Qu’est-ce qu’une communication Synchrone ?

Les communications synchrones se caractérisent par un échange instantané et interactif entre deux ou plusieurs parties. Elles se distinguent des communications asynchrones, qui impliquent un décalage temporel entre l’envoi et la réception du message. En d’autres termes, les communications synchrones se déroulent en « temps réel », permettant une interaction fluide et immédiate. Si vous avez déjà participé à une conférence téléphonique (ou même à un appel téléphonique) ou à une visioconférence, vous avez pris part à une communication synchrone.

Dans un bureau traditionnel, la communication synchrone est omniprésente, se manifestant aussi bien dans les discussions informelles autour de la fontaine à eau que lors des réunions d’équipe hebdomadaires du lundi matin. Cependant, l’essor du travail à distance, caractérisé par des équipes dispersées géographiquement et des horaires de travail flexibles, a relégué la communication synchrone au second plan.

En effet, la coordination de réunions en temps réel, la prise en compte des fuseaux horaires variés et la gestion des outils de communication virtuelle complexifient considérablement la mise en œuvre de communications synchrones efficaces.

Les avantages d’un lieu de travail synchrone

Il est indéniable que la communication en temps réel favorise l’établissement de liens plus authentiques que le va-et-vient fragmenté des communications asynchrones.

En effet, les interactions immédiates et dynamiques propres à la communication synchrone permettent de créer une synergie et une compréhension mutuelle plus profondes entre les membres d’une équipe, favorisant ainsi l’émergence d’une véritable cohésion et d’une efficacité accrue.

Les entreprises qui adoptent une culture de communication synchrone peuvent en témoigner, constatant régulièrement les avantages d’une équipe soudée et performante.

Certains types de communications ou de réunions nécessitent une approche plus synchrone. L’immédiateté des outils de communication ou de collaboration est nécessaire pour mener à bien les formes de communication suivantes :

Brainstorming

La méthode de réunion populaire que constituent les sessions de brainstorming ne produirait probablement pas le même impact si elle était menée de manière asynchrone. En effet, le brainstorming se caractérise généralement par un rythme rapide, favorisant l’expression d’idées et d’inspirations sans censure, et requiert une contribution créative spontanée et simultanée.

Événements de renforcement de l’esprit d’équipe

Il va sans doute sans dire que la constitution d’une équipe nécessite des liens en face à face et en temps réel. Il est beaucoup plus difficile d’établir une véritable connexion humaine avec un étranger par le biais d’applications de messagerie instantanée. Les entreprises qui souhaitent organiser des activités de consolidation d’équipe devront donc trouver un moyen d’organiser des sessions synchrones, idéalement par le biais d’un chat vidéo (si une réunion en personne n’est pas possible).

Discussions sur des projets complexes 

Les tâches et projets complexes, les sessions de retour d’information sensibles ou les réunions de crise urgentes nécessitent impérativement une communication en temps réel. Pour les formations complexes, les briefings et les délégations de tâches, les vidéoconférences s’avèrent être la meilleure solution pour préserver les liens et prévenir les malentendus.

Séances en tête-à-tête 

La nature d’une session en tête-à-tête requiert une communication en temps réel et, idéalement, une interaction en face-à-face afin de favoriser et de renforcer les relations interpersonnelles entre collègues. 

Intégration à distance

Lors d’une intégration à distance, qu’il s’agisse de l’intégration d’un partenaire, d’un client ou d’un nouvel employé, ne négligez pas l’importance des interactions en face-à-face. Les sessions de formation sont également plus efficaces lorsqu’elles sont dispensées par le biais d’appels vidéo en direct, idéalement avec une fonction de partage d’écran pour faciliter l’élaboration de tâches complexes. Il est crucial de désigner une personne de contact physique avec laquelle le participant peut interagir en cas de questions, de sentiment d’isolement ou d’exclusion au sein de sa nouvelle équipe.

Différence entre communication synchrone et asynchrone

La communication asynchrone se caractérise par l’absence d’exigence de réponse immédiate de la part des participants. Contrairement aux communications synchrones qui se déroulent instantanément, les échanges asynchrones s’effectuent sous forme de messages fragmentés, tels que des courriels ou des messages instantanés.

La transmission asynchrone peut s’opérer via divers canaux de communication, tels que les messages RingCentral, les échanges de courriels ou la messagerie intégrée à des outils de gestion de projet comme Trello ou Asana. Les communications synchrones, quant à elles, peuvent prendre la forme d’une réunion vidéo ou d’un appel téléphonique passé à un collègue sur un appareil mobile.

En résumé, les communications synchrones exigent la présence des participants et une réponse quasi instantanée, tandis que les communications asynchrones offrent un délai de réflexion pour l’analyse de la correspondance et la formulation d’une réponse.

Meilleures pratiques synchrones pour les équipes distribuées

Le travail au sein d’une équipe distribuée présente des avantages et des inconvénients indéniables. L’adoption d’une culture de communication synchrone peut contribuer à atténuer certains défis tels que l’isolement et l’impact sur l’efficacité. Voici quelques stratégies que les organisations peuvent mettre en œuvre pour tirer parti des communications synchrones dans l’environnement de travail virtuel.

  • Trouver le bon équilibre 

Les communications synchrones et asynchrones, bien que distinctes, ne doivent pas être considérées comme des entités mutuellement exclusives. Si les séances de brainstorming, par exemple, s’avèrent beaucoup plus efficaces dans un cadre synchrone, une approche asynchrone sera également nécessaire pour les tâches approfondies quotidiennes. Par conséquent, les chefs d’entreprise et les chefs d’équipe doivent trouver un équilibre judicieux, en prévoyant des plages de travail ininterrompu et des réunions en face à face en fonction des besoins spécifiques de leurs équipes.

