Combien d’outils différents votre entreprise utilise-t-elle pour communiquer et collaborer ? Plus de cinq ? Plus de dix ? Une étude d’OpenText indique que près de la moitié des Français estiment que le nombre de sources professionnelles d’information qu’ils consultent chaque jour a augmenté au cours des 5 dernières années.
La « surcharge d’applications » cause des maux de tête aux équipes informatiques et aux utilisateurs finaux, notamment une perte de productivité et une augmentation de la maintenance des systèmes. Mais ce n’est pas une fatalité. Le passage à une plateforme de communications unifiées en tant que service (UCaaS), qui s’intègre aux applications professionnelles, peut résoudre ces problèmes et apporter d’autres avantages.
Comment en est-on arrivé là ?
Cette tendance est en soi assez naturelle. Les entreprises adoptent généralement de nouveaux outils à différents moments et pour différentes raisons. Prenons l’exemple des communications : il y a plusieurs dizaines d’années, votre entreprise a probablement mis en place un téléphone fixe et un système de fax, avant d’ajouter plus tard la messagerie électronique et les agendas partagés. Ces dernières années, elle a voulu se moderniser et a donc potentiellement intégré des outils de vidéoconférence ou de messagerie instantanée. Cette situation vous semble familière ?
Cela ne touche pas seulement les outils de communication. Avec la popularité croissante et la diversité des applications dans le cloud, votre entreprise a peut-être ajouté à votre galaxie d’outils des applications d’entreprise comme Microsoft 365, Salesforce ou encore Google Workspace. En un rien de temps, vous vous retrouvez avec une multitude d’applications professionnelles à portée de main, chacune répondant à quelques besoins spécifiques.
Des applications silotées = des équipes moins productives
Le problème est que ces outils sont généralement déconnectés les uns des autres, car les entreprises ne disposent pas toujours d’une solution automatisée pour transférer des données d’un système à l’autre. Cela a un impact négatif sur les employés à plusieurs égards.
- Les collaborateurs sont obligés de basculer entre différentes applicationss, ce qui réduit la productivité. Dans une enquête menée par CITE Research auprès des travailleurs anglo-saxons, plus des deux tiers ont déclaré perdre jusqu’à 60 minutes par jour au travail à naviguer entre les applications.
- Ils doivent passer du temps à apprendre à utiliser les différents outils, et ils peuvent aussi avoir du mal à trouver la bonne solution pour une tâche donnée.
- Les informations et les idées sont stockées dans différentes applications, il est donc facile de perdre des éléments et difficile d’obtenir une vue d’ensemble.
- Les équipes informatiques peuvent essayer de connecter les outils à l’aide de processus manuels et ad hoc, mais ceux-ci prennent du temps et sont coûteux à maintenir.
Selon OpinionWay, 43% des Français considèrent ainsi que les outils numériques accroissent la fatigue accumulée au cours de la journée… Mais 41% déclarent que leur entreprise ne met en place aucune action d’accompagnement.
Tout regrouper dans le cloud
Le regroupement de toutes vos applications professionnelles et de communication au sein d’une plateforme cloud peut vous aider à surmonter ces problèmes.
Par rapport aux systèmes traditionnels sur site, les outils de communication basés sur le cloud sont plus faciles et plus rapides à mettre en œuvre, et leur maintenance demande beaucoup moins d’efforts, ce qui réduit la charge des équipes informatiques. Ils permettent également d’assurer la continuité des activités, en fonctionnant sur n’importe quel appareil et grâce à des engagements forts de disponibilité, et facilitent le stockage et la sauvegarde des données de communication, comme les enregistrements d’appels ou de webinaires. Il est ainsi possible d’y accéder de n’importe où, sous réserve d’avoir une connexion Internet.
Pour vos utilisateurs finaux, une solution UCaaS fournit une interface simple d’utilisation pour toutes les applications de communication professionnelle. Tous les problèmes précédents, comme devoir passer de l’une à l’autre ou oublier où se trouvait l’information ou le renseignement dont on a besoin, n’est plus d’actualité. Cela permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité.
Une intégration plus facile pour plus d’automatisation
Une plateforme UCaaS peut également s’intégrer facilement à d’autres applications d’entreprise et de productivité, offrant ainsi un plus grand potentiel d’automatisation. Cela permet aux équipes d’être plus efficaces tout en améliorant leur confort.
Imaginons qu’un agent commercial doive appeler 50 prospects par jour, et conserver des traces de ces appels, du moment où ils ont été effectués et des résultats obtenus. S’il a accès à un outil de téléphonie basé sur le cloud et intégré à une plateforme CRM, l’agent peut automatiser la plupart de ces tâches. À partir d’un PC ou d’un smartphone, il peut stocker automatiquement les enregistrements des appels dans la plateforme CRM, suivre facilement les résultats des appels et composer rapidement une liste d’appels avec un clavier intégré.
Et le chef d’équipe de l’agent commercial ? En quoi les solutions intégrées sur le cloud lui seraient-elles utiles ? Tout d’abord, il aurait accès à des analyses intégrées, qui lui permettraient de savoir qui passe le plus d’appels et qui conclut le plus d’affaires. Il pourrait également rationaliser un grand nombre de ses propres tâches, comme la programmation de visioconférences en équipe. Avec un outil de visioconférences intégré à la messagerie électronique et aux calendriers, il est beaucoup plus simple de voir la disponibilité des autres personnes et d’envoyer des invitations. Il n’y a plus de va-et-vient fastidieux entre les outils.
Le pouvoir de la connectivité
Combien de temps et d’argent consacrez-vous à la maintenance d’applications historiques, anciennes et silotées ? Il est peut-être temps de réorienter ces efforts vers des domaines à plus forte valeur ajoutée. Nous vous avons donné une brève introduction sur la façon dont les systèmes de communication basés sur le cloud apportent une solution, en particulier lorsqu’ils sont intégrés à d’autres applications d’entreprise pour une efficacité maximale. Mais pour en savoir plus et commencer à élaborer votre stratégie, lisez notre eBook en accès libre.
Le pouvoir de la connectivité
Publié le 28 Oct, 2022, mis à jour le 30 Oct, 2023
