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Meeting en ligne : comment bien les réussir ?

Ring Central Blog

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12 minutes de lecture

Les meetings en ligne sont devenus des modes de communication incontournables en entreprises. Ils permettent aux salariés et aux collaborateurs externes de se réunir en quelques clics, peu importe où ils se trouvent dans le monde. 

Grâce à l’apport de la vidéo les meetings en ligne sont d’excellents supports pour les points en face-à-face, les réunions participatives ou encore les entretiens de recrutement. Cependant, pour qu’une réunion en ligne soit vraiment productive, il est primordial de bien comprendre de quoi il s’agit concrètement. Ensuite, il faut savoir comment la planifier et l’animer efficacement en s’appuyant sur les bons outils et solutions. Découvrez notre guide pour réussir tous vos meetings en ligne !

Qu’est-ce qu’un meeting en ligne ?

Un meeting en ligne se déroule au travers d’un ordinateur à l’aide soit d’un logiciel de réunion en ligne, soit d’une version de la solution directement accessible depuis un navigateur web. Une conférence sur le web peut réunir de deux à des centaines de participants qui communiquent grâce à l’audio et le plus souvent la vidéo. On distingue 3 grands types de meetings en ligne :

Les audioconférences

Les audioconférences aussi appelées conférences audio sont probablement le type le plus ancien de meeting en ligne. Elles sont utilisées dans les environnements professionnels depuis des dizaines d’années. Aujourd’hui encore,  elle reste une solution populaire pour communiquer avec des membres de l’équipe hors site, des partenaires, fournisseurs ou même des clients. 

En effet, une conférence audio ne se résume pas à un simple appel téléphonique à plusieurs. C’est une méthode de communication puissante qui résout de nombreux problèmes organisationnels. Vous pouvez rassembler des dizaines d’interlocuteurs, distants de milliers de kilomètres sur une seule ligne de conférence.

Désormais, les audioconférences avec plusieurs participants ont aussi tendance à être associées à du matériel et des applications spécialisés. Avec l’essor du télétravail, les outils d’audioconférence basés sur des logiciels se multiplient. Ces solutions intègrent souvent des options vidéo ce qui a entraîné le développement de nouveaux types de meeting en ligne.

Man answering a phone call

Les visioconférences

Les visioconférences, aussi appelées vidéoconférences, conférences vidéo ou simplement visio permettent aux interlocuteurs d’échanger exactement comme s’ils étaient en face en face, dans une même pièce. Les logiciels de visioconférences utilisent les microphones et webcams des ordinateurs de bureau, tablettes, smartphones et autres appareils mobiles sur lesquels ils sont utilisés. Ils fonctionnent généralement sous plusieurs systèmes d’exploitation comme IOS, Windows et Android.

La vidéoconférence a pris une place majeure en entreprise avec l’accroissement du travail à distance, mais également grâce à l’adoption généralisée des smartphones. Ces équipements, dotés habituellement de caméras frontales, permettent d’organiser et de rejoindre des vidéoconférences rapidement et depuis n’importe où sans avoir besoin de matériels supplémentaires.

Toutes ces avancées ont encouragé la multiplication des applications de visioconférence grand public. Toutefois, celles-ci ont tendance à être limitées à un petit nombre de participants et souffrent souvent de problèmes de latence et de connectivité.

Cependant, les applications de visioconférence professionnelles accèdent à un débit de bande passante plus élevé. Elles permettent de réunir beaucoup plus de participants et offrent souvent plusieurs autres fonctionnalités particulièrement utilisées pour les professionnelles telles que : 

Les applications de conférence web

Les applications de conférence web regroupent, elles-mêmes, deux types d’outils. Elles peuvent désigner les options de messageries instantanées souvent disponibles dans les solutions de conférence audio et vidéo. Ces messages peuvent être employés pour communiquer en temps réel et sont particulièrement utiles pour les participants qui n’ont pas les moyens techniques (ou organisationnels) pour parler ou se filmer. 

Elles sont idéales par exemple pour les salariés en déplacement ou ceux qui travaillent dans des espaces partagés. Les applications de conférence web peuvent également être un moyen plus simple de gérer une session de questions-réponses avec de nombreux participants.

Il existe de multiples applications de discussion et de réunion basées uniquement sur l’échange de messages écrits. Certains s’intègrent à des plateformes de conférence audio et vidéo, ou peuvent même inclure leurs propres versions de ces applications dans le cadre de leurs fonctionnalités globales.

Le terme « applications de conférence web » désigne aussi la version mobile des solutions de visioconférence. Par exemple, RingCentral propose une application pour smartphone qui permet de bénéficier de messagerie d’équipe, des vidéoconférences et de tous les services d’un téléphone professionnel moderne depuis son smartphone.

Switching a call to video in RingCentral

Comment faire une réunion par Internet ?

En tant qu’hôte, lancer une réunion en ligne est simple et plutôt intuitif. Il suffit généralement de créer un nouveau groupe ou canal privé dans votre application de communication. Ensuite, il faut rendre ce canal privé accessible uniquement aux personnes que vous souhaitez réunir et leur envoyer des invitations pour qu’elles puissent y accéder. Et… c’est tout ! Une fois que tout le monde a reçu ses invitations et rejoint la réunion, vous pouvez directement commencer à échanger.

