Dans cet article, nous explorerons les sujets suivants :
Peu importe le type d’entreprise que vous dirigez ou la qualité de votre personnel, la plupart des managers ou propriétaires s’accordent à dire qu’il y a toujours une marge d’amélioration. Il est également important de considérer que le monde des affaires est en constante évolution, avec de nouvelles technologies, systèmes et processus à adopter.
Il est donc essentiel qu’une organisation mette en place une structure pour s’assurer que les objectifs sont atteints et que les employés donnent le meilleur d’eux-mêmes. Vous entendrez souvent le terme « gestion de la performance » utilisé en relation avec ce sujet et d’autres facteurs liés à la performance de votre entreprise.
Mais qu’est-ce que la gestion de la performance exactement ? Comment cela fonctionne-t-il au sein d’une entreprise ? Existe-t-il différentes méthodes, et quelle est leur efficacité ?
Qu’est-ce que la gestion de la performance ?
Comme son nom l’indique, la gestion de la performance consiste à gérer la performance. Dans ce cas, il s’agit de la performance individuelle de chaque employé. Il s’agit généralement d’une évaluation continue et en temps réel, où la direction, le responsable hiérarchique ou le personnel des ressources humaines communiquent avec leurs employés tout au long de l’année. Une évaluation annuelle peut également avoir lieu à la fin de l’année.
Une gestion de la performance solide vise à garantir que les objectifs stratégiques sont atteints et que vos employés donnent le meilleur d’eux-mêmes tout en respectant les attentes définies dans leur description de poste. Ces attentes peuvent inclure des éléments tels que des objectifs de productivité ou de ventes.
Les évaluations annuelles impliquent un examen du travail passé, la discussion de problèmes éventuels et la définition de nouveaux objectifs. Elles peuvent également inclure l’identification des besoins en formation et développement ou des besoins d’accompagnement qu’un membre du personnel particulier pourrait avoir, afin de l’aider à travailler vers les objectifs convenus.
Étapes et éléments du cycle de gestion de la performance
Les évaluations de performance visent à garantir que votre personnel travaille aussi efficacement que possible et collabore pour atteindre le succès de l’organisation. Cela, à son tour, assure la compétitivité de votre entreprise. Il s’agit également d’identifier d’éventuels problèmes de performance.
Bien qu’il s’agisse généralement d’un processus d’examen constant tout au long de l’année, chaque cycle de gestion de la performance peut être décomposé en étapes. Certaines entreprises peuvent personnaliser ces étapes pour leurs propres raisons, mais, de manière générale, nous pouvons identifier quatre éléments principaux dans tout cycle.
1. Planification
Pour évaluer et gérer la performance, il est essentiel d’avoir des objectifs clairement définis. La phase de planification de la gestion de la performance consiste à établir des objectifs organisationnels et individuels pour chaque cycle.
Ces objectifs peuvent inclure des cibles de productivité (une certaine quantité de produit à fabriquer), des objectifs de vente (combien de ventes sont attendues) ou même des objectifs d’apprentissage et de formation.
Les objectifs de performance globaux doivent être réalistes et réalisables. Il est également crucial qu’ils puissent être mesurés, tout comme les progrès vers leur atteinte. Pour faciliter cela, tous les objectifs doivent être S.M.A.R.T :
- S – Spécifique : Les objectifs doivent être clairement définis et facilement compréhensibles. Par exemple, un vendeur peut se voir fixer un objectif de vente de 1000 unités dans l’année.
- M – Mesurable : Il doit exister un moyen de mesurer les progrès réalisés – ou le manque de progrès – vers cet objectif.
- A – Atteignable : Il est inutile de fixer des objectifs irréalistes. L’objectif doit représenter un défi pour l’employé sans paraître impossible. Par exemple, si le nombre moyen de ventes par vendeur au cours de la première année est de 750 unités, fixer un objectif de 2000 unités semblerait irréaliste.
- R – Pertinent : Tout objectif doit être en adéquation à la fois avec les buts de l’entreprise et le rôle de l’individu au sein de l’organisation.
- T – Temporel : Lorsque vous fixez des objectifs, précisez la période durant laquelle vous vous attendez à ce qu’ils soient atteints. Même si l’ensemble de votre cycle de gestion de la performance s’étend sur une année, vous pouvez choisir de décomposer les objectifs en périodes plus courtes, telles que trimestrielles.
2. Suivi
Pour fournir des retours sur la performance, il est essentiel de pouvoir évaluer cette performance. La phase de suivi – qui doit être constante et cohérente – consiste à surveiller les actions et les résultats, tout en offrant des retours continus pour aider les employés à atteindre leurs objectifs.
Bien que l’ensemble du cycle puisse s’étendre sur une année, le suivi peut être divisé en segments plus petits. Cela est particulièrement pertinent lorsqu’il s’agit d’offrir des retours. Décidez de tenir des réunions régulières, peut-être mensuelles ou trimestrielles. Utilisez ces réunions pour :
- Examiner la performance jusqu’à ce moment-là et noter les performances positives, les améliorations ou les aspects négatifs.
