Comment organiser une réunion téléphonique ?

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Pour qu’une entreprise soit productive, ses équipes doivent pouvoir communiquer efficacement et simplement. Avec le développement du télétravail et des emplois en remote, maintenir cette communication interne est au cœur des priorités des organisations. L’objectif est de conserver des échanges et une collaboration entre tous les salariés, même les plus éloignés.

La conférence téléphonique ou conference call avec RingCentral répond complètement à cet objectif. Grâce à tous les services dont vous avez besoin pour rester connecté, tels que les conférences audio, les appels vidéo et des fonctionnalités collaboratives, parler au téléphone est totalement naturel et les conférences téléphoniques peuvent devenir aussi efficaces que les réunions en face à face.

Vous voulez en savoir plus ? Découvrez comment utiliser tous ces services pour organiser une réunion téléphonique productive !

Qu’est-ce qu’une réunion téléphonique ?

Pour organiser efficacement une réunion téléphonique, il est primordial de bien comprendre de quoi il s’agit. La réunion ou conférence téléphonique est un appel qui a lieu entre trois participants ou plus. Tout le monde compose l’appel à une heure convenue et se connecte sur le même système. 

L’objectif principal d’une conférence téléphonique est de connecter les équipes dans un cadre professionnel et de donner à chacun le pouvoir de parler, d’écouter et de contribuer de manière significative à la conversation. Les réunions téléphoniques peuvent être organisées depuis un téléphone fixe, un téléphone VoIP, un PC, un smartphone Android ou un iPhone.

Organiser une réunion téléphonique semble donc simple. Cependant, sans une solution de communication professionnelle, les conférences téléphoniques peuvent devenir complexes voire contre-productives. C’est le cas par exemple si le son est de mauvaise qualité ou que le logiciel, peu intuitif, ne permet pas aux participants d’exploiter toutes ses fonctionnalités. Certaines étapes sont donc indispensables pour organiser une réunion téléphonique de qualité.

Organiser une réunion téléphonique de qualité professionnelle

RingCentral offre un moyen simple, sécurisé et économique d’héberger des conférences téléphoniques. Pour organiser votre réunion téléphonique, vous avez simplement à effectuer les opérations suivantes :

1. Invitez des participants

Vous pouvez inviter facilement des participants à votre appel vidéo en partageant le lien ou en envoyant des numéros d’appel et des codes d’accès. Vous pouvez également planifier des conférences téléphoniques en utilisant des intégrations avec des calendriers en ligne et des agendas partagés.

2. Créez un compte de conférence téléphonique

La configuration de votre première conférence téléphonique est assez simple si vous avez mis en place un service de communication et un système téléphonique professionnels. Par exemple, les forfaits RingCentral MVP (standard et supérieur) incluent des fonctions de conférence téléphonique gratuite. Il vous suffit de vous connecter à votre tableau de bord et d’utiliser la fonction de conférence téléphonique.

3. Sélectionnez les numéros d’appel appropriés pour vos participants

Une fois connecté à votre tableau de bord, vous devez obtenir des codes d’accès à votre réunion. Le numéro d’appel permet aux participants de rejoindre le pont de conférence. Le code de participation est utilisé par les personnes qui se sont déjà connectées, il permet de les diriger vers votre conférence téléphonique ou une salle de réunion virtuelle spécifique.

Application de réunion RingCentral

Pour simplifier encore davantage l’organisation de votre réunion téléphonique, RingCentral attribue à votre entreprise un numéro d’appel dédié. Une fois que les participants à la conférence téléphonique connaissent ce numéro, il vous suffit de leur donner le code de participation unique pour votre propre appel.

Gérer une réunion téléphonique

La gestion des conférences téléphoniques et aussi simple que leur planification. De plus, vous n’avez pas obligatoirement besoin d’être l’organisateur d’une réunion pour pouvoir l’administrer.

L’hôte d’une réunion peut, en effet, attribuer le statut de co-hôte à un autre participant de la réunion. Cette option est particulièrement pratique pour permettre à l’organisateur de présenter la réunion sans interruption tandis que le co-hôte gère les participants et modère la conférence.

Avec l’offre de système téléphonique de RingCentral, l’hôte et le co-hôte peuvent notamment : 

  • verrouiller et déverrouiller la conférence téléphonique ;
  • exclure les participants d’un appel ;
  • activer ou désactiver l’enregistrement des appels ;
  • prendre les appels des participants en retard.

Rejoindre une conférence téléphonique

Rejoindre un appel est plus simple avec RingCentral que de nombreux services de conférence téléphonique. Vous avez uniquement besoin du lien ou du numéro de téléphone d’appel et de votre code de participant (aussi appelé code d’accès). Vous pourrez ensuite rejoindre la conférence téléphonique par 3 canaux :

1. Participer à la conférence grâce au lien personnel ou lien de réunion

Si vous êtes l’hôte, vous pouvez simplement sélectionner le numéro d’appel de l’entreprise pour lancer votre appel. Vous serez ensuite invité à saisir votre code d’accès d’hôte pour rejoindre la conférence téléphonique.

