Comment Savoir quelles Réunions d’Équipe sont Vraiment Nécessaires ?

Les réunions d’équipe peuvent être d’excellentes sources d’inspiration et de collaboration. Parfois, c’est en se rassemblant que l’on obtient les meilleurs résultats. Chacun ressort avec le sentiment d’avoir avancé, d’avoir contribué à un résultat vraiment utile.

Mais ces réunions peuvent aussi être une perte de temps pure et simple : les participants s’ennuient et se demandent pourquoi n’avoir pas plutôt envoyé un e-mail.

Il n’est pas toujours facile de savoir quelles réunions seront constructives ou non. On croit parfois qu’il faut impérativement aborder un sujet en personne, pour finalement réaliser qu’il n’y a guère matière à discussion.

Organiser des réunions d’équipe efficaces et productives ne s’invente pas : cela demande réflexion et planification.

Quelles sont les réunions d’équipe nécessaires ?

Toutes les réunions ne se valent pas. D’ailleurs, encore faut-il savoir s’il y a ou non un intérêt à organiser une réunion. Vous pouvez opter pour une réunion en personne, une visioconférence ou une discussion par messagerie instantanée.

Nous vous proposons ici une liste de différents formats que vous pouvez tester si vos réunions d’équipe ne sont pas aussi efficaces qu’elles le devraient.

La plupart des réunions peut rentrer dans l’une de ces grandes catégories. Les trois types de réunions nécessaires, c’est-à-dire que vous ne pouvez pas remplacer par une alternative telle qu’un simple e-mail, sont les suivants.

1. Les séances de brainstorming

La créativité ne se commande pas toujours, même pour les plus talentueux. Quand on tâche de trouver de nouvelles idées seul dans son coin, on a tendance à avoir plus de mal à avancer.

D’où l’importance, et même la nécessité, des séances de brainstorming. Si ces réunions sont, par nature, moins rigides que les autres, le simple fait de formuler des idées et de confronter ses réflexions à celles des autres peut, finalement, aboutir à un excellent travail d’équipe.

Pour des séances de brainstorming encore plus productives

Ne vous lancez pas dans toutes vos séances de brainstorming avec l’espoir de trouver des idées exceptionnelles : vous risqueriez fort d’échouer. Une trop grande pression peut en effet étouffer la créativité si les membres de l’équipe finissent par se taire par peur de se tromper.

Pour être aussi productives que possible, vos séances de brainstorming doivent être dynamiques. Encouragez chacun à formuler des suggestions et à noter tout ce qui lui passe par la tête, même ce qui ne fonctionnera pas.

Le but d’une séance de brainstorming n’est pas de trouver la solution, mais de stimuler la créativité. Cliquez pour tweeter

Attendez la fin de la réunion pour faire le point et trier les « bonnes » et les « mauvaises » idées. Le but d’une séance de brainstorming n’est pas de trouver la solution, mais de stimuler la créativité.

Ce type de réunions est plutôt facile à organiser en groupe, même avec des membres travaillant dans différents pays. Il existe de très bons logiciels de visioconférences qui, grâce au partage d’écran, permettent aux participants de consulter en temps réel les documents de leurs collègues. Certains outils vont même plus loin, puisqu’ils offrent aux membres d’une équipe la possibilité de prendre des notes dans un document alors même qu’ils partagent leurs écrans :

Dans RingCentral Video, par exemple, il est possible de prendre des notes et de travailler à plusieurs sur une présentation ou un fichier au cours d’une visioconférence.

2. Réunions d’intégration

L’intégration d’un nouveau membre au sein d’une équipe requiert bon nombre de discussions, de formations et de rencontres. Il vous faut faire connaissance avec votre nouveau collaborateur, lequel doit comprendre son rôle au sein de l’équipe (et de l’entreprise).

Si certaines tâches d’intégration peuvent se faire de manière isolée, il est difficile d’accueillir des personnes dans une équipe et de leur donner les moyens de bien faire leur travail sans au moins quelques réunions en personne (ou visioconférences).

Pour des réunions d’intégration encore plus productives

Préparez-vous. Déterminez au préalable l’intention ou le but de chaque réunion d’intégration, que ce soit en tête-à-tête ou avec toute l’équipe, pour que chacun sache bien de quoi il retourne.

