Catégories

Choisissez un sujet

5 astuces téléphoniques que tout utilisateur de RingCentral devrait connaître

Ring Central Blog

Partager

URL copiée
5 minutes de lecture

En bref :


Que vous travailliez depuis votre domicile ou au bureau, pour être efficace, il vous faut des outils de communication vous permettant d’échanger et de collaborer facilement avec vos collègues. Si la messagerie d’équipe et les visioconférences sont d’excellents moyens de discuter à distance, les simples appels téléphoniques restent l’épine dorsale de toutes les communications professionnelles. 

Toutefois, si votre téléphone ne vous sert qu’à téléphoner, vous passez à côté de fonctionnalités de pointe qui pourraient accroître sensiblement votre productivité. 

Voici cinq astuces de téléphonie que tous les utilisateurs de RingCentral devraient connaître.

1. Répondre à un appel entrant par un message vocal

Il n’est pas toujours simple de prendre un appel lorsque l’on est en pleine réunion ou dans un lieu bruyant. Mais quand l’appel vient d’un client important, d’un partenaire stratégique ou de son manager, on ne peut pas se contenter de l’ignorer. 

Replay with messaging using the RingCentral App

RingCentral MVP vous offre la possibilité de rejeter un appel entrant et de répondre à la personne qui cherche à vous joindre par un message vocal prédéfini ou personnalisé, le tout sur simple pression d’un bouton. La marche à suivre est la suivante.

Quand vous recevez un appel, choisissez l’option de réponse par message. Ensuite, optez pour l’un des messages prédéfinis proposés ou saisissez votre réponse personnalisée. 

Votre interlocuteur peut même lui aussi répondre automatiquement à votre message : lorsqu’il reçoit le vôtre, il peut soit presser 1 pour ré-écouter votre réponse, soit presser 2 pour laisser à son tour un message vocal. 

2. Choisir des sonneries personnalisées

Personnalisez votre sonnerie dans RingCentral Phone System

Les sonneries personnalisées sont un excellent moyen d’ajouter un peu de fantaisie et de personnalité aux appels que vous recevez. Mais ce n’est pas tout ! Voici quelques exemples d’utilisations créatives que vous pouvez faire des sonneries personnalisées :

1. Réserver un traitement de faveur à ses proches

Choisir une sonnerie personnalisée pour ceux que vous aimez vous permet de les identifier immédiatement dès qu’ils cherchent à vous joindre et de fixer vos priorités. Vous pouvez aussi activer le mode « Ne pas déranger » pour ne recevoir que les appels provenant de certains numéros.

2. Éviter ou identifier les appels indésirables

Les appels indésirables sont une véritable plaie pour les agents et tous ceux qui doivent répondre à de nombreux appels. Choisissez des sonneries personnalisées pour les numéros récurrents afin de les bloquer, ou pour les numéros les plus importants afin d’ignorer tous les autres.

3. Trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Une fois votre journée de travail finie, il est important de faire une vraie coupure. En choisissant des sonneries personnalisées, vous pouvez savoir immédiatement si l’appel que vous recevez est de nature professionnelle ou non.

4. Exprimer sa créativité

Les sonneries personnalisées sont aussi un bon moyen de laisser libre cours à sa créativité. Optez pour une sonnerie prédéfinie ou téléchargez la musique de votre choix.

 3. Basculer d’un mobile vers Apple CarPlay ou Android Auto

Les personnes habituées au travail à distance sont souvent contraintes de passer des appels et de participer à des réunions pendant leurs déplacements. Or, utiliser un téléphone au volant est extrêmement dangereux. Une personne ayant son téléphone dans la main en conduisant a ainsi 2 à 3,5 fois plus de risques d’accident que si elle utilisait un kit mains libres.

Appelez l'application RingCentral avec Ipad

RingCentral est compatible avec Apple CarPlay et Android Auto : vous pouvez ainsi passer vos appels et rejoindre des réunions (en audio uniquement) tout en restant concentré sur la route.

Fonctionnalités CarPlay :

Les versions Apple et Android ont chacune un ensemble de fonctionnalités qui leur est propre. 

 4. Rediriger des messages vocaux et des fax

Transférer des messages vocaux et des fax à l'aide de la plateforme RingCentral

Il suffit de quelques clics pour rediriger des messages vocaux et des fax électroniques depuis RingCentral MVP. Cette simplicité est source de multiples avantages :

1. Temps de réponse accéléré

Si vous recevez un message vocal ou fax électronique urgent alors que vous êtes occupé, vous pouvez l’envoyer à un collègue afin que ce dernier le traite dans les plus brefs délais.

2. Satisfaction client accrue

Lorsqu’un client vous pose une question à laquelle vous n’êtes pas en mesure de répondre faute de connaissances approfondies, vous pouvez transférer sa demande à la personne la plus à même d’y accéder.

3. Affaires conclues

Souvent, il faut être réactif pour répondre aux questions de clients potentiels, sans quoi vous risquez de manquer une opportunité. L’accès instantané à la messagerie vocale et aux fax électroniques permet à votre équipe de traiter les demandes avant que vos prospects ne se tournent vers vos concurrents.

 5. Passer d’un PC à un terminal mobile (et inversement) en un clic

Les collaborateurs n’ont jamais autant bougé, travaillant depuis toutes sortes de lieux, notamment leur domicile, leur véhicule et leur bureau. Or, quitter une réunion pour y revenir depuis un autre terminal peut nuire à la fluidité de la discussion, surtout pour les participants clés.

Call from desktop and switch to your phone with RingCentral

Le basculement des appels vous permet de changer de terminal pendant un appel en toute fluidité. Au lieu de devoir vous déconnecter puis rejoindre à nouveau la session, cette fonction vous offre la possibilité de démarrer une réunion sur un terminal et de la poursuivre sur un autre sans la moindre interruption. 

Ainsi, vous restez professionnel où que vous soyez. 

Faites le test!

Ces fonctionnalités sont à la disposition de tous les utilisateurs de RingCentral MVP. Lancez votre application RingCentral pour les essayer !

Envie d’en savoir plus sur les fonctionnalités de téléphonie de RingCentral ? Demandez une démonstration ou contactez un spécialiste RingCentral pour découvrir le rôle clé que joue la téléphonie à l’ère du télétravail et des nouvelles formes de travail hybrides.

Publié le 17 Mai, 2022

Prochain article

UC

5 prédictions pour la nouvelle ère des technologies vocales

Une tendance majeure est apparue discrètement ces dernières années alors que toute l’attention se portait sur l’essor des visioconférences, de l’intelligence artificielle et de l’automatisation : le retour en force des bons vieux appels téléphoniques.  L’an dernier, les utilisateurs de RingCentral ont passé plus de six milliards d’appels, soit 315 millions d’heures passées au téléphone. ...

Partager

URL copiée