Howard Kennedy
Comment un grand cabinet d’avocats britannique optimise ses communications avec le Direct Routing de RingCentral dans Microsoft Teams
Avec RingCentral, nous avons remplacé sept plateformes de communications, dont aucune n’était intégrée aux autres, par une plateforme unifiée qui répond à tous les besoins.
Jonathan Freedman
Responsable des technologies et de la sécurité
Un cabinet d’avocats britannique fort de 100 ans d’expérience
L’histoire du cabinet d’avocats britannique Howard Kennedy remonte à un siècle. Cette longue expérience lui a permis d’étendre largement ses compétences. Aujourd’hui, Howard Kennedy offre une expertise dans tous les domaines, du droit immobilier au droit des sociétés, en passant par le règlement de litiges, le droit de la famille et le conseil juridique dans le secteur du divertissement. Le cabinet affiche également une expertise reconnue dans la restitution des œuvres d’art volées.
L’expertise d’Howard Kennedy ne se limite pas aux seules frontières du Royaume-Uni. Le cabinet travaille pour de nombreux clients internationaux et sur des projets dans le monde entier, notamment en Chine, en Inde, en Amérique du Nord, au Moyen-Orient et en Afrique.
Au cours des dernières années, le cabinet a connu une phase d’expansion rapide, avec notamment une fusion et une croissance de ses effectifs qui dépasse désormais les 400 collaborateurs. En 2015, Howard Kennedy a déménagé son siège social dans le prestigieux 1 London Bridge.
Durant cette période de forte croissance, le cabinet s’est fixé comme priorité de mettre en place un environnement de travail plus mobile et plus agile. Mais la réalisation de cet objectif se heurtait à un obstacle majeur : l’existence d’un système de téléphone sur site.
Lorsque nous avons regardé de près toutes nos dépenses en matière de téléphonie... la maintenance du système sur site, les trunks SIP, le système de secours, sans parler des services distincts pour les fax et les conférences... nous avons vu que RingCentral serait très rentable.
Jonathan Freedman
Chief Information Security & Technology Officer
SECTEUR D’ACTIVITÉS
Juridique
SIÈGE SOCIAL
Londres
(Royaume-uni)
ANNÉE DE CRÉATION
1936
EFFECTIFS
400
Un système de téléphonie devenu obsolète
Pendant plus de 20 ans, l’infrastructure téléphonique chez Howard Kennedy se composait d’un PBX interne, de téléphones de bureau et de lignes fixes. Lorsque la direction a affiché sa volonté de mettre en place un environnement de travail plus agile, l’une des premières mesures prises par l’équipe technique a été d’ajouter des softphones à la plateforme de téléphonie IP existante.
Mais selon Jonathan Freedman, Chief Information Security & Technology Officer chez Howard Kennedy, cette mise à niveau n’a pas entièrement répondu aux nouvelles exigences en matière de mobilité et a même créé quelques problèmes opérationnels.
« Avec la nouvelle solution IP, les appels pouvaient être dirigés vers nos ordinateurs portables, mais nos collaborateurs avaient encore souvent besoin de renvoyer les appels vers un téléphone portable, ce qui devait être fait manuellement à chaque fois », explique-t-il. « Le numéro professionnel de chaque collaborateur était toujours lié à son téléphone fixe. »
Comme le souligne Jonathan Freedman, ce nouveau mode de fonctionnement a généré de nouveaux motifs d’insatisfaction chez les collaborateurs en télétravail, en visite chez des clients ou travaillant avec un autre département de ce grand cabinet juridique.
« Les collaborateurs étaient mécontents de devoir rediriger leurs extensions vers différents téléphones si fréquemment, ou de vérifier leur messagerie vocale s’ils avaient oublié de le faire », explique-t-il. « Par ailleurs, les collaborateurs ne disposant pas d’un téléphone portable fourni par le cabinet devaient utiliser un numéro personnel pour passer des appels professionnels à l’extérieur. »
L’équipe de Jonathan Freedman s’est alors mise en quête d’une solution de communications cloud plus agile. Lorsque la pandémie a éclaté et que des mesures de confinement ont été mises en œuvre, il est devenu urgent de trouver une solution.
