Les outils et applications professionnelles disponibles sur le marché se sont multipliés ces dernières années. Cette profusion d’outils numériques utilisés au quotidien commence à nuire à la productivité des collaborateurs, et génère des risques d’erreurs et des failles de sécurité. En intégrant vos outils de communication avec vos outils métiers, vous pouvez fortement limiter ces risques. C’est ce que nous explique Christophe en 2 minutes dans cette vidéo, en précisant également ce qu’il est possible d’imaginer pour faire gagner du temps aux collaborateurs avec des intégrations standard ou personnalisables.
Aujourd’hui, pratiquement toutes les activités, tous les processus métiers, peuvent être effectués à l’aide de logiciels ou d’applications mobiles, sur site ou dans le cloud. Mais ce n’est pas gage de productivité : même pour les besoins les plus communs, comme stocker et transférer des fichiers, ou communiquer en ligne, un collaborateur sur trois en moyenne affirme utiliser au moins 2 outils, selon une étude récente de Capterra en France.
Dans les communications d’entreprise, c’est le nombre de nouveaux canaux d’interaction qui a généré cette multiplicité de systèmes nécessaires pour traiter la téléphonie, la messagerie instantanée, les visioconférences, etc.
La multiplication des applications finit par nuire à la productivité
Beaucoup de ces outils ne communiquent malheureusement pas entre eux, et les collaborateurs sont obligés de saisir à nouveau des données en passant de l’un à l’autre, ce qui nuit à la productivité et génère des risques d’erreurs. Par ailleurs, cette multiplicité d’outils génère aussi des failles de sécurité, car il est impossible à l’équipe IT de mettre en place les procédures nécessaires pour sécuriser les données qui transitent à travers tous ces outils (certains étant même utilisés sans en informer le département informatique – on parle alors de Shadow IT).
Tous ces inconvénients pourraient être réduits en utilisant des outils mieux intégrés les uns avec les autres. Et cela commence avec vos outils de communication, car les nouveaux modes de travail, mobiles et à distance, ont fortement augmenté leur usage.
Les avantages d’une solution de communication intégrée
Avec les solutions de communication unifiées (UCaaS) comme RingCentral MVP, les entreprises bénéficient en premier lieu d’une solution complète et intégrée pour gérer l’ensemble des communications d’entreprise : la téléphonie bien sûr, car elle reste le canal privilégié pour maintenir une relation de proximité, mais aussi la messagerie d’équipe, la visioconférence, le fax ou encore les webinaires.
Pour aller plus loin, on peut envisager de nombreux processus intégrés avec le reste des outils de l’entreprise, qui vont réellement simplifier la vie des collaborateurs. C’est facilement réalisable sous peine de bénéficier pleinement des capacités des solutions de dernière génération, accessibles dans le cloud et surtout proposant des APIs ouvertes. Grâce à cette disposition native à l’intégration, les liens sont possibles aussi bien avec les outils de bureautique (Office 365, Google Workspace…) qu’avec des outils métiers (CRM, ERP…).
L’exemple d’utilisation le plus simple est de lancer un appel directement à partir de la fiche contact de son CRM (comme Salesforce). Mais il est possible aussi, lors d’un appel entrant, de faire remonter cette fiche contact pour savoir quel client appelle et accéder directement à son historique, et ensuite d’y associer l’enregistrement de l’appel pour en garder une trace.
Une réelle attente des collaborateurs autour des communications simplifiées
Ce type de cas d’usage montre bien l’intérêt des communications unifiées pour les collaborateurs : plus de simplicité, moins de temps perdu, une meilleure historisation des données. Par ailleurs, les individus sont devenus très matures vis à vis des technologies numériques. Ils souhaitent retrouver dans leur sphère professionnelle autant de fluidité et de simplicité que dans leur vie personnelle. 54% affirment qu’une approche intégrée des communications et de la collaboration leur apporterait un gain de temps, et 51% une productivité accrue.
Les entreprises ont donc tout intérêt à leur offrir un poste de travail moderne, connecté, intégré, qui les fasse gagner en productivité en automatisant leurs flux de travail, à travers leurs applications métiers et leurs outils de communication.
En attendant, découvrez la solution de communications unifiées RingCentral MVP !
Publié le 18 Oct, 2022, mis à jour le 16 Fév, 2024
