Les systèmes téléphoniques VoIP reposent sur le Voice over Internet Protocol ou la voix sur IP en français. Ces systèmes sont également appelés téléphonie IP, téléphonie Internet ou simplement appels Internet.
Ils constituent une alternative au réseau téléphonique public commuté (RTC), particulièrement avantageuse pour les entreprises. Pourtant de nombreux professionnels ne comprennent pas vraiment le fonctionnement de la VoIP et ignorent ainsi toutes les potentialités offertes par cette technologie de communication.
C’est pourquoi, dans cet article, nous vous détaillons le fonctionnement concret des systèmes téléphoniques VoIP. Vous pourrez ainsi mesurer tout leur potentiel et découvrir les avantages que la téléphonie IP peut apporter à votre organisation !
Qu’est-ce que la VoIP ?
La VoIP (Voice Over IP) est, basiquement, un moyen de transmettre des appels vocaux sur des réseaux IP. Les systèmes de téléphonie VoIP permettent de passer des appels téléphoniques en utilisant une connexion Internet, plutôt que les lignes fixes traditionnelles.
Les progrès et améliorations de cette technologie font de la VoIP un moyen de communication professionnel, fiable et évolutif. La téléphonie VoIP représente aussi une option de télécommunications plus économique, car elle nécessite moins d’équipement et est plus rapide à mettre en place.
Les composants de la VoIP
Pour fonctionner, la VoIP repose sur plusieurs éléments essentiels :
Les codecs
Les codecs peuvent être des périphériques matériels ou des processus logiciels. Ils permettent de compresser, encoder et décompresser des données. Dans le cas de la VoIP, les codecs convertissent et compressent les signaux vocaux audio en paquets de données numériques transportables via le réseau. Ils les convertissent ensuite en signal audio à « l’autre extrémité » de l’appel.
L’IP
L’« IP » désigne le protocole Internet qui fournit un ensemble standard de règles pour la transmission et la réception de données en ligne. Ces règles standardisées permettent aux appareils fonctionnant sur différentes plates-formes de communiquer entre eux. L’IP fournit également des règles de base pour la transmission de paquets de données (RTP), nécessaire à la VoIP.
Le PBX
Le PBX pour Private Branch Exchange est le nom donné à un réseau téléphonique privé utilisé au sein d’une entreprise ou d’une organisation. C’est aussi un composant matériel ou logiciel appelé commutateur téléphonique qui fonctionne comme un proxy et relie les lignes internes d’une entreprise avec le réseau téléphonique public (lignes externes).
La VoIP repose principalement sur l’IPBX qui utilise la ligne analogique basée sur le réseau Internet de l’entreprise pour router tous les appels téléphoniques. Certains prestataires comme RingCentral proposent aussi une offre VoIP basée sur un cloud PBX. Ce système PBX hébergé permet d’alléger les entreprises des frais d’installation, de câblage et de gestion de matériel. Plus fiable et flexible, il leur permet également de bénéficier de services de téléphonie professionnelle modernes.
Une bande passante
La bande passante n’est pas à proprement parler un équipement, mais elle reste indispensable au fonctionnement de la VoIP. Ce terme désigne la capacité d’un réseau à transmettre des données d’un point à un autre dans un laps de temps donné. Il est souvent mesuré en 1000 bits par seconde (kb/s). Plus la quantité de bande passante disponible est élevée (haut débit), plus un réseau peut prendre en charge d’appels VoIP.
Le téléphone logiciel ou téléphone IP
Le téléphone IP représente les combinés et postes matériels qui permettent de passer les appels VoIP. Il peut s’agir aussi bien d’un téléphone fixe que d’un appareil mobile. Il est aussi possible de passer des appels VoIP depuis un pc, une tablette ou un smartphone à l’aide d’un logiciel appelé « softphones ».
La plupart de ces softphones ont une interface qui ressemble à un téléphone mobile lorsqu’elle apparaît sur votre écran. Ils disposent d’un clavier, d’un affichage et peuvent être utilisés via un écran tactile ou un clavier d’ordinateur.
