un mail.
Participez et montrez l’exemple
Une bonne communication se fait dans les deux sens. Si vous voulez que votre communication interne engage un maximum de vos collaborateurs, vous devez montrer l’exemple. Encouragez-les à commenter et partager les informations qu’ils reçoivent et restez à l’écoute de leurs remarques et avis.
Ces informations et feedbacks vous permettent aussi d’anticiper d’éventuels conflits et situations bloquantes et d’adapter continuellement l’organisation du travail aux besoins de vos équipes.
Comment choisir le bon outil de communication d’entreprise ?
À présent que vous comprenez mieux ce qu’est la communication d’entreprise et que vous savez comment la rendre efficace, il est temps de passer concrètement à sa mise en place.
Selon que vous soyez une start-up, un grand groupe ou une PME vos besoins donc vos modes et processus de communication sont différents.
Néanmoins, vos logiciels de communication doivent avoir un point commun : vous permettre de favoriser rapidement et simplement les échanges dans votre entreprise.
C’est précisément pour répondre à cet objectif que nous avons conçu RingCentral. Notre solution tout-en-un propose de puissantes fonctionnalités de visioconférence, d’appels vocaux et de messagerie d’équipe.
De plus vous pouvez également l’utiliser comme un outil de gestion de projet pour suivre et attribuer des tâches, envoyer des fichiers et y intégrer vos propres logiciels existants. Ces fonctionnalités en font un atout pour votre organisation et communication interne.
Mais la solution de RingCentral est aussi parfaitement adaptée pour la communication externe. Grâce à notre plateforme centralisée, vous pourrez passer des appels vidéos avec vos clients en quelques clics et depuis n’importe quels équipements et endroits dans le monde.
Voici des exemples d’actions que vous pourrez mettre en place pour améliorer votre communication d’entreprise avec RingCentral :
- planifier des réunions mensuelles pour faire le point sur les objectifs et avancées de vos collaborateurs ;
- réaliser des entretiens d’embauche ou de suivi de carrière avec vos salariés distants exactement comme si vous étiez en face en face ;
- proposez des prises en charge en visioconférence pour traiter les réclamations de vos clients afin de mieux identifier leur problème ;
- envoyez des sondages réguliers à vos clients et employés pour obtenir des commentaires et feedbacks ;
- organiser des conférences et webinaires pour présenter votre entreprise et vos services ;
- augmenter votre réactivité, votre flexibilité et votre disponibilité.
Et vous quelles mesures allez-vous prendre pour rendre votre communication d’entreprise efficace ?
Publié le 30 Sep, 2021
