Votre petite entreprise cherche à réduire ses coûts ? Vous n’êtes pas les seuls.
En tant que propriétaire d’une petite ou moyenne entreprise, vous savez que chaque centime compte. Vous faites probablement face à de nombreuses dépenses associées à la gestion d’une entreprise : le coût des biens ou de services, mais aussi les frais généraux comme le loyer, les charges et les assurances.
Trouver des moyens de réduire les coûts peut accroître votre marge bénéficiaire et aider votre entreprise à prospérer. Voici quelques idées pour commencer.
- 1. Examinez vos dépenses régulièrement
- 2. Négociez avec vos fournisseurs
- 3. Réduisez les coûts en rationalisant vos technologies
- 4. Investissez dans un thermostat intelligent
- 5. Passez au virtuel pour diminuer encore les coûts
- 6. Supprimez les dépenses superflues
- 7. Réduisez l’usage du papier
- 8. Utilisez des techniques d’économie d’énergie passives
- 9. Verdissez vos bureaux
- 10. Négociez avec votre bailleur
- 11. Supprimez les coûts inutiles en changeant de banque
11 manières de réduire les coûts pour les petites entreprises
1. Examinez vos dépenses régulièrement
Ayez pour habitude de passer régulièrement en revue vos dépenses professionnelles. Cela vous aidera à identifier les secteurs où vous pouvez réduire les coûts. Par exemple, si vous trouvez que vous dépensez beaucoup en fournitures de bureau, vous pouvez obtenir une remise sur les quantités en commandant auprès d’un grossiste.
Le périmètre sur lequel vous avez besoin d’économiser peut changer au fil du temps, ou même d’un mois sur l’autre, c’est pourquoi il est toujours important d’en garder la maîtrise.
Pour examiner vos dépenses :
- Comparez vos dépenses mensuelles à votre budget.
- Suivez vos dépenses en utilisant un logiciel de comptabilité ou une application de gestion financière personnelle.
- Penchez-vous sur vos relevés bancaires et de carte de crédit tous les mois.
2. Négociez avec vos fournisseurs
Si vous êtes satisfait de la qualité des biens et des services de vos fournisseurs, mais pas du prix, il est peut-être temps de négocier. Faites-leur savoir que vous envisagez d’autres options et voyez s’ils sont prêts à vous proposer de meilleures conditions.
- Demandez une remise sur le volume. Si vous achetez en grandes quantités, vous pouvez éventuellement obtenir un prix unitaire plus faible.
- Négociez des délais de paiement plus longs. Si vous pouvez payer vos factures dans les 30 jours, certains fournisseurs peuvent vous accorder un escompte de 2 %.
- Comparez les prix. Demandez des devis à d’autres fournisseurs pour voir si vous bénéficiez des meilleures conditions possibles.
- Consolidez les fournisseurs. Si vous avez plusieurs fournisseurs pour le même type de produits ou de services, voyez si vous pouvez obtenir un rabais en regroupant vos achats auprès d’un seul fournisseur. Nombre d’entre eux proposent des remises sur les gros volumes. Si les négociations sont difficiles ou s’ils ne peuvent pas vous accorder de meilleures conditions tarifaires, il est peut-être temps d’aller voir ailleurs.
3. Réduisez les coûts en rationalisant vos technologies
De nombreuses technologies existent pour permettre aux petites entreprises de diminuer les coûts, des services basés sur le cloud comme RingCentral aux outils de comptabilité en ligne. En profitant de RingCentral MVP, vous pouvez faire des économies, améliorer la productivité et rationaliser vos activités.
RingCentral MVP combine un large éventail de fonctionnalités en une seule application pour toutes vos communications d’entreprise. Qu’il s’agisse d’appels téléphoniques, de chats vidéo ou de messagerie d’équipe, tous les canaux seront à portée de main :
En faisant appel à un seul fournisseur pour tous vos besoins de communications, vous pouvez aussi éviter le coût et la complexité inhérents au fait d’avoir plusieurs fournisseurs.