Qu’est-ce que la téléphonie VoIP ?
En résumé, la téléphonie VoIP est la technologie qui vous permet de passer des appels sur Internet. Cela signifie que contrairement aux lignes téléphoniques fixes classiques, vous n’avez pas besoin d’un réseau téléphonique public commuté (RTC) pour passer un appel. Vous pouvez passer et recevoir des appels entrants et sortants de n’importe où tant que vous disposez d’Internet.
Ce système téléphonique fonctionne également avec la technologie Cloud PBX qui facilite la gestion des appels professionnels en acheminant les appels entrants vers le bon interlocuteur ou service.
Les fournisseurs de services téléphoniques VoIP modernes pour les petites entreprises tels que RingCentral offrent généralement un système de communications unifié complet. Les professionnels peuvent ainsi combiner la capacité de la VoIP pour passer des appels de n’importe où dans le monde et bénéficier de fonctionnalités de communication et de collaboration telle que :
- la vidéoconférence ;
- les SMS d’entreprise ;
- la télécopie virtuelle ;
- la messagerie d’équipe.
Comment passer un appel VoIP ?
Pour l’appelant, tout comme pour le destinataire, un appel VoIP est identique à un appel normal. Il n’y a aucune manipulation ou configuration supplémentaire.
Si vous utilisez des téléphones IP physiques, les interlocuteurs ne se rendront même pas compte qu’il n’utilise pas la téléphonie traditionnelle. Vous bénéficiez aussi des mêmes fonctionnalités d’audioconférence.
Sur PC, smartphones ou tablettes, les logiciels imitent l’apparence des claviers traditionnels. Ils simulent les mêmes fonctionnalités d’agenda, de contact ou d’historiques d’appels. Vous avez donc là aussi simplement à entrer le numéro de votre destinataire et à lancer l’appel. Le logiciel utilisera automatiquement le micro du matériel sur lequel il est installé.
De plus, vous pouvez également utiliser la vidéo pour organiser un face-à-face ou une visioconférence avec vos interlocuteurs.
Pourquoi choisir la téléphonie sur IP ?
La téléphonie sur IP est considérée comme le système téléphonique professionnel moderne. Voici les principaux avantages qui en font un système de communication plébiscité par les professionnels.
Moins de frais avec les systèmes téléphoniques VoIP
La VoIP représente une économie pour les professionnels, et ce à plusieurs niveaux.
En premier lieu, grâce à l’association de la VoIP et de l’IPBX ou du PBX virtuel, les professionnels n’ont plus à installer d’équipements coûteux (commutateurs, câblage, passerelle, etc.) ni à les entretenir. Les maintenances, mises à jour et interventions en cas d’incident sont entièrement prises en charge par le prestataire.
En second lieu, les frais d’appels sont souvent beaucoup moins chers avec la VoIP, en particulier pour les appels internationaux et longue distance. Si tous vos collaborateurs utilisent la téléphonie IP, le coût des appels internes est supprimé, ce qui en fait une excellente solution pour les entreprises qui communiquent ou organisent beaucoup de visioconférences dans le monde entier.
Enfin, le système VoIP est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises. La plupart des meilleurs fournisseurs de VoIP facturent les clients sur une base d’abonnement par utilisateur et par mois plutôt que de se baser sur le nombre de minutes collectivement utilisées par votre entreprise
Davantage d’évolutivité
La technologie VoIP offre une vaste gamme de services. Les téléphones VoIP peuvent, par exemple, héberger des appels vidéo HD. Par conséquent, vous pouvez assister à n’importe quelle conférence Web ou vidéoconférence grâce à un téléphone VoIP, alors qu’une ligne fixe traditionnelle non VoIP ne peut évidemment pas fournir un tel service.
Les téléphones VoIP sont également généralement dotés de fonctions de messagerie instantanée.
Un autre point en faveur de la VoIP est qu’il est possible de mettre en place une ligne fixe même en optant pour la téléphonie IP. Vous pouvez ainsi conserver l’accès à toutes les fonctionnalités et numéros de téléphone que vous appréciez dans le cadre de votre expérience de téléphonie fixe.