Vous pouvez encore simplifier cette étape grâce à des outils comme RingCentral MVP qui permettent de planifier facilement des réunions, d’inviter des collègues et des partenaires externes et de partager des documents par SMS, e-mail ou chat. Cette solution vous offre également la possibilité de créer des équipes pour des groupes internes et externes et de démarrer ou rejoindre des réunions en un clic depuis n’importe quel fil de discussion.

Conseil de pro :

Vous pouvez effectuer au préalable un test de vitesse sur votre connexion Internet pour vous assurer que vous pouvez votre service de conférence web dans des conditions optimales.

Néanmoins, pour réussir son meeting en ligne il ne suffit pas de savoir le lancer et le rejoindre. La phase de planification et l’organisation doivent être soigneusement réfléchies pour pouvoir tirer le meilleur parti des réunions à distance.

Comment organiser un meeting en ligne efficace ?

Planifier la réunion en ligne

La planification est la base de toutes réunions réussies. Elle ne se résume pas à l’envoi des invitations et liens de participation. Il est aussi utile de rédiger et partager à l’avance l’ordre du jour et toutes les autres informations pertinentes pour les participants. De cette façon, ils peuvent demander des précisions avant de commencer une réunion en ligne ou préparer leur liste de remarques et questions.

Planifier la réunion en ligne

Un autre conseil de pro est de vérifier que tout le monde dispose de l’équipement nécessaire, comme une connexion Internet fiable, une webcam fonctionnelle et un microphone. Avant la réunion vidéo, conseillez aux participants de se connecter tôt pour tester le lien et le matériel.

Vous pouvez également prendre le temps de vérifier que tout le monde sait comment utiliser les fonctionnalités de base de votre solution de visioconférence, en particulier la messagerie. Cette organisation de réunion vous permettra d’éviter tout problème technique et interruption qui pourrait perturber le bon déroulé du meeting en ligne.

Animer le meeting en ligne

Pour qu’un meeting en ligne soit efficace, il doit vous permettre de vous exprimer clairement sur le sujet que vous souhaitez aborder et de le rendre intéressant pour vos interlocuteurs. La plupart des solutions de visioconférences professionnelles comme RingCentral intègrent des outils de collaboration qui vous aident à impliquer et à engager les spectateurs dans la réunion

Par exemple, grâce aux fonctionnalités de partage d’écran et de vidéo, il est beaucoup plus facile d’échanger des idées, car tout le monde a accès en même temps aux mêmes informations. Vous pouvez également exploiter cette option pour organiser des webinaires de démonstrations ou des tutoriels en ligne pour présenter un nouveau logiciel ou une application. Enfin, RingCentral Video dispose d’outils collaboratifs innovants comme des systèmes d’annotation en temps réel ou des tableaux blancs partagés.

Pour animer efficacement une réunion virtuelle, il faut aussi bien délimiter le périmètre et les autorisations des participants. De cette manière, vous serez sûr de ne pas être interrompu au mauvais moment. Pour cela, pensez à :

Rejoindre un meeting

En tant que participant, vous pouvez rejoindre une réunion grâce au lien reçu par SMS ou par mail. Il vous suffit d’ouvrir l’application de bureau ou l’application mobile et de rejoindre la salle de conférence virtuelle.  

Vous pouvez également obtenir un numéro d’appel et un code d’accès pour rejoindre une audioconférence ou une visioconférence. Dans ce cas, vous n’aurez besoin que d’un téléphone pour participer.

Le simple fait de rejoindre une conférence audio ou vidéo en ligne n’implique généralement pas la création d’un compte avec le service de conférence. Certaines solutions avancées comme RingCentral possède aussi une version disponible au travers d’un navigateur web (Chrome, Firefox, Edge, etc.) qui ne requiert aucun téléchargement et est automatiquement mise à jour.

Une femme participant à une réunion par appel vidéo

 

Gérer l’après réunion en ligne

Une fois votre meeting en ligne réussi, maintenez l’engagement et l’intérêt de vos collaborateurs en leur envoyant le résumé des points soulevés et des actions à entreprendre.

Grâce aux outils collaboratifs, vous pouvez collecter ces informations en temps réel dans la réunion. Vous pouvez aussi fournir des enregistrements vidéo ou les notes et fichiers édités durant le meeting. Cela permet d’une part à vos participants de disposer d’une base de données facilement accessible. D’autre part, cela laisse la possibilité aux membres absents de la réunion d’y accéder et ainsi de rester au courant des dernières décisions prises ou des sujets débattus.

Avec RingCentral MVP, cette étape est également simplifiée et optimisée. Vous pouvez attribuer des actions en temps réel et suivre les tâches, ainsi que le partage de fichiers dans les fils de messages instantanés. Il est ensuite beaucoup plus facile d’organiser des suivis dans les fils d’équipe et de les retrouver rapidement dans vos archives.