Si nécessaire, vous pouvez activer l’option « rejoindre avant l’hôte » pour permettre aux participants d’accéder à l’appel avant votre arrivée.

2. Se connecter à l’appel téléphonique en utilisant une application

Les participants peuvent également utiliser l’application mobile RingCentral pour rejoindre facilement un appel depuis leur téléphone portable. Il leur suffit de se rendre dans la zone de conférence du tableau de bord et de sélectionner le bon numéro d’appel (celui qu’ils auront reçu par mail ou SMS) dans la liste déroulante correspondante.

Ils pourront ensuite saisir le code d’accès pour accéder à l’appel et seront directement prêts à participer à la discussion.

homme se connectant à un appel téléphonique à l'aide de l'application cloud

 

3. Utiliser un service d’appel téléphonique en « 1 clic » sur leur smartphone

Les conférences téléphoniques ne sont pas réservées aux participants qui sont au bureau ou qui disposent de l’application mobile. À l’ère du travail en remote et à distance, il est essentiel de pouvoir accéder aux appels, où que vous soyez. Avec la conférence téléphonique RingCentral, c’est simple et rapide.

Les utilisateurs de smartphones peuvent profiter du service d’appel en 1 clic. Comme son nom l’indique ce service permet en un simple clic sur le lien de réunion (reçu par SMS ou par e-mail) de rejoindre immédiatement un appel.

FAQ sur la réunion téléphonique 

Combien de participants peut-il y avoir à la conférence téléphonique ?

Notre système de conférence peut accueillir 500 participants en une seule conférence téléphonique. L’hôte ou le co-hôte peuvent mettre tous les invités en sourdine pour éliminer le bruit de fond et les interruptions.

Comment organiser une conférence téléphonique gratuite ?

Certaines entreprises proposent des offres gratuites pour les conférences téléphoniques, mais celles-ci sont le plus souvent limitées en mise à jour, nombre de participants, salle de conférence, durée d’appel et fonctionnalités supplémentaires.

Pour organiser des réunions en ligne et conférences dans le milieu professionnel, il est préférable d’opter pour des solutions payantes comme RingCentral MVP qui propose, entre autres :

  • la vidéoconférence ou visoconférence ;
  • le partage d’écran ;
  • de déléguer la gestion des appels entrants à un co-hôte ;
  • de paramétrer musique et le message d’attente ;
  • des appels internationaux non surtaxés ;
  • des intégrations avec vos propres applications.

Comment faire une conférence téléphonique sur portable ?

Avec l’offre de RingCentral, faire une conférence téléphonique ou une téléconférence sur portable est aussi simple que depuis une ligne fixe ou un PC. Il vous suffit de cliquer sur le lien de la réunion ou d’utiliser l’application mobile. Ensuite, vous n’aurez qu’à entrer votre code de participant pour rejoindre l’appel.

Comment participer à une conférence téléphonique ?

Pour participer à une conférence téléphonique, il vous suffit de cliquer sur le lien de la réunion ou le lien personnel que vous avez reçu. Ensuite, entrez votre code d’accès (parfois appelé code pin) pour rejoindre la réunion.

Si vous n’entendez pas l’hôte ou que vous n’arrivez pas à échanger, vérifier que votre micro n’a pas été placé en sourdine, que vos haut-parleurs sont actifs et que l’hôte a bien lancé l’appel.

comment participer à une conférence téléphonique

Comment faire un appel conférence à trois ?

Les systèmes de téléphonie comme RingCentral permettent d’organiser des conférences téléphoniques comportant de 3 à des centaines de participants.

Pour organiser une conférence à 3, vous avez simplement à définir qui sera l’hôte. Celui-ci doit alors planifier la réunion et envoyer les liens ou le numéro de participant à chaque invité.

À la date convenue, tous les participants doivent simplement cliquer sur le lien ou composer le numéro de la réunion pour commencer à échanger en simultané en visioconférence ou audioconférence.

Est-ce que les conférences téléphoniques sont sécurisées ? 

La confidentialité et la sécurité sont au cœur des priorités de RingCentral. Chaque niveau de l’architecture et des processus (dont les services de conférence ) sont protégés par sept couches de sécurité.

RingCentral fournit le protocole de transport en temps réel sécurisé (SRTP) et la sécurité de la couche de transport (TLS) entre tous les points de terminaison. Nous sommes également certifiés ISO/IEC 27001, la norme internationale mondialement reconnue pour la sécurité de l’information.

Julien-Rio-Profile

Auteur

    Julien Rio a plus de 10 ans d’expérience internationale en Marketing et Relation Client à travers de multiples industries B2B et B2C. En tant que Directeur Marketing de RingCentral France, Julien œuvre pour aider les entreprises à collaborer plus efficacement et à mieux répondre aux attentes de leurs clients. Auteur et blogueur, Julien écrit régulièrement au sujet de l’expérience client et du marketing.

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