Ainsi, votre nouvelle recrue comprendra immédiatement ce que l’on attend d’elle et pourra se concentrer sur ce qui compte vraiment. Quant aux autres membres de votre équipe, ils auront eu le temps de se préparer à la réunion, qui pourra démarrer du bon pied.

Même si le but est simplement de faire connaissance, de briser la glace et de discuter de manière informelle, précisez-le dans votre ordre du jour.

3. Réunions de lancement

Lancer un nouveau projet ou débuter une relation avec un nouveau client nécessite énormément d’informations et implique souvent une foule de détails ou d’observations difficiles à consigner dans des e-mails ou des chats de groupe.

Consacrer une réunion à un lancement permet aussi à chacun d’échanger sur les attentes, les objectifs et les idées sans encombrer un fil de discussion ni risquer de voir des informations importantes se perdre.

Consacrer une réunion à un lancement permet d’échanger sur les attentes, les objectifs et les idées autour du projet Cliquez pour tweeter

Tous les participants peuvent profiter de l’occasion pour poser des questions sur leur rôle dans le nouveau projet. De plus, comme l’ensemble des personnes concernées participe à la même réunion, les équipes et services peuvent avoir une vision claire de la contribution de chacun au but du projet.

Le partage d’écran peut être extrêmement utile dans ce cadre. Vous pouvez partager votre projet, des informations sur sa progression, des notes ou des présentations tout en animant la réunion :

Pour des réunions de lancement encore plus productives

Donnez à tous les participants les informations dont ils ont besoin en amont. Une réunion de lancement ne doit pas se limiter à un partage d’informations : ces dernières doivent servir de base à l’élaboration de plans pour répondre aux attentes, fournir des résultats tangibles et répartir les tâches.

Pour éviter toute perte de temps, donnez à chacun tous les renseignements dont il aura besoin avant le début de la réunion : points à l’ordre du jour, présentations, calendriers, images, maquettes, etc. Veillez à ce que toutes les personnes concernées aient suffisamment de temps pour passer ces supports en revue et arriver fin prêtes le jour de la réunion.

Ainsi, le briefing sera déjà fait et les participants auront eu le temps de préparer leurs questions ou seront prêts à aborder le point suivant à l’ordre du jour. Vous pourrez donc passer à la prochaine réunion hebdomadaire sans attendre qu’ils aient pris connaissance des dernières informations.

Quelles sont les réunions d’équipe dont vous pouvez vous passer ?

Savoir quelles réunions sont superflues est au moins aussi important que de connaître celles sur lesquelles vous ne devez pas faire l’impasse.

Voici deux types de réunions à remplacer presque systématiquement par des e-mails (ou des messages sur un chat).

Les réunions de bilan sur la progression

Lorsqu’on travaille en bureau, il suffit généralement de passer en coup de vent au bureau d’un membre de son équipe pour s’informer de la progression d’une tâche ou d’un projet.

Mais dans le cas d’équipes plus vastes et disséminées ou quand le télétravail est de rigueur, ce genre de brefs entretiens est, par nature, impossible.

Il est tentant d’organiser des réunions quand on souhaite faire le point, d’autant que cela peut être utile dans le cas d’un projet particulièrement complexe. Pourtant, prévoir une réunion uniquement dans ce but est, la plupart du temps, inutile.

Comment remplacer les réunions de bilan sur la progression ?

Mettez en place un espace de collaboration pour que les membres de votre équipe puissent dire où ils en sont à leur rythme. Vous pouvez utiliser à cet effet un système de gestion de projet ou un outil de chat (comme l’application RingCentral) pour envoyer un bref message aux personnes de votre choix afin de prendre des nouvelles:

Si vous leur envoyez un message plutôt que de les inviter à une réunion, les membres de votre équipe n’auront pas besoin de s’interrompre pour vous tenir au courant. Ils pourront vous informer sur leur progression, poser des questions et même obtenir un rapide feedback (et programmer une nouvelle réunion d’équipe s’il y a beaucoup de points à aborder) sans perdre de temps.

