Le numérique et le digital sont devenus incontournables pour rendre les entreprises plus agiles et productives. Les solutions de communication flexibles sont notamment de plus en plus populaires. Vous avez ainsi peut-être entendu parler des systèmes de téléphonie logicielle ou encore d’outils plus modernes comme les communications unifiées.
Les softphones font partie des nouvelles technologies de systèmes téléphoniques particulièrement adaptés aux nouveaux modes de travail et de communication. À la manière des téléphones VoIP (Voice Over Internet Protocol), ils permettent de passer des appels via Internet. Cependant, ils offrent également de nombreuses autres fonctionnalités supplémentaires.
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la technologie des softphones et pourquoi et comment les utiliser.
Qu’est-ce qu’un téléphone logiciel ?
Un softphone est un type de téléphone logiciel. Il vous permet de passer des appels téléphoniques via une connexion Internet sans avoir besoin de matériel physique, et peut être installé aussi bien sur des ordinateurs de bureau que des appareils mobiles. En bref, les softphones vous aident à passer des appels téléphoniques sans avoir besoin d’utiliser un véritable téléphone.
Par exemple, voici une capture d’écran de l’application de bureau et mobile de RingCentral, qui intègre un softphone :
Il comporte tous les boutons présents sur les téléphones professionnels, y compris le transfert, la mise en sourdine et la mise en attente. Cependant, contrairement aux téléphones standard, il se connecte au reste de la plate-forme de communication RingCentral.
Cette intégration vous permet d’envoyer des invitations à des conférences téléphoniques, d’afficher votre calendrier et même d’accéder à la messagerie d’équipe (via les icônes dans la barre latérale gauche).
Comment fonctionne un téléphone logiciel ?
Les softphones fonctionnent comme les téléphones fixes traditionnels et les lignes du réseau téléphonique commuté (RTC), sauf qu’ils utilisent un logiciel pour passer des appels.
Ils peuvent ainsi être utilisés sur des ordinateurs et des appareils mobiles et être intégrés sur de nombreuses plates-formes différentes. Vous avez simplement à installer l’application de bureau ou l’application mobile. Celles-ci s’exécutent sur Mac, Windows, Linux, sur les PC, les ordinateurs portables, les tablettes et smartphones (Android ou iOS). Vous pouvez également utiliser un téléphone logiciel directement depuis un navigateur Web.
Quelles sont les fonctionnalités d’un softphone ?
Grâce à leur fonctionnement basé sur une solution logicielle, les softphones peuvent proposer de nombreuses fonctionnalités supplémentaires comme :
- les appels vidéo pour organiser des webconférences et webinaires ;
- la numérotation en un clic ;
- l’enregistrement des appels ;
- les renvois d’appel ;
- une interface visuelle pour la messagerie vocale ;
- la messagerie instantanée d’équipe ;
- les SMS.
À quoi ressemble un softphone ?
Un softphone est un logiciel, il ressemble donc aux applications ou logiciels d’appel que l’on peut retrouver par exemple dans les solutions de communication pour call center ou encore dans les plates-formes de visioconférences.
Comme il remplace un téléphone « standard », le softphone reprend tous les boutons et options habituellement présents dans l’interface d’appel de votre téléphone portable.
Le plus souvent, l’application logicielle du softphone se présente sous la forme d’une image de combiné situé à côté d’un panneau d’affichage interactif et d’un clavier téléphonique standard.
Pourquoi utiliser un softphone ?
De par leur fonctionnement et leurs caractéristiques, les softphones offrent une flexibilité et des fonctionnalités adaptées au mode de travail et aux besoins de téléphonie professionnelle. Voici une liste des avantages à utiliser un softphone dans votre téléphonie d’entreprise.
Les avantages de l’utilisation des softphones
La portabilité
Les softphones sont par nature portables. Les salariés en télétravail ou en déplacements peuvent disposer d’une ligne professionnelle peu importe où ils se trouvent et quels équipements ils utilisent.
La portabilité profite également au personnel de bureau interne. Les employés n’ont plus besoin d’être près de leur téléphone de bureau pour prendre un appel. Les jours d’activité intense, de réunions ou de meeting, ils peuvent continuer à gérer leurs appels directement depuis leur smartphone ou leur PC.
L’efficacité
Les softphones sont particulièrement intuitifs et rapides à prendre en main. En un clic sur les raccourcis clavier vous bénéficiez :
- des transferts d’appel par glisser-déposer ;
- de la visualisation de vos messages vocaux ;
- de la configuration de votre messagerie vocale vers l’e-mail ;
- des notifications d’appels entrants.
Les options indispensables pour l’activité professionnelle
Les contacts partagés
Les applications softphone comme RingCentral offrent la possibilité aux utilisateurs de s’abonner à l’annuaire d’entreprise et de partager leurs propres contacts avec leurs collègues.
Cette option très pratique permet aux employés de trouver les coordonnées des clients beaucoup plus rapidement. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, cela vous évitera de rechercher et de composer manuellement le numéro de téléphone de chaque interlocuteur !
Les indicateurs de présence
Un logiciel de téléphonie indique quand les équipes sont en ligne, hors ligne, occupée ou en réunion. Cette petite option supplémentaire a un large impact sur la productivité. En effet, les utilisateurs savent, en temps réel, quand contacter leurs collègues pour transférer l’appel ou obtenir rapidement une information.
La connectivité
Le softphone de RingCentral est intégré à l’application RingCentral MVP qui propose également la visioconférence et la messagerie d’équipe !
Cela signifie que, grâce à cette solution de téléphonie, vous obtenez non seulement des appels vocaux, mais pouvez également planifier des conversations en face à face, créer des tâches, collaborer en ligne et bien plus encore, le tout dans une seule application.
Les conférences téléphoniques
Les applications de softphone permettent de se connecter facilement avec des collègues et des équipes via une conférence téléphonique sur leurs téléphones professionnels. Et pour encore plus de flexibilité, les softphones comme ceux de RingCentral proposent des applications de bureau et des applications mobiles. Ainsi, vous pouvez basculer un appel entre votre ordinateur et votre téléphone portable au milieu d’une conversation (si vous devez par exemple quitter le bureau ou changer de salle).
Une messagerie vocale optimisée
La messagerie vocale est une fonction standard de n’importe quel système de téléphonie. Cependant, les messageries vocales des softphones standard offrent d’excellentes fonctionnalités supplémentaires par rapport au standard téléphonique classique. Avec RingCentral, vous bénéficiez notamment de :
- l’envoi des fichiers audio de la messagerie vocale directement aux e-mails des utilisateurs ou sous forme de notifications push ;
- la possibilité d’intégrer une transcription automatique des messages vocaux, afin par exemple de prendre des notes ou d’y accéder dans un environnement bruyant.
Un téléphone logiciel affichera généralement aussi des raccourcis pour d’autres fonctionnalités intéressantes. Par exemple, l’application mobile de RingCentral vous permettra de passer votre appel téléphonique à un appel vidéo (au cas où vous décideriez de parler face à face) sans interrompre votre conversation.
Publié le 14 Oct, 2021
