Avec l’essor du travail à distance, la conférence web aussi appelée webconférence ou encore réunion virtuelle est devenue incontournable dans le monde professionnel. Les réunions en ligne, webinaire, visioconférences, audioconférences, web conferencing, etc. sont des modes de communications indispensables pour garder le contact avec ses salariés distants et collaborer efficacement.
Cependant, les différences entre tous ces nouveaux modes de communication restent assez floues pour les organisations et peu d’entre elles comprennent bien toutes les potentialités et opportunités que peut offrir une réunion en ligne.
Pour vous aider à tirer le meilleur parti des conférences web, nous vous expliquons leur fonctionnement, leurs avantages et comment mettre en place des réunions en ligne productives dans votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?
La réunion virtuelle est un type de réunion en ligne qui implique deux ou plusieurs interlocuteurs dans des endroits différents. Il peut s’agir aussi bien de salariés d’une même équipe, de fournisseurs ou encore de clients. On distingue 4 grands types de webconférences :
- les vidéoconférences dont le but est d’établir un lien visuel entre les participants et de faciliter la collaboration ;
- les webinaires ou séminaires en ligne où des invités assistent à une présentation (généralement d’un produit, d’un service ou d’une formation) ;
- les conférences téléphoniques où les participants vont majoritairement communiquer oralement même si certains systèmes comme la VoIP permettent aussi de prendre en charge la vidéo ;
- les webémissions ou webdiffusions qui sont des émissions en direct ou préenregistrées puis diffusées sur le Net.
Comment fonctionne la webconférence ?
La webconférence fonctionne grâce à des logiciels spécialisés qui transmettent la vidéo et l’audio partout à travers le monde et en temps réel grâce à Internet.
La conférence web permet ainsi d’organiser des réunions entre 2 ou plusieurs participants peu importe où ils se trouvent dans le monde.
Avec des solutions de webconférence telles que RingCentral MVP, les participants peuvent aussi se connecter depuis n’importe quel équipement comme un PC, un smartphone ou un téléphone VoIP et disposent de nombreuses fonctionnalités et outils collaboratifs comme des tableaux blancs ou des systèmes d’annotation partagées.
L’hébergeur ou l’hôte de la webconférence n’a qu’à planifier en quelques clics l’heure, la date puis à entrer l’adresse email des invités. Ceux-ci reçoivent alors un mail avec le lien de participation et le code d’accès (ou mot de passe). À l’heure de la réunion, il leur suffit de cliquer sur ce lien pour se connecter et rejoindre directement la conférence web et leurs collègues en temps réel.
Ces participants peuvent être n’importe où dans le monde. Avec une connexion Internet fiable et un logiciel de conférence, ils peuvent se voir, se parler et s’entendre sans aucune latence comme s’ils partageaient le même espace de travail.
Quels sont les avantages des webconférences ?
En plus de permettre l’organisation de réunions en ligne simple et indépendante de la localisation des participants, les webconférences comportent d’autres atouts qui peuvent améliorer la productivité d’une entreprise.
Des gains de temps
Avec les webconférences, il n’y a plus besoin de réserver des salles de réunion, de trouver des disponibilités dans les agendas de tous les participants et de prévoir les temps de déplacement. À l’heure et à la date de la conférence web, les participants n’ont qu’à cliquer sur le lien de connexion, peu importe l’endroit et l’équipement qu’ils utilisent.
Une diminution des frais
Les webconférences suppriment tous les frais de déplacements et d’hébergement. Les entreprises prêtes et équipées pour utiliser uniquement la conférence en ligne peuvent aussi économiser sur tous les frais d’infrastructures (salles de conférence, bureaux dédiés aux conférences) et les coûts liés aux équipements et logiciels. Par exemple, avec des solutions comme RingCentral, vous pouvez retrouver tous vos outils de collaboration et de communication en une seule plateforme.
Une meilleure communication
Les conférences web donnent la possibilité d’échanger de « vive voix » comme si les participants se trouvaient dans la même salle de réunion. Elles permettent de discuter avec la communication verbale, mais aussi la non verbale (c’est-à-dire toutes les expressions du visage et du corps qui permettent de mieux comprendre l’information transmise).