La solution unifiée de RingCentral s’est imposée comme une évidence
L’équipe technique du cabinet a déployé Microsoft Teams au début des confinements pour donner aux employés des outils permettant de rester en contact, les collaborateurs ayant tous basculé en télétravail. Il est vite apparu, cependant, que cette solution ne répondait pas à de nombreux problèmes de communications pré-existants.
« Nous avions déjà différentes applications et différents fournisseurs pour couvrir l’ensemble de nos activités», précise Jonathan Freedman. « Nous utilisions toujours des systèmes de téléphonie et de messagerie vocale sur site, plusieurs applications pour les visioconférences et les conférences téléphoniques, un service autonome pour l’envoi de fax sur la messagerie, et des combinés mobiles fournis par le cabinet. Et nous avions rajouté un nouvel outil de collaboration qui portait à sept le nombre de nos principales solutions de communication, avec aucune intégration entre elles. »
Assisté du nouveau directeur informatique, Tony McKenna, Jonathan Freedman et son équipe ont donc travaillé en étroite collaboration avec Bytes, le partenaire du cabinet en matière de services et solutions informatiques pour trouver la meilleure réponse à ces difficultés. Et une solution s’est clairement imposée... « Leur expérience dans de multiples secteurs nous a aidés, mon équipe et moi, à analyser de manière approfondie les offres des principaux fournisseurs de communications cloud. » « Nous avons passé en revue les principaux acteurs du secteur, et c’est RingCentral qui a présenté l’offre la plus solide », précise Jonathan Freedman. « Le PBX cloud de RingCentral pour Teams s’est aisément intégré dans notre environnement Microsoft Teams. Par ailleurs, RingCentral garantit une disponibilité de 99,999 % et bénéficie d’une solide réputation en matière de téléphonie d’entreprise. »
« Mais ce qui a vraiment fait la différence pour nous, c’est que nous avons enfin pu consolider toutes nos solutions de communications... conférences téléphoniques, appels vidéo, fax, téléphone... en une seule plateforme qui permet à nos collaborateurs de travailler de n’importe où. RingCentral regroupe au même endroit tout ce dont nous avions besoin. »
Le PBX Cloud de RingCentral pour Teams s’est aisément intégré dans notre environnement Microsoft Teams. Par ailleurs, RingCentral garantit une disponibilité de 99,999 % et bénéficie d’une solide réputation en matière de téléphonie d’entreprise.
Jonathan Freedman
Chief Information Security & Technology Officer
Des avantages supplémentaires révélés lors du déploiement
La direction d’Howard Kennedy constate avec satisfaction que son personnel est désormais en mesure de communiquer et de collaborer avec les clients et entre collègues à partir d’une plateforme unique, conviviale et accessible de partout. Comme le souligne Jonathan Freedman, RingCentral offre de nombreux avantages au quotidien.
« Pour la première fois, nos employés peuvent utiliser le même numéro pour le téléphone et le fax », explique-t-il. « C’est un avantage énorme, l’utilisation d’un même numéro est beaucoup plus pratique, à la fois pour nos collaborateurs et pour nos clients. »
Le cabinet dispose également, pour la première fois, d’une solution de secours hautement résiliente pour ses communications. « Avec RingCentral, nous n’avons plus à craindre un problème de PBX qui empêche tout appel téléphonique dans toute l’organisation, ou à assurer la continuité des activités avec des processus manuels », poursuit-il. « Même si notre environnement Microsoft Teams tombe en panne, nos collaborateurs peuvent utiliser les applications RingCentral depuis leurs ordinateurs ou les téléphones portables fournis par le cabinet. »
En complément de ces avantages, Jonathan Freedman et son équipe découvre de nouveaux services de l’environnement RingCentral, également utiles pour l’organisation et son fonctionnement au quotidien. « Nous venons de lancer le déploiement de RingCentral Rooms dans nos espaces de réunion », indique-t-il.
Une partie de notre stratégie pour un environnement de travail agile consiste à transformer notre siège en un espace de collaboration. L’équipement de nos salles de conférence avec des capacités d’audioconférence et de vidéoconférence de haute qualité, grâce à RingCentral Rooms, contribuera grandement à la réalisation de cet objectif.
Jonathan Freedman
Chief Information Security & Technology Officer