SERVICE ATTACHMENT PROFESSIONAL SERVICES AGREEMENT
This Service Attachment is a part of the Agreement that includes the terms and conditions agreed by the Parties under which RingCentral will provide the RingCentral Professional Services to Customer.
In the event of any conflict between the provisions of the Agreement and the provisions of this Professional Services Agreement (the “PS Agreement”), such provisions of this PS Agreement will prevail.
1. Service Overview
RingCentral shall provide the implementation, installation, consulting, configuration services and other professional services (“Professional Services”) as described and agreed upon in writing between the Parties pursuant to a statement of work (“Statement of Work” or “SOW”).
2. Project Phases
The Professional Services may be delivered in one or more phases. The SOW will specify the milestones, objectives, Sites, fees and other components that are included in the scope of each phase (“Project Phase”). The Professional Services may also be provided on a time and material basis (“T&M Services”) paid by the hour based on the then current T&M Services hourly rate offered by RingCentral, as specified in the relevant SOW. Customer agrees that the delivery, installation, testing, acceptance and payment for the Professional Services rendered under any one Project Phase is not dependent on the delivery, installation, testing, acceptance and payment for the Professional Services under any other Project Phase, unless expressly agreed otherwise in the relevant SOW. Each Project Phase will be billed upon Acceptance, and payment for each Project Phase is due in full within the applicable payment period agreed between the parties and is non-refundable.
3. Customer Sites and Site Visits
In the event the Parties agree that the Professional Services must be performed at one or more Customer facility(ies) (“Site(s)”), the Site(s) will be separately identified in the applicable SOW. Each visit to a separate Customer Site will be considered a separate “Site Visit”. When so stipulated in the SOW, each Site may constitute a Project Phase. Customer has the following obligations with respect to all Site Visits:
a. Customer will maintain and ensure safe working conditions at each Site and shall promptly inform the RingCentral Project Manager of any known hazardous conditions at any Site prior to any visit by RingCentral Personnel.
b. Customer shall ensure that all Site hardware and network environment meets or exceeds the requirements set forth in the Statement of Work and in “RingCentral VoIP Network Requirements and Recommendations” which can found at: https://support.ringcentral.com/s/article/9233?language=en_US
c. Customer shall provide RingCentral with all reasonable information, cooperation, and assistance that RingCentral requests in connection with performing the Services, including without limitation providing RingCentral with access to Customer’s systems and networks and related system and network administrators. Any failure on the part of Customer to provide the cooperation requested by RingCentral, or to provide the information or hardware and software environment required, may result in the need for a Change Order to contemplate additional fees and extended timelines to accommodate Customer’s failure to do so.
d. Customer shall ensure that at least ten (10) business days prior to a Site Visit or as otherwise agreed in the applicable SOW, the Customer Project Manager shall provide to the RingCentral Project Manager the following information for the Site to be visited:
I. the first and last name, extension number, and email address for delivery of message notification emails of each End User for which the Services are to be implemented at the Site and any other information that RingCentral requests to configure the digital lines that are part of such Services to be implemented (this information needs to be in the form of a Microsoft Excel file suitable for use with the Service’s bulk configuration utility);
II. written or illustrated diagrams of Customer’s current and proposed dial plans and data and call flows; and
III. information related to configurations, equipment, and deployment requirements for the Site, as requested by RingCentral.
4. Late Site Visit Change
The Parties acknowledge and agree that Customer’s cancellation or change of the dates of a Site Visit at any time during the ten (10) business days immediately prior to the date that the Site Visit is scheduled to take place (a “Late Site Visit Change”) will cause RingCentral to incur in expenses and losses (including without limitation RingCentral’s costs in rescheduling the Site Visit and/or loss of opportunity for other business during the period during which such Site Visit was to take place). Accordingly, Customer agrees that for each Late Site Visit Change, Customer shall incur (at the time of cancellation or change) and be liable for, as liquidated damages, an amount equal to eight (8) hours of RingCentral T&M Services at RingCentral’s then-current T&M Services hourly rate, as well as any Service Expenses that have already been expended by RingCentral. The Parties acknowledge and agree that this amount is a fair, reasonable, and appropriate pre-estimate of the losses that RingCentral will incur as a result of any single Late Site Visit Change. The Customer has the right to demonstrate that RingCentral has actually incurred only significantly lower losses than the liquidated damages under this Section 4. The Customer has the right to demonstrate that RingCentral has actually incurred only significantly lower losses than the liquidated damages under this Section 4.