Une fiabilité et une sécurité renforcées
La VoIP offre des niveaux de sécurité et fiabilité supérieurs au réseau téléphonique traditionnel.
Un bon fournisseur de téléphonie IP dispose de plusieurs couches de mesures de sécurité intégrées à chaque niveau de son infrastructure et de ses processus. Cela inclut :
- la sécurité de la transmission (c’est-à-dire la protection de l’appel de bout en bout) ;
- la sécurité du réseau (protection du réseau et des données) ;
- la sécurité physique (protection des équipements physiques qui hébergent le service) ;
- la surveillance proactive et en temps réel des fraudes (pour empêcher l’usurpation d’identité, le vol d’informations de connexion, etc.).
Les meilleurs fournisseurs de VoIP proposent également d’héberger le service à différents endroits et dans des centres de données ultramodernes hautement redondants. Le service VoIP y est dupliqué plusieurs fois sur plusieurs serveurs.
La solution VoIP de RingCentral est ainsi hébergée dans des centres de données sécurisés et à la pointe de la technologie qui garantissent une fiabilité ultime grâce à la redondance. Avec un SLA (accord de niveau de qualité de service) de 99,999 %, cette solution de communication professionnelle dans le cloud traite plus d’un milliard de minutes d’appels vocaux chaque année, soit plus du double de la capacité de sa clientèle de plus de 350 000 entreprises dans le monde.
Le service VoIP RingCentral est aussi chiffré entre les points de terminaison du réseau, y compris les téléphones de bureau RingCentral et, avec les appels VoIP activés, l’application mobile RingCentral. Il garantit ainsi que vos communications d’entreprise sont protégées aussi bien contre les menaces d’interruption de service telles que les catastrophes naturelles, les pannes de courant que contre les attaques malveillantes.
Quel téléphone VoIP choisir ?
À présent que vous comprenez mieux le fonctionnement et tous les avantages offerts par la VoIP, vous avez certainement envie de l’intégrer à vos communications d’entreprises !
L’installation d’un système de VoIP nécessite très peu d’équipements. En réalité, tout est géré par le fournisseur. Vous avez donc simplement à sélectionner l’offre qui vous convient et éventuellement à opter pour un téléphone VoIP. Voici nos conseils pour faire le meilleur choix.
Les différents types de téléphones VoIP
Il existe 4 grands types de téléphones VoIP, avec chacun des fonctionnalités et avantages spécifiques.
Les téléphones IP de bureau
Il s’agit du téléphone VoIP professionnel standard qui fournit toutes les fonctionnalités de communication, dont ce dont votre entreprise a besoin. La plupart des équipements possèdent un écran LCD graphique qui affiche différentes options telles que :
- l’identification de l’appelant ;
- le transfert d’appels ;
- des boutons programmables et une numérotation abrégée ;
- des haut-parleurs et microphones dédiés pour les audioconférences par exemple.
Certains modèles intègrent même des écrans tactiles et des modules d’extension pour faciliter le routage manuel des appels. Le téléphone de bureau IP est relié à votre ordinateur, votre box ou votre routeur pour se connecter, mais aussi pour se recharger via des câbles Ethernet.
Les téléphones IP sans fil
Les téléphones IP sans fil prennent la forme de combinés portables. Ils allient les fonctionnalités d’un poste de bureau fixe à la mobilité d’un appareil plus petit et transportable. Le Wi-Fi intégré vous permet de passer des appels depuis n’importe quel point d’accès.
Les téléphones de conférence IP
Les téléphones IP de bureau peuvent être utilisés pour les conférences téléphoniques. Mais si vous avez régulièrement besoin de passer des appels à plusieurs, les téléphones de conférence VoIP représentent votre meilleur choix.
Ils offrent des options supplémentaires comme l’équilibrage automatique des lignes qui vous permet de communiquer clairement avec vos correspondants, peu importe leur nombre et leur emplacement.
