Dans cet article, nous aborderons les points suivants :

  • Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
  • Les avantages d’un lieu de travail plus asynchrone
  • Comment créer une culture plus asynchrone pour les équipes à distance ?
  • Exemples de communication asynchrone
  • Logiciels pour la communication asynchrone

Qu’est-ce que la communication asynchrone ?

La communication asynchrone se caractérise par son déroulement « en décalage », c’est-à-dire qu’elle ne se produit pas en temps réel.

Pour mieux cerner la communication asynchrone, il peut s’avérer utile de la mettre en regard de son opposé, la communication synchrone. Cette dernière se distingue par son caractère simultané, impliquant l’interaction directe entre deux ou plusieurs parties.

Par exemple, une réunion vidéo RingCentral  ou un appel téléphonique à un ami sur un appareil mobile illustrent des cas de communication synchrone.

En d’autres termes, les communications asynchrones se distinguent par un échange moins contraint par le temps entre les parties en communication. Un courriel adressé à un collègue en constitue un exemple.

Les avantages d’un lieu de travail plus asynchrone

Dans un monde du travail de plus en plus éloigné, les communications synchrones prennent de l’importance, et nombre d’entre nous rythment leurs journées de travail par des appels téléphoniques et des réunions vidéo de rattrapage.

Si la communication synchrone en temps réel présente des avantages certains, les bénéfices d’un modèle de communication asynchrone sont devenus évidents à une époque où les équipes distribuées sont de plus en plus répandues.

La communication sur le lieu de travail a connu une évolution notable ces dernières années, parallèlement à la reconnaissance du fait que les gens travaillent différemment. Aujourd’hui, de nombreuses organisations tournées vers l’avenir adoptent une approche plus ouverte et individualisée des processus de travail, permettant aux employés de déterminer la manière dont ils sont les plus productifs.

C’est là que les communications asynchrones entrent en jeu. La nature de l’asynchronisme signifie que les collègues, les membres d’équipe et les chefs d’entreprise peuvent gérer leurs tâches et leurs flux de travail et rattraper leur correspondance sur le lieu de travail à leur propre rythme. Cette approche s’est imposée à une époque où un grand nombre d’entre nous travaillent à distance suite à la pandémie de COVID-19.

Comment créer une culture plus asynchrone pour les équipes à distance ?

En 2020, les entreprises de tous les secteurs ont expérimenté les avantages du travail à distance, à tel point que 88 % des entreprises dans le monde ont rendu le travail à distance obligatoire.

Les avantages de la communication asynchrone sont devenus évidents, car de nombreuses personnes travaillent désormais à domicile et bénéficient d’horaires flexibles. Tout en tirant parti de la technologie pour favoriser des relations de travail fructueuses, les organisations doivent également trouver le juste équilibre pour encourager une collaboration efficace au sein des équipes afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.

1. Cultivez et encouragez la patience 

Dans un monde en constante évolution, nombreux sont ceux d’entre nous qui s’attendent à une réponse instantanée à leurs messages, que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel. La patience est pourtant essentielle. Les dirigeants d’entreprise doivent adopter et promouvoir un nouveau modèle de communication où les employés se sentent à l’aise pour communiquer à leur rythme, sauf en cas de tâche urgente ou sensible au facteur temps.

2. Familiarisez-vous avec votre technologie et découvrez comment elle peut vous servir

Optez pour la pile technologique adéquate et explorez de nouvelles approches d’utilisation pour favoriser une culture asynchrone alignée sur les objectifs de votre entreprise.

3. Encouragez la routine, mais ne revenez pas aux vieilles habitudes

Bien que le travail à distance réduise la nécessité du modèle traditionnel de neuf à cinq heures, il peut s’avérer bénéfique d’encourager les équipes à établir une routine pour remplacer celle de l’ancienne normalité. Inciter les chefs d’équipe à définir des horaires de travail raisonnables est crucial, car les limites entre vie professionnelle et privée s’estompent lorsque le bureau devient la table de la cuisine.

Communiquez clairement à tous que les communications asynchrones seront privilégiées, en particulier pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires ou travaillant en équipe. Encouragez une approche plus flexible et confiante quant aux horaires de travail, tout en fixant des attentes approximatives en matière de délais de réponse lorsque cela est possible.

Exemples de communication asynchrone

La communication synchrone est toute forme de communication dans laquelle le destinataire n’est pas tenu d’être présent au moment où il reçoit le message, c’est-à-dire tout message transmis lorsqu’une réponse immédiate n’est pas requise.

