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TÉLÉPHONIE CLOUD • ADMINISTRATION
Journaux des appels
Consultez les enregistrements complets et l’historique des appels, et vérifiez en ligne les appels entrants et sortants sur votre système téléphonique d’entreprise, avec les journaux d’appels RingCentral.
Que sont les journaux d’appels ?
Les journaux d’appels comportent un certain nombre d’informations sur les appels téléphoniques, notamment l’origine, la date, l’heure et la durée des appels.
Vos journaux d’appels peuvent être enregistrés par votre fournisseur de services téléphoniques sous forme d’historique des appels ou d’enregistrements des appels téléphoniques liés à votre numéro de téléphone.
Le processus de journalisation collecte, enregistre les appels téléphoniques et analyse les données tirées de vos appels. Vous pouvez créer manuellement des journaux d’appels mais de nombreux fournisseurs de systèmes téléphoniques de voix via le protocole Internet (VoIP) proposent d’automatiser cette fonctionnalité et de stocker les informations sur les appels pour que vous puissiez les consulter ultérieurement.
Ces informations peuvent vous servir à maximiser la productivité, à suivre avec précision les performances de votre centre d’appels et à tirer parti d’informations plus riches, à partir de l’enregistrement des appels, et des analyses et rapports sur ces données.
Quelles données sont enregistrées dans les journaux d’appels ?
Toutes les données d’appel enregistrées vous permettent de suivre l’historique de vos appels. Il s’agit notamment du type d’appel (par exemple, appel téléphonique, fax, messagerie vocale), d’informations sur le traitement de l’appel (appel manqué, etc.), de sa durée, et de la date et l’heure de l’appel.
Ce relevé d’informations ne reflète pas le contenu exact de l’appel. Le processus consiste à recueillir et à analyser des données statistiques et techniques sur vos appels téléphoniques.
Les journaux d’appels peuvent également inclure l’ID de l’appelant, l’extension de l’ID de l’appelant, l’origine et la destination de l’appel, des informations de transmission comme les heures de début et de fin de l’appel, voire le réseau spécifique utilisé.
Avantages des journaux d’appels RingCentral
Prévision des coûts et suivi de la productivité avec l’historique des appels en ligne
- Avec RingCentral, vous suivez la productivité et les résultats de votre équipe. Vous pouvez vérifier les dépenses liées aux appels téléphoniques, les transactions sur les données d’appels et la facturation. Vous pouvez également comparer des indicateurs métier, comme l’historique des données d’appels, avec des informations distinctes par numéro de téléphone ou de fax.
- Vous bénéficiez de rapports instantanés sur les appels téléphoniques et les fax qui vous donnent une idée des performances de votre équipe pour une période spécifique.
- Si vous souhaitez rappeler un numéro ayant appelé récemment ou répondre rapidement à un message, vous pouvez opter pour RingOut ou cliquer sur l’historique des appels lié à un numéro de téléphone pour la numérotation en un clic.
Recherche et accès rapide à l’historique des appels
- Accédez simplement aux données qui vous intéressent dans l’historique des appels en ligne avec une recherche par date, plage de dates, type (voix ou fax) ou sens de l’appel (entrant ou sortant).
- Consultez les journaux en ligne de votre historique d’appels par durée et par type pour un aperçu des tendances.
Un format flexible et un accès facile
- Les informations des journaux d’appels peuvent être téléchargés dans Excel®, pour une analyse approfondie ou répondre à des besoins comptables.
- Partagez les informations d’un journal d’appels en temps réel. Joignez simplement les feuilles de calcul du journal des appels à un courriel ou envoyez-les via votre application téléphonique RingCentral.
- Vous n’avez plus besoin de télécharger vos journaux d’appels manuellement. Vous pouvez planifier l’envoi automatisé de vos journaux d’appels et de l’historique des enregistrements d’appels par e-mail. Cet envoi peut être programmé sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Vous avez également la possibilité d’écouter chaque appel enregistré directement depuis un journal d’appels, grâce aux options de téléchargement et de lecture.
