Les appels VoiP : comment ça fonctionne et quels sont les avantages ?

Man making a voip calls from his mobile phone

La VoIP pour Voice Over Internet Protocol ou Voix sur Protocole Internet désigne la technologie qui permet de recevoir et de passer des appels téléphoniques en utilisant le réseau. Il s’agit d’un ensemble de protocoles qui fonctionnent ensemble pour offrir des fonctions de téléphonie Internet similaires aux lignes téléphoniques ordinaires ou au RTC (réseau téléphonique public commuté).

Le service téléphonique VoIP octroie une flexibilité et une mobilité largement supérieures à la téléphonie traditionnelle. La France a d’ailleurs prévu de fermer le réseau traditionnel RTC pour le remplacer par le système VoIP. 

Cette fin du RTC pousse de nombreux professionnels et entreprises à s’interroger sur le fonctionnement des appels VoIP et à chercher comment les intégrer efficacement dans leur structure.

Afin de vous aider, nous vous expliquons concrètement ce que sont les appels VoIP, comment les mettre en place et surtout comment profiter de tous leurs avantages !

 Qu’est-ce que c’est un appel VoIP ? 

Un appel VoIP est un système de communication où les données audio sont encapsulées et compressées en petits paquets de données. Ces paquets voyagent ensuite à travers différents réseaux jusqu’à ce qu’ils atteignent leur cible (le plus généralement le téléphone IP ou l’ordinateur du destinataire de l’appel). Les paquets sont alors « décompressés » pour retrouver leur format audio. 

Toutes ces opérations ont lieu en temps réel et sans latence. Pour les utilisateurs le fonctionnement de la VoIP est donc totalement transparent, peu importe que l’appelant ou le destinataire utilise le réseau commuté.

Comment appeler un numéro VoIP ?

 Appels vers une ligne traditionnelle

Passer un appel VoIP est aussi simple que d’appeler sur une ligne traditionnelle. Si vous appelez des lignes toujours connectées au réseau téléphonique public commuté (RTC), vous avez simplement à taper les numéros de téléphones de vos correspondants.

La seule différence est que des données audio non encapsulées transitent par une passerelle VoIP. Cette dernière convertit l’audio numérique en analogique sans que vous ou votre interlocuteur ne remarquez aucune différence dans la qualité d’appel.

Appels vers une ligne traditionnelle
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Appels VoIP à VoIP 

Si votre destinataire utilise aussi la voix sur ip, vous devrez simplement lui demander d’installer le même fournisseur que vous sur leur appareil ou PC. Une fois qu’ils se sont inscrits, vous êtes en mesure d’utiliser la technologie VoIP pour rester en contact en appelant exactement de la même manière que si vous faisiez usage de moyens traditionnels.

Si vous utilisez des téléphones VoIP, vous pourrez en plus bénéficier de nombreuses fonctionnalités supplémentaires.

Comment fonctionne un téléphone VoIP ?

Les téléphones VoIP ont généralement l’apparence de téléphone bureau standard, mais ils sont bien plus que cela. Il s’agit en réalité de mini-ordinateurs connectés à Internet via le WiFi ou Ethernet et conçus pour passer des appels vocaux tout en imitant les fonctionnalités d’une ligne fixe standard.  

Il existe de multiples variantes de ces appareils avec notamment les téléphones IP de bureau, les téléphones de conférence Starfish, les téléphones sans fil, etc.

Les téléphones VoIP marchent comme des téléphones traditionnels pour passer et recevoir des appels, mais ils incluent aussi de nombreuses possibilités supplémentaires telles que : 

  • des standards virtuels automatiques pour diriger les appels vers les bons services ; 
  • des voyants de notification pour être informé instantanément de la disponibilité de ses collaborateurs ;
  •  des fonctions pré programmables comme le journal des appels, le répertoire, les transferts, etc. 
  • des hauts-parleurs et d’un son HD pour les audioconférences parfois de la vidéo pour organiser des visoconférences

Recourir à un système VoIP permet donc de profiter de multiples options supplémentaires qui se révèlent très avantageuses dans le monde professionnel.

Appareils pour passer des appels VoIP

Quels sont les avantages de la téléphonie VoIP ?

Par rapport au système traditionnel, les services VoIp permettent de : 

Bénéficier de plus de mobilité et de flexibilité 

Un avantage majeur des services VoIP est qu’ils vous permettent de tirer parti d’Internet pour passer des appels, héberger et rejoindre des conférences et envoyer et recevoir des fax et des SMS depuis n’importe quel équipement et n’importe quel endroit dans le monde.

La VoIP est donc une solution parfaitement adaptée à l’évolution des modes de travail. Elle permet aux salariés en télétravail ou en déplacement de rester facilement en contact avec leurs équipes.

Améliorer la productivité

Les services VoIP modernes fournissent non seulement une solution de téléphonie fiable et illimitée, mais également de multiples fonctionnalités qui vont simplifier le travail en entreprise et augmenter la productivité.

Par exemple avec la VoIP, les équipes peuvent organiser en quelques clics une réunion pour définir une stratégie ou résoudre un problème. Il n’y a plus besoin de réserver une salle de conférence ni de prévoir des déplacements. 