Voici quelques exemples :

  • Courriel
  • Messages via n’importe quelle application de messagerie instantanée (par exemple WhatsApp messenger, RingCentral Message, Slack) 
  • Messagerie via des outils de gestion de projet tels que Basecamp, Trello, Mondays, etc.
  • Intranets tels que Yammer ou Sharepoint.

Logiciels pour la communication asynchrone

De nombreuses solutions logicielles sont spécifiquement conçues pour faciliter la collaboration asynchrone, tandis que d’autres s’y prêtent naturellement. Voici quelques-unes de nos meilleures recommandations logicielles qui peuvent vous aider à promouvoir une culture de communication asynchrone au sein de votre équipe.

Si bien de nombreux outils de communication et de collaboration, tels que RingCentral, permettent des communications synchrones et asynchrones de manière fluide, certains se distinguent par leur capacité à favoriser un environnement de travail moins distrayant, particulièrement adapté aux individus nécessitant une concentration profonde :

  • Google Drive

Google Drive s’avère un outil quotidien idéal pour s’initier à la communication asynchrone et à la collaboration efficace. En tirant parti des outils de la suite G, déjà largement utilisés au sein des organisations, les équipes peuvent se connecter et collaborer sur des documents et projets de manière fluide et flexible. Cette approche permet à plusieurs contributeurs de travailler sur les mêmes documents simultanément ou à leur convenance, sans contraintes temporelles. Les utilisateurs peuvent ainsi laisser des commentaires et des annotations sur les ressources et documents partagés, que les autres membres de l’équipe pourront consulter ultérieurement. De plus, les fichiers sont automatiquement sauvegardés, garantissant que tous les utilisateurs accèdent à la version la plus récente du document, sans risque de confusion ou de perte de modifications.

  • RingCentral 

Des outils de communication comme RingCentral Office permettent aux utilisateurs de basculer entre une communication synchrone et asynchrone, en fonction de la culture de l’organisation et des préférences des équipes pour atteindre une collaboration optimale. Les collègues peuvent s’engager dans des échanges asynchrones via la messagerie instantanée, en partageant des fichiers pour faciliter la collaboration. Ils peuvent également opter pour des sessions de vidéoconférence pour des réunions en face à face et des séances de brainstorming dynamiques.

La fonction d’enregistrement vidéo de RingCentral offre aux équipes la possibilité de créer des vidéoconférences ou des tutoriels de formation asynchrones. En effet, cette fonctionnalité permet d’enregistrer une session, puis de partager l’enregistrement avec les membres de l’équipe pour qu’ils puissent y accéder ultérieurement.

  • Slab

Les outils de centralisation des connaissances comme Slab favorisent l’apprentissage asynchrone et le partage de compétences. Slab offre aux employés une base de ressources accessible pour consulter des informations relatives aux équipes. Des pépites de connaissances et des notes d’information peuvent être organisées dans des dossiers spécifiques auxquels les membres de l’équipe peuvent accéder à leur convenance, sans perturber leurs collègues.

  • ASANA

Les applications de gestion de projet comme Asana peuvent jouer un rôle important dans l’instauration d’une culture de travail asynchrone. L’outil permet aux utilisateurs d’assigner des tâches aux membres de l’équipe, qui peuvent ensuite les commenter et les réaliser à leur propre rythme, contribuant ainsi à minimiser les distractions dans les communications internes.

  • Twist

Fruit de l’imagination des créateurs de Doist, entreprise de logiciels de productivité, Twist se présente comme une application de communication dédiée aux équipes à distance. En regroupant les fonctionnalités du courrier électronique et de la messagerie instantanée en une seule plateforme, Twist favorise une rationalisation des communications au sein des équipes. L’application permet aux travailleurs à distance de se déconnecter des communications lorsqu’ils ont besoin de se concentrer pleinement sur une tâche, et de se reconnecter lorsqu’ils disposent du temps nécessaire pour traiter leurs messages.

  • Monday.com

Monday.com incarne parfaitement la façon dont les outils de gestion de projet peuvent aider les équipes à adopter une culture de travail asynchrone. Ce centre de travail virtuel s’avère particulièrement adapté aux équipes travaillant à distance ou sur des fuseaux horaires différents, en offrant à chaque membre une vue d’ensemble du projet et favorisant une compréhension claire de la valeur de sa contribution individuelle.

Pour les organisations désireuses d’instaurer une culture plus asynchrone, il est essentiel de commencer par identifier les outils de communication et de collaboration adéquats, tout en s’assurant que ces derniers favorisent un environnement propice à une communication asynchrone fluide.

L’adoption d’une approche plus asynchrone est cruciale pour permettre aux employés de travailler à leur propre rythme et de manière optimale dans le contexte trépidant et « toujours en mouvement » du monde du travail actuel.

 

Publié le Avr 24, 2024