Les séances d’information

Inutile de rassembler toute une équipe dans une salle de conférence pour visionner une présentation. S’il ne s’agit que de partager des informations avec votre équipe, faites l’impasse sur une réunion, sauf si le contenu concerné est confidentiel, sensible ou urgent. Pourquoi ne pas lui envoyer directement des informations sur de nouveaux projets, produits ou services, voire simplement sur de nouvelles idées ? Vos collègues pourront ainsi en prendre connaissance au moment qui leur conviendra le mieux.

Par quoi remplacer les séances d’information ?

Interrogez-vous sur la nature des informations à partager et sur le type de feedback ou de réponse que vous attendez. Devez-vous vous assurer que le contenu soit assimilé et compris, ou faut-il simplement que les membres de votre équipe sachent que ces données sont disponibles ?

Stockez vos informations dans un espace partagé où les personnes concernées pourront les consulter au moment opportun. Si vous avez besoin d’un retour ou souhaitez mettre en place un canal spécial pour les questions, inquiétudes ou clarifications, essayez notre outil de communication au sein des équipes.

L’application RingCentral excelle sur ce point : elle vous permet non seulement d’envoyer des messages à votre équipe, mais aussi de partager des fichiers directement depuis le fil de discussion.

Quatre astuces pour améliorer n’importe quelle réunion d’équipe

Quel que soit l’objet de votre réunion, des améliorations sont toujours possibles. Les quatre astuces suivantes vous aideront à accroître l’efficacité de n’importe quelle réunion d’équipe pour utiliser au mieux le temps de chacun.

1. Préparez un ordre du jour

L’ordre du jour d’une réunion donne un cap au temps que vous vous accordez les uns aux autres. Les points qui y figurent engendrent des attentes et informent chaque participant sur les thématiques que vous prévoyez de traiter, ce qui structure votre réunion.

Pour une réunion du service commercial ou un entretien client, les objectifs de l’ordre du jour doivent être clairs. Quels thèmes majeurs devrez-vous aborder ? Quelles tâches les différents membres de l’équipe devront-ils traiter ? Quels bilans intermédiaires devront-ils fournir ? Que faudra-t-il réaliser en amont de la réunion ?

Votre ordre du jour doit être le fruit d’un travail collaboratif : demandez leur avis aux autres participants, en particulier à ceux qui seraient susceptibles d’apporter leur contribution, puis enregistrez votre ordre du jour sur votre plateforme de communication au sein de l’équipe afin d’obtenir des retours.

L'ordre du jour d'une réunion doit être le fruit d’un travail collaboratif Cliquez pour tweeter

Une fois tous les avis recueillis, partagez l’ordre du jour avec tous les participants à la réunion (y compris les personnes externes) pour que ces derniers puissent l’examiner et déterminer leurs attentes avant le début de la réunion.

Et si vous ne pouvez pas établir d’ordre du jour ? Dans ce cas, annulez la réunion. Pour être efficace, une réunion d’équipe doit avoir un objectif précis, avec des buts, des attentes, des thématiques à aborder et des points à suivre. Si vous n’arrivez pas à identifier des sujets à traiter, c’est probablement que vous pourriez envoyer un e-mail au lieu d’organiser une réunion.

2. Choisissez le bon support

Quand les membres d’une équipe travaillent tous au même endroit, les réunions se font presque toujours en personne. En revanche, les visioconférences et les conférences téléphoniques sont devenues la norme pour les télétravailleurs.

Mais si ces formes de réunions à distance ont un intérêt, elles ne sont pas toujours les plus efficaces. Faut-il vraiment que tous les membres de votre équipe s’entassent autour d’un ordinateur dans une salle de conférence pour que vous leur fassiez passer votre message ?

Si vous souhaitez des réunions vraiment efficaces, faites le bon choix parmi les différents supports qui s’offrent à vous. Est-ce qu’un simple appel téléphonique peut suffire ? Pouvez-vous organiser une réunion virtuelle ? De nombreuses applications de réunions fonctionnent sur terminaux mobiles (Android comme iOS) : vous n’avez donc pas besoin de faire venir vos télétravailleurs sur place.

