De nombreuses entreprises ont choisi Microsoft Teams pour communiquer au sein des équipes ces deux dernières années. Cela s’explique principalement par sa compatibilité avec la suite Microsoft. Bien que cette application présente des avantages, certaines personnes ont trouvé ses performances téléphoniques insuffisantes.
Les entreprises se projettent désormais dans un monde post-COVID. Que peuvent faire celles qui ont adopté Teams pour s’assurer que leurs équipes disposent des meilleurs outils pour rester connectées sans perdre en qualité des appels ?
Vous trouverez beaucoup de conseils sur la manière dont vous pouvez améliorer les fonctionnalités de téléphonie pour une meilleure expérience sur Teams. Voici quelques exemples récents de clients RingCentral qui y sont parvenus et qui y ont même trouvé des avantages insoupçonnés.
Howard Kennedy a rassemblé toutes les applications
Howard Kennedy, un célèbre cabinet d’avocats britannique, cherchait un système de communications fiable pour ses quelque 400 collaborateurs. Un des objectifs clés était de permettre au personnel de travailler où qu’il soit, y compris dans une perspective d’accroissement des effectifs. Cela n’aurait pas été faisable avec son système existant de téléphonie sur site.
Introduire un téléphone logiciel dans la solution initiale n’était pas aussi simple qu’il y paraissait. Alors que le téléphone logiciel envoyait les appels vers les ordinateurs portables de l’entreprise, les collaborateurs ne pouvaient pas les prendre sur leur téléphone portable. Ils devaient transférer manuellement les appels et appeler régulièrement pour consulter leur messagerie vocale. Les personnes qui n’avaient pas de téléphone fourni par l’entreprise devaient révéler leur numéro de portable personnel (avec toutes les complications que cela entraîne en matière de protection de la vie privée).
Peu après la survenue de la pandémie, le service informatique du cabinet a déployé Microsoft Teams pour équiper les employés désormais en télétravail. Même si Teams répondait aux besoins immédiats en matière de collaboration en ligne, les fonctionnalités de téléphonie laissaient beaucoup de besoins préexistants en suspens.
Les applications se sont multipliées. Le personnel en avait une pour la messagerie vocale, une autre pour les conférences et encore une autre pour les services de fax en ligne. Cela signifie qu’il utilisait jusqu’à sept applications différentes.
En choisissant le PBX Cloud pour Teams de RingCentral, Howard Kennedy a pu intégrer les fonctionnalités de téléphonie nécessaires à l’environnement Microsoft Teams. RingCentral et Microsoft Teams ont fourni au personnel un éventail plus large de fonctionnalités voix, vidéo et de messagerie contenues dans une seule application.
Découvrez ici comment RingCentral accompagne Howard Kennedy.
“RingCentral nous a fait passer de sept plateformes de communications – aucune n’étant intégrée aux autres – à une seule plateforme de communications unifiées pour tout”
haysmacintyre a gagné en efficacité…
Le cabinet comptable haysmacintyre avait besoin d’une solution qui leur permette de satisfaire une clientèle professionnelle partout dans le monde. Le cabinet, classé parmi les 50 premiers au Royaume-Uni, avait toujours adopté une approche pionnière en matière de technologie et migré ses anciens systèmes sur Teams bien avant la pandémie.
Même si Microsoft Teams s’acquittait très bien de la plupart des tâches (réunions, messagerie et numérotation interne), la solution ne répondait pas aux besoins pour les appels téléphoniques externes.
« Tout le monde devait s’accommoder de deux plateformes de communications, Teams et l’ancien système de téléphonie », explique Simon Bulleyment, CIO de haysmacintyre. « Je savais que cette situation générait de la frustration au sein des équipes. On me demandait sans arrêt : « Simon, quand est-ce que nous pourrons passer des appels externes dans Teams ? »
Le cabinet a demandé conseil à CDW, son partenaire informatique de longue date. C’est là que RingCentral est entrée en scène. En intégrant la fonctionnalité de téléphonie cloud directement dans l’interface de Microsoft Teams, la plateforme permettait au personnel d’accéder à tous les outils nécessaires au même endroit.
« Maintenant, tout est inclus dans notre application Teams : la téléphonie cloud, la messagerie et les réunions. Nous pouvons même consulter la messagerie vocale dans l’environnement Teams, l’intégration est donc complète et cela facilite grandement les choses pour tout le monde », explique-t-il.
