Travail à Distance : la Recette pour Booster la Productivité

Le télétravail n’a jamais connu une demande aussi forte. Alors qu’il faisait figure d’utopie il y a 10 ans, il s’est peu à peu fondu dans notre environnement naturel de travail. Alors que les outils de travail collaboratif et les solutions de communication basées sur le cloud se multiplient, le travail est désormais une chose que vous « faites » et non un endroit où vous allez.

Que signifie travailler à distance ?

Le travail à distance est un mode de travail qui permet aux employés d’effectuer leurs missions quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Certaines personnes peuvent travailler de la maison, tandis que d’autres se connectent à un compte professionnel depuis un café. Grâce aux outils de travail collaboratif et de communication cloud, le télétravail permet désormais à tout le monde de travailler en dehors de l’environnement habituel du bureau.

Comme pour toute transformation, les entreprises ont toutefois besoin de savoir comment effectuer ce passage au télétravail. Les responsables comme les équipes doivent travailler ensemble afin de fournir les mêmes niveaux de productivité et d’efficacité qu’au bureau.

Pourquoi envisager une équipe à distance ?

Le travail collaboratif devient incontournable. Les entreprises doivent être agiles et innovantes. Cela signifie qu’elles doivent encourager des personnes différentes à travailler ensemble. On pourrait penser que la meilleure stratégie consisterait à garder tout le monde dans la même pièce ou le même bâtiment. Toutefois, les statistiques prouvent le contraire.

  • Efficacité et productivité accrues : lorsqu’ils travaillent à distance, les employés font plus en moins de temps. Avec moins d’occasions d’être dérangé au bureau, l’équipe peut être plus efficace.
  • Réduction du stress : 82 % des télétravailleurs ont déclaré être moins stressés en travaillant à distance. La flexibilité peut rendre les gens plus heureux.
  • Réduction des frais généraux : gérer un bureau peut coûter cher. Lorsque vous avez moins de dépenses immobilières, d’aménagement et de charges, vos frais généraux chutent.
  • Réduction de la rotation du personnel : travailler à distance implique qu’un employé peut rester au même poste, même si sa situation personnelle change. Peu importe, par exemple, si quelqu’un doit déménager dans une autre ville.

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Fixez des attentes claires et encouragez la responsabilisation

Des recherches ont montré que les télétravailleurs sont plus productifs que leurs homologues au bureau. Une grande part de la productivité réelle découle toutefois d’explications claires. Les membres de votre équipe doivent savoir ce que l’on attend d’eux. Dans la mesure où les valeurs de votre entreprise ne sont pas rappelées quotidiennement aux télétravailleurs, il est important de leur fournir régulièrement des informations.

Communiquez des instructions claires à chaque membre de l’équipe afin qu’ils sachent ce qu’ils doivent faire. Cela peut inclure l’attribution de tâches spécifiques via un outil de gestion de flux ou l’organisation d’appels individuels avant un projet. Les réunions d’équipes, avec des objectifs et des KPI définis à l’avance pour chaque projet, soutiennent cet objectif.

Plus vous pouvez fournir d’informations, plus il sera facile de maintenir la cohésion entre les groupes – même à distance. Des outils de gestion de projet comme Trello favorisent également une responsabilisation claire en montrant à toute l’équipe comment les individus progressent.

Il est également utile de vous assurer que vos employés savent à qui s’adresser lorsqu’ils rencontrent un problème. Savent-ils qui contacter en cas de problème avec leur logiciel ? Comment peuvent-ils joindre un responsable d’équipe s’ils ont des doutes sur un projet ?

Facilitez la planification des créneaux de travail

Pouvoir mieux gérer son temps est l’un des aspects qui attirent le plus les télétravailleurs. S’il n’est pas nécessaire d’exiger que votre équipe travaille de 9 h à 17 h, un certain cadre est essentiel. Vos équipes ont par exemple besoin de savoir quand elles doivent être disponibles pour une réunion hebdomadaire.

La mise en place de calendriers de visioconférences est un excellent moyen de gérer le travail collaboratif. Idéalement, essayez de fixer les réunions à la même heure chaque semaine. Ainsi, vos employés sauront comment organiser le reste de leur emploi du temps autour de la réunion. Des réunions régulières sont également idéales pour créer une bonne entente entre les membres dispersés de l’équipe.

Il est aussi utile de demander aux employés de communiquer régulièrement sur leur avancement. Des outils visuels de gestion de projets tels que Trello et Asana vous y aident. Avec ces outils, les membres de l’équipe peuvent faire glisser des tâches depuis la liste « à faire » vers la liste « en cours ».

Suivez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas

Faire l’expérience du travail collaboratif est probablement différent pour chaque entreprise. Certaines entreprises devront rester connectées en permanence via la messagerie instantanée en travaillant à distance. D’autres s’appuieront à l’occasion sur la visioconférence. En intégrant vos outils de travail collaboratif aux systèmes d’optimisation du personnel et à l’analyse, vous pourrez voir ce qui fonctionne.

Avec un logiciel pour vous aider, il vous sera plus facile de voir combien de personnes utilisent vos applications collaboratives, et sur quels axes ils ont besoin d’aide supplémentaire. Vous pouvez également suivre l’avancement des projets. Si les employés ne respectent pas les délais fixés, vous pourrez alors rapidement organiser une réunion et constater ce qui pose problème.

