- Investir dans des logiciels de collaboration
- S’assurer du soutien de la direction
- Comprendre les différents styles de collaboration
- Centraliser les communications
- Promouvoir les échanges informels
Le télétravail ne cesse de se développer. D’après le rapport d’Upwork sur l’avenir du marché de l’emploi, quelque 40,7 millions de personnes devraient travailler à temps plein à distance d’ici 2025 rien qu’aux États-Unis, ce qui équivaudrait à une augmentation de 5 % du télétravail par rapport à 2020.
Face à des modes de travail à distance et hybrides qui se pérennisent, les entreprises ont plus que jamais besoin d’un cadre solide.
Cela peut paraître évident, mais il ne s’agit pas simplement d’adopter une plateforme de collaboration virtuelle : cette nouvelle donne implique aussi de centraliser les communications et de définir des processus clairs autour des échanges entre les membres d’une équipe.
Qu’est-ce que la collaboration virtuelle ?
Aussi appelée collaboration à distance, la collaboration virtuelle désigne le fait, pour plusieurs personnes ne se trouvant pas physiquement en un même lieu, de joindre leurs efforts dans le but d’atteindre un objectif commun. Elle nécessite de nombreux outils, notamment :
- des logiciels de messagerie instantanée,
- des applications de productivité,
- et des plateformes de conférences téléphoniques et de visioconférences.
Le but de la collaboration virtuelle n’est pas simplement de mener à bien des tâches, mais de reproduire les effets de synergie et de travail d’équipe dont les collaborateurs bénéficient quand ils travaillent au même endroit. Quelle que soit la distance qui les sépare, les employés doivent avoir les moyens de communiquer facilement et de coopérer dans un environnement virtuel tout en restant productifs.
5 conseils pour améliorer la collaboration virtuelle
La collaboration virtuelle n’a pas que des côtés positifs. La nécessité d’apprendre beaucoup de choses en peu de temps, l’absence de communication non verbale et le sentiment d’isolement comptent parmi les principales difficultés qu’elle peut engendrer. Suivez nos conseils pour aider votre équipe virtuelle à surmonter ces obstacles et à échanger de manière optimale, même entre plusieurs fuseaux horaires.
1. Investir dans des logiciels de collaboration
La première chose à faire, pour améliorer la collaboration virtuelle, consiste à se doter de technologies adéquates ou à adopter une plateforme de communications unifiées efficace. Misez sur des outils capables d’aider vos collaborateurs à interagir et à rester productifs. Pas moins de 91 % des personnes en télétravail estiment qu’un logiciel de collaboration aide à établir un « environnement de travail connecté ».
S’agissant des communications, nous vous conseillons d’utiliser au moins l’un des outils de collaboration virtuelle suivants :
- Messagerie d’équipe : un outil de communication asynchrone permettant à vos collaborateurs de discuter en instantané. Exemples : RingCentral MVP, Slack et Discord.
- Visioconférences et conférences téléphoniques : il vaut mieux aborder certains sujets lors d’échanges oraux ou en face à face. C’est là que les outils de visioconférences et conférences téléphoniques tels que Zoom, RingCentral MVP et Skype entrent en jeu.
Pour que la coordination se fasse en toute fluidité et éviter qu’un fossé ne se creuse entre collaborateurs et responsables, toute entreprise devrait se doter des plateformes suivantes et les utiliser en priorité dans le cloud :
- Gestion de projet : outils vous permettant de créer, gérer et suivre des projets avec les équipes internes et des parties prenantes.Asana, Notion et Jira figurent parmi les plus répandus.
- Gestion des tâches : plateformes permettant de déléguer et de suivre des tâches individuelles. Il s’agit d’une sous-catégorie des logiciels de gestion de projet.
- Productivité : tout type de logiciel permettant d’exécuter une tâche. Choisissez-le en fonction de la nature de votre travail. Pour des tâches de rédaction, par exemple, misez sur Google Docs ou Quip. Pour une équipe virtuelle de conception de produit, Zeplin peut être un bon choix.
Le meilleur logiciel est celui qui répond aux besoins de collaboration des membres de votre équipe. Prenez le temps de comprendre leurs attentes et de réaliser une étude de marché exhaustive avant toute décision.