Les webconférences sont donc des canaux idéaux pour :
- faire un point sur un projet ;
- définir les objectifs, des plans d’action ou une stratégie globale ;
- rencontrer des clients, collaborateurs ou fournisseurs distants ;
- organiser un atelier de brainstorming.
Une simplification du télétravail
La webconférence est une solution idéale, voire indispensable pour rester facilement en communication avec les salariés en télétravail ou en remote.
Elle donne la possibilité aux employés de ne pas se sentir isolés de leurs collègues et d’avoir accès facilement aux informations et aux interlocuteurs dont ils ont besoin.
Pour les recruteurs et les managers, les réunions en ligne leur permettent de faire rapidement des points d’avancées sur les projets ou de mettre à jour les listes d’objectifs.
Enfin, les conférences en ligne sont aussi de plus en plus utilisées pour organiser des entretiens d’embauches avec des candidats distants ou des rendez-vous virtuels avec des clients et fournisseurs.
Comment mettre en place une Webconférence ?
Avec une solution tout-en-un comme RingCentral MVP, mettre en place une webconférence est plutôt intuitif.
Suivez simplement ces quelques étapes :
1. Télécharger un logiciel de visioconférence
Si vous utilisez RingCentral, vous pouvez télécharger l’application mobile RingCentral MVP sur votre ordinateur de bureau, vos tablettes et téléphones Android ou iOS. Vous aurez ainsi accès à une solution complète d’audio et de visioconférence.
Un plug-in distinct est aussi disponible pour intégrer RingCentral directement à Microsoft Outlook.
Connectez-vous pour pouvoir lancer instantanément une réunion depuis votre tableau de bord. Vous aurez le choix de démarrer avec ou sans vidéo ou encore de planifier la conférence pour une autre date.
2. Planifier la réunion en ligne
Vous pouvez planifier rapidement et facilement des réunions depuis votre ordinateur de bureau, votre téléphone mobile ou directement depuis Microsoft Outlook. Vous devez simplement saisir :
- le sujet de la réunion ;
- la date, l’heure et la durée ;
- si la vidéo est autorisée ou non ;
- si la réunion peut commencer avant l’arrivée de l’hôte ;
- l’option audio (téléphone uniquement, VoIP uniquement ou les deux).
En dessous de Calendrier, vous aurez accès à des boutons iCal (Mac), Outlook (Windows) ou Google Agenda pour créer automatiquement des invitations dans l’application respective. Vous pouvez aussi ajouter directement des participants en saisissant leur adresse email ou leur numéro de téléphone.
Tous les invités recevront un mail ou un SMS comportant le lien d’accès à la réunion ainsi que leur code d’accès.
3. Gérer la réunion en ligne
Une fois la réunion lancée et si vous en êtes l’hôte ou le co-hôte vous aurez accès à d’autres fonctionnalités afin d’optimiser l’efficacité et de veiller au bon déroulement de votre évènement.
Vous pourrez notamment :
- activer ou désactiver le mode muet pour tous les participants ;
- lancer l’enregistrement de la conférence ;
- démarrer ou arrêter la vidéo ;
- autoriser le partage de fichiers ;
- inviter de nouveaux participants en cours de réunion ;
- lancer un partage d’écran ou un partage de bureau pour visualiser des documents ;
- modérer la messagerie instantanée.
Comment rejoindre une réunion virtuelle ?
Il y a plusieurs façons de participer à une réunion existante. Vous pouvez :
- rejoindre une réunion sans avoir à vous connecter : dans ce cas vous devrez fournir l’identifiant de la webconférence et un nom pour que les autres personnes présentes puissent vous reconnaître ;
- rejoindre la conférence à partir de votre calendrier en ligne si la réunion est planifiée ;
- participer à la conférence web depuis les applications mobiles ;
- cliquer sur le lien d’invitation reçu par mail ou SMS d’accès ou le mot de passe.
Comment faire une audio conférence ?
Le déroulé et la planification d’une audio conférence avec RingCentral est similaire à ceux d’une vidéoconférence. Vous pourrez envoyer aux participants un numéro d’appel pour rejoindre la réunion en ligne.
Ils pourront ainsi se connecter depuis un téléphone VoIP, un softphone, un smartphone ou depuis un PC en n’utilisant pas les appels vidéo ou en désactivant la webcam.
Publié le 26 Oct, 2021