“Avec RingCentral intégrée à notre environnement Teams, nous avons enfin une véritable solution SaaS de téléphonie utilisable quel que soit le lieu, et dont nous n’avons absolument jamais à nous soucier.”
… et trouvé des avantages inattendus
Le cabinet a aussi bénéficié d’améliorations supplémentaires pour les processus internes de communications grâce à l’intégration de Bridge Communications, partenaire de RingCentral. « Lorsque nos clients appellent, nous préférons qu’ils soient mis en communication avec une personne en chair et en os plutôt qu’avec un menu automatisé », explique Simon Bulleyment. « Nous avons par exemple ajouté Bridge Operator Console qui contribue grandement au routage intelligent des appels. »
« L’application s’articule parfaitement avec RingCentral et Teams. Quand notre réceptionniste parle avec un client et a besoin de transférer l’appel, elle est déjà dans Teams et peut voir le statut de disponibilité de chacun. Encore mieux, si un collaborateur n’est pas au bureau, elle peut voir son message d’absence qui précise souvent à qui s’adresser dans ce cas. »
Visionnez la démonstration ci-dessous.
Pour en savoir plus sur le cabinet haysmacintyre, cliquez ici.
FE fundinfo a connecté ses équipes sur toute la planète
Après une fusion en 2019 qui a réuni des équipes dans le monde entier, FE fundinfo n’avait pas les moyens de connecter leurs bureaux ou de permettre au personnel de communiquer simplement avec les clients.
Cela posait un véritable problème car des milliers de ses clients s’appuient sur ses outils et son portail d’informations pour prendre chaque jour des décisions d’investissement pour le compte de leurs propres clients. De plus, le cabinet avait hérité d’anciens systèmes de téléphonie et de multiples contrats de service avec des opérateurs de télécommunications. Les coûts étaient élevés, car ils desservaient de petits bureaux satellites locaux.
L’objectif du cabinet de connecter toutes ses équipes dans le monde est devenu plus urgent avec la survenue de la pandémie en 2020. FE fundinfo a rapidement adopté Microsoft Teams pour permettre la messagerie et la collaboration simple entre les différentes régions. Cependant, il fallait encore aux équipes une solution pour les services de téléphonie internationale et des fonctionnalités comme un serveur vocal interactif. Très présent en Inde, le cabinet avait aussi besoin d’un fournisseur capable de l’appuyer sur ce marché.
FE fundinfo s’est tourné vers le PBX Cloud de RingCentral pour Microsoft Teams. En utilisant le nouveau widget RingCentral, les équipes ont pu passer des appels à travers plusieurs régions du monde.
« Nous savons qu’une présence locale dans chaque pays rend les appels plus fiables et nous pouvons aussi voir les économies réalisées sur les appels internationaux. Nous avons consolidé tous nos systèmes de téléphonie et sélectionné un seul fournisseur, nous ne payons plus des sommes astronomiques à des opérateurs de téléphonie pour raccorder les petits bureaux et nous savons exactement combien cela va nous coûter d’ajouter un nouvel utilisateur », explique Thomas Fuhrmann, directeur des projets d’infrastructures.
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“RingCentral est si intuitif que le déploiement n’a requis quasiment aucune formation. Les personnes se sont juste connectées à leur application Teams et ont commencé à utiliser le widget RingCentral pour leur appels”
Qu’est-ce que toutes ces entreprises ont en commun ?
Toutes ont compris la même chose. Pour pouvoir collaborer et satisfaire les clients, les entreprises ont besoin d’un seul outil réunissant tous les canaux. Mais surtout, elles ont besoin de fonctionnalités de téléphonie offrant une fiabilité optimale. Un fournisseur qui intègre Microsoft Teams et offre un SLA de 99,999 % (à peine 6 minutes d’interruption sur un an) est LE choix qui s’impose.
Avec RingCentral pour Microsoft Teams, nos clients ont un plan B si Teams tombe en panne. Les cabinets comme Howard Kennedy, FE fundinfo et haysmacintyre ont ainsi tout de même accès à l’application RingCentral. Peu importe où se trouvent vos équipes, elles seront toujours là pour vos clients.
Publié le 18 Avr, 2022, mis à jour le 30 Oct, 2023