2. S’assurer du soutien de la direction
Voir l’implication de la direction dans les efforts de collaboration encourage les collaborateurs à en faire autant, à se sentir à l’aise face à la collaboration virtuelle et à proposer de nouvelles idées. C’est l’essence même d’une communication et d’une collaboration efficaces.
Commencez par convaincre vos responsables des avantages du télétravail. Appuyez-vous sur des études pour élaborer un argumentaire solide. Par exemple, saviez-vous que 42 % des personnes en télétravail se sentent plus productives ? Si vous possédez des statistiques internes montrant le lien entre travail virtuel et performance, n’hésitez pas à les mettre en avant.
Une fois que vous avez remporté l’adhésion de vos supérieurs, demandez-leur d’utiliser les outils de collaboration virtuelle que vous avez adoptés pour donner l’exemple. Conseillez par exemple à tous les managers d’envoyer chaque semaine une notification sur l’application de messagerie virtuelle de l’entreprise pour annoncer les nouveautés. Demandez-leur aussi de participer aux formations menées à travers l’entreprise sur les processus, les règles et les outils de collaboration.
3. Comprendre les différents styles de collaboration
Bien cerner les différents styles de collaboration est absolument essentiel. Si vous comprenez de quelle manière les membres d’une équipe aiment travailler ensemble, vous serez plus à même de déléguer des tâches et d’évaluer le niveau d’implication nécessaire pour que ces dernières soient menées à bien.
Certains aiment mener des discussions et n’ont pas peur de prendre de risques, tandis que d’autres, au contraire, préfèrent analyser la situation avant de prendre des décisions. De même, si certaines personnes aiment collaborer étroitement avec leurs pairs, d’autres, au contraire, excellent quand elles travaillent seules.
Prêter attention au langage corporel permet d’identifier le style de collaboration de vos employés. Or, il est presque impossible de discerner ces indices non verbaux lorsqu’on collabore à distance.
De nombreux tests existent pour découvrir votre style de collaboration. Vous pouvez demander à vos collaborateurs de partager leurs résultats avec leurs collègues lors d’un exercice de team building. Vous pouvez aussi proposer aux managers de mener des entretiens individuels avec leurs subordonnés directs pour cerner les préférences de ces derniers.
4. Centraliser les communications
Se doter d’outils technologiques de collaboration virtuelle est primordial, comme nous l’avons déjà évoqué. Mais pour que ces solutions soient vraiment utiles, il ne faut pas sous-estimer l’intérêt d’une plateforme de partage des connaissances.
L’une des plus grandes difficultés liées à la collaboration virtuelle consiste à trouver les informations ou fichiers nécessaires pour mener à bien ses tâches. Or, près de 48 % des collaborateurs en télétravail affirment perdre du temps en cherchant des données.
Dotez-vous d’une interface dédiée au partage de connaissances et de fichiers que vos collaborateurs pourront consulter chaque fois qu’ils auront besoin d’aide. RingCentral, par exemple, offre une large gamme de fonctionnalités de collaboration, notamment une fonction d’administration d’équipe axée sur la création et la gestion des communications au sein d’une équipe.
5. Promouvoir la collaboration informelle
Le télétravail peut certes être libérateur, mais il est aussi source d’isolement et peut peser sur la santé mentale des collaborateurs. Sans pause café ni déjeuner d’équipe, l’esprit de cohésion peut vite se perdre.
Encouragez les interactions informelles entre vos employés en télétravail pour que chacun se sente intégré. Organisez des activités de team building à distance, comme un afterwork, un blind test ou un quizz en ligne.
Choisissez aussi un canal pour les discussions informelles sur la plateforme de messagerie de votre entreprise pour que les membres de votre équipe puissent se donner des nouvelles les uns des autres.
La collaboration virtuelle peut toujours être améliorée.
Collaborer virtuellement n’est pas toujours facile. Il vous faudra sans doute un peu de temps pour vous équiper de solutions logicielles efficaces et exploiter au mieux les synergies entre vos collaborateurs en télétravail : rien n’est plus normal. Examinez régulièrement votre plan de collaboration en ligne pour identifier les points à améliorer, et tirez un trait sur les technologies ou pratiques obsolètes. N’oubliez pas de réaliser des sondages en interne et de demander leur avis aux membres de votre équipe pour savoir comment améliorer la collaboration virtuelle de leur point de vue.
Publié le 05 Mai, 2022, mis à jour le 18 Mai, 2022