Amélioration du service client
Si les appels sont enregistrés dans le système de CRM, la plateforme vous donne une vue complète de toutes les interactions avec un client. Vous comprenez ainsi mieux chaque appel en détail. Les managers ont ainsi la possibilité de suivre les conversations et les performances au sein des équipes. L’accès aux journaux d’appels de votre entreprise vous permet également d’anticiper les besoins des clients et de déterminer qui appelle le plus souvent votre entreprise et pourquoi.
Satisfaction des normes de conformité pour les centres de contact
Comme dans tous les secteurs, les entreprises doivent respecter les lois nationales qui régissent leurs activités. Pour se conformer aux règles PCI-DSS, la plupart des centres de contact doivent conserver des journaux d’appels complets dans leur système téléphonique d’entreprise. Cette nécessité est d’autant plus forte dans les domaines financier, médical et juridique.
Utilisations pratiques de votre journal d’appels RingCentral
Ces fonctionnalités du journal des appels RingCentral peuvent vous sembler intéressantes, mais que pouvez-vous en tirer réellement pour vos activités au quotidien ? Selon votre activité, vous pouvez utiliser les données sur les appels de différentes manières :
- Les journaux d’appels téléphoniques peuvent vous montrer les numéros appelés par votre service client et suivre la durée des appels. Ces informations sont un indicateur de la productivité de vos équipes et de leurs membres individuellement. Vous pourrez alors apporter certaines modifications ou prendre des mesures pour augmenter la productivité.
- Un journal des appels manqués peut vous montrer qui attend d’être rappelé ou a potentiellement laissé un message vocal. Vous pouvez ensuite rappeler rapidement les appelants concernés avec RingOut. Un seul clic suffira pour lancer un appel vers n’importe quel numéro.
- Vous pouvez améliorer le service client de votre entreprise en analysant les journaux d’appels et en réécoutant les appels après leur enregistrement (deux fonctionnalités incluses dans RingEX). Les managers ont ainsi la possibilité de suivre les conversations et les performances au sein des équipes. L’accès aux journaux d’appels de votre entreprise vous permet également d’anticiper les besoins des clients et de déterminer qui appelle le plus souvent votre entreprise et pourquoi.Dans ce cas, vous devrez inclure des avis de confidentialité sur votre ligne téléphonique professionnelle afin de respecter les réglementations en vigueur au Royaume-Uni.
Comment gérer les journaux d’appels avec RingCentral
Où puis-je trouver mon historique des appels, mes fax et mes messages vocaux stockés ?
Vous pouvez accéder à l’historique des appels, aux fax et aux messages vocaux via l’application RingCentral et le portail d’administration.
Les journaux d’appels sont généralement sauvegardés pendant une durée de 12 mois (9 mois pour certains comptes). Pour plus d’informations, veuillez contacter notre service client.
Les fax envoyés sont stockés pendant 30 jours sur les serveurs de RingCentral.
Si vous avez plus de 200 fax ou messages vocaux non consultés, les nouveaux fax ou messages vocaux que vous recevrez remplaceront les plus anciens.
Assurez-vous de télécharger l’application RingCentral pour accéder à toutes les informations dont vous avez besoin.
Comment consulter mon historique d’appels ?
Pour accéder à l’historique des appels de votre numéro de téléphone, vous devez vous connecter à votre compte RingCentral, sélectionner l’icône Téléphone dans la barre latérale, puis choisir parmi les onglets sous la section Call History (Historique des appels).
Vous pouvez afficher tous les appels et enregistrements d’appels.Vous pouvez également consulter tous les appels entrants, sortants et manqués.
Combien de temps les journaux d’appels sont-ils stockés dans mon compte en ligne ?
L’historique de vos appels téléphoniques, notamment les enregistrements d’appels entrants et sortants via votre ou vos numéros RingCentral, est stocké et accessible depuis votre compte en ligne pendant 12 mois.
Chaque élément de la liste des enregistrements d’appel et des appels reçus est horodaté.
Comment puis-je utiliser mes journaux d’appels pour l’analyse de mes coûts ?
Les informations concernant votre numéro principal et vos extensions peuvent être téléchargées dans une feuille de calcul Excel pour une analyse des coûts.
