Comment organiser et réussir une conférence en ligne

visioconférence1

Conseils pour réussir sa conférence en ligne

La conférence web ou le webinaire est un outil marketing extrêmement puissant pour gagner en visibilité et démontrer votre expertise sur un sujet. Avec la généralisation du télétravail, elle est devenue incontournable. Cependant, elle doit être maîtrisée pour apporter les résultats escomptés. Vous souhaitez acquérir de nouveaux leads ? Former ou informer des membres de votre entreprise, ou encore présenter les avantages d’un nouveau produit ? Voici quelques conseils pour organiser, présenter et profiter pleinement des avantages d’une conférence en ligne.

Avant la conférence en ligne : étapes de préparation

Définissez le sujet de votre conférence

Organiser une formation en ligne, promouvoir ses services, démontrer son expertise… Quel que soit son objectif, la conférence web doit aborder un sujet précis que vous maîtrisez, comme pour une conférence physique. C’est la raison de la venue de votre public, assurez-vous donc que le sujet soit pertinent de leur point de vue. Un excellent moyen pour garantir un sujet attractif est de faire appel à vos ressources en ligne (votre site web ou vos réseaux sociaux) pour connaître les problématiques qui préoccupent votre cible (clients, employés ou prospects). Choisissez-en une à laquelle vous pourrez répondre en détails.

Un excellent moyen pour garantir un sujet attractif est de faire appel à vos ressources en ligne (votre site web ou vos réseaux sociaux) pour connaître les problématiques qui préoccupent votre cible (clients, employés ou prospects). Cliquez pour tweeter

Organisez le déroulement de votre web conférence

Pensez ensuite à l’aspect pratique de votre conférence. Choisissez une date et une heure qui garantissent le maximum de participants potentiels. Définissez le nombre d’intervenants, leur temps de parole, le fond et la forme de leur présentation. Pensez à mettre en place un formulaire d’inscription à votre webconférence que vous diffuserez le plus possible, vous y récolterez des informations sur de potentiels prospects. Vous aurez aussi la possibilité d’envoyer un rappel à vos inscrits avec les informations essentielles : date, heure, lien de connexion et procédure à suivre.

Choisissez les bons outils pour votre conférence web

Pour le matériel physique, voici une liste non exhaustive:

  • Un ordinateur
  • Un microphone : les ordinateurs portables en sont généralement équipés par défaut, pensez à en vérifier la qualité cependant. Il peut être bénéfique d’investir dans un micro externe qui offrira une meilleure performance.
  • Une webcam : une fois encore, vérifiez la qualité de ce qui est installé par défaut sur votre ordinateur portable.
  • Une connexion internet : indispensable à la bonne tenue de votre webinaire, n’hésitez pas à passer en connexion filaire le temps de la conférence pour plus de stabilité.

Enfin, il vous faudra une plateforme de diffusion pour votre web conférence. Élément crucial, le logiciel que vous utilisez doit être adapté à vos besoins et facile d’utilisation. En tant qu’hôte de la conférence, vous souhaitez éviter et régler les imprévus le plus vite possible. Pour cela, le logiciel de conférence en ligne que vous choisirez doit comporter certaines fonctionnalités. La possibilité de gérer l’audio et la vidéo du webinaire de manière générale, mais aussi de chacun des intervenants est importante. Mettre les intervenants au premier plan sur l’écran lorsqu’ils prennent la parole, désactiver le micro des participants, activer ou désactiver le chat, enregistrer la conférence… Ces fonctionnalités sont communes à la plupart des logiciels de webconférence disponibles sur le marché.

Pour vous aider à faire le tri, pensez à la facilité d’utilisation, pour vous comme pour les participants. Pensez aussi à l’intégration et la compatibilité de ce logiciel avec le système de communication de votre entreprise. Sur ce point, les systèmes de communication « tout-en-un » ont un net avantage. Vous saurez déjà vous en servir pour d’autres tâches et leur ergonomie vous sera familière. 

Le but étant de se faire entendre du plus grand nombre, assurez-vous que le logiciel de conférence en ligne que vous utiliserez pourra accueillir le nombre de participants et d’intervenants que vous avez prévus. Ring Central propose une capacité de 10 000 personnes par conférence et jusqu’à 500 intervenants pour ceux qui voient vraiment les choses en grand.

Le but étant de se faire entendre du plus grand nombre, assurez-vous que le logiciel de conférence en ligne que vous utiliserez pourra accueillir le nombre de participants et d’intervenants que vous avez prévus. Cliquez pour tweeter

visioconférence1

Pendant la web conférence : proposez un environnement agréable pour tous

Maîtrisez la performance technique

Pendant une conférence avec plusieurs centaines (parfois milliers) de participants, pensez à la discipline au niveau de la prise de parole ou du micro. Si vous avez le contrôle sur les micros des intervenants et du public, n’hésitez pas à les désactiver afin d’éviter tout bruit parasite. Il est aussi judicieux de préserver les capacités de son ordinateur au maximum. Fermez les onglets internet inutiles, suspendez vos téléchargements et les autres applications non essentielles. Vous pourrez également désactiver votre vidéo pour garantir une qualité audio optimale si votre connexion internet commence à ralentir. 

Faites vivre votre webconférence et votre public

Multipliez les interactions avec votre public et vos intervenants. Utilisez la messagerie instantanée pour faire passer des sondages en direct, des liens ou des documents complémentaires. En plus d’interpeller le public, vous aurez aussi l’occasion de récupérer des informations précieuses. Plus votre conférence sera dynamique et personnalisée, plus les participants se sentiront considérés et plus ils seront intéressés par votre discours ! Alternativement, si vous souhaitez vous concentrer sur votre présentation et vos échanges en direct avec les intervenants, vous pouvez faire appel à quelqu’un d’autre qui s’en chargera pour vous.

Multipliez les interactions avec votre public et vos intervenants. Utilisez la messagerie instantanée pour faire passer des sondages en direct, des liens ou des documents complémentaires. Cliquez pour tweeter

Après la conférence en ligne : gardez le lien avec votre audience

Remerciez les participants et récoltez leurs ressentis

Vous avez organisé et assuré pendant votre conférence en ligne ? Faites en sorte d’en tirer le meilleur profit ! Il est intéressant de vous pencher sur les clefs de votre succès et vos points d’amélioration pour la prochaine web conférence. Lors de leur inscription, tous les participants vous ont communiqué leur adresse email, envoyez-leur un message de remerciement. Vous pourrez y inclure le replay de votre conférence, un lien vers un autre contenu susceptible de les intéresser et quelques questions sur leur ressenti à propos de la conférence.  

Analysez votre performance

Vous pourrez ensuite recouper la réponse des participants avec les données fournies par votre logiciel. La solution de séminaire en ligne RingCentral permet d’obtenir des rapports détaillés précisant les performances de votre événement en affichant des données et des analyses relatives aux inscriptions, aux participants, à vos sondages passés en direct et bien d’autre indicateurs de performance !

En regroupant rapidement toutes ces informations, vous aurez la possibilité d’identifier les participants intéressés par votre produit ou votre service, de hiérarchiser vos clients potentiels et de les contacter rapidement afin de les fidéliser. N’oubliez pas que l’important c’est de progresser et d’évoluer en permanence. Nous vous avons donné les ingrédients, à vous de créer votre recette !

 

Call to action banner
Communiquez et collaborez de n'importe où. Soyez plus productif avec RingCentral Office. En savoir plus
Yvanie Trouilleux

Auteur

    Yvanie Trouilleux est Product Marketing Manager pour RingCentral Office.

    Laisser un commentaire

    Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *