5 Situations où une Visioconférence est plus Efficace qu’un Appel Téléphonique

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Simplifier la collaboration au sein d’équipes travaillant à distance est un challenge majeur pour les entreprises. La crise sanitaire a forcé les entreprises à remanier de nombreux aspects de leurs modes de fonctionnement habituels. Encourager la communication et la collaboration à distance est ainsi devenu un impératif majeur.

La réduction des contacts en personne

Les contacts en personne ont toujours été le moyen privilégié de stimuler le travail d’équipe, que ce soit par des sessions pour trouver de nouvelles idées, ou lors de présentations des étapes d’un nouveau projet. Avoir des interactions formelles comme informelles est facile quand tous les membres d’une équipe travaillent dans un bureau et profitent d’une pause café ou organisent des réunions pour échanger.

Le télétravail a mis fin à ces contacts faciles, dont nous ne prenions même plus conscience de l’importance. Certes, ce mode de travail a de nombreux avantages, mais peut rendre la collaboration plus difficile. Une enquête sur l’expérience du télétravail en 2020 révèle que la satisfaction des salariés vis-à-vis de la collaboration et du travail d’équipe a baissé de 26 % par rapport à ce qu’elle était avant la pandémie. 

De nombreuses entreprises ont rapidement adopté les communications dans le cloud pour résoudre ces problèmes et connecter leurs salariés. Même si les solutions de communications unifiées regroupent tous les outils dont les collaborateurs ont besoin (messagerie d’équipe, appels vocaux et visioconférences), ces fonctions ont tendance à être utilisées indifféremment, sans toujours se demander quel est le canal le plus adapté pour la tâche à accomplir.

La vidéo, une fonction (parfois) géniale

La messagerie instantanée suffit pour les échanges rapides et urgents dont le contenu est sans ambiguïté. Toutefois, il vaut mieux avoir recours à un appel téléphonique ou à une discussion avec vidéo pour mener des discussions plus approfondies. Or, nombreux sont ceux à utiliser indifféremment le téléphone et la vidéo sans tenir compte de l’intérêt supplémentaire de la vidéo et des cas dans lesquels elle peut faire toute la différence.

Combien de fois avez-vous rejoint une réunion dans laquelle la moitié des participants avait allumé sa caméra et pas l’autre ? Peut-être ces derniers n’étaient-ils pas présentables, ou n’avaient-ils simplement pas envie de se montrer. L’essentiel, c’est de participer, non ?

Dans certains cas, la vidéo offre des avantages considérables par rapport à un simple appel téléphonique :

Parfois, un coup de fil suffit. Mais dans d’autres cas, les avantages des visioconférences sont tels qu’il est préférable que chacun allume sa webcam.

5 cas dans lesquels un appel vidéo est plus adapté

1. Les discussions en petit groupe ou en groupe de taille moyenne

Mener une réunion téléphonique à deux peut être très simple. Mais dès que le nombre de participants augmente, le chaos peut vite s’installer. Quand on ignore qui a la parole, difficile de comprendre qui a dit quoi, ou de savoir à quel moment une personne a fini de parler.

Résultat : vous pouvez vous retrouver à parler en même temps que quelqu’un d’autre ou à tenter de reconnaître la voix de vos interlocuteurs, entrainant une perte de temps et de sens.

2. Les discussions complexes

Certains échanges sont simples et rapides. D’autres en revanche, comme pour parler des différentes étapes d’un nouveau projet, peuvent être sensiblement plus délicats et plus propices à des malentendus plus ou moins critiques.

7% seulement du contenu que l’on retient d’une discussion vient des propos des participants. La grande majorité provient de la tonalité et du langage corporel de ceux qui prennent la parole.

Dans un contexte professionnel, un malentendu peut engendrer toutes sortes de déconvenues, de la nécessité de répéter une tâche à l’échec d’un projet. Quand il s’agit de mener des discussions relativement complexes et approfondies, mieux vaut ne pas prendre de risques et préférer la vidéo au téléphone.

3. Les discussions en tête-à-tête

Si l’habit ne fait pas le moine, le visage, lui, trahit beaucoup de choses, d’où l’importance des communications en face à face. 

Les expressions faciales, le ton de la voix et le langage corporel sont d’excellents moyens de transcrire ses émotions. En l’absence de contacts physiques, la vidéo est donc un puissant connecteur émotionnel. Pour les discussions à deux, par exemple lors d’un entretien de bilan entre manager et collaborateur, la vidéo peut permettre d’insuffler de l’empathie et d’apporter une touche d’humanité.

En l’absence de contacts physiques, la vidéo est un puissant connecteur émotionnel. Cliquez pour tweeter

4. Les rendez-vous clients

Les managers, collaborateurs et membres d’équipes de travail ne sont pas les seuls à avoir besoin de maintenir des liens. Souvent, une touche personnelle est la clé pour acquérir et conserver des clients. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les déjeuners d’affaires ont longtemps été indispensables.

Ce besoin de liens n’a pas disparu en 2020, bien au contraire : alors qu’elles luttent pour leur survie dans un contexte de conjoncture incertaine, les entreprises tâchent plus que jamais d’attirer de nouveaux clients.

Dans ce cadre, les avantages de la vidéo en termes d’émotions et de liens comptent au moins autant, si ce n’est plus, pour les relations client qu’à l’interne.

5. Les entretiens d’embauche

Malgré le ralentissement économique, de nombreuses entreprises continuent d’embaucher. Mais trouver la bonne personne peut être un vrai parcours du combattant quand il est impossible de rencontrer physiquement les candidats. 

Les défis liés au recrutement à distance ne disparaîtront pas lorsque la crise sanitaire sera derrière nous. Alors que de nombreuses entreprises affirment vouloir maintenir le télétravail à plus long terme, les embauches et intégrations de collaborateurs à l’aveugle paraissent inévitables. Et même pour pourvoir un poste incompatible avec le télétravail, rencontrer de nombreux candidats en personne peut coûter cher, surtout si cela exige des déplacements.

Bonne nouvelle : deux tiers des candidats sont prêts à utiliser la vidéo lors du processus de recrutement.

Rendre la vidéo plus simple à utiliser

La vidéo n’est pas forcément nécessaire à toutes les réunions auxquelles un collaborateur doit participer, mais dans certains cas, elle peut être utile, voire indispensable, à une collaboration approfondie. Toutefois, pour que chacun accepte d’allumer sa caméra et pour tirer profit de ces avantages, les solutions vidéo doivent être simples à utiliser.

Une exigence à laquelle les applications autonomes ne répondent pas, car elles sont déconnectées de toutes les autres activités de vos collaborateurs. Pour une discussion spontanée par chat ou une réunion prévue, si vous utilisez une application uniquement dédiée à la vidéo, vous devez envoyer une invitation, coordonner des liens et mots de passe et faire encore d’autres manipulations.

Une solution unifiée intégrant message, vidéo et téléphone permet en revanche à vos collaborateurs de choisir la communication à utiliser au cas par cas : de quoi améliorer la collaboration et les connexions en seulement un clic.

Auteur

    Adrien est Content & PR Manager chez RingCentral. A travers différents formats, il développe des contenus pour aider les entreprises à mieux collaborer et à fournir une excellente expérience client. Lorsqu’il n’est pas occupé à écrire, vous le trouverez en train de lire les dernières actualités du secteur ou de collaborer avec des experts du digital.

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