De plus, RingCentral MVP intègre un tableau de bord d’analyses sur l’utilisation des réunions pour vous aider à optimiser la productivité, ainsi que des rapports de qualité de service afin que vous puissiez détecter et résoudre rapidement les problèmes.

Quels outils pour une visioconférence réussie ?

Il existe une multitude d’outils de visioconférence disponible. Le meilleur logiciel de réunion en ligne est concrètement celui qui est capable de répondre à tous les besoins de vos collaborateurs et de votre activité. En effet, vous pouvez avoir des attentes très différentes entre l’organisation d’une réunion de service hebdomadaire en ligne ou la planification d’un point d’avancement avec un client important.

L’étape fondamentale va donc être de lister toutes vos attentes. Ensuite, il faut comparer vos exigences avec les outils offerts par les prestataires de vidéoconférences. Pour vous aider, voici un inventaire des fonctionnalités couramment proposées par les services de réunion en ligne et les meilleurs logiciels de conférences web.

Caracteristiques des logiciels de videoconference

Les fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de visioconférence

La majorité des services de réunion en ligne incluent :

Pour réussir vos meetings en ligne, recherchez également les fonctionnalités suivantes dans les offres de visioconférence :

Des outils collaboratifs

Les outils collaboratifs vont, d’une part, augmenter la productivité de vos équipes, et d’autre part, rendre vos meetings beaucoup plus interactifs et engageants.

Recherchez une solution qui propose au minimum le partage de documents afin que tous les participants aient accès aux informations sans avoir besoin d’utiliser d’outils tiers pendant la conférence. Selon vos besoins, vous pouvez aussi opter pour une offre intégrant des tableaux blancs partagés ou des systèmes d’annotation pour organiser par exemple des ateliers brainstorming en ligne.

La vidéo et l’audio HD

Pour qu’un meeting soit efficace, la condition indispensable est que tous les participants puissent s’entendre et se voir clairement. Cette fonctionnalité est incontournable lorsque vous devez organiser des réunions comportant un grand nombre de spectateurs et intervenants.

Une qualité audio et vidéo de haute qualité sont aussi des gages de professionnalisme et de sérieux auprès de vos collaborateurs et clients.

Des intégrations avec d’autres applications

Même lorsque vous utilisez une solution de visioconférence dotée d’outils collaboratifs, vous pouvez avoir besoin d’accéder aux données ou options d’une autre application. Cette option est particulièrement pratique si vous collaborez avec des personnes extérieures à votre organisation.

L’intégration permet aussi à vos salariés de prendre plus rapidement en main la plateforme de vidéoconférence, car ils peuvent continuer à exploiter leur environnement de travail habituel.

Par exemple, RingCentral MVP est livré avec plus de 200 intégrations d’applications, notamment :

Integration d applications dans la plateforme RingCentral

Une sécurité maximale

De nombreuses entreprises sont préoccupées par la sécurité des solutions de conférence web. Les réunions en ligne peuvent contenir des informations critiques pour l’entreprise. Elles doivent aussi répondre aux exigences du RGPD.

Choisir un logiciel de conférence web sécurisé permet d’externaliser la majeure partie des préoccupations sécuritaires. RingCentral MVP donne aux utilisateurs l’assurance que leurs données sont protégées. Vous bénéficiez également d’outils supplémentaires comme une protection par mot de passe et des salles d’attente pour les vidéoconférences, de sorte que les informations ne sont partagées qu’avec les participants qui ont le besoin, mais aussi le droit de les connaître.

RingCentral MVP répond aussi aux exigences de confidentialité et de sécurité du RGPD et du CCPA.

Quel est le meilleur logiciel de conférence web ?

Le « meilleur » logiciel de meeting en ligne dépend de vos besoins particuliers. Votre équipe peut être très à l’aise avec la messagerie instantanée, mais elle peut aussi privilégier les échanges téléphoniques ou avoir besoin de l’apport de la vidéo et d’organiser des webinars pour se réunir et communiquer efficacement.

Vous devez aussi prendre en compte la quantité de participants et le type de meeting en ligne que vous souhaitez préparer. Par exemple, prévoyez-vous d’organiser plutôt des présentations PowerPoint avec un seul hôte ou des réunions participatives avec plusieurs sous-salles de réunion ?

Le coût est un autre critère évident de choix, mais assurez-vous de rapporter les tarifs aux fonctionnalités proposées. Il existe en effet plusieurs solutions de visioconférences gratuites et parfois open source, mais leurs options sont souvent limitées et le nombre de participants restreint. Les outils payants sont plus adaptés aux utilisations professionnelles des meetings en ligne.

Enfin, votre entreprise a besoin d’une solution accessible, facile à prendre en main et évolutive pour anticiper d’éventuels futurs besoins. Prêtez aussi attention aux engagements de votre fournisseur de visioconférence, en particulier sur la disponibilité,  la sécurité et le chiffrement de vos échanges.

Pour être sûr de faire le bon choix, n’hésitez pas à demander une version gratuite d’essai au fournisseur que vous aurez sélectionné.

La reunion en ligne dans RingCentral Solution

Voici un aperçu de ce que propose RingCentral MVP :

Publié le 10 Mar, 2022, mis à jour le 11 Mar, 2022

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