Les téléphones USB
Comme leur nom l’indique, les téléphones USB sont branchés directement sur votre ordinateur, ou routeur à l’aide d’une prise USB. Ils sont généralement reliés à un softphone afin que vous puissiez utiliser la VoIP plus confortablement.
Les téléphones logiciels
Les softphones sont essentiellement des applications logicielles installées sur votre ordinateur ou appareil mobile afin de simuler l’apparence et le fonctionnement d’un téléphone physique.
Les softphones tournent généralement sur un PC et sont couplés à un casque pour offrir une meilleure qualité d’appel que les applications VoIP sur les smartphones.
Les critères de choix
Lors du choix de votre offre de communication IP et de votre téléphone VoIP, la première étape indispensable est d’identifier le besoin réel de votre entreprise.
Choisir une offre qui répond exactement aux attentes de vos collaborateurs vous permet de gagner en productivité et en efficacité.
Attention, une offre VoIP est une solution de communication utilisée par l’ensemble de l’entreprise. Il est donc crucial de prendre en compte les remarques de toutes les équipes.
Veillez aussi à ce que l’offre choisie soit simple, intuitive et ne demande pas d’installer de nombreux logiciels complexes afin de faciliter la prise en main et l’acceptation globale de cette nouvelle technologie.
Ensuite, voici les autres critères de choix à considérer :
Les tarifs et caractéristiques
La VoIP permet de réduire les coûts comparés à un système téléphonique traditionnel. Et il est encore possible de faire davantage d’économies en étudiant les différentes offres des fournisseurs. Faites cependant attention à bien prendre en compte les fonctionnalités incluses. Certains prestataires peuvent facturer des frais supplémentaires pour des options que d’autres intègrent de base dans leurs forfaits.
Là aussi, ces caractéristiques doivent être adaptées à votre activité.
Les applications mobiles
Un système téléphonique VoIP peut être très avantageux pour les entreprises qui ont recours au travail à distance. La plupart des offres intègrent le transfert d’appels vers des téléphones portables. Mais si vous avez de nombreux collaborateurs en télétravail, privilégiez les prestataires qui offrent des applications mobiles complètes avec la possibilité d’accéder aux SMS professionnels, aux fax et à la messagerie vocale avancée.
Les intégrations tierces
Un autre critère de choix décisif est de savoir dans quelle mesure un fournisseur VoIP fonctionne avec les services que vous employez. Sans intégration avec des solutions tierces, vous pourriez passer beaucoup de temps à migrer ou à recréer des données d’entreprise que vous possédez déjà dans une autre application. Que vous utilisiez DropBox, Salesforce, Google Workspace, etc. assurez-vous que votre fournisseur VoIP propose des intégrations avec vos autres services.
Une offre de services unifiés
Les plates-formes de communications unifiées (UCaaS) permettent aux entreprises et utilisateurs de voir tous leurs besoins de communication et collaborations satisfaits par une plate-forme et un prestataire uniques.
Les systèmes unifiés vous offrent ainsi la possibilité d’intégrer la VoIP dans vos communications avec flexibilité et d’agilité.. La gestion des coûts est également plus facile, avec la tarification tout-en-un d’un seul fournisseur.
L’offre VoIP de RingCentral
L’offre VoIP de RingCentral est intégrée dans une plate-forme de communication cloud sécurisée et fiable qui élimine tous les équipements et besoins de matériel PBX dans vos locaux.
Grâce notamment à ses applications mobiles, ses options de visioconférence et ses SMS d’entreprise, elle va au-delà du simple système téléphonique pour vous garantir une communication d’entreprise répondant aux nécessités de vos collaborateurs.
Chacun d’eux peut gérer intuitivement ses communications professionnelles avec votre ordinateur ou votre appareil mobile depuis n’importe où dans le monde. Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire.
En bonus, RingCentral propose une facturation simplifiée, des services d’intégration gratuits et un support client 24 h/24 et 7 j/7 dans le cadre de votre plan de service.
Publié le 22 Déc, 2021, mis à jour le 30 Oct, 2023