5. Professional Services Acceptance
Each SOW will identify the specific criteria required for the completion of each Project Phase (“Completion Criteria”). Unless otherwise agreed between the Parties in the SOW, upon RingCentral’s completion of the Professional Services for each Project Phase, RingCentral will review the Completion Criteria with Customer and will present to the Customer the Professional Services Project Completion Signoff Form (“PCF”) for that Project Phase.
Notwithstanding anything to the contrary in this PS Agreement or any SOW, RingCentral’s obligations under any Project Phase are deemed accepted and the Professional Services under such Project Phase shall be considered completed in full and billable upon any of the following (“Acceptance”):
a. Customer executes the PCF.
b. If RingCentral presents Customer with the PCF and the Customer fails to execute the PCF within three (3) days, unless the Customer provides to RingCentral, within those three (3) days, with a detailed description of the items that are outstanding or that are materially non- conforming with the Completion Criteria applicable to the specific Project Phase.
c. Production Use: Unless otherwise agreed in writing between the parties, production use will constitute Acceptance for all purposes of this PS Agreement.
d. T&M Services. Acceptance for T&M Services, if applicable and used in a SOW, is deemed accepted upon performance.
6. Payment
a. The SOW will set forth the fees that the Customer will pay to RingCentral for each Project Phase, and the rates for T&M Services. Customer will compensate RingCentral fees and expenses for the Services as set forth in the applicable SOW. Customer acknowledges and agrees that all fees and charges shall be due and payable without any deduction, withholding, or offset of any kind, including without limitation for any levy or tax.
b. Invoicing and Payment of Professional Services fees. Except to the extent otherwise provided in an SOW, all amounts due under this PS Agreement for Professional Services other than T&M Services, shall be invoiced upon Acceptance of each Project Phase. T&M Services will be invoiced Monthly in arrears. The payment term for each invoice is set forth in the Agreement.
c. Service Expenses. In addition to the fees and expenses set forth in the applicable SOW, Customer agrees to reimburse RingCentral for its fixed travel, meal, and lodging expenses incurred in connection with any Site Visit (“Service Expenses”). Travel, meal, and lodging expenses shall be invoiced upon Acceptance of each Project phase, alongside all other amounts due under this PS Agreement, on a per-trip/per resource basis.
RingCentral shall, after Customer request, provide information verifying the deployment of on-site resources and expenditure of Service Expenses, but all invoices regarding Service Expenses shall only reference the fixed cost mentioned above, as applicable.
d. Additional Fees. Customer agrees to incur and be liable for any additional fees or other amounts not provided for in this PS Agreement or the applicable SOW but otherwise agreed between the parties. These additional fees may include, but are not limited to the following:
I. For any additional Site Visit(s) not included in the SOW, the Customer agrees to pay on a T&M Services basis, with a minimum fee equal to eight (8) hours of RingCentral per day at the then-current T&M Services hourly rate.
7. Changes to SOWs
Changes to any applicable SOW shall be made only in a mutually executed written change order between RingCentral and Customer (a “Change Order”), outlining the requested change and the effect of such change on the Services, including without limitation the fees and the timeline as determined by RingCentral in its reasonable discretion. RingCentral shall have no obligation to commence work in connection with any Change Order until the Change Order is agreed upon by both Parties in writing. RingCentral has no obligation to provide any Professional Services outside the scope of an SOW.