De nombreuses entreprises constatent aussi que RingCentral MVP améliore leur productivité. Déployer la solution de centre d’appels RingCentral augmente aussi la satisfaction clients, ce qui entraîne d’autres réductions de coûts comme une fidélisation accrue de la clientèle et une meilleure rétention.
4. Investissez dans un thermostat intelligent
Un thermostat intelligent peut vous aider à faire des économies sur votre facture d’énergie en ajustant automatiquement la température à vos besoins. Par exemple, si vous savez que les bureaux seront inoccupés pendant quelques heures, vous pouvez ajuster la température pour ne pas gaspiller d’énergie.
Les thermostats intelligents vous permettront aussi de programmer des horaires pour que vos bureaux soient toujours à température confortable. Le thermostat peut détecter la présence d’occupants et revenir automatiquement à votre température préférée même en dehors des heures habituelles.
Vous ne gaspillerez pas d’énergie si personne n’est là, mais le thermostat ne tiendra pas compte des horaires programmés si quelqu’un s’attarde au bureau. Vous pouvez aussi compter sur le système pour apprendre vos habitudes, ce qui réduira la nécessité de programmer des horaires.
Les avantages d’un thermostat intelligent :
- Une consommation d’énergie réduite
- Des factures d’électricité moins élevées
- Des bureaux plus confortables
- Des horaires programmables
- L’apprentissage des habitudes
- La détection des occupants
5. Passez au virtuel pour diminuer encore les coûts
Si vous n’avez pas besoin de bureaux physiques, envisagez de passer au tout-virtuel. Vous pouvez faire des économies sur le loyer, les charges et d’autres frais généraux en travaillant depuis le domicile ou un espace de coworking.
Les produits et services comme RingCentral MVP facilitent cette transition, en vous apportant un bureau virtuel avec un numéro local ou gratuit ainsi que des fonctionnalités comme le transfert d’appels ou la messagerie vocale.
RingCentral a aussi intégré des fonctionnalités de messagerie pour que les membres de votre équipe restent connectés où qu’ils soient. Ils peuvent passer des appels et envoyer des messages depuis leur téléphone mobile en utilisant un numéro professionnel. L’application mobile se synchronise avec l’application logicielle, permettant aux collaborateurs de s’installer à leur bureau et de poursuivre leur travail là où ils se sont arrêtés.
Le routage intelligent des appels et une solution de centre d’appels facilitent aussi le passage au virtuel et vous évitent de faire faux bond à vos clients. Ils pourront toujours vous contacter comme d’habitude et vous pourrez diriger leurs appels vers la bonne personne, quelle qu’elle soit.
6. Supprimez les dépenses superflues
Il y aura toujours des dépenses inutiles, l’enjeu est de les garder autant que possible à un niveau minimum. Par exemple, si vous dépensez de l’argent en publicité sans qu’elle se traduise par des ventes supplémentaires, il est temps de supprimer ce budget.
Examinez vos stocks et débarrassez-vous des articles qui ne se vendent pas. Il vaut mieux avoir un stock moins important et économiser sur les coûts de stockage plutôt que de garder des marchandises qui prennent de la place.
Consolider vos outils de communication avec un seul fournisseur comme RingCentral peut aussi vous faire réaliser des économies. En faisant appel à un seul fournisseur pour tous vos besoins de communications, vous pouvez aussi limiter la complexité inhérente au fait d’avoir plusieurs fournisseurs et réduire les coûts.
7. Réduisez l’usage du papier
Un des moyens les plus faciles de diminuer les coûts consiste à limiter l’usage du papier. Il existe plusieurs méthodes, de l’impression recto verso à la numérisation des documents pour les stocker électroniquement.
Vous pouvez aussi faire des économies en passant aux factures et aux relevés bancaires électroniques. Vous économiserez sur l’affranchissement et le papier tout en restant organisés.
