Call Logs are the summary of the call details recorded on phone calls. They could be the call's origin, date, time, and duration. Your call logs can be saved by your phone service provider as your phone number's call history or phone call record. Call Logging is collecting, recording phone calls, and analyzing call details from your phone calls. While you can manually create call logs, many voice-over-internet-protocol (VoIP) business phone system providers can offer to automate this phone call function and store the call details for you to review later. This way, you can maximize productivity, accurately monitor your call center's performance, and gain insights through the phone call record from call log reporting and analytics.

What data is saved in call logs?

All call data saved from your call logs serve as your phone call record history. It includes the type (e.g., phone call, fax, voicemail), activity (missed call, etc.), call duration, and date and time. The call details do not focus on the exact phone call content. Instead, it collects and analyzes your phone calls' statistical and technical data. Some call log information recorded may include the caller ID, caller ID extension, call origin, call destination, and other transmission details such as a phone call's start and end times, even the specific network used.

Can I download call log information?

Yes. Phone system providers like RingCentral offer this option. You can gather, analyze, and export call history logs and convert them into a comma-separated values (CSV) file format or an Excel spreadsheet to monitor overall performance. To download your call log transcription in text form, you can export it to Microsoft Excel in .csv format. Meanwhile, recorded calls can be downloaded in mp3 format from the Call Log page. The downloaded file will only contain the details of the filter you have selected. To download, you need to log in to your RingCentral account and access the functionality from there.

Why Are Call Logs Important?

Call logs are important because they offer a macro view of how your business communications work. You can use the data to reduce costs, improve performance and customer service, and even for legal compliance. You also can use call logs and call records to maintain peak efficiency among your team.

How to Delete Call Log Entries?

Call log entries deleted in the RingCentral system are permanently removed from the system. You need to log in to your account, Click the icon of the Call Log, then Edit, then select the entry, and then, hit Delete.

How to Retrieve Call Logs?

To check your call logs from your RingCentral app on your iOs or android phone, you need to log-in to your account. From the bottom, click on the phone icon and you will see your call log. To enable automatic retrieval and delivery to your email you need to log in to your account via desktop or web and log in to your account, click Reports > Call Log, Choose Delivery Settings, then select from the Email Delivery Schedule. Select the interval (may it be daily, weekly, monthly, or a specific date) then hit Save. Kindly note, only admins, users, and group managers can enable the Call Log Delivery using their RingCentral online account.

How Can I See My Full Call History?

With RingCentral, you have two ways on how to view your call logs. It could be in Simple View, or in Detailed View. With simple view, you will be able to check for the type of log recorded (may it be a call, a fax, or a voicemail), the phone number of the caller, name of the caller (if available or activated), date and time, if the call has parts recorded (represented with an icon), action performed, the result, and the length. With detailed view, you can add customized columns to the list, such as whether it is included in the cost per minute counted in your RingCentral pricing Plan, Purchased (not included in your RingCentral pricing and billing), From, To, and Recording Option, with the option to see whether how many related calls were recorded. You also can click the indicator to expand the call record to see related phone call records.

TÉLÉPHONIE CLOUD • ADMINISTRATION

Journaux des appels

Consultez les enregistrements complets et l’historique des appels, et vérifiez en ligne les appels entrants et sortants sur votre système téléphonique d’entreprise, avec les journaux d’appels RingCentral.

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Une femme avec un casque parle tout en regardant les journaux d’appels

Que sont les journaux d’appels ?

Les journaux d’appels comportent un certain nombre d’informations sur les appels téléphoniques, notamment l’origine, la date, l’heure et la durée des appels.

Vos journaux d’appels peuvent être enregistrés par votre fournisseur de services téléphoniques sous forme d’historique des appels ou d’enregistrements des appels téléphoniques liés à votre numéro de téléphone.

Le processus de journalisation collecte, enregistre les appels téléphoniques et analyse les données tirées de vos appels. Vous pouvez créer manuellement des journaux d’appels mais de nombreux fournisseurs de systèmes téléphoniques de voix via le protocole Internet (VoIP) proposent d’automatiser cette fonctionnalité et de stocker les informations sur les appels pour que vous puissiez les consulter ultérieurement.

Ces informations peuvent vous servir à maximiser la productivité, à suivre avec précision les performances de votre centre d’appels et à tirer parti d’informations plus riches, à partir de l’enregistrement des appels, et des analyses et rapports sur ces données.

Quelles données sont enregistrées dans les journaux d’appels ?

Toutes les données d’appel enregistrées vous permettent de suivre l’historique de vos appels. Il s’agit notamment du type d’appel (par exemple, appel téléphonique, fax, messagerie vocale), d’informations sur le traitement de l’appel (appel manqué, etc.), de sa durée, et de la date et l’heure de l’appel.

Ce relevé d’informations ne reflète pas le contenu exact de l’appel. Le processus consiste à recueillir et à analyser des données statistiques et techniques sur vos appels téléphoniques.

Les journaux d’appels peuvent également inclure l’ID de l’appelant, l’extension de l’ID de l’appelant, l’origine et la destination de l’appel, des informations de transmission comme les heures de début et de fin de l’appel, voire le réseau spécifique utilisé.

Tableau de bord des journaux d’appels affichant un enregistrement audio

Avantages des journaux d’appels RingCentral

Tableau de bord permettant de suivre la productivité et les résultats

Prévision des coûts et suivi de la productivité avec l’historique des appels en ligne

Avec RingCentral, vous suivez la productivité et les résultats de votre équipe. Vous pouvez vérifier les dépenses liées aux appels téléphoniques, les transactions sur les données d’appels et la facturation. Vous pouvez également comparer des indicateurs métier, comme l’historique des données d’appels, avec des informations distinctes par numéro de téléphone ou de fax.
Vous bénéficiez de rapports instantanés sur les appels téléphoniques et les fax qui vous donnent une idée des performances de votre équipe pour une période spécifique.
Si vous souhaitez rappeler un numéro ayant appelé récemment ou répondre rapidement à un message, vous pouvez opter pour RingOut ou cliquer sur l’historique des appels lié à un numéro de téléphone pour la numérotation en un clic.

Recherche et accès rapide à l’historique des appels

Accédez simplement aux données qui vous intéressent dans l’historique des appels en ligne avec une recherche par date, plage de dates, type (voix ou fax) ou sens de l’appel (entrant ou sortant).
Consultez les journaux en ligne de votre historique d’appels par durée et par type pour un aperçu des tendances.

Image de l’historique d’appels dans l’application RingCentral

Capture d’écran des informations du journal des appels

Un format flexible et un accès facile

Les informations des journaux d’appels peuvent être téléchargés dans Excel®, pour une analyse approfondie ou répondre à des besoins comptables.
Partagez les informations d’un journal d’appels en temps réel. Joignez simplement les feuilles de calcul du journal des appels à un courriel ou envoyez-les via votre application téléphonique RingCentral.
Vous n’avez plus besoin de télécharger vos journaux d’appels manuellement. Vous pouvez planifier l’envoi automatisé de vos journaux d’appels et de l’historique des enregistrements d’appels par e-mail. Cet envoi peut être programmé sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Vous avez également la possibilité d’écouter chaque appel enregistré directement depuis un journal d’appels, grâce aux options de téléchargement et de lecture.

Amélioration du service client

Si les appels sont enregistrés dans le système de CRM, la plateforme vous donne une vue complète de toutes les interactions avec un client. Vous comprenez ainsi mieux chaque appel en détail. Les managers ont ainsi la possibilité de suivre les conversations et les performances au sein des équipes. L’accès aux journaux d’appels de votre entreprise vous permet également d’anticiper les besoins des clients et de déterminer qui appelle le plus souvent votre entreprise et pourquoi.

Capture d’écran de l’enregistrement audio dans un service client

Deux employées d’un centre de contact regardant un ordinateur portable

Satisfaction des normes de conformité pour les centres de contact

Comme dans tous les secteurs, les entreprises doivent respecter les lois nationales qui régissent leurs activités. Pour se conformer aux règles PCI-DSS, la plupart des centres de contact doivent conserver des journaux d’appels complets dans leur système téléphonique d’entreprise. Cette nécessité est d’autant plus forte dans les domaines financier, médical et juridique.

Utilisations pratiques de votre journal d’appels RingCentral

Ces fonctionnalités du journal des appels RingCentral peuvent vous sembler intéressantes, mais que pouvez-vous en tirer réellement pour vos activités au quotidien ? Selon votre activité, vous pouvez utiliser les données sur les appels de différentes manières :

Les journaux d’appels téléphoniques peuvent vous montrer les numéros appelés par votre service client et suivre la durée des appels. Ces informations sont un indicateur de la productivité de vos équipes et de leurs membres individuellement. Vous pourrez alors apporter certaines modifications ou prendre des mesures pour augmenter la productivité.
Un journal des appels manqués peut vous montrer qui attend d’être rappelé ou a potentiellement laissé un message vocal. Vous pouvez ensuite rappeler rapidement les appelants concernés avec RingOut. Un seul clic suffira pour lancer un appel vers n’importe quel numéro.
Vous pouvez améliorer le service client de votre entreprise en analysant les journaux d’appels et en réécoutant les appels après leur enregistrement (deux fonctionnalités incluses dans RingCentral MVP). Les managers ont ainsi la possibilité de suivre les conversations et les performances au sein des équipes. L’accès aux journaux d’appels de votre entreprise vous permet également d’anticiper les besoins des clients et de déterminer qui appelle le plus souvent votre entreprise et pourquoi.Dans ce cas, vous devrez inclure des avis de confidentialité sur votre ligne téléphonique professionnelle afin de respecter les réglementations en vigueur au Royaume-Uni.

Tableau de bord des journaux d’appels affichant une liste des appels récents

Comment gérer les journaux d’appels avec RingCentral

Où puis-je trouver mon historique des appels, mes fax et mes messages vocaux stockés ?

Vous pouvez accéder à l’historique des appels, aux fax et aux messages vocaux via l’application RingCentral et le portail d’administration.

Les journaux d’appels sont généralement sauvegardés pendant une durée de 12 mois (9 mois pour certains comptes). Pour plus d’informations, veuillez contacter notre service client.

Les fax envoyés sont stockés pendant 30 jours sur les serveurs de RingCentral.

Si vous avez plus de 200 fax ou messages vocaux non consultés, les nouveaux fax ou messages vocaux que vous recevrez remplaceront les plus anciens.

Assurez-vous de télécharger l’application RingCentral pour accéder à toutes les informations dont vous avez besoin.

Comment consulter mon historique d’appels ?

Pour accéder à l’historique des appels de votre numéro de téléphone, vous devez vous connecter à votre compte RingCentral, sélectionner l’icône Téléphone dans la barre latérale, puis choisir parmi les onglets sous la section Call History (Historique des appels).

Vous pouvez afficher tous les appels et enregistrements d’appels.Vous pouvez également consulter tous les appels entrants, sortants et manqués.

Combien de temps les journaux d’appels sont-ils stockés dans mon compte en ligne ?

L’historique de vos appels téléphoniques, notamment les enregistrements d’appels entrants et sortants via votre ou vos numéros RingCentral, est stocké et accessible depuis votre compte en ligne pendant 12 mois.

Chaque élément de la liste des enregistrements d’appel et des appels reçus est horodaté.

Comment puis-je utiliser mes journaux d’appels pour l’analyse de mes coûts ?

Les informations concernant votre numéro principal et vos extensions peuvent être téléchargées dans une feuille de calcul Excel pour une analyse des coûts.

Comment puis-je filtrer mes journaux d’appels ?

Avec RingCentral, vous avez deux options pour filtrer votre journal des appels téléphoniques, un filtre standard et un filtre avancé.

Avec le filtre standard, vous pouvez filtrer votre historique des appels par nom de contact, numéro de téléphone et adresse e-mail en utilisant le champ Filtrer l’historique des appels en haut à droite.

Comme pour le filtre avancé, vous pouvez filtrer par type d’appel, direction de l’appel ou extension.

Cependant, seuls les gestionnaires de groupe peuvent afficher les enregistrements d’appels téléphoniques des membres de leur groupe d’utilisateurs.

Comment interpréter mes journaux d’appels ?

Pour interpréter vos journaux d’appels téléphoniques, vous devez passer en revue les différentes colonnes des enregistrements du journal des appels. Des icônes vous indiquent leur définition, l’action correspondante et le résultat obtenu.

Par exemple, cette icône signifie que vous avez reçu un appel vocal entrant. Vous pouvez également déterminer à partir de l’enregistrement d’un appel s’il a été accepté, si la ligne était occupée ou si l’appel a été manqué.

Pour mieux comprendre l’historique des appels vers un numéro et suivre l’historique des appels, avec les messages vocaux et/ou les fax, dans votre compte en ligne, n’hésitez pas à demander une démonstration.

Demander une démo

Journaux d’appels - Foire aux questions (FAQ)

Oui. Les fournisseurs de systèmes téléphoniques comme RingCentral proposent cette option. Vous pouvez collecter, analyser et exporter les journaux d’historique des appels et les convertir en un format de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) ou une feuille de calcul Excel pour suivre globalement les performances.

Pour télécharger la transcription de votre journal d’appels sous forme de texte, vous pouvez l’exporter vers Microsoft Excel au format .csv. Les appels enregistrés peuvent être téléchargés au format mp3 depuis la page Journal des appels. Le contenu du fichier téléchargé tiendra compte de vos filtres.

Vous devez vous connecter à votre compte RingCentral pour accéder à la fonctionnalité de téléchargement.

Ils vous offrent une vue d’ensemble du fonctionnement de vos communications d’entreprise. Vous pouvez utiliser les données pour réduire les coûts, améliorer les performances et le service client, et même répondre à des exigences de conformité. Vous pouvez également utiliser les journaux et enregistrements d’appels pour maintenir une efficacité maximale au sein de votre équipe.

Les entrées du journal des appels supprimées dans le système RingCentral sont définitivement supprimées du système. Vous devez vous connecter à votre compte, cliquer sur l’icône Call Log (Journal des appels), puis sur Modify. Sélectionnez l’entrée, puis cliquez sur Delete (Supprimer).

Pour consulter vos journaux d’appels depuis votre application RingCentral sur votre appareil iOs (Mac, iPad ou iPhone) ou votre téléphone Android, vous devez vous connecter à votre compte. Un clic sur l’icône téléphone en bas de l’écran déclenche l’affichage du journal des appels.

Pour activer la récupération automatique et l’envoi vers votre adresse e-mail, vous devez vous connecter à votre compte via l’application PC ou un navigateur web. Cliquez sur Reports > Call Log (Rapports > Journal des appels), sélectionnez Delivery Settings (Paramètres d’envoi), puis définissez le calendrier d’envoi. Sélectionnez une fréquence ou une date (envoi quotidien, hebdomadaire, mensuel ou date spécifique), puis cliquez sur Save (Enregistrer).

Veuillez noter que seuls les administrateurs, les utilisateurs et les gestionnaires de groupe peuvent activer l’envoi du journal des appels depuis leur compte en ligne RingCentral.

Avec RingCentral, vous avez deux façons de consulter vos journaux d’appels, soit sous forme de vue simple, soit sous forme de vue détaillée. Avec une vue simple, vous verrez le type d’enregistrement (appel, fax, message vocal), le numéro de téléphone de l’appelant, le nom de l’appelant (si disponible ou activé), la date et l’heure, l’existence d’enregistrements de tout ou partie de l’appel (représentés par une icône), l’action effectuée, le résultat de l’appel et sa durée. Avec la vue détaillée, vous pourrez ajouter des colonnes personnalisées à la liste d’informations affichées, par exemple l’inclusion ou non dans le coût par minute de votre plan tarifaire RingCentral, l’existence d’un coût supplémentaire (achat non inclus dans votre tarification et votre facturation RingCentral), l’origine, le destinataire, l’option d’enregistrement avec la possibilité de voir combien d’appels associés ont été enregistrés. Vous pourrez également cliquer pour afficher les enregistrements d’appels téléphoniques associés.