- Noter les étapes clés ou les réussites.
- Vérifier si l’atteinte des objectifs globaux est dans les délais.
- Identifier les problèmes et discuter des solutions.
- Déterminer si un soutien est nécessaire pour remettre les choses sur la bonne voie.
- Discuter des modifications éventuelles à apporter aux objectifs finaux.
3. Évaluation
À la fin de chaque cycle (généralement une année), la direction ou les superviseurs réaliseront une évaluation de la performance pour cette période. Ils examineront quels objectifs ont été fixés, s’ils ont été atteints, les raisons pour lesquelles ils ne l’ont pas été (le cas échéant), et ce qui peut être fait pour améliorer cette performance lors du prochain cycle.
Les évaluations doivent être collaboratives, permettant à la direction et aux employés d’apporter leur contribution. Cela aide chaque partie à mieux comprendre les besoins de l’autre. Assurer cette collaboration permet à votre personnel de :
- Voir comment leur rôle au sein de l’entreprise contribue aux résultats et au succès.
- Se sentir plus impliqué dans le processus et la culture d’entreprise.
- Être plus satisfait à la fois du processus de gestion de la performance et de ses résultats.
- Identifier des opportunités de développement, en particulier lorsqu’il y a des performances en dessous des attentes.
- Être plus motivé à maintenir une performance élevée ou à améliorer une performance qui a été insuffisante.
4. Récompense
Si vos employés atteignent ou dépassent les attentes, l’entreprise en tire des bénéfices. Les ventes, les revenus et donc les profits augmenteront, il semble donc juste d’offrir une forme de récompense.
Les récompenses augmentent non seulement la motivation, mais elles peuvent également accroître la valeur que l’employé accorde à lui-même. Sans récompenses, ils peuvent perdre leur motivation, car ils ne se sentiront pas valued by the business. Les récompenses peuvent inclure :
- Augmentation de salaire
- Prime de productivité ou autre
- Promotion
- Jours de congé supplémentaires
- Récompenses (comme l’Employé de l’Année)
Idéalement, il devrait y avoir une échelle de récompenses plutôt qu’un programme unique pour tous. De plus, des récompenses spéciales (éventuellement avec des prix ou des primes monétaires) peuvent également aider à accroître la motivation et la compétitivité. Par exemple, le vendeur ayant le plus grand nombre de ventes dans l’année pourrait gagner des vacances.
Comment fonctionne la gestion de la performance ?
Un facteur est nécessaire, peut-être plus que tout autre, pour garantir que votre processus de gestion de la performance fonctionne. Ce facteur est la direction. Sans direction, vos employés n’ont aucune idée de ce qui est attendu d’eux ou de quand ils répondent à vos exigences (ou en effet, en sont en dessous).
Deux autres facteurs importants sont la collaboration et la communication. Votre personnel doit savoir comment il se comporte tout au long du cycle, et il doit y avoir une communication constante sur le niveau de leur performance à chaque moment du cycle. Il est utile de suivre quelques directives de base pour tirer le meilleur parti du processus dans son ensemble :
- Apprenez à connaître chaque employee que vous surveillez et évaluez. Développez une relation avec eux.
- Connaissez les normes et les indicateurs de performance de vos concurrents les plus proches.
- Passez du temps à observer comment vos employés travaillent et comment le travail d’équipe se développe.
- Encouragez le développement des employés et l’engagement des employés.
- Si possible, recueillez des observations d’autres personnes.
- Établissez une stratégie claire et définie et précisez quelles périodes de temps cette stratégie couvre.
- Communiquez votre stratégie et la place de chaque employé au sein de celle-ci.
- Identifiez les lacunes en matière de formation ou de connaissances qui pourraient nuire à cette stratégie. Élaborer des plans de développement pour répondre à ces besoins.
- Identifiez également les forces et les faiblesses de vos employés. Dans la mesure du possible, utilisez leurs forces et abordez leurs faiblesses.
- Assurez-vous qu’il y a une boucle de rétroaction continue tout au long du cycle.
- Lors de toute évaluation, veillez à ce qu’il y ait transparence à double sens et communication ouverte.
- Encouragez votre personnel à travailler de manière collaborative. Félicitez les bonnes performances, mais évitez d’être trop critique en cas de lacunes. Reconnaissez également lorsque les normes de performance sont maintenues élevées pendant de longues périodes.
- Lors des évaluations annuelles, soyez aussi positif que possible, même si certains objectifs n’ont pas été atteints.
Types of performance review systems
Choisir le type de modèle de performance review que vous mettez en œuvre dépendra de plusieurs facteurs différents. Ceux-ci incluent vos objectifs, votre type d’entreprise, le nombre d’employés que vous avez et vos rôles au sein de votre organisation.
La liste suivante n’est pas exclusive, et vous n’êtes pas obligé de choisir un seul système d’évaluation. Vous pouvez également vouloir utiliser un hybride de plus d’un pour différents domaines.