Optimiser sa relation client 

La VoIP est plébiscitée dans les centres d’appels et l’ensemble des services à la clientèle. En effet, les solutions premium telles que RingCentral permettent d’automatiser et de personnaliser des tâches comme l’accueil et le routage des appels vers le bon destinataire ou encore la messagerie vocale et la musique d’attente. 

Grâce à l’apport de la vidéo, elles optimisent aussi le support client avec des réponses et assistances beaucoup plus précises puisqu’il est possible d’interagir avec vos clients exactement comme si vous étiez en face à face.

Augmenter la fiabilité de son système téléphonique

Les bons services VoIP incluent des stratégies de sécurité complète pour protéger le service de téléphonie virtuelle ainsi que ses utilisateurs. RingCentral utilise le cryptage de haut niveau qui préserve les appels téléphoniques VoIP, ainsi que d’autres mesures comme :

  • des audits réguliers des centres de données ;
  • une authentification multifacteur (mot de passe, code envoyé par sms, etc) ; 
  • une authentification unique pour la protection des comptes ; 
  • la gestion et l’administration avancées des comptes. 

De plus, afin de garantir une qualité de service élevée et constante RingCentral héberge son service de téléphonie cloud dans plusieurs centres de données. Ainsi si un serveur ou un data center rencontre des problèmes, d’autres peuvent prendre le relai. 

Réduire les coûts 

Avec la VoIP vous n’avez pas besoin de procéder à l’installation coûteuse de nouvelles lignes téléphoniques. Pour fonctionner, le système requiert uniquement une connexion Internet haut-débit (WiFi ou filaire). 

De plus, si vous ne souhaitez pas investir dans des téléphones VoIP vous pouvez émettre et recevoir vos appels depuis votre téléphone fixe, mobile ou via vos PC.

Enfin, la téléphonie IP offre la possibilité de passer des appels internationaux et longues distances de meilleure qualité et à moindre coût qu’avec le réseau commuté. En général, cette solution offre aussi des appels gratuits au niveau local et intra-entreprise.

En revanche, il faudra à la base opter pour une solution de VoIP payante. En effet, si des solutions gratuites existent, elles sont souvent très limitées en fonctionnalité et comportent des restrictions d’utilisation. Pour exploiter toutes les potentialités de la VoIP dans son activité professionnelle, recourir à une solution premium est un investissement judicieux qui permet de profiter de tous les avantages listés et d’un service complet. 

Les services VoIP complets de RingCentral

L’offre RingCentral VoIP intègre un service de téléphonie virtuelle fiable et sécurisé qui exploite également la solution PBX cloud. Outre les appels vocaux, vous bénéficiez, entre autres :

  • de réunions en ligne (audioconférence, visioconférence, webinaire) ;
  • de SMS, d’une messagerie instantanée et de fonctionnalités avancées de gestion des appels pour aider votre organisation à mieux communiquer ; 
  • d’une plateforme de communication cloud complète ;
  • d’outils collaboratifs.

Le PBX vous donne la possibilité d’utiliser n’importe quel téléphone comme une ligne d’entreprise ou un appareil mobile. Vous n’aurez donc pas besoin d’investir dans de nouveaux équipements. Enfin, la solution MVP de RingCentral inclut, en plus des fonctionnalités d’appels, de réunions, de sécurité et de mobilité, de puissants outils de rapports et d’analyse.

Le portail Analytics regroupe en un seul outil les fonctions de création de rapports existants comme des comptes-rendus sur la qualité des services ou des tableaux de bord des réunions. Elle est extrêmement simple à installer, à prendre en main, à configurer et à faire évoluer selon vos besoins.

Les questions les plus fréquentes sur la VoIP 

Quelle est la différence entre VoIP et ToIP ?

La VoIP concerne toutes les transmissions de communication entre collaborateurs, entreprises et opérateurs. Il s’agit d’un protocole permettant de transférer des communications audio (et parfois vidéo) sur le réseau. 

De son côté, la ToIP pour Telephony Over IP fait fonctionner tout le système de téléphonie sur le réseau IP grâce à un IPBX. Il s’agit d’une structure qui remplace le réseau RTC par une solution entièrement informatisée et demande donc un investissement conséquent.

Qu’est-ce qu’un serveur IPBX  ?

Un serveur IPBX pour Internet Protocol Branch EXchange utilise le réseau Internet d’une entreprise pour gérer les appels téléphoniques. Le système IPBX est similaire à un serveur proxy qui regroupe un annuaire de tous les téléphones et utilisateurs et permet de connecter et router les appels.

L’IPBX est l’élément central des solutions ToIP et VoIP, mais il peut être remplacé par une solution hébergée : le PBX Cloud qui permet de supprimer les frais d’installation. 

Pourquoi la voix sur IP ? 

On parle de voix sur IP, car avec la VoIP la voix est littéralement portée par le réseau Internet. Elle est d’abord transformée en signaux électroniques puis un logiciel, le codec, convertit ces signaux en langage informatique (binaire). À l’arrivée les signaux sont de nouveaux convertis en messages audio.

 

Julien-Rio-Profile

Auteur

    Julien Rio a plus de 10 ans d’expérience internationale en Marketing et Relation Client à travers de multiples industries B2B et B2C. En tant que Directeur Marketing de RingCentral France, Julien œuvre pour aider les entreprises à collaborer plus efficacement et à mieux répondre aux attentes de leurs clients. Auteur et blogueur, Julien écrit régulièrement au sujet de l’expérience client et du marketing.

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