Efforcez-vous d’intégrer les réunions de travail aux activités quotidiennes de votre équipe de la façon la plus fluide possible. Avant de programmer une réunion, demandez-vous ce qu’il faudrait peut-être faire, ou de quelles fonctionnalités vous pourriez avoir besoin. Si vous devez partager vos écrans, travailler sur une présentation PowerPoint ou parler dans le détail de la gestion d’un projet ou de processus en particulier, un appel téléphonique sera probablement insuffisant.

De même, tous les membres d’une équipe n’ont pas besoin de participer à une visioconférence si vous souhaitez simplement discuter en tête-à-tête avec l’un d’eux.

3. Invitez les bonnes personnes

Vous avez probablement déjà participé à une réunion en vous demandant ce que vous faisiez là. La réunion démarre, les participants se mettent à discuter d’un point sans aucun lien avec vos tâches ou vos projets et vous vous retrouvez coincé jusqu’à la fin de la discussion sans pouvoir reprendre votre travail. Avec, finalement, une énorme perte de temps.

Pour éviter cette situation, demandez-vous qui doit véritablement participer à chaque discussion. Certains ont une contribution importante à apporter, tandis que d’autres peuvent se contenter d’un rapide retour ou d’un résumé de la réunion.

Sinon, vous pouvez aussi proposer à des personnes dont la participation n’est pas indispensable de rejoindre ou non votre réunion. En leur envoyant une invitation facultative précisant l’heure de la réunion et les sujets à aborder, vous permettez à ces personnes de déterminer si la réunion présente un intérêt pour eux ou s’ils ont le temps d’y participer. Si leur présence n’est pas nécessaire, il faut que ces personnes aient la possibilité de ne pas participer et d’être tenues informées ultérieurement.

Qui plus est, en limitant le nombre d’intervenants aux seuls participants qui doivent véritablement prendre part à la discussion, vous veillez à ce que votre équipe ne perde pas le fil et reste concentrée sur le sujet. Ainsi, vous avez la garantie que vos réunions seront plus productives.

4.  Clôturez la réunion avec des solutions, des objectifs et des étapes ultérieures

Toute réunion doit permettre de faire avancer vos projets vers l’étape suivante. Au terme d’une réunion, veillez à ce que chaque participant sache ce qu’il devra faire ensuite.

Rédigez un résumé précisant les principaux points abordés, les personnes responsables des différentes tâches et les fichiers partagés pour que tous les membres de votre équipe possèdent les mêmes informations. Cela vous donnera aussi des objectifs clairs à atteindre d’ici la réunion suivante.

Un outil de gestion des tâches est toutefois indispensable pour ne rien oublier : il vous servira de liste de choses à faire et vous permettra d’attribuer des tâches aux personnes concernées tout en gardant une trace des différentes phases de progression du projet. Si vous utilisez l’application RingCentral, cette fonctionnalité est intégrée d’office !

L’application RingCentral vous offre la possibilité, directement depuis le fil de discussion de votre équipe, de créer et d’attribuer des tâches, de fixer des échéances, d’établir un code couleur pour celles-ci, d’importer des fichiers, et bien d’autres choses encore.

Tirez un trait sur les réunions d’équipe inutiles

Il n’y a rien de pire que des réunions dont une équipe ressort perplexe et avec le sentiment d’avoir perdu son temps. Pour autant, chaque équipe a ses propres besoins :

peut-être la vôtre souhaite-t-elle recevoir l’ordre du jour d’une réunion la veille, ou simplement le parcourir cinq minutes avant. Il se peut qu’elle trouve votre application de visioconférences très utile et qu’elle préfère que cet outil soit systématiquement utilisé, ou bien qu’elle ne soit pas à l’aise avec l’idée d’allumer sa caméra.

Après chaque réunion d’équipe, soyez très attentif au ressenti des participants, à leur niveau d’implication ou aux tâches qu’ils devront traiter. Dès lors que vous aurez ciblé leurs préférences, vous pourrez adapter vos réunions afin d’en accroître l’utilité.

Auteur

    Adrien est Content & PR Manager chez RingCentral. A travers différents formats, il développe des contenus pour aider les entreprises à mieux collaborer et à fournir une excellente expérience client. Lorsqu’il n’est pas occupé à écrire, vous le trouverez en train de lire les dernières actualités du secteur ou de collaborer avec des experts du digital.

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