Comment puis-je filtrer mes journaux d’appels ?
Avec RingCentral, vous avez deux options pour filtrer votre journal des appels téléphoniques, un filtre standard et un filtre avancé.
Avec le filtre standard, vous pouvez filtrer votre historique des appels par nom de contact, numéro de téléphone et adresse e-mail en utilisant le champ Filtrer l’historique des appels en haut à droite.
Comme pour le filtre avancé, vous pouvez filtrer par type d’appel, direction de l’appel ou extension.
Cependant, seuls les gestionnaires de groupe peuvent afficher les enregistrements d’appels téléphoniques des membres de leur groupe d’utilisateurs.
Comment interpréter mes journaux d’appels ?
Pour interpréter vos journaux d’appels téléphoniques, vous devez passer en revue les différentes colonnes des enregistrements du journal des appels. Des icônes vous indiquent leur définition, l’action correspondante et le résultat obtenu.
Par exemple, cette icône signifie que vous avez reçu un appel vocal entrant. Vous pouvez également déterminer à partir de l’enregistrement d’un appel s’il a été accepté, si la ligne était occupée ou si l’appel a été manqué.
Pour mieux comprendre l’historique des appels vers un numéro et suivre l’historique des appels, avec les messages vocaux et/ou les fax, dans votre compte en ligne, n’hésitez pas à demander une démonstration.
Journaux d’appels - Foire aux questions (FAQ)
Ils vous offrent une vue d’ensemble du fonctionnement de vos communications d’entreprise. Vous pouvez utiliser les données pour réduire les coûts, améliorer les performances et le service client, et même répondre à des exigences de conformité. Vous pouvez également utiliser les journaux et enregistrements d’appels pour maintenir une efficacité maximale au sein de votre équipe.
Les entrées du journal des appels supprimées dans le système RingCentral sont définitivement supprimées du système. Vous devez vous connecter à votre compte, cliquer sur l’icône Call Log (Journal des appels), puis sur Modify. Sélectionnez l’entrée, puis cliquez sur Delete (Supprimer).
Pour consulter vos journaux d’appels depuis votre application RingCentral sur votre appareil iOs (Mac, iPad ou iPhone) ou votre téléphone Android, vous devez vous connecter à votre compte. Un clic sur l’icône téléphone en bas de l’écran déclenche l’affichage du journal des appels.
Pour activer la récupération automatique et l’envoi vers votre adresse e-mail, vous devez vous connecter à votre compte via l’application PC ou un navigateur web. Cliquez sur Reports > Call Log (Rapports > Journal des appels), sélectionnez Delivery Settings (Paramètres d’envoi), puis définissez le calendrier d’envoi. Sélectionnez une fréquence ou une date (envoi quotidien, hebdomadaire, mensuel ou date spécifique), puis cliquez sur Save (Enregistrer).
Veuillez noter que seuls les administrateurs, les utilisateurs et les gestionnaires de groupe peuvent activer l’envoi du journal des appels depuis leur compte en ligne RingCentral.
Avec RingCentral, vous avez deux façons de consulter vos journaux d’appels, soit sous forme de vue simple, soit sous forme de vue détaillée. Avec une vue simple, vous verrez le type d’enregistrement (appel, fax, message vocal), le numéro de téléphone de l’appelant, le nom de l’appelant (si disponible ou activé), la date et l’heure, l’existence d’enregistrements de tout ou partie de l’appel (représentés par une icône), l’action effectuée, le résultat de l’appel et sa durée. Avec la vue détaillée, vous pourrez ajouter des colonnes personnalisées à la liste d’informations affichées, par exemple l’inclusion ou non dans le coût par minute de votre plan tarifaire RingCentral, l’existence d’un coût supplémentaire (achat non inclus dans votre tarification et votre facturation RingCentral), l’origine, le destinataire, l’option d’enregistrement avec la possibilité de voir combien d’appels associés ont été enregistrés. Vous pourrez également cliquer pour afficher les enregistrements d’appels téléphoniques associés.
Ressources associées
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Regardez la vidéo sur la gestion des appels RingCentral (Partie 2)
Outils d’administration complémentaires
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