Classements simples
C’est peut-être le système le plus basique et il compare tous vos employés sur une base identique. Le principal inconvénient de ce système est qu’il peut mettre en évidence les employés au sommet et au bas de l’échelle, mais il ne donne pas un classement précis à tous ceux qui se trouvent au « milieu ».
Il peut également négliger certaines forces – et faiblesses – de l’individu. Sans évaluation méthodique de chaque employé, cela pourrait aboutir à un aperçu subjectivement injuste de la performance de l’employé. Cela fait également une erreur de base en partant de l’hypothèse selon laquelle tous les employés sont identiques et ignore de nombreuses caractéristiques.
Gestion objective
Ce système se concentre très fortement sur l’idée de collaboration. Au début de tout cycle, l’employé et le responsable ou superviseur se rencontrent et discutent des objectifs et s’accordent sur un objectif ou un ensemble d’objectifs. Un délai est également identifié et fixé pour atteindre ces objectifs.
C’est un système beaucoup plus proactif que l’alternative de classement de base. Il implique le membre du personnel dans la définition des objectifs, ce qui leur donne plus d’encouragement pour les atteindre. Cela nécessite un degré de planification plus élevé et évite tout biais potentiel. Cela donne également à l’employé le sentiment d’être plus intégré à toute l’équipe et à la culture de l’entreprise.
Système de notation
C’est une autre méthode assez basique qui rappelle un peu les bulletins scolaires. Le responsable divise les domaines à évaluer, y compris la communication, la capacité à travailler seul ou en tant que membre de l’équipe, la ponctualité, etc. Le responsable évalue ensuite l’employé sur chaque « compétence » en utilisant une notation alphabétique ou numérique.
Ainsi, par exemple, un membre du personnel pourrait être noté « D » (pauvre) pour le travail d’équipe mais « A » (bon) pour la communication. Bien que ce système puisse avoir un certain mérite dans le cadre d’un processus hybride, utilisé seul, c’est un autre système qui n’est pas entièrement fiable et qui peut également être subjectif.
Système à 360 degrés
Le retour d’information à 360 degrés est un système très largement utilisé. En fait, les recherches montrent que plus de 90 % de l’US Fortune 1000 utilisent ce système sous une forme ou une autre. Comme son nom l’indique, cela vise à évaluer la performance de l’employé sous plusieurs perspectives qui peuvent inclure des collègues, d’autres managers, des clients, et même l’employé lui-même.
De nombreuses entreprises privilégient cette approche car elle offre une évaluation plus complète que la plupart des autres systèmes. Cela peut non seulement donner à la direction une bonne compréhension de la performance d’un employé, mais cela peut également permettre à l’employé d’identifier ses forces et ses faiblesses.
Système des traits et comportements
Ce système fonctionne bien si vous souhaitez examiner les données de performance de base concernant un membre du personnel et les traits et comportements qui contribuent à leur performance globale. Par exemple, vous pourriez noter qu’un employé montre une grande détermination à réussir une tâche ou un autre dont la véritable amabilité contribue à ses compétences en service client.
Cependant, ce système peut parfois être subjectif, et il peut négliger certaines caractéristiques tout en se concentrant sur la compétence d’autres, ce qui ne vous donne pas une vue d’ensemble précise. Mais il peut aider à mettre en lumière certaines capacités dans l’exécution de tâches spécifiques ou spécialisées. Dans des cas comme celui-ci, ce système peut être plus objectif.
Comment la vidéo modifie-t-elle les tendances en matière de gestion des performances ?
Quel rôle la vidéo peut-elle jouer dans un système efficace de gestion des performances ? Il y a deux points à considérer ici. Tout d’abord, le temps est une denrée précieuse, et il n’est pas toujours possible de prendre le temps d’avoir des discussions en face à face avec un employé lorsque vous avez un emploi du temps chargé.
Le deuxième point à considérer concerne les changements dans nos façons de travailler. Travailler à distance est de plus en plus populaire, et cela est particulièrement vrai à la lumière de la pandémie de COVID-19. Le travail à distance pose de nombreux défis pour les entreprises en matière de technologie, d’outils de gestion, de suivis, et bien sûr, de gestion des performances.
Utiliser un bon logiciel de visioconférence tel que le RingCentral Video suite est une excellente façon de s’assurer qu’une communication régulière – pour n’importe quelle raison – est facile à réaliser. La mise en œuvre de ce type d’outil permet de surmonter à la fois les problèmes de planification des réunions et les défis liés à la communication avec les travailleurs à distance.
Conclusion
Une forme de gestion des performances est essentielle pour maintenir ou améliorer l’efficacité et la productivité de votre organisation. Le choix du système de gestion des performances qui convient le mieux à votre entreprise dépend de nombreux facteurs. Il est possible que vous choisissiez plus d’un système ou un hybride de certains modèles disponibles.
La mesure des performances ne se limite pas aux résultats de votre entreprise. Elle joue un rôle majeur dans le développement des compétences et des connaissances de vos employés. La collaboration est au cœur de tout bon processus de gestion des performances et incitera votre personnel à se sentir davantage impliqué dans vos projets et stratégies globales.
Publié le Nov 04, 2024