8. Enterprise Support
As part of the Professional Services provided, Customer may purchase Enterprise Support Services from RingCentral for use with the Services. The terms and conditions that govern the Enterprise Support can be found at: https://www.ringcentral.co.uk/legal/enterprise-service-attachment.html
9. Term and Termination
a. Term. This PS Agreement shall remain in effect for as long as the Agreement is in effect, unless terminated in accordance with this Section.
b. Termination. Either Party may terminate this PS Agreement, in whole or in part, with thirty (30) days’ advance written notice to the other Party. Unless otherwise specified in the termination notice, the termination of one SOW or Project Phase shall not necessarily result in the termination of, or otherwise affect, any other SOW or Project Phase. Nothing in this PS Agreement shall affect each Party’s right to terminate the Agreement for compelling reasons.
c. Effect of Termination. In the event that this PS Agreement, a SOW, or a Project Phase is terminated, in whole or in part, for any reason other than for RingCentral’s material breach of this PS Agreement, Customer shall be obligated to pay RingCentral for:
I. any Professional Services and T&M Services that have been rendered up until the effective date of the termination;
II. all applicable Service Expenses incurred; and
III. fifty percent (50%) of the fees for any other Professional Services not yet performed, due under the Project Phase(s) being cancelled, if termination of the PS Agreement, SOW, or a Project Phase occurs within one hundred and eighty (180) days of execution of the applicable SOW. If termination occurs after one hundred and eighty (180) days of execution of the applicable SOW, Customer shall owe all outstanding fees for any Professional Services not yet performed pursuant to the SOW, due under the Project Phase being cancelled. The Parties acknowledge and agree that the amounts stated in this Section 9.c.III. are a fair, reasonable, and appropriate pre-estimate of the lost profits that RingCentral will incur as a result of early termination. The Customer has the right to demonstrate that RingCentral has actually incurred only significantly lower lost profits than the relevant amount stated in this Section 9.c.III.
d. Post-Termination Notice Wrap-Up. Upon the effective date of termination of this PS Agreement according to Section 9.b., RingCentral shall be relieved of and excused from any not yet fulfilled obligation to continue to perform Professional Services or to perform under any then-current SOWs or Project Phase.
ANLAGE PROFESSIONAL SERVICES AGREEMENT
Dieses Professional Services Agreement („PS-Vertrag“) ist ein Teil Vertrag und beinhaltet die von den Parteien vereinbarten Bedingungen, unter denen RingCentral dem Kunden die Professional Services zur Verfügung stellt.
Im Falle einer Abweichung zwischen den Bestimmungen des Vertrags und den Bestimmungen dieses PS-Vertrags haben die Bestimmungen dieses PS-Vertrags Vorrang.
1. Übersicht über die Dienste
RingCentral bietet die Implementierung, Installation, Beratung, Konfigurationsdienste und andere Professional Services („Professional Services“) an, wie sie in einem Statement of Work („Statement of Work“ oder „SOW“) beschrieben und zwischen den Parteien schriftlich vereinbart wurden.
2. Projekt-Phasen
Die Professional Services können in einer oder mehreren Phasen erbracht werden. Im SOW werden Milestones, Ziele, Standorte, Gebühren und andere Komponenten festgelegt, die in den Umfang jeder Phase („Projektphase“) fallen. Die Professional Services können auch auf Zeit- und Materialbasis („T&M Services“) erbracht werden, die auf der Grundlage des zu diesem Zeitpunkt aktuellen Stundensatzes für T&M Services, der von RingCentral angeboten und gemäß SOWstundenweise bezahlt werden. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass die Lieferung, Installation, Prüfung, Abnahme und Zahlung für die im Rahmen einer Projektphase erbrachten Professional Services nicht von der Lieferung, Installation, Prüfung, Abnahme und Zahlung für die Professional Services in einer anderen Projektphase abhängig ist, sofern nicht in dem jeweiligen SOW ausdrücklich abweichend geregelt. Jede Projektphase wird bei der Annahme in Rechnung gestellt, und die Zahlung für jede Projektphase ist innerhalb der zwischen den Parteien vereinbarten Zahlungsfrist in voller Höhe fällig und nicht erstattungsfähig.