Un service de paie en ligne peut aussi vous aider à diminuer les coûts en supprimant les bulletins de paie en version papier. En prime, vous serez moins vulnérable face à la fraude.
Si votre entreprise est encore très dépendante du fax, vous pouvez encore réduire votre consommation de papier en utilisant le fax en ligne, une autre fonctionnalité puissante incluse dans RingCentral MVP qui vous fera faire des économies. Envoyez un fax par le biais de l’application mobile ou logicielle de RingCentral :
8. Utilisez des techniques d’économie d’énergie passives
Les lampes à LED sont bien plus économes en énergie que les luminaires traditionnels, c’est donc une bonne idée de passer aux ampoules à LED dans la mesure du possible. Ce geste pour l’environnement réduira votre facture d’énergie.
Le double vitrage permet aussi d’économiser de l’énergie par rapport au simple vitrage. Si vous envisagez de remplacer vos fenêtres, pensez-y.
Vous pouvez aussi réduire les coûts en isolant vos bureaux. Cela permettra de mieux retenir la chaleur en hiver et l’air frais en été, vous aurez ainsi moins besoin de climatisation ou de chauffage.
9. Intégrez l’écologie dans vos bureaux
En plus de faire des économies, rendre vos bureaux plus écologiques contribuera à attirer et retenir vos collaborateurs. Les millenials sont particulièrement séduits par le fait de travailler dans une entreprise éco-responsable.
Les stratégies sont nombreuses pour rendre vos bureaux plus respectueux de l’environnement, de l’usage de papier recyclé au compostage des déchets alimentaires. Vous pouvez aussi installer des panneaux solaires, ce qui réduira votre facture d’électricité et participera à votre image RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
10. Négociez avec votre bailleur
Le loyer est souvent l’un des postes de dépenses les plus importants des petites entreprises. Si vous n’êtes pas contraint par un bail fixe, envisagez de déménager dans un endroit moins coûteux. Vous pouvez aussi négocier une baisse de loyer avec votre bailleur actuel.
Si vous louez votre espace de bureaux, il est important de négocier avec le bailleur au moment de renouveler le bail. S’il sait que vous envisagez d’autres options, il sera éventuellement prêt à vous offrir de meilleures conditions.
Demandez aussi que les rénovations dont vous avez besoin soient bien effectuées, comme un nouveau système CVC ou des fenêtres mieux isolées. Ces améliorations vous feront faire des économies à long terme et votre bailleur peut être disposé à prendre en charge ces dépenses.
11. Supprimez les coûts inutiles en changeant de banque
Si vous payez trop de frais bancaires, il est peut-être temps de changer de banque. De nombreuses banques uniquement en ligne proposent des frais minimes, voire la gratuité des frais.
Les banques régionales sont aussi une bonne option pour les petites entreprises. Leurs frais sont généralement moins élevés que les banques nationales et leur service plus personnalisé. De plus, les gratifications offertes par une banque locale ou régionale peuvent servir à faire des économies sur toutes sortes de choses, des transports aux fournitures de bureau.
Faites jouer la concurrence pour obtenir de meilleures conditions sur les prêts professionnels. Si votre note de solvabilité est bonne, vous obtiendrez éventuellement un taux d’intérêt plus bas sur vos prêts actuels ou futurs.
Réduire les coûts dans une petite entreprise : quel est le secret ?
Faire des économies est essentiel pour n’importe quelle entreprise, mais c’est particulièrement important pour les petites entreprises. Avec un budget limité, chaque centime compte.
De la consolidation des fournisseurs et des services à la réduction ou suppression du superflu, il existe de nombreuses manières créatives d’améliorer votre trésorerie.
En suivant ces conseils, vous pouvez faire des économies et maintenir votre activité sans problème.
RingCentral peut vous aider à réduire vos dépenses de communication avec sa plateforme tout-en-un. Pour en savoir plus, découvrez nos solutions.
Publié le 21 Juin, 2022, mis à jour le 30 Oct, 2023