  • Utiliser les bons outils 

Pour atteindre un équilibre optimal, il est essentiel de disposer d’un ensemble d’outils technologiques permettant de combiner efficacement les échanges asynchrones et le discours synchrone au quotidien. Les plateformes de gestion de projet telles que Monday.com, ainsi que les outils d’automatisation et de gestion des flux de travail comme Process.st, peuvent contribuer à améliorer considérablement la productivité des équipes. 

Pour atteindre un équilibre optimal, il est essentiel de disposer d’un ensemble d’outils technologiques permettant de combiner efficacement les échanges asynchrones et le discours synchrone au quotidien. Ces outils, associés aux logiciels de vidéoconférence et aux applications de messagerie instantanée, offrent aux équipes la flexibilité de choisir la méthode de communication la mieux adaptée à chaque tâche quotidienne. Cette approche permet de minimiser les distractions tout en favorisant des interactions en face à face précieuses lorsque le besoin s’en fait sentir.

  • Fixer et respecter les limites 

L’établissement de règles de bonnes pratiques pour l’engagement au sein de l’équipe peut s’avérer bénéfique pour maximiser la productivité et favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les outils de communication tels que RingCentral permettent aux utilisateurs de définir leur statut de présence et de communiquer leurs mises à jour, ce qui constitue un excellent moyen de signaler à leurs collègues leur disponibilité. Les chefs d’équipe peuvent encourager une culture d’ouverture et de flexibilité en veillant à ce que les employés se sentent à l’aise pour demander à leurs collègues de leur accorder du temps de concentration.

  • Tenir compte des différents fuseaux horaires

Les équipes à distance doivent accorder une attention particulière aux fuseaux horaires de leurs collègues. Encourager le personnel à désactiver les notifications en dehors des heures de travail peut contribuer à favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à réduire le stress. Cependant, il est important de tenir compte de l’heure locale à laquelle vos messages arriveront, quelle qu’elle soit. En règle générale, il est préférable d’éviter les réunions en temps réel jusqu’à ce que vous puissiez établir un horaire qui convienne à tous les participants répartis dans différents fuseaux horaires.

  • Encourager les activités pour éviter l’isolement

L’isolement étant fréquemment cité comme l’un des principaux défis rencontrés par les travailleurs à distance, la communication synchrone peut s’avérer un élément clé pour atténuer ce sentiment de solitude. En complément des réunions vidéo régulières, les chefs d’équipe peuvent organiser des sessions de renforcement d’esprit d’équipe virtuelles, telles que des soirées de jeux en ligne ou des matinées café virtuelles, afin de favoriser un sentiment d’unité plus fort. Prendre le temps de sortir du cadre de travail quotidien, de discuter de hobbies ou simplement d’apprendre à mieux se connaître peut aider les membres d’équipes dispersées à se sentir plus proches de leurs collègues.

Exemples d’outils de communication synchrone

  • RingCentral: RingCentral est une plateforme de communication cloud complète qui offre une suite d’outils pour faciliter la communication synchrone entre les individus et les équipes. La communication synchrone fait référence à l’interaction en temps réel, permettant une collaboration et une prise de décision efficaces.

RingCentral propose un éventail de fonctionnalités pour répondre à vos besoins de communication synchrone :

La vidéoconférence : RingCentral vous permet d’organiser des réunions vidéo HD avec des collègues, clients ou partenaires partout dans le monde. Favorisez une interaction face à face en temps réel pour une collaboration fluide et une communication efficace.

Téléphone cloud : Passez et recevez des appels professionnels directement depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone. Profitez d’une communication instantanée avec vos contacts, où que vous soyez.

Messagerie d’équipe : RingCentral offre des fonctionnalités de messagerie intégrées qui vous permettent de discuter instantanément avec des individus ou des groupes via des messages texte, vocaux ou vidéo. Partagez des fichiers, lancez des appels et collaborez facilement sur des projets.

  • BlueJeans : Une plateforme de visioconférence offrant des fonctionnalités avancées pour les réunions virtuelles, les événements et les webinaires.
  • Rocket.Chat : Un outil de collaboration d’équipe open source prenant en charge la messagerie instantanée et la visioconférence.
  • Jitsi Meet : Une plateforme de visioconférence open source permettant aux utilisateurs de créer et rejoindre des appels vidéo rapidement et facilement. 
  • Linagora – Jami : Une plateforme de communication sécurisée et axée sur la confidentialité offrant des appels audio et vidéo chiffrés.
  • Talkspirit : Une plateforme française de collaboration et de communication d’équipe qui inclut la messagerie, la vidéo et le partage de documents.

L’avenir de la communication à distance

La pandémie de Covid-19 a bouleversé notre perception du lieu de travail traditionnel. Les entreprises y réfléchissent à deux fois avant de s’engager dans des contrats de location de bureaux à long terme et les chefs d’entreprise s’ouvrent au concept d’une main-d’œuvre à distance plus efficace et plus productive, sans parler d’une plus grande marge de manœuvre pour le recrutement de talents ; le paysage des entreprises a connu un changement sans précédent. 

Bien qu’il soit quelque peu vain de prédire à quoi ressemblera la « nouvelle normalité », les entreprises devraient se concentrer sur la préparation et la mise en place des fondations d’un espace de travail virtuel plus permanent afin de permettre la continuité et la résilience de l’entreprise dans un environnement post-pandémique. 

L’investissement dans des outils permettant des communications synchrones peut aider les équipes à développer un sentiment d’appartenance à une époque où beaucoup d’entre nous sont destinés à rester physiquement disparates.

Publié le Avr 22, 2024