L’apprentissage du travail collaboratif dans une équipe implique souvent des essais et des erreurs. Il vous faudra expérimenter différentes stratégies et suivre les résultats avant de trouver le schéma parfait.

Facilitez le travail d’équipe

Les outils de gestion du personnel et d’analyse ne sont que deux pièces constituant le puzzle du travail collaboratif. Vous devrez également vous assurer que les gens peuvent partager et travailler ensemble sur des projets en temps réel. Des applications collaboratives telles que RingCentral offrent des solutions de partage de fichiers simples et sécurisées. Il vous suffit de télécharger ou de glisser-déposer des fichiers directement sur la plateforme pour permettre aux personnes de travailler ensemble à distance. La connexion à la plateforme de communication RingCentral permet également aux employés d’échanger sur le travail qu’ils accomplissent.

Les outils de travail collaboratif permettent aux équipes travaillant à distance de :

  • Créer et gérer des tâches
  • Travailler ensemble en temps réel
  • Modifier et commenter des documents
  • Communiquer par messagerie d’équipe, vidéo et audio
  • Suivre les performances et l’avancement

Assurez-vous que les outils collaboratifs que vous utilisez peuvent s’intégrer aux systèmes de stockage dans le cloud utilisés par vos employés. Les équipes à distance doivent pouvoir travailler sur des fichiers, de Google Drive à Dropbox et Evernote. Plus vos employés ont de liberté, moins ils sont susceptibles de se retrouver mis à l’écart.

Comment réussir à travailler à distance

Valorisez et soutenez chaque télétravailleur

Actuellement, les télétravailleurs sont incroyablement hétérogènes. Vous pouvez embaucher des employés partout dans le monde et leur donner accès aux mêmes outils. Si la diversité est une bonne chose, cela implique également de comprendre que des personnes différentes auront besoin d’un soutien différent.

Certains membres de votre équipe pourront avoir besoin d’aide pour installer leurs nouveaux outils. Avez-vous un responsable informatique à disposition, qui pourra intervenir dans le processus d’intégration ? D’autres employés pourraient avoir des difficultés à collaborer avec l’équipe. Un accompagnement régulier des managers permettra d’apporter à ces personnes l’encouragement dont elles ont besoin.

Au fur et à mesure que votre équipe à distance se développera, vous pourriez décider d’intégrer des logiciels supplémentaires dans votre stratégie collaborative. De nombreux outils modernes tels que RingCentral s’intègrent à une gamme d’autres applications de productivité. Une intégration à Zendesk permettra par exemple de prendre en charge le flux de travail, tandis que Trello s’occupera de la gestion des tâches. Vous pouvez même utiliser des outils comme Crashlytics pour aider les employés qui rencontrent toutes sortes de problèmes avec leur logiciel. Plus vous passerez de temps avec vos télétravailleurs, plus vous découvrirez les applications qui leur sont essentielles.

Prévoyez de faire grandir votre boîte à outils collaboratifs en même temps que votre entreprise.

N’oubliez pas d’apporter un équilibre entre le travail et la vie privée

Pour finir, alors que le télétravail a de nombreux avantages, il a aussi des inconvénients. Une étude réalisée par Malakoff Humanis en mai 2020 montre que 39 % des télétravailleurs se disent « souvent stressés ». S’il est possible que vos équipes soient plus productives, il faut aussi veiller à éviter leur épuisement grâce à un bon encadrement. Dans cette perspective, il est essentiel d’aider votre équipe à trouver le meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Faites savoir aux membres de vos équipes que ce n’est pas parce qu’ils sont en ligne qu’ils doivent être « disponibles ». De nombreux outils collaboratifs et de communication disposent d’outils de présence pour afficher son statut. En montrant à tout le monde comment utiliser correctement les fonctions de présence, vous pouvez éviter la confusion parmi votre équipe.

Par ailleurs, n’oubliez pas de prévoir du temps dans le planning de travail à distance pour que vos employés puissent échanger sur des sujets non liés au travail. Créez une salle virtuelle privée dans votre application de messagerie, où les gens pourront apprendre à mieux connaître leurs collègues. En l’absence des discussions autour de la machine à café, il est plus difficile de créer une cohésion. Ayez régulièrement des discussions d’équipes, cela permettra de créer des liens qui fidélisent les employés de l’entreprise.

Le travail collaboratif à l’ère du télétravail

Mettre en place une collaboration à distance efficace présente de nombreux challenges. Les employés doivent non seulement apprendre à travailler en équipe de manière collaborative, mais ils doivent en plus le faire en se trouvant à des endroits différents. 

Avec la bonne organisation et des outils de collaboration fiables, les équipes à distance peuvent être tout aussi efficaces (voire davantage) que leurs homologues en interne. 

 

Irina Kirnos

Auteur

    Irina est Senior Product Marketing Manager chez RingCentral. Forte d’une expérience dans l’industrie des communications et du cloud, qui s’étend de la Silicon Valley au Research Triangle Park en passant par Londres, elle aime travailler en collaboration avec des équipes internationales pour développer le message et le positionnement des produits, la promotion des ventes et la différenciation concurrentielle.

    Irina a grandi à San Francisco et est diplômée de l’université de Caroline du Nord à Chapel Hill.

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