3. Kundenstandorte und Standortbesuche
Falls die Parteien vereinbaren, dass die Professional Services an einem oder mehreren Kundenstandorten („Standort(en)“) erbracht werden müssen, werden die Standorte in dem anwendbaren SOW separat ausgewiesen. Jeder Besuch eines Standorts wird als separater „Standortbesuch“ betrachtet. Wenn dies in dem SOW festgelegt ist, kann jeder Standort eine Projektphase darstellen. Der Kunde hat die folgenden Verpflichtungen in Bezug auf alle Standortbesuche:
a. Der Kunde wird an jedem Standort sichere Arbeitsbedingungen aufrechterhalten und gewährleisten und den RingCentral-Projektleiter vor jedem Besuch des RingCentral-Personals unverzüglich über bekannte gefährliche Bedingungen an jedem Standort informieren.
b. Der Kunde muss sicherstellen, dass die gesamte Hardware und Netzwerkumgebung des Standorts diejenigen Anforderungen erfüllt oder übertrifft, welche in dem SOW und in den „RingCentral VoIP Network Requirements and Recommendations“ (zu finden unter https://support.ringcentral.com/s/article/9233?language=en_US) festgelegt sind.
c. Der Kunde stellt RingCentral sämtliche erforderlichen Informationen, Kooperation und Unterstützung zur Verfügung, die RingCentral im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienste anfordert, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Bereitstellung des Zugangs zu den Systemen und Netzwerken des Kunden und den damit verbundenen System- und Netzwerkadministratoren durch RingCentral. Wenn der Kunde die von RingCentral geforderte Zusammenarbeit nicht leistet oder die erforderlichen Informationen oder die erforderliche Hardware- und Software-Umgebung nicht zur Verfügung stellt, kann eine Auftragsanpassung erforderlich werden, um der durch den Kunden verursachten zusätzlichen Kosten und längere Fristen Rechnung zu tragen.
d. Der Kunde stellt sicher, dass der Kundenprojektleiter dem RingCentral-Projektleiter mindestens zehn (10) Werktage vor einem Standortbesuch oder wie anderweitig in dem geltenden SOW vereinbart, die folgenden Informationen für den zu besuchenden Standort zur Verfügung stellt:
I. vor- und Nachname, Durchwahl und E-Mail-Adresse für die Zustellung von Benachrichtigungs-E-Mails jedes Endnutzers, für den die Dienste auf der Website implementiert werden sollen, sowie alle anderen Informationen, die RingCentral zur Konfiguration der digitalen Leitungen anfordert, die Teil dieser zu implementierenden Dienste sind (diese Informationen müssen in Form einer Microsoft Excel-Datei vorliegen, die sich für die Verwendung mit dem Massenkonfigurationsprogramm des Dienstes eignet);
II. schriftliche oder illustrierte Diagramme der aktuellen und vorgeschlagenen Wählpläne und Daten und Anrufströme des Kunden; und
III. informationen zu Konfigurationen, Ausrüstung und Einsatzanforderungen für den Standort, wie von RingCentral angefordert.
4. Verspätete Änderung des Standortbesuchs
Die Stornierung oder Änderung der Daten eines Standortbesuchs seitens des Kunden zu einem beliebigen Zeitpunkt während der zehn (10) Werktage unmittelbar vor dem geplanten Datum des Standortbesuchs (eine „verspätete Änderung des Standortbesuchs“) führt dazu, dass RingCentral Kosten und Verluste entstehen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Kosten von RingCentral für die Verschiebung des Standortbesuchs und/oder den Verlust von Möglichkeiten für andere Geschäfte während des Zeitraums, in dem der Standortbesuch stattfinden sollte). Die Parteien erkennen dies an und stimmen dem zu.
Dementsprechend erklärt sich der Kunde damit einverstanden, dass er für jede verspätete Änderung des Standortbesuchs (zum Zeitpunkt der Stornierung oder Änderung) einen Betrag in Höhe von acht (8) Stunden der RingCentral T&M Services zum dann aktuellen Stundensatz der RingCentral T&M Services sowie alle Kosten, die bereits von RingCentral aufgewendet wurden, als pauschalen Schadensersatz zu zahlen hat. Die Parteien erkennen an und stimmen zu, dass dieser Betrag eine faire und angemessene Vorabschätzung der Verluste darstellt, die RingCentral durch eine einzelne Verspätete Änderung des Standortbesuches entstehen werden. Dem Kunden ist der Nachweis gestattet, dass RingCentral tatsächlich ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist als der in diesem Abschnitt 4 genannte pauschale Schadensersatz.
5. Abnahme der Professional Services
Jedes SOW legt die spezifischen Kriterien fest, die für den Abschluss jeder Projektphase erforderlich sind („Fertigstellungskriterien“). Sofern zwischen den Parteien im SOW nichts anderes vereinbart wurde, wird RingCentral nach Abschluss der fachlichen Dienstleistungen für jede Projektphase die Fertigstellungskriterien mit dem Kunden überprüfen und dem Kunden das Formular für den Abschluss der fachlichen Dienstleistungen („PCF“) für diese Projektphase vorlegen.
Unbeschadet anderslautender Bestimmungen in diesem PS-Vertrag oder eine, SOW gelten die Leistungen von RingCentral und die Professional Services im Rahmen einer Projektphase in folgenden Fällen als abgenommen, vollständig abgeschlossen und abrechnungsfähig („Abnahme“):
a. Der Kunde unterzeichnet das PCF.
b. RingCentral legt dem Kunden das PCF vor und der Kunde unterzeichnet das PCF nicht innerhalb von drei (3) Tagen, es sei denn, der Kunde stellt RingCentral innerhalb dieser drei (3) Tage eine detaillierte Beschreibung derjenigen Positionen, die entweder ausstehen oder von den für die jeweilige Projektphase geltenden Fertigstellungskriterien wesentlich abweichen, zur Verfügung.
c. Verwendung im Betrieb: Sofern zwischen den Parteien nichts anderes schriftlich vereinbart wurde, gilt die Verwendung im Betrieb als Abnahme im Sinne dieses PS-Vertrag.
d. T&M Services. Die Abnahme von T&M Services gilt als mit der Erbringung als erteilt.
6. Zahlung
a. Das SOW legt die Vergütung sowie die Tarife für die T&M Services fest, die der Kunde für jede Projektphase an RingCentral zahlt. Der Kunde bezahlt RingCentral die Vergütung und Spesen für die Dienste, wie in dem geltenden SOW festgelegt. Der Kunde erkennt an und stimmt zu, dass jegliche Vergütungen oder sonstige Entgelte ohne jeglichen Abzug, Einbehalt oder Verrechnung jeglicher Art, einschließlich und ohne Einschränkung auf Abgaben oder Steuern, fällig und zahlbar sind.
b. Rechnungsstellung und Zahlung von Vergütung für Professional Services. Sofern in einem SOW nichts anderes vorgesehen ist, werden alle im Rahmen dieses PS-Vertrags fälligen Beträge für andere Professional Services als T&M Services bei Abnahme jeder Projektphase in Rechnung gestellt. Die T&M Services werden monatlich im Nachhinein in Rechnung gestellt. Die Zahlungsfrist für jede Rechnung ist in dem Vertrag festgelegt.
c. Spesen für Dienstleistungen. Zusätzlich zu den in dem anwendbaren SOW festgelegten Vergütung und Spesen erklärt sich der Kunde damit einverstanden, dass RingCentral seine Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten, die im Zusammenhang mit einem Standortbesuch vor Ort anfallen („Service-Ausgaben“), zu erstatten. Die Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten werden bei Abnahme jeder Projektphase zusammen mit allen anderen im Rahmen dieses PS-Vertrags fälligen Beträgen pro Reisen und pro Einheit in Rechnung gestellt. RingCentral stellt auf Anfrage des Kunden Informationen zur Verfügung, die den Einsatz der Mitarbeiter vor Ort und die Service-Ausgaben belegen, aber alle Rechnungen bezüglich der Service-Ausgaben beziehen sich nur auf die oben genannten Fixkosten, sofern diese anwendbar sind.
d. Zusätzliche Gebühren. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, zusätzliche Gebühren oder andere Beträge, die in diesem PS-Vertrag oder dem geltenden SOW nicht vorgesehen sind, die jedoch anderweitig zwischen den Parteien vereinbart worden sind, zu übernehmen und dafür zu haften. Für jeden zusätzlichen Standortbesuch, der nicht in dem SOW enthalten ist, erklärt sich der Kunde damit einverstanden, RingCentral auf der Basis von T&M Services zu vergüten, mit einer Mindestgebühr von acht (8) Stunden pro Tag zu dem zu diesem Zeitpunkt aktuellen Stundensatz für T&M Services von RingCentral.
7. Änderungen am SOW
Änderungen an einem anwendbaren SOW werden nur in einem beiderseitig unterzeichneten schriftlichen Änderungsauftrag zwischen RingCentral und dem Kunden (ein „Änderungsauftrag“) vorgenommen, in dem die beantragte Änderung und die Auswirkungen dieser Änderung auf die Dienstleistung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Kosten und den Zeitrahmen, wie von RingCentral nach billigem Ermessen festgelegt, dargelegt werden. RingCentral ist nicht verpflichtet, mit der Arbeit im Zusammenhang mit einem Änderungsauftrag zu beginnen, solange der Änderungsauftrag nicht von beiden Parteien schriftlich vereinbart worden ist. RingCentral ist nicht verpflichtet, Professional Services außerhalb des Rahmens eines SOW zu erbringen.
8. Enterprise Support
Als Teil der Professional Services kann der Kunde von RingCentral Enterprise Support Services zur Nutzung zusammen mit den Diensten erwerben. Die Nutzungsbedingungen für die Enterprise Support Services sind verfügbar unter: https://www.ringcentral.co.uk/legal/enterprise-service-attachment.html
9. Laufzeit und Kündigung
a. Laufzeit. Dieser PS-Vertrag bleibt so lange in Kraft, wie der Vertrag in Kraft ist, sofern er nicht gemäß diesem Abschnitt gekündigt wird.
b. Kündigung. Jede Vertragspartei kann diesen PS-Vertrag mit einer Frist von dreißig (30) Tagen gegenüber der anderen Vertragspartei in Schriftform ganz oder teilweise kündigen. Sofern in der Kündigungsmitteilung nicht anders angegeben, führt die Beendigung eines SOW oder Projektphase nicht notwendigerweise zur Beendigung oder zu einer anderen Einschränkung eines anderen SOW oder Projektphase. Keine Bestimmung in diesem PS-Vertrag schränkt das Recht einer Partei ein, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.
c. Wirkung der Kündigung. Wird dieser PS-Vertrag, ein SOW oder eine Projektphase ganz oder teilweise aus einem anderen Grund als dem der wesentlichen Verletzung dieses PS-Vertrags durch RingCentral beendet, ist der Kunde verpflichtet, RingCentral für folgendes zu vergüten:
I. alle Professional Services and T&M Services, die bis zum Datum des Inkrafttretens der Kündigung erbracht wurden;
II. alle einschlägigen angefallenen Service Ausgaben; und
III. wenn die Kündigung des PS-Vertrags, des SOW oder einer Projektphase innerhalb von einhundertachtzig (180) Tagen nach Unterzeichnung erfolgt, fünfzig Prozent (50%) der Gebühren für alle anderen noch nicht erbrachten Professional Services, die im Rahmen der stornierten Projektphase(n) fällig wären. Wenn die Kündigung später als hundertachtzig (180) Tage nach der Unterzeichnung erfolgt, schuldet der Kunde alle ausstehenden Vergütungen für noch nicht erbrachte Professional Services, die im Rahmen der stornierten Projektphase fällig wären. Die Parteien erkennen an und stimmen zu, dass die in diesem Abschnitt 9.c.III. genannten Beträge eine faire und angemessene Vorabschätzung derjenigen entgangenen Gewinne darstellen, die RingCentral durch eine vorzeitige Kündigung entstehen werden. Dem Kunden ist der Nachweis gestattet, dass RingCentral tatsächlich ein wesentlich niedrigerer Gewinn entgangen ist als der jeweilige in diesem Abschnitt 9.c.III. genannte pauschale Betrag.
d. Weitere Wirkungen der Kündigung. Nachdem die Kündigung dieses PS-Vertrags gemäß Ziffer 9.b. wirksam geworden ist, ist RingCentral von allen noch nicht erfüllten Verpflichtungen zur Erbringung von Professional Services oder zur Erbringung von Leistungen im Rahmen des zu diesem Zeitpunkt laufenden SOW oder